Das Kassenblatt

Schenken Sie der Vorbereitung Ihrer Unterlagen zur Abgabe bei IhremSteuerberater besondere Beachtung. Falsch sortierte oder gar fehlende Beleg verfälschen Ihr betriebliches Ergebnis und führen im schlimmsten Fall zu einer fehlerhaften Steuerbelastung, d.h. Sie zahlen zu viel Umsatzsteuer.
Folgende Systematik stellt einen möglichen Idealfall dar und muss im Einzelnen nicht so aussehen. Bitte kontaktieren Sie zuvor Ihren Steuerberater und erarbeiten zusammen mit ihm ein passendes Konzept.

Eine ordnungsgemäße Buchführung besteht in den meisten Fällen aus einer Kasse und einer Bank. Die Kasse (mit Ihrem privaten Portmonee vergleichbar) dient dazu, kleinere Anschaffungen, wie Briefmarken, Bürobedarf, Reinigungsmittel, Kfz- Kosten, Benzin, Reparaturen etc. zu bezahlen. Also alle die Ausgaben, die Sie nicht durch eine Banküberweisung begleichen. Sammeln Sie die Belege und Kassenbons und heften Sie diese in einem dafür angelegten Ordner nach dem Datum ab. Sollte Ihre Buchhaltung noch nicht so umfangreich sein, dann können Sie selbstverständlich auch die Kassen- mit den Bankbelegen zusammen in einen Ordner heften.

Doch einfach nur abheften ist nicht ausreichend. Die Barausgaben müssen in einem Kassenbuch systematisch aufgeführt werden. Dieses Buch sollte regelmäßig, am besten täglich, geführt werden. Es wird das Datum, der Geldbetrag, eine passende Bezeichnung der Ausgabe sowie der laufende Kassenbestand erfasst. Zu diesem Zweck kann man in jedem gut geführten Schreibwarenladen ein „ Kassenbuch“ erwerben, in welchem alle nötigen Dinge in einem Vordruck erfasst sind. Das Kassenblatt soll eine exakte Spiegelung Ihres täglichen Kassenbestandes sowie der Ein- und Ausgaben Ihrer Kasse widerspiegeln. Es darf also nie passieren, dass Ihr Kassenbuch einen Bestand von 123,89 EUR ausweist, beim Nachzählen Ihrer Kasse tatsächlich 245,67 EUR vorhanden sind. Ebenso existieren keine negativen Kassenbestände, denn weniger als nichts kann in Ihrer privaten Geldbörse auch nicht sein.

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Eine Kassenblatt Vorlage unterscheidet sich vom Kassenbuch vor allem dadurch, dass es detaillierter ist. Es handelt sich dabei um eine Buchhaltungsunterlage. Während im Kassenbuch lediglich die einzelnen Ein- und Auszahlungen dokumentiert werden, werden in die Kassenblatt Vorlage wesentlich mehr Informationen eingetragen. Auch hier werden zwar alle Einnahmen und Ausgaben mit Datum und Betrag festgehalten. Gleichzeitig kann in das Kassenblatt auch eine genaue Beschreibung der Aus- oder Einzahlung erfolgen. Dies erleichtert das Auffinden des zugehörigen Beleges. Es empfiehlt sich hier die Eintragung einer Kombination aus der beteiligten Person sowie des Zwecks. 

Für die Buchhaltung erhält jeder Beleg eine fortlaufende Nummer, die in der Kassenblatt Vorlage vermerkt und auf dem Beleg notiert wird. Zudem wird im Kassenblatt ein Gegenkonto notiert, auf das die Einnahme oder die Ausgabe verbucht werden soll. Schließlich sieht unsere Kassenblatt Vorlage auch Felder für die Unterschriften der Bearbeiter auf. Es unterschreiben die Personen, die das Kassenblatt erstellt, geprüft und gebucht haben. Der automatisch ermittelte Endbestand muss jetzt mit dem tatsächlichen Bestand in der Kasse übereinstimmen. Überprüfen Sie dies mindestens einmal im Monat, um später nicht mehr nachvollziehbare Unregelmäßigkeiten zu vermeiden. Ein Muster Kassenblatt zum Ansehen steht für registrierte Nutzer bereit.

Achtung: Das Kassenblatt ist für den erfahrenen Buchhalter gedacht, hier werden die Bestände der einzelnen Zeilen nicht automatisch berrechnet, es dient mehr der Erfassung einzelner Buchungsätze zur späteren Datenerfassung am PC. Für die automatische Berechnung der Kassenbestände sollten Sie unsere Vorlage für das Opens internal link in current windowKassenbuch verwenden.

Im Download-Bereich für Mitglieder finden Sie auch ein Kassenblatt Muster, das bereits fertig ausgefüllt ist, als Anschauungshilfe.

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Wie soll das Kassenblatt geführt werden?

In all diesen Fällen kann man von einer nicht ordnungsgemäßen Kassenführung sprechen und das Finanzamt wird bei einer Prüfung diese Kasse wegen Verstoßes gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ( GoB) verwerfen. Jeder Vorgang sollte in einen separaten Zeile erfasst werden. Ein Kassenblatt könnte bspw. so aussehen:

Eine Unterschrift, das Datum des Erfassungszeitraumes sowie einen Firmenstempel runden die Sache ab. Heften Sie das Kassenblatt als Deckblatt auf alle dazugehörigen Belege.

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