Welche Aufzeichnungspflichten gibt es für Unternehmer?

Unternehmern obliegen vielfältige Aufzeichnungspflichten. Ob Kassenbelege, Reisekostenabrechnung oder Lohnkonto – sehr viele Arten von Dokumenten sind davon betroffen.

Papierkram
Bild: myrfa / pixabay.com

Welche Aufzeichnungspflichten Sie treffen können, klären wir mit den folgenden Leitfragen:

Welche Aufzeichnungspflichten gibt es in der Buchführung?

Bezüglich der Buchführung gelten umfassende Aufzeichnungspflichten, nämlich die sogenannten „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“ (GoB). Die wichtigste Grundregel lautet: „Keine Buchung ohne Beleg“. Jede Buchung muss durch einen schriftlichen Beleg abgedeckt sein.

ein wort aus dem lexikon wird hier erklärt

Was sollten Sie zur GoB wissen?

Der Grundsatz ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) ist ein unbestimmter Rechtsbegriff, denn in den Gesetzen findet sich keine konkrete Definition dazu. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sind verbindliche Festlegungen zur Rechnungslegung, die entweder mit in Rechtsnormen eingeflossen sind oder als ungeschriebene Vorschriften dann anzuwenden sind, wenn sich für den konkreten Fall eine Gesetzeslücke ergibt. Eine Unterscheidung in Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Grundsätze ordnungsmäßiger Bilanzierung ist sinnvoll. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung unterliegen folgenden Prinzipien:

  • Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit (Es muss einem sachverständigem Dritten möglich sein, sich in angemessener Zeit einen Überblick über sämtliche Geschäftsvorfälle und die Gesamtlage des Unternehmens zu verschaffen.)
  • Grundsatz der Vollständigkeit (Es dürfen keine Buchungen weggelassen werden.)
  • Grundsatz der Richtigkeit (Alle Geschäftsvorfälle sind fortlaufend und sachlich richtig zu erfassen.)
  • Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit (Alle Buchungen sind zeitnah innerhalb einer angemessenen Frist  und in richtiger chronologischer Reihenfolge vorzunehmen.)
  • Grundsatz der Sicherheit (Alle Buchführungsunterlagen müssen innerhalb der Aufbewahrungsfrist ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre gem. § 247 Abs. 4.)
  • Belegprinzip (Grundsätzlich gilt: Keine Buchung ohne Beleg.)

Welche Aufzeichnungspflichten gelten bei der Kassenführung?

Die Barkasse im Unternehmen muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen. Deshalb sollten Sie hier diese Regeln unbedingt beachten:

  • Kasse täglich führen (nicht einmal monatlich nachtragen)
  • Belege chronologisch sortieren, auflisten und fortlaufend durchnummerieren
  • Einnahmen des Tages getrennt nach Umsatzsteuersätzen aufzeichnen
  • jederzeitige Vergleichsmöglichkeit von Soll- und Ist-Bestand bereitstellen (Kassensturz)
  • keine Buchungen ohne Belege
  • keine negativen Bestände in der Kasse

Streichungen und Änderungen immer nachvollziehbar und lesbar vollziehen

Wie zeichne ich erfolgte Bewirtungen richtig auf?

An die Bewirtung von Gästen werden hohe Anforderungen gestellt, damit sie steuerlich als Betriebsausgabe geltend gemacht werden müssen. Zusätzlich zum Bewirtungsbeleg müssen die folgenden Angaben aufgezeichnet werden:

Bis 150 EuroZusätzlich ab 150 Euro
  • Ort der Bewirtung
  • Tag
  • Teilnehmer
  • Anlass der Bewirtung
  • Höhe der Aufwendungen
  • Name und Anschrift des Bewirtenden
  • Steuernummer oder USt-ID des Bewirtenden
  • Aufschlüsselung des Rechnungsbetrags nach Steuersätzen
    sowie Ausweis der Steuerbeträge
passfoto torsten montag

Meine Erfahrungen zum Absetzen von Bewirtungsaufwendungen

Eine handschriftliche Rechnung reicht nicht, sie muss maschinell erstellt worden sein. doch das ist gerade bei Bewirtungsaufwendungen nicht die einzige Hürde, die Sie als Unternehmer nehmen müssen. In der hier dargestellten Tabelle wird es Ihnen sicher schon deutlich, dass bei einer Prüfung die Finanzverwaltung gerade die vielen Formvorschriften genauestens unter die Lupe nimmt um, bei einem Vergehen ihrerseits, die mühevoll erzeugten Bewirtungsaufwendungen zu verwerfen. Was ich direkt davon halte und welche Erfahrungen ich bei Bewirtungskosten in Bezug auf Betriebsausgaben gemacht habe und welche Regel ich mir selbst auferlegt habe, können Sie als Premium Mitglied nachlesen.

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Welche Aufzeichnungspflichten gibt es bei der Reisekostenabrechnung?

Die Reisekostenabrechnung eines Mitarbeiters muss in seinem Lohnkonto erfasst werden. Dazu sollten diese Informationen festgehalten werden:

  • Zweck der Reise
  • Beginn und Ende
  • Art und Höhe der Reisekosten
  • Arbeitszeiten
  • Belege (z. B. Hotelrechnung, Parkgebühren, Zugticket)

Welche Aufzeichnungen müssen im Personalbereich sein?

Die wichtigste Aufzeichnungspflicht trifft im Personalwesen das Lohnkonto. Das Lohnsteuerrecht gibt vor, dass für jeden Mitarbeiter die folgenden Eintragungen festgehalten werden müssen:

  • voller Name
  • betriebliches Ordnungsmerkmal
  • Geburtsdatum
  • bei Ausländern aus Drittländern Staatsangehörigkeit und Aufenthaltstitel
  • Anschrift
  • Beginn und Ende der Beschäftigung
  • ggf. Beginn und Ende der Altersteilzeit
  • Wertguthaben aus flexibler Arbeitszeit
  • Erklärung zu weiteren kurzfristigen oder geringfügigen Beschