E-Mail-Archivierung: Ein immer wichtigeres Thema für Unternehmen

Die E-Mail hat sich bei Privatpersonen, wie bei Unternehmen als Kommunikationsmittel Nummer Eins herausgestellt. Seitdem die E-Mails eingeführt wurden, werden sie kontinuierlich stärker genutzt. Herkömmliche Kommunikation via Telefon und Fax ist kaum noch anzutreffen, zumindest aber in sehr verringertem Maße. Kein Wunder, denn E-Mails lassen sich sehr schnell versenden, verursachen nahezu keine Kosten und sind kinderleicht zu bedienen. Allerdings treten durch den massiven Austausch via E-Mail auch einige Probleme auf.

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Zeitlicher Aufwand und die Sicherheit

Mittlerweile werden schon in klein- und mittelständischen Betrieben mehr als 60 bis 70 Prozent der Kommunikation via E-Mail geführt. Dabei können zeitliche Probleme auftreten, denn nicht nur geschäftliche E-Mails werden immer häufiger, auch die Spam-Mails stellen ein Problem dar. Sie auszusortieren verschlingt massive Zeitressourcen für jeden einzelnen Mitarbeiter. Denn trotz hochwertiger Spam-Filter werden die Spammer immer cleverer und wissen diese vielfach zu umgehen.

Ebenfalls hat sich die E-Mail als Sicherheitsrisiko herausgestellt, da gerade in Spam-Mails sehr viele Viren und Würmer verschickt werden. Eine Überprüfung aller eingehenden E-Mails ist deshalb unverzichtbar. Hierfür sollten qualitativ hochwertige Programme eingesetzt werden.

E-Mails richtig ordnen und speichern

Ein weiteres Problem der massiven Datenflut: Überquellende Postfächer, die keinen Überblick mehr zulassen. Es müssen in jedem Unternehmen Regelungen getroffen werden, wie die E-Mails zu ordnen sind und zwar so, dass auch andere Kollegen schnell einen Überblick erhalten können.

Außerdem dürfen längst nicht alle E-Mails einfach gelöscht werden. Viele E-Mails müssen aufbewahrt werden und das über Jahre hinweg. Die richtige Speicherung von E-Mails, so dass sie rechtssicher erfolgt, ist ein Problem, das gerade kleinere Unternehmen belastet. Denn generell müssen alle steuerlich relevanten E-Mails so aufbewahrt werden, dass bei einer Betriebsprüfung jederzeit Zugriff darauf gegeben ist.

Lesen Sie im nächsten Teil, welche ausgehenden E-Mails Sie archivieren müssen.

Quelle für diese Serie: E-Book „Rechtliche Rahmenbedingungen der Archivierung von E-Mails

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