Zeitmanagement mit der ABC-Analyse

Jeden Tag müssen Fachkräfte, ganz gleich ob es sich um eine Sekretärin oder einen Manager handelt, zahlreiche Aufgaben bewältigen. Oftmals handelt es sich hierbei auch um Arbeiten, die eigentlich nicht dem klassischen Aufgabengebiet des Einzelnen entsprechen. Diese Aufgaben mit einer gewissen Priorität zu versehen, fällt den meisten Menschen sehr schwer. Aus diesem Grund wurde vor einigen Jahren die ABC-Analyse entwickelt. Mittlerweile wird diese aufgrund ihrer einfachen Konzeption und der simplen Übertragung in den meisten Unternehmen und Abteilungen angewandt.

Was ist die ABC-Analyse?

Bei der ABC-Analyse handelt es sich um eine besondere Form des Zeitmanagements, die dem Einzelnen bei der Wertung der Aufgaben unterstützen soll. Anhand dieser Methodik sollen alle anfallenden Aufgaben in Bezug auf ihre Prioritäten gewichtet werden. Hierbei geht die ABC-Analyse auf zwei Faktoren ein. Neben der Wichtigkeit handelt es sich um die Dringlichkeit. Zum einen kann man anhand der ABC-Analyse die einzelnen Aufgaben planen und koordinieren, zum anderen kann man jedoch auch die bisherige Zeitverwaltung prüfen und anhand der sich zeigenden Ergebnisse verbessern. In diese Methodik müssen sowohl neue Aufgaben als auch zahlreiche Routinearbeiten einbezogen werden.

Die ABC-Analyse lässt sich sehr einfach mit dem Alltag einer Sekretärin erläutern. Neben dem Führen des Postein- und -ausgangsbuches hat sie zahlreiche weitere Schreib- und Büroarbeiten zu erledigen. Hierbei handelt es sich unter anderem um die Koordination des Geschäftsverkehrs, die Strukturierung der Dienstreisen, das Planen von Veranstaltungen und Meetings, das Durchgeben von Bestellungen und den Telefonservice. Mit der ABC-Analyse lassen sich alle diese Aufgaben bewerten und in eine funktionierende Reihenfolge bringen.

Die Säulen der ABC-Analyse

Die ABC-Analyse stützt sich in ihrer Gesamtheit auf drei Säulen, die anhand der Buchstaben A, B und C bezeichnet werden. Als A-Aufgaben müssen Tätigkeiten verstanden werden, die wichtig und zugleich auch dringend sind. Hierbei kann es sich im Alltag einer Sekretärin um neue Bestellungen für die Bewältigung von Aufträgen handeln. Die B-Aufgaben können als durchschnittlich wichtig angesehen werden, sind allerdings nicht eilig, somit können sie auch zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden. Hierbei kann es sich zum Beispiel um die Antwort eines Geschäftsbriefes handeln, der sich unter anderem auf eine Kundenanfrage bezieht. Dieser muss nicht sofort bearbeitet werden, sondern kann auch in der To-Do-Liste des nächsten Tages an der richtigen Stelle seinen Platz finden.

Als C-Aufgaben werden alle Tätigkeiten bezeichnet, die nicht sehr wichtig sind. Für diese Aufgaben hat eine Sekretärin im Grunde zwei Möglichkeiten. Zum einen kann sie sie delegieren, zum Beispiel an einen Praktikanten oder Auszubildenden und zum anderen kann sie sie in einzelnen Fällen von der Aufgabenliste streichen. Ein klassisches Beispiel für das Delegieren ist hierbei das Anfertigen von Kopien verschiedenster Dokumente. Diese Arbeit kann auch von einem Praktikanten problemlos übernommen werden und die Sekretärin schafft sich ein ansprechendes Zeitfenster für die wichtigen und eiligen Aufgaben.

Die Reihenfolge ist entscheidend

Anhand der einzelnen Buchstaben, die im Rahmen der ABC-Analyse verwendet werden, heißt es nun die Aufgaben in eine Reihenfolge zu bringen. Hierbei bedient man sich abermals an der Reihenfolge der Buchstaben. Grundsätzlich kommen die C-Aufgaben zum Schluss. Als erstes werden somit die A-Aufgaben eines Tages von der Sekretärin erledigt.

Zeitangaben verwenden

Wer seine eigene Leistungsfähigkeit entscheidend verbessern möchte, kann die ABC-Analyse durch präzise Zeitangaben erweitern. Somit legt die Sekretärin für jede Aufgaben, die sie erledigen muss, ein genaues Zeitfenster fest. Dieses kann durch die Angabe von Stunden oder Minuten, aber auch durch eine Spanne bei der Uhrzeit erfolgen. Wichtig ist hierbei, dass darauf geachtet wird, dass sich alle A-Aufgaben in einer Zeit befinden, in der man selbst besonders leistungsfähig ist. Auf diese Art und Weise kann man die Bewältigung der Aufgaben beschleunigen und die eigene Leistung deutlich verbessern.

Lesen Sie weiter:

Sind Sie ein Unternehmertyp? Machen Sie jetzt den Test!

Zu viele Schritte?

TOP Angebote und Gutscheine

 Hilfe bei der Gründung

10% auf Workshops vom Gründerschiff

 Anwaltsleistungen zum Festpreis

10% auf GmbH und UG Gründung

 Finanzplanung mit Excel

10% Auf Finanzplansoftware

Gründerlexikon Newsletter
Sichern Sie sich jetzt die besten Infos zur Selbständigkeit, gratis! Immer top informiert sein!


Fragen zu diesem Thema Jetzt neue Frage stellen
3. Staffel "Die Höhle der Löwen" - Jury


Anzeige
banner meintagwerk #belegjunkie
 Hier werben?