Wann sollte ich eine Rechnung schreiben und mit welchem Zahlungsziel?

Wie Sie die Opens internal link in current windowZahlungsmodalitäten festlegen können, wissen Sie nun. Doch wann müssen Sie überhaupt eine Rechnung schreiben und welches Zahlungsziel ist dann angemessen? Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf das Thema „Rechnung“ werfen.

Rechnung schreiben: Immer so zügig wie möglich

Wann Sie Ihre Rechnung schreiben, ist zunächst einmal Vereinbarungssache mit Ihrem Kunden. Zudem ist hier zwischen Privat- und Geschäftskunden zu unterscheiden. Bei Warenlieferungen ist es durchaus üblich, die Rechnung direkt im Paket mitzuschicken. Bei Geschäftskunden hingegen, mit denen dauerhafte Geschäftsbeziehungen bestehen und die mehrmals pro Monat Lieferungen erhalten, kann auch eine zusammengefasste Rechnung in Frage kommen, beispielsweise alle zwei Wochen oder einmal zum Monatsende.

passfoto torsten montag

Grundsätzlich gilt: Stellen Sie Ihre Rechnungen immer so früh wie möglich, also am besten direkt mit Leistungserbringung bzw. Lieferung, denn umso früher erhalten Sie auch Ihr Geld.

Wann muss man spätestens eine Rechnung schreiben?

Beim spätesten möglichen Zeitpunkt für eine Rechnung sind wiederum zwei Themen zu unterscheiden. Zum einen kommt hier das Umsatzsteuergesetz zum Ansatz. Demzufolge müssen Sie Leistungen an Unternehmer und juristische Personen innerhalb von sechs Monaten abrechnen (§ 14 Abs. 2 Nr. 2 S. 2 UStG).

Ebenfalls berücksichtigen müssen Sie die Verjährungsfristen, die sich aus dem Schuldrecht im BGB ergeben. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (= Zeitpunkt der Leistungserbringung) (§ 195 BGB). Spätestens vor Ablauf dieser Frist müssen Sie Ihre Rechnung also gestellt haben.

Doch Vorsicht: Innerhalb dieser Frist müssen Sie die Forderung auch durchgesetzt haben. Stellen Sie kurz vor Ablauf der Verjährung noch Ihre Rechnung und der Kunde zahlt sie nicht, schauen Sie sprichwörtlich in die Röhre – Sie haben nach Ablauf der Verjährung keine Möglichkeit mehr, das Geld einzutreiben. Um die Verjährung zu hemmen, muss rechtzeitig vor dem Jahresende ein Mahnbescheid beantragt werden.

Beispiel:

Ihr Kunde hat am 1. Mai 2015 eine Lieferung von Ihnen bekommen. Die Verjährungsfrist läuft vom 1. Januar 2016 bis zum 31. Dezember 2018. Innerhalb dieses Zeitraums müssen Sie Ihre Rechnung stellen und ggf. auch eintreiben.

Die richtige Dauer für das Zahlungsziel

Welche Dauer des Zahlungsziels für Ihre Zwecke richtig ist, hängt von Ihrer Branche, Ihrer Unternehmensgröße, aber auch Ihrem verfolgten Ziel ab. In Deutschland gerät der Schuldner spätestens nach 30 Tagen automatisch in Verzug, wenn keine längere Frist vereinbart ist. Deshalb erstrecken sich die Zahlungsziele hier meist auf Zeiträume zwischen 0 und 30 Tagen. Sie sollten Folgendes wissen:

  • Ein sehr kurzes Zahlungsziel von unter 7 Tagen baut Druck auf – der Kunde wird wissen, dass er schnell zahlen muss. Die meisten versuchen zumindest, sich daran zu halten und liegen mal knapp darüber, mal darunter. Stellen Sie sich von vornherein darauf ein, dass große Unternehmen dieses Zahlungsziel nicht einhalten können
  • Am beliebtesten sind Zahlungsziele von 10 bis 14 Tagen. Sie machen Ihrem Kunden damit klar, dass Sie die Zahlung zeitnah erwarten, setzen ihn aber nicht unangenehm unter Druck.
  • Ein Zahlungsziel von 30 Tagen ist bereits ein großes Entgegenkommen Ihrerseits. Auch in großen Unternehmen sollte diese Zeitspanne reichen, um eine einfache Rechnung zu bezahlen. Bedenken Sie allerdings, dass Sie diese Zeit vorfinanzieren bzw. überbrücken müssen. Trifft auf ein langes Zahlungsziel auch noch eine schlechte Zahlungsmoral, kann Sie dies schnell in Probleme stürzen.

In manchen Branchen sind noch viel längere Zahlungsziele üblich, teilweise sogar bis zu 120 Tagen, beispielsweise in der EDV-Beratung und Projekte. Häufig werden sie Freelancern einseitig vom Kunden „aufs Auge gedrückt“, da diese sich mangels Alternativen nicht immer wehren können. Hierzu ist wichtig zu wissen, dass Sie sich dies nicht gefallen lassen müssen. So hat das Oberlandesgericht Köln entschieden, dass ein Zahlungsziel von 90 Tagen (und mehr) eine unangemessene Benachteiligung darstellt (Urteil vom 1. Februar 2006, Az. 11 W 5/06).

Es ist durchaus üblich, dass nicht alle Kunden eines Unternehmens dasselbe Zahlungsziel haben, gerade weil es oft Verhandlungssache ist. Damit Sie dabei nicht den Überblick verlieren, sollten Sie ein Opens internal link in current windowSystem nutzen, um offene, bezahlte, fällige und gemahnte Rechnungen im Blick zu behalten.

Viel Erfolg wünscht Ihnen

Ihr Torsten vom

Gründerlexikon
Sind Sie der geborene Unternehmer? Jetzt testen!
-Anzeige-
Meine Checkliste

5. Staffel "Die Höhle der Löwen" - Jury