Software Zeiterfassung: Kostenlos & kostenpflichtig im Vergleich

Egal ob Sie als Solo-Selbstständiger arbeiten oder Arbeitnehmer beschäftigen, Sie benötigen ein Software für Ihre Zeiterfassung. Das Stoppen Ihrer Arbeitszeit mit dem Smartphone und dem Eintragen in einer Excel-Tabelle sollte der Vergangenheit angehören. 

Mittlerweile gibt es Zeiterfassungssoftware, bei denen Sie die Arbeitsstunden bequem online in der Cloud erfassen können.

Einen Überblick über die besten Anbieter zur Stundenerfassung und Verwaltung der Arbeitszeiten erhalten Sie hier.

Kostenpflichtige Software zur Zeiterfassung

Softwaretimetacmite
PreisDemo-Version (30 Tage); Basispreis 15 € pro Monat; Arbeitszeiterfassung: 3.50 € pro Mitarbeiter pro Monat; Projektzeiterfassung: 8€ pro MA pro Monat; Urlaubsverwaltung: 1.50€ pro MA pro Monat ; Personaleinsatzplanung 1.50 € pro MA pro MonatDemo-Version (30 Tage); 5 € pro Benutzer und pro Monat; kein Basispreis
FunktionenAbteilungen & Teams, Live & nachträgliche Zeiterfassung, Mobile Zeiterfassung, NFC Zeiterfassung, Personaleinsatzplaung, Schnittstellen & API, TerminalManuelle Zeiterfassung, Stoppuhr, iphone Version, Reports, Filter, Benutzer & Rechteverwaltung, AP
UrlaubszeiterfassungJaKeine Angabe
ArbeitszeiterfassungJaJa
ProjektzeiterfassungJaJa
Mobile ZeiterfassungJaJa
Datei ExportePDF, CSV, XLSXLS, CSV, XML
GerätePC/Mac, Smartphone, Tablet, Terminal, Apps für IOS, Android und Windows PhonePC/Mac, Smartphone, Tablet, App für IOS
NFCNeinNein
API SchnittstellenJaJa
zuletzt aktualisiert: 06.06.2019

Für einen großen Überblick über Systeme zur Zeiterfassung haben wir Ihnen im folgenden zusammengestellt.

Jetzt Excel Tabelle herunterladen...

Zeiterfassung mit Excel:

  1. Exceltabelle zur Arbeitszeiterfassung

Zeiterfassung Software: Kostenlos oder kostenpflichtig?

Bei der Wahl der richtigen Zeiterfassung Software stellt sich bei dem einen oder anderen von Ihnen die Frage, ob er eine kostenlose oder kostenpflichtige Variante nutzen sollte.

Meine Empfehlung lautet: Wenn Sie das Programm lediglich für sich selbst benutzen, dann sollten Sie auf eine Software Zeiterfassung kostenlos zurückgreifen.

Es gibt viele gute gratis Angebote in dieser Richtung. Das bietet sich vor allem dann an, wenn Sie die Arbeitszeit für einen Ihrer Kunden in Rechnung stellen wollen. Auch bei gebührenfreien Softwareangeboten haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Projekte bzw. Kunden abzulegen und Ihre Arbeitszeit entsprechend auszuwerten.

Je mehr Angestellte Sie haben und je wichtiger die Aufzeichnungen zur Arbeitszeit sind, desto umfangreichere Funktionen und Auswertungen werden Sie benötigen. Teilweise ist es außerdem gesetzlich geregelt (siehe EuGH-Urteil aus dem Jahr 2019), dass ein Unternehmer die Arbeitszeiten seiner Angestellten festhalten muss. Die Stechuhren aus früheren Zeiten haben dabei längst ausgedient.

Bausteine, die häufig in kostenpflichtigen Systemen integriert sind:

  • Fahrtenbuch
  • Gehaltsabrechnung
  • App’s für mobile Endgeräte, wie Smartphone und Tablet
  • Verwaltung der Daten in der Cloud (Zugriff von überall aus)
  • Budgetüberwachung
  • Diverse Schnittstellen zu Controllinganwendungen
  • Umfangreiche Auswertungen sowie Reports
  • Überstundenberechnung
  • Schichtplaner und Urlaubsverwaltung

Dann empfehle ich Ihnen auf eine kostenpflichtige Zeiterfassungssoftware umzusteigen. Denn mitunter müssen Sie die Pausenzeiten oder Abwesenheiten Ihrer Angestellten nachvollziehen können. Auch diese sind teilweise gesetzlich geregelt. Bei kostenpflichtigen Angeboten können Sie meist auch die Urlaubsplanung integrieren sowie Schichtpläne, sofern das wichtig ist für Sie.

