Am von Ruben in Buchführung und Steuererklärung geschrieben
Bewerten Sie jetzt!
Archivierung

Ab dem 1.1.2019 können Sie diese Unterlagen vernichten

Im Laufe des Jahres sammeln sich unzählige Belege und Rechnungen, die ein Unternehmer aufheben muss. Regelmäßig zu Beginn eines neuen Jahres können sich Unternehmer dann von einigen dieser Unterlagen dauerhaft trennen, sprich, sie vernichten. Welche Unterlagen Selbstständige ab dem Jahr 2019 bedenkenlos vernichten können, zeigt dieser Beitrag.

Aufbewahrungsfristen
Diese Unterlagen können Sie ab diesem Jahr vernichten.
© Monsterkoi / pixabay.com

Dingelstädt, 11. Februar 2019 - Vielleicht nun nicht gerade am 01. Januar, aber zumindest zu Beginn eines neuen Jahres trennen sich Unternehmer häufig von Belegen, Unterlagen, Rechnungen usw., die sie nicht mehr benötigen, indem sie sie vernichten. Dabei gelten jedoch auch gesetzliche Vorgaben. Mit anderen Worten: Unternehmer müssen bestimmte Aufbewahrungsfristen beachten. Um unseren Lesern eine Hilfe an die Hand zu geben, welche Unterlagen sie nun dieses Jahr vernichten können, wollen wir die wichtigsten Fristen hier noch einmal anführen.

Aufbewahrungsfristen die 2019 ablaufen

Unternehmer müssen vor allem zwei Aufbewahrungsfristen beachten: 6 und 10 Jahre. Für welche Unterlagen gilt was?

10 Jahre: Sämtliche Buchungsbelege, wie Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Lohnabrechnungen usw., Bilanzen, Bücher, Jahresabschlüsse, Steuerbescheide etc.

6 Jahre: Alles was nicht unter die 10-jährige Aufbewahrungsfrist fällt, wie zum Beispiel Geschäfts- oder Handelsbriefe.

Berechnung der Aufbewahrungsfrist

Nun haben wir herausgefunden, welche Unterlagen wie lange aufzubewahren sind. Aber welche Jahrgänge kann ein Unternehmer nun konkret vernichten? Hier kurz die “Berechnungsformel”:

Die Aufbewahrungsfrist beginnt am 31.12. des aktuellen Jahres und dann plus 6 bzw. 10 Jahre rechnen.

Jetzt wird’s konkret:

  • Unterlagen, die der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist unterliegen: Ausgestellt in 2008. Die Aufbewahrungsfrist begann am 31.12.2008. Sie endete am 31.12.2018. Seit dem 01.01.2019 können Sie die Unterlagen aus dem Jahr 2008 vernichten.

Mit anderen Worten: Unterlagen aus dem Jahr 2008 oder davor können Sie ab diesem Jahr vernichten. Bei der 6-jährigen Aufbewahrungsfrist sind es Unterlagen aus dem Jahr 2012.

Im Zweifel sollten Sie jedoch besser mit Ihrem Steuerberater sprechen, ob Sie konkrete Unterlagen tatsächlich vernichten können.

vg wort pixel
Aktenvernichtung

Diese Akten dürfen Unternehmen ab dem 01.01.2017 vernichten

Trotz Digitalisierung kommen jedes Jahr immer mehr Akten und Dokumente hinzu. Was muss ein Unternehmer wie lange aufbewahren? Oder besser ausgedrückt: Welche Unterlagen darf ein Unternehmer ab dem 01. Januar 2017 vernichten? Und wann beginnt überhaupt die Aufbewahrungspflicht?

Postbote

Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine fällt weg

Im Rahmen des Zweiten Bürokratieentlastungsgesetzes wurde unter anderem auch die Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine deutlich reduziert: Praktisch gibt es keine mehr. Mit Erhalt oder Versand der Rechnung endet die Aufbewahrungsfrist. Eine Ausnahme gibt es nur, wenn der Lieferschein gleichzeitig als Buchungsbeleg genutzt wird. Dann gelten die regulären Aufbewahrungsfristen.

Unterschrift auf Dokument

“Dieses Schreiben … ist ohne Unterschrift gültig” - stimmt das wirklich?

Darf auch der Unternehmer unter seine Dokumente, Rechnungen und den Schriftverkehr diesen Satz hängen? Ämter und Behörden schreiben sehr oft diesen Bemerkung, z.B. unter Bescheide und Schriftverkehr im Allgemeinen. Wenn das Amt das darf, darf es dann auch der Unternehmer? Was sollten Unternehmer zu diesem Thema wissen?