Akuter Personalmangel im Handwerk: Was kleine Betriebe jetzt wirklich tun können

Sie haben einen neuen Auftrag angenommen, das Material ist bestellt, der Kunde freut sich auf den Baustart – doch plötzlich fallen zwei Ihrer Fachkräfte aus. Krank, verletzt oder einfach im wohlverdienten Urlaub. Und nun? Die Termine stehen. Die Arbeit muss erledigt werden. Aber wie, wenn der Betrieb ohnehin auf Kante genäht läuft? Was wie ein Ausnahmefall klingt, ist für viele kleine Handwerksbetriebe längst Alltag. Gerade bei Teams mit wenigen Mitarbeitenden reichen ein oder zwei Ausfälle, um ganze Abläufe ins Wanken zu bringen. 

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Denn gerade die deutsche Handwerksbranche kämpft mit über 113.000 unbesetzten Stellen. Fast jede zweite offene Position bleibt vakant. Besonders Bau, Elektro, Sanitär und Metall leiden. Dieser Mangel kostet Zeit, Geld und Kunden.

Im schlimmsten Fall verlieren Sie Kunden oder zahlen Vertragsstrafen, weil Sie Projekte nicht fristgerecht beenden können.

👉 Aber: Es gibt Mittel und Wege, kurzfristig zu reagieren, ohne die Qualität oder den Ruf des eigenen Betriebs zu gefährden.

Warum kleine Betriebe besonders anfällig für Engpässe sind

Kleine Handwerksbetriebe funktionieren oft wie eingespielte Familienbetriebe – effizient, aber eben verletzlich. In einem Team von vier bis sechs Personen ist jeder Ausfall spürbar. Im Gegensatz zu größeren Firmen gibt es selten Reserven oder Springer, die kurzfristig einspringen können.

Dazu kommt: Viele Aufträge im Bau-, Elektro- oder Sanitärbereich sind termingebunden. Ein Engpass kann bedeuten, dass andere Gewerke warten müssen oder dass der Auftraggeber den Zeitplan nicht mehr einhalten kann. In einem umkämpften Markt mit hohem Qualitäts- und Preisdruck kann das schnell existenzielle Folgen haben.

Und die Ursachen sind vielfältig:

• Krankheit, Quarantäne oder private Notfälle

• Urlaubszeiten ohne Vertretung

• Auftragsspitzen oder zusätzliche Projektphasen

• Schwierigkeiten bei der Gewinnung von Fachkräften

👉 Die Frage ist also nicht, ob ein Engpass kommt, sondern wie Sie darauf vorbereitet sind.

Erste Maßnahme: Interne Kräfte besser steuern

Nicht jeden Engpass müssen Sie sofort von außen auffangen. In vielen Fällen lässt sich mit etwas Organisation auch im eigenen Team mehr Flexibilität schaffen.

Was kurzfristig helfen kann:

• Schichten anpassen oder zusammenlegen, um laufende Arbeiten zu priorisieren

• Nicht zwingend erforderliche Tätigkeiten verschieben, um Kapazitäten freizuspielen

• Mitarbeitende aus verwandten Bereichen einarbeiten, unter anderem bei einfacheren Zuarbeiten

Digitale Tools zur Einsatzplanung und Projektsteuerung helfen zusätzlich, Engpässe früher zu erkennen. Viele kleinere Betriebe nutzen hier einfache Excel-Tabellen oder kostenfreie Personalmanagement Softwares, wichtig ist, dass die Übersicht erhalten bleibt.

📌 Aber auch diese Lösung stößt schnell an ihre Grenzen. Niemand kann dauerhaft Überstunden machen, und nicht jede Tätigkeit lässt sich einfach umverteilen. Spätestens wenn Spezialwissen fehlt oder ganze Teams ausfallen, braucht es externe Unterstützung.

Kurzfristige Lösungen von außen: Was funktioniert wirklich?

Wenn der Engpass intern nicht mehr abzufangen ist, muss kurzfristig Verstärkung her. Doch nicht jede Lösung passt zu jedem Betrieb und manche bergen eigene Risiken. Drei Wege haben sich in der Praxis bewährt:

1. Zeitarbeit: Schnell verfügbar, aber nicht immer passend

Zeitarbeitsfirmen können binnen weniger Tage Personal bereitstellen. Das funktioniert oft gut bei einfachen Tätigkeiten oder für Unterstützung bei Zuarbeiten. 

Schwieriger wird es, wenn spezialisierte Kenntnisse gefragt sind. Oder der Betrieb ist selbst schon voll ausgelastet und es bleiben keine Kapazitäten für die Einarbeitung.

Zudem ist die rechtliche Gestaltung bei Zeitarbeit oft komplexer, gerade in handwerklichen Bereichen mit besonderen Anforderungen.

2. Regionale Netzwerke: Kollegen helfen Kollegen

In manchen Regionen haben sich Handwerksbetriebe zu losen Netzwerken zusammengeschlossen. Wer gerade Kapazitäten frei verfügbar hat, hilft dem anderen aus. Im Gegenzug bekommen Sie selbst Unterstützung bei der nächsten Auftragsspitze.

• Vorteil: Man kennt sich oft persönlich, die Absprachen sind unkompliziert. 
• Nachteil: In akuten Fällen ist nicht immer jemand verfügbar oder der passende Fachbereich fehlt.

3. Subunternehmer: Flexibel, spezialisiert, kurzfristig verfügbar

Eine weitere Möglichkeit ist die Zusammenarbeit mit externen Subunternehmern, oft aus dem europäischen Ausland. Gerade Betriebe aus Polen, Rumänien oder Bulgarien sind auf handwerkliche Dienstleistungen spezialisiert. Sie bieten vorwiegend Unterstützung in Bereichen wie Bau, Elektro oder Sanitär.

Die Teams sind in der Regel kurzfristig einsatzbereit, bringen eigene Werkzeuge mit und verfügen über spezialisierte Erfahrung, etwa beim Dachdecken, Schweißen oder bei Elektroinstallationen.

💡 Tipp: Spezialisierte Anbieter wie personaleinsatz.eu vermitteln geprüfte Subunternehmer aus Osteuropa, inklusive Nachweiskontrolle, Qualifikationen und Unterstützung bei der Abwicklung. Das spart Zeit und hilft, akute Engpässe ohne Qualitätseinbußen zu überbrücken.

👉 Subunternehmer sind damit eine von mehreren sinnvollen Möglichkeiten, besonders dann, wenn spezielles Fachwissen gefragt ist und die Zeit drängt.

Rechtliche & organisatorische Hürden kennen und vermeiden

So hilfreich externe Unterstützung auch sein kann: Wer kurzfristig Personal einkauft, muss auf rechtlich sauberen Boden achten. Gerade bei der Zusammenarbeit mit ausländischen Subunternehmern gelten klare Spielregeln.

Das sollten Sie klären:

• Scheinselbstständigkeit vermeiden: Subunternehmer arbeiten selbstständig und dürfen nicht wie reguläre Mitarbeitende in die Betriebsstruktur eingebunden sein.

• Nachweise prüfen: Dazu gehören Gewerbeanmeldung, Sozialversicherung, Arbeitsgenehmigung (sofern nötig) und eine gültige Betriebshaftpflichtversicherung.

• Arbeitszeiten und Mindestlohn einhalten: Auch bei Werkverträgen im Ausland gilt das deutsche Mindestlohngesetz, sobald Sie Ihre Aufträge auf deutschem Boden abwickeln.

• Schriftliche Verträge aufsetzen: Diese sollten klare Angaben zu Leistung, Dauer, Vergütung und Haftung enthalten. Bei internationalen Partnern auch das anzuwendende Recht (Tipp: schriftlich deutsches Recht vereinbaren).

❗ Hinweis: Innerhalb der EU gilt meist das vertraglich vereinbarte Recht gemäß der Rom-I-Verordnung. Fehlt eine Vereinbarung, greift das Recht des Sitzlandes des Subunternehmers. Vereinbaren Sie daher immer schriftlich das anzuwendende Recht.

Sprachliche & kulturelle Unterschiede

Je nach Herkunftsland können Sprachbarrieren den Arbeitsalltag erschweren. Gute Vermittlungsagenturen achten darauf, dass zumindest ein Teammitglied Deutsch spricht oder stellen Übersetzer für wichtige Abstimmungen bereit.

Fallbeispiel: Schnelle Lösung für einen Dachdeckerbetrieb

• Ausgangslage: Der Dachdeckerbetrieb Meier aus Augsburg stand vor einem Problem: Ein Großauftrag zur Sanierung eines Mehrfamilienhauses musste in vier Wochen abgeschlossen sein. Durch Krankheit fielen drei Mitarbeiter gleichzeitig aus.
• Lösung: Über eine Vermittlungsplattform fand der Betriebsinhaber innerhalb von drei Tagen ein Team aus vier polnischen Dachdeckern mit allen notwendigen Qualifikationen. Sie unterstützten den Betrieb für die Dauer des Projekts.
• Ergebnis: Der Betrieb konnte den Auftrag pünktlich abschließen. Der Kunde war zufrieden, Vertragsstrafen wurden vermieden. Die Zusammenarbeit verlief so gut, dass der Betrieb die Subunternehmer für weitere Projekte engagierte.

Checkliste: Ist ein osteuropäischer Subunternehmer die richtige Lösung für Sie?

Prüfen Sie anhand dieser Punkte, ob diese Option für Ihren Betrieb passt:

✅ Sie haben einen zeitlich begrenzten Personalengpass
✅ Sie benötigen spezifische handwerkliche Qualifikationen
✅ Ihr Projekt hat einen festen Zeitrahmen
✅ Sie suchen eine flexible, unkomplizierte Lösung
✅ Sie möchten keine langfristigen Personalverpflichtungen eingehen
✅ Sie sind offen für internationale Zusammenarbeit

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Personalengpässe wird es immer wieder geben, ob durch Krankheit, neue Projekte oder spontane Ausfälle. Doch wer vorbereitet ist, kann schneller und souveräner reagieren.

1. Stammteam + flexible Unterstützung kombinieren

Setzen Sie auf einen stabilen Mitarbeiterstamm und halten Sie gezielt Kontakte zu externen Fachkräften oder Subunternehmern aufrecht. Wer einmal gute Erfahrungen gemacht hat, greift im Ernstfall schneller und sicherer zu.

2. Projektplanung digitalisieren

Digitale Tools zur Projekt- und Personaleinsatzplanung helfen, Engpässe früher zu erkennen und Ressourcen effizienter zu verteilen. Selbst einfache Software kann ausreichen, um Engstellen zu identifizieren, Aufgaben zu verschieben oder Mitarbeitende neu einzuteilen.

3. Notfallnetzwerk aufbauen

Erstellen Sie im Voraus eine Liste mit verlässlichen Partnern: regionale Kollegen, Subunternehmer, Zeitarbeitsfirmen oder spezialisierte Plattformen. Wer diese Kontakte griffbereit hat, verliert im Ernstfall keine Zeit.

Fazit: Engpässe lassen sich nicht vermeiden, aber souverän bewältigen

Für kleine Handwerksbetriebe gehören kurzfristige Ausfälle zum Alltag. Entscheidend ist nicht, ob sie passieren, sondern wie Sie darauf reagieren. Wer seine internen Abläufe kennt, frühzeitig plant und sich externe Unterstützung sichert, bleibt auch in stressigen Phasen handlungsfähig.

Ob Zeitarbeit, regionale Netzwerke oder Subunternehmer aus dem Ausland, es gibt verschiedene Wege, Engpässe zu überbrücken. Wichtig ist, die rechtlichen Rahmenbedingungen zu beachten und sich auf verlässliche Partner zu stützen.

So lässt sich selbst in kniffligen Situationen Qualität halten – und der nächste Auftrag kommt bestimmt.