Zudem haben diese Programme häufig Gehaltsberechnungen integriert, was Ihnen dabei hilft, nicht nur die Arbeitszeit zu überprüfen, sondern auch Ihre Ausgaben, die damit in Verbindung anfallen.

    Software für Schichtpläne nutzen

    Unternehmen, die Schichtpläne verwalten und erstellen müssen, können sich hilfreicher Software bedienen, um Zeit und damit Geld zu sparen. Lesen Sie hier alles zum Thema Schichtpläne!

    Vorteile einer kostenpflichtigen Software

    • Gesetzeskonforme Erfassung von Arbeitsstunden, Überstunden, Pausen & Fehlzeiten
    • Schnittstelle zu anderen Softwareprogrammen bzw. die Möglichkeit zur Weitergabe
    • Zugriff per PC und App
    • Verwaltung einer Vielzahl an Mitarbeitern und Projekten
    • Übersicht aller Dienstpläne
    • Gute grafische Aufbereitung
    • Urlaubsverwaltung und Planung von Abwesenheiten
    • Zugriff auf historische Daten
    • Einhaltung von gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich Datenschutz

    FAQ – die wichtigsten Fragen rund um die Zeiterfassung

    Kann ich in die Software Zeiterfassung meine Urlaubsplanung mit integrieren?

    Das kommt ganz darauf an. In den meisten kostenpflichtigen Angeboten ist das definitiv möglich. Bedenken Sie, dass kostenlose Zeiterfassung Software natürlich nicht umfangreiche Anwendungen bieten können. Falls Sie nur für einige wenige Mitarbeiter die Urlaubsplanung durchführen müssen, reicht vielleicht auch eine simple Exceltabelle aus.

    Ansonsten empfehle ich Ihnen auf eine kostenpflichtige Variante umzustellen, damit Sie Zeit haben für Ihr Kerngeschäft. Hinzu kommen bei Arbeitnehmern ja auch andere Dinge, die Sie berücksichtigen müssen, wie die Verwaltung von Überstunden, Abwesenheiten, Pausenzeiten, Projektzeiten usw.

    Gibt es Zeiterfassungssoftware mit integrierter Projektplanung?

    Ja, es gibt Zeiterfassungssoftware, bei denen Sie eine Übersicht Ihrer Projekte haben und entsprechende Projektzeiten zuordnen können. Das ergibt auch absolut Sinn. Schließlich muss zu einem Projekt auch häufig die Arbeitszeit sowohl budgetiert als auch abgerechnet werden. In meinem Software Zeiterfassung Vergleich sehen Sie, ob das bei dem jeweiligen Anbieter möglich ist.

    Ich suche eine Zeiterfassung kostenlos online - Wo finde ich das?

    Empfehlenswerte Zeiterfassungssysteme, die Sie kostenlos und online finden, sehen Sie ebenfalls in meinem Vergleich. Diese Anwendungen können Sie meist nur online in einer Cloud nutzen. Außerdem sind diese Tools hinsichtlich ihrer Möglichkeiten meist beschränkt. Für einen Solo-Selbstständigen sollte das aber allemal ausreichend sein.

    Gibt es spezielle Software Zeiterfassung für Rechtsanwälte?

    Kanzleien wie Rechtsanwälte, Notare oder Wirtschaftsprüfer benötigen häufig spezielle Anforderungen an ihre Software Zeiterfassung. So sollten, wenn möglich, auch Akten und Vorgänge einzelnen Mitarbeitern zugewiesen werden. Eine Arbeitszeiterfassung nicht nur je Mitarbeiter, sondern auch je Fall ist wichtig.

    Außerdem sind diverse Datenschutzbestimmungen zu beachten. Selbstverständlich finden Sie in meinem Vergleich auch eine Lösung, die auf die Anforderungen dieser Berufsgruppe abgestimmt sind. 

    Welche Vorteile hat für mich eine Personaleinsatzplanung?

    Nicht immer hat eine Software für die Zeiterfassung auch die Option, eine Personaleinsatzplanung durchzuführen. Diese birgt jedoch viele Vorteile für den Unternehmer. In der Software für die Zeiterfassung sind alle Daten der Mitarbeiter in Bezug auf deren vertraglich vereinbarte Stunden festgehalten.

    So erhalten Sie eine Übersicht, wann der Arbeitnehmer wann er die geforderten Arbeitsstunden leistet und ob möglicherweise Überstunden anfallen. Dadurch ist es einfacher, aus einer Software heraus auch die Personalplanung und deren Vorgaben umsetzen zu können.

    Kann eine spezielle Projektzeiterfassung umgesetzt werden?

    Bei der Suche nach einer passenden Software für die Zeiterfassung kann es für ein Unternehmen wichtig sein, dass auch die Zeiten für Projekte direkt erfasst werden können. Daher kann im Vergleich geprüft werden, ob in der ausgewählten Software auch eine Projektzeiterfassung enthalten ist.

    Teilweise kann diese auch zusätzlich gebucht werden. Allerdings sollten die meisten Tools eine Lösung für die Zuordnung und Verwaltung von Projektzeiten bieten, selbst gratis Angebote.

    Gibt es Unterschiede bei der Form der Dateiexporte und warum kann das für mich wichtig sein?

    Wie das Unternehmen mit den Ergebnissen aus der Zeiterfassung verfährt, ist ganz unterschiedlich. Daher ist es sinnvoll, bei der Suche nach einer passenden Software darauf zu achten, dass die Datei-Exporte in verschiedenen Formen ausgegeben werden. Klassisch sind Ausgaben in Form von PDF und CSV.

    Nur so kann eine passende Weiterverarbeitung auch wirklich ermöglicht werden. Hier ist es daher wichtig, einen Abgleich mit anderen Systemen zu schaffen, mit denen das Unternehmen in Bezug auf die Abrechnung arbeitet.

    Wie sieht es mit einer Zeiterfassung per App aus?

    In der heutigen Zeit ist es für viele Mitarbeiter von Vorteil, wenn sie die Zeiterfassung nicht nur über den PC, sondern auch über eine App durchführen können. Dies hat den Vorteil, dass die Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden schnell und einfach erfolgt.

    Es gibt einige Programme, die diese Option zur Verfügung stellen. In der App kann dann ausgewählt werden, für welche Tätigkeit bzw. Projekt wie viel Zeit durch den Mitarbeiter benötigt wurde. Selbstverständlich haben Sie per App auch eine Übersicht der geleisteten Überstunden und Abwesenheiten. Die Übertragung an das System erfolgt dann direkt mittels einer Cloud.

    Kann auch eine Manipulation der Zeiterfassung stattfinden?

    Eine der größten Sorgen eines Arbeitgebers ist es, dass es am System zu Manipulationen kommt. Gerade dann, wenn die Mitarbeiter im Home-Office oder auch im Außendienst tätig sind, besteht diese Gefahr. Es gibt einige Möglichkeiten, eine Manipulation zu verhindern.

    So können Unternehmen mit einem biometrischen System arbeiten oder auch Zutrittskontrollen einsetzen. Es besteht zudem die Option, eine Zutrittskontrolle per Laptop oder PC einzurichten. Sobald sich der Mitarbeiter anmeldet, wird diese Zeit erfasst.

    Dennoch ist es in vielen Bereichen vor allem ein großer Vertrauensvorschuss, der hier durch den Arbeitgeber gegeben wird. Wenn Sie permanent das Gefühl haben, dass Ihre Arbeitnehmer falsche Eingaben machen, dann sollten Sie entweder Ihre Einstellung zu Ihren Mitarbeitern überdenken oder möglicherweise eine andere Lösung suchen. 

    1. Überlegen Sie, wie Sie die Zeiterfassungssoftware zum Einsatz bringen wollen (nur für sich selbst, für Arbeitnehmer und in welchem Umfang Sie eine Lösung brauchen)
    2. Gehen Sie zum Vergleich und schauen Sie sich einige Anbieter an, die Ihre Vorgaben erfüllen
    3. Wählen Sie den für Sie passenden Anbieter aus (möglicherweise gibt es sogar eine Demo-Version oder gratis Testphase)
    4. Checkliste Zeitplan erstellen jetzt lesen!
    5. Software zum Erstellen eines Schichtplans checken!

    So ziemlich jeder Freiberufler und Gewerbetreibende benötigt eine Software, mit der er die Arbeitszeit festhalten kann. Es gibt dabei eine Unmenge an kostenlosen und kostenpflichtigen Zeiterfassungsprogrammen im Internet.

    Wenn Sie lediglich ein Programm für sich selbst benötigen, dann wird eine kostenlose Software ausreichen.

    Doch falls Sie Mitarbeiter beschäftigen oder das Projektmanagement mit integrieren wollen sowie Urlaubsverwaltung, Budgetplanung, Überstundenberechnung, online Stundenerfassung, Verwaltung von Projektzeiten u. v. m.. dann sollten Sie auf ein professionelles Programm aus meinem Software Zeiterfassung Vergleich zurückgreifen.

    Mann hält Schild mit der Frage "Bist du ein Unternehmer" in der Hand, hier: unternehmertest

    Torsten Montag
    Mein Herz schlägt für das Unternehmertum!

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