Diese Ausgangspost müssen Sie aufbewahren

Wie wir bereits im ersten Teil unserer kleinen Serie zur E-Mail-Archivierung gesehen haben, sind E-Mails derzeit das Kommunikationsmittel Nummer Eins, sowohl für Firmen, als auch für Privatpersonen. Die rechtlichen Rahmenbedingungen, die zur E-Mail-Archivierung eingeführt wurden, lassen sich im Wesentlichen in die Abgabenordnung und das Handelsgesetzbuch unterscheiden. Darin ist auch geregelt, welche Ausgangspost Sie rechtssicher archivieren müssen.

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HGB: Handelsbriefe müssen archiviert werden

Nach § 238 Abs. 2 HGB müssen alle als Handelsbriefe einzustufenden Schriftstücke eines Unternehmens mindestens sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Dies gilt auch für ausgehende E-Mails. Zu den als Handelsbriefen einzustufenden E-Mails zählen vor allem diejenigen Mails, in denen es um die Durchführung, die Vorbereitung, das Rückgängigmachen oder den Abschluss eines Vertrages geht. Das heißt, es zählen Aufträge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Versandanzeigen oder Reklamationsschreiben in diesen Bereich, selbst wenn sie per E-Mail versandt wurden. Gleiches gilt für Rechnungen und Zahlungsbelege, sowie für Verträge, die per E-Mail verschickt werden. Ausnahmen gelten für Werbeschreiben oder einfache Kontakt-E-Mails.

Diese Handelsbriefe sind generell mindestens sechs Jahre lang aufzubewahren. Dabei ist auch der Adressat zur Sicherung dieser E-Mails verpflichtet. Ausnahmen gelten lediglich für Kleingewerbetreibende und Freiberufler. Die E-Mails müssen länger aufbewahrt werden, wenn sie für eine bereits eingeleitete Außenprüfung, für steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen benötigt werden. Auch bei Anträgen Steuerpflichtiger können die E-Mails zur Begründung selbiger verwandt werden und müssen entsprechend weiter aufbewahrt werden.

AO: E-Mails mit steuerrechtlichem Bezug müssen archiviert werden

Nach § 147 AO müssen auch alle anderen E-Mails, die in irgendeiner Weise einen steuerrechtlichen Bezug haben, aufbewahrt werden. Dazu zählen Lageberichte, Inventare, Bücher und Aufzeichnungen, Bilanzen, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege und ähnliches. Diese müssen für mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden, längere Fristen sind in den oben beschriebenen Fällen notwendig.

Wichtig ist, dass die Daten so archiviert werden, dass sie jederzeit lesbar gemacht werden können. Der Steuerpflichtige ist dazu verpflichtet, die Kosten für die Umwandlung der Daten, so dass deren Lesbarkeit gewährleistet ist, zu tragen.

Lesen Sie im nächsten Teil, welche eingehenden E-Mails Sie archivieren müssen und wie lange Sie diese aufbewahren müssen.

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