Am von Torsten in Buchführung und Steuererklärung geschrieben
Umlage 1

Das bekommt der Arbeitgeber bei Krankheit seiner Mitarbeiter

Wenn Mitarbeiter krankgeschrieben werden, ist der Arbeitgeber verpflichtet, ihnen den Lohn weiter zu zahlen. Das kann gerade für kleine Unternehmen schnell zu einer enormen finanziellen Belastung werden, weshalb der Gesetzgeber mit der Umlage U1 eine Entgeltfortzahlungsversicherung für kleine und mittlere Betriebe vorsieht. 

Entgeltfortzahlungsversicherung für Unternehmer
© Stefan_Schranz / pixabay.com

Das Wichtigste in Kürze:

  • Arbeitgeber müssen Arbeitnehmern bei unverschuldeter Arbeitsunfähigkeit sechs Wochen lang weiter Lohn bzw. Gehalt zahlen.
  • Unternehmen mit weniger als 30 Vollzeit-Beschäftigten müssen die Umlage U1 an die Krankenkasse zahlen, die dann zwischen 40 und 80 Prozent der Entgeltfortzahlung übernimmt.
  • Die Beiträge für die Entgeltfortzahlungsversicherung liegen je nach Krankenkasse und gewähltem Tarif bei ein bis drei Prozent des Bruttogehalts der Arbeitnehmer.
  • Bei ärztlich verordneter Quarantäne, zum Beispiel wenn eine Infektion mit dem Coronavirus erfolgt ist oder ein Infektionsverdacht besteht, erstatten die Behörden die Lohnkosten gemäß Infektionsschutzgesetz.

Das die Unternehmen die gesetzlich verpflichtende Lohnfortzahlung im Krankheitsfall finanzieren können, gibt es die so genannte Entgeltfortzahlungsversicherung. Unternehmer, die hier auf die richtige Variante setzen, können Geld sparen, so datev.de. Ein Angestellter ist wegen eines Bandscheibenvorfalls krank geschrieben, eine andere Mitarbeiterin geht in den Mutterschutz. Arbeitgeber zahlen während dieser Zeit Lohn und Gehalt ganz normal weiter – gerade für kleine Unternehmen ein erheblicher Kostenfaktor.

Maximal 42 Tage (sechs Wochen) muss der Arbeitgeber die sogenannte Entgeltfortzahlung leisten. Auch Schwangeren und frischgebackenen Müttern muss das ausgefallene Einkommen ersetzt werden – als Mutterschutzlohn und Zuschuss zum Mutterschaftsgeld. Mit der Entgeltfortzahlungsversicherung sollen die wirtschaftlichen Risiken im Krankheitsfall und während des Mutterschutzes für alle kleinen und mittleren Betriebe verringert werden.

Umlage U1 sichert Krankheitsrisiko für kleinere Betriebe

Grundsätzlich sind kleine und mittlere Unternehmen verpflichtet, sich zu versichern. Bei größeren Unternehmen geht der Gesetzgeber davon aus, dass diese die wirtschaftliche Belastung im Krankheitsfall auch ohne Versicherung tragen können. Aber auch für kleinere Betriebe gibt es mehrere Varianten bei der Versicherung – und damit Gestaltungsmöglichkeiten.

Unternehmen, die nicht mehr als 30 Mitarbeiter beschäftigen, müssen die U1 – die Umlage für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall – zahlen. Teilzeit-Angestellte werden anteilig berücksichtigt, Auszubildende und Praktikanten zählen nicht mit. Der Unternehmer zahlt monatlich die Umlage zusammen mit den Sozialversicherungsbeiträgen an die Krankenkasse. Die gesetzlichen Krankenkassen erstatten daraus im Gegenzug einen Teil der Lohnfortzahlung bei Krankheit. Wird ein Arbeitnehmer also krank, stellt der Unternehmer einen Antrag bei der Krankenkasse. Voraussetzung für eine Erstattung ist grundsätzlich die ärztlich bestätigte Arbeitsunfähigkeit. In vielen Unternehmen ist es jedoch üblich, für die ersten drei Tage Krankheit kein Attest vorzulegen.

Erstattungssatz der Umlage U1 liegt zwischen 40 und 80 Prozent

„Damit der Steuerberater die Erstattung bei der Kasse beantragen kann, muss er über die Dauer der Arbeitsunfähigkeit informiert werden. Deswegen ist es wichtig, auch bei einer Drei-Tage-Regelung daran zu denken, den Berater zu informieren, damit dieser sich um die Erstattung kümmern kann“, rät Dr. Robert Mayr, Vorstandsvorsitzender der DATEV.

Der gesetzliche Regelsatz für die Erstattung liegt bei 80 Prozent. Allerdings können die Kassen auch niedrigere Erstattungssätze anbieten. Sie legen die Beitrags- und Erstattungssätze individuell fest – und bei jeder Kasse sind mehrere Erstattungssätze wählbar. Niedrigere Erstattungssätze sind zu entsprechend reduzierten Beiträgen zu haben. Trifft der Unternehmer keine Wahl, wird er im Regelsatz eingestuft.

In der Regel liegen die Beiträge für die Entgeltfortzahlungsversicherung zwischen ein und drei Prozent des Arbeitnehmer-Bruttogehalts. Die Spannbreite der Erstattungssätze bewegt sich meist – abhängig vom Beitrag – zwischen 40 und 80 Prozent. Damit haben Unternehmen mehr Spielraum, die Umlagebeiträge an die individuelle Situation im Betrieb anzupassen. Als geringster möglicher Erstattungssatz sind gesetzlich 40 Prozent festgelegt.

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Unternehmen können Erstattungssatz individuell wählen

 Welche Sätze die jeweilige Krankenkasse anbietet, erfährt man auf den Internetseiten der Kasse. Ein Wechsel des Erstattungssatzes ist in aller Regel nur zum Jahresende möglich. Daher sollten Unternehmen in Absprache mit dem Steuerberater ermitteln, welcher Erstattungssatz für den Betrieb im kommenden Jahr voraussichtlich am günstigsten ist“, empfiehlt Steuerberater Mayr. Und weiter: „Natürlich kann niemand den Krankenstand für das nächste Kalenderjahr sicher voraussagen. Aber die Erfahrungswerte der vergangenen Jahre ermöglichen in der Regel schon eine Abschätzung für die Zukunft.“

Achtung: Die Krankenkassen erstatten nur die Beträge, zu denen der Arbeitgeber per Gesetz verpflichtet ist. Ist beispielsweise im Tarifvertrag eine längere Entgeltfortzahlung als sechs Wochen vereinbart, muss der Arbeitgeber die darüberhinausgehende Entgeldfortzahlung aus eigener Tasche zahlen. Meldet sich ein Arbeitnehmer erst im Laufe eines Tages krank, gibt es für diesen Tag ebenfalls keine Erstattung.

Übrigens: Die Umlage U2 der Entgeltfortzahlung müssen alle Unternehmen unabhängig von ihrer Größe mittragen. Diese U2 sichert den Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, eine mögliche Lohnfortzahlung bei Beschäftigungsverboten und die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. Selbst Unternehmen, die gar keine Frauen beschäftigen, müssen die Umlage zahlen. Auf diese Weise soll von vorneherein verhindert werden, dass Frauen bei der Einstellung wegen möglicher höherer Kosten diskriminiert werden.

Die wichtigste Fragen und Antworten zur Entgeltfortzahlung und Entgeltfortzahlungsversicherung

Wann muss der Arbeitgeber Entgeltfortzahlung leisten?

Die Lohnfortzahlung greift gemäß Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) im Krankheitsfall. Demnach sind Lohn bzw. Gehalt für die Dauer von längstens sechs Wochen weiterzuzahlen, wenn der Arbeitnehmer von einem Arzt arbeitsunfähig geschrieben wurde und diese Arbeitsunfähigkeit unverschuldet zustande gekommen ist. Die Entgeltfortzahlung ist bei allen Mitarbeitern Pflicht, deren Beschäftigungsverhältnis mehr als vier Wochen andauert (einschließlich Auszubildende). Nach sechs Wochen zahlt die Krankenkasse dem Arbeitnehmer Krankengeld (maximal 90 Prozent des Nettoentgelts für längstens 72 Wochen).

Wann liegt eine unverschuldete Arbeitsunfähigkeit und somit die Pflicht zur Entgeltfortzahlung vor?

Unverschuldet sind alle Erkrankungen oder Verletzungen, die sich der Mitarbeiter nicht durch grobe Fahrlässigkeit oder gar Vorsatz zugezogen hat. Dazu zählen auch Sportunfälle, die nicht der Leichtsinnigkeit geschuldet sind. Außerdem gilt die Entgeltfortzahlung bei Entnahme von Spenderorganen oder Gewebe, Blutspende zur Separation von Blutstammzellen, nicht rechtswidriger Sterilisation und rechtmäßigem Schwangerschaftsabbruch.

Verursacht der Arbeitnehmer hingegen grob fahrlässig oder betrunken einen Unfall, gilt dies als selbstverschuldet und der Arbeitgeber muss keine Lohnfortzahlung leisten.

Muss ich die Entgeltfortzahlung auch leisten, wenn mein Mitarbeiter in Quarantäne muss, wie zum Beispiel beim Coronavirus?

Auch bei einer ärztlich verordneten Quarantäne, wie sie zum Beispiel bei der Coronavirus-Pandemie vielfach vorkam, müssen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern den Lohn bzw. das Gehalt weiterzahlen. Gemäß § 56 Infektionsschutzgesetz (IfSG) kann sich der Arbeitgeber die ausgezahlten Entgelte jedoch in voller Höhe bei der zuständigen Behörde erstatten lassen.

Muss ich meinen Mitarbeitern im Krankheitsfall den vollen Lohn bzw. das volle Gehalt weiterzahlen?

Das Entgeltfortzahlungsgesetz sieht in § 4 Abs. 1a vor, dass der Mitarbeiter sein Bruttogehalt erhält, das er ohne die Arbeitsunfähigkeit erhalten hätte. Das Entgelt muss also in voller Höhe weitergezahlt werden. Dazu gehören zum Beispiel auch Sachbezüge. Überstunden, Auslagenersatz, Auslösungen, Schmutzzulagen, Fahrtkostenzuschüsse und Einmalzahlungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld müssen hingegen nicht gezahlt werden.

Haben auch nicht Vollzeit-Beschäftigte Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall?

Ja, die Lohnfortzahlung müssen zum Beispiel auch Mitarbeiter in Teilzeit, befristet Beschäftigte, Auszubildende, Minijobber und studentische Hilfskräfte erhalten.

Wer ist gesetzlich dazu verpflichtet in die Entgeltfortzahlungsversicherung in Form der Umlage U1 einzuzahlen?

An dem Umlageverfahren müssen sich alle Arbeitgeber beteiligen, die nicht mehr als 30 Vollzeit-Arbeitnehmer beschäftigt. Nicht mitgezählt werden Auszubildende und nicht vollbeschäftigte Schwerbehinderte. Mitarbeiter mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von maximal zehn Stunden werden als 0,25 Arbeitnehmer berücksichtigt, bei maximal 20 Stunden in der Woche als 0,50 Arbeitnehmer und bei maximal 30 Stunden in der Woche als 0,75 Arbeitnehmer.

Wie hoch ist die Erstattung der Entgeltfortzahlungsversicherung?

Der gesetzliche Regelsatz für die Erstattung der Entgeltfortzahlung durch die Umlage U1 liegt bei 80 Prozent. Allerdings ist es den Krankenkassen gestattet individuelle Beitrags- und Erstattungssätze festzulegen. Je niedriger der Beitragssatz, desto geringer die Erstattungshöhe. Dadurch können Unternehmer ihre individuelle betriebliche Situation berücksichtigen. Mindestens müssen Krankenkassen aber 40 Prozent der Fortzahlung erstatten.

Das bedeutet, dass Arbeitgeber bei 80 Prozent Erstattung immer noch 20 Prozent der Entgeltfortzahlung aus der eigenen Tasche bezahlen müssen. Ein niedrigerer Beitrag wird mit einer höheren Selbstbeteiligung erkauft.

Darf in Tarifverträgen von der gesetzlichen Regelung zur Entgeltfortzahlung abgewichen werden?

Sowohl was die Dauer als auch was die Höhe der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall angeht, dürfen in Tarifverträgen gemäß § 4 Abs. 4 EFZG abweichende Regelungen getroffen werden. Diese müssen für den Arbeitnehmer aber immer günstiger ausfallen als die Vorgaben des Gesetzgebers. Eine Schlechterstellung ist unzulässig.

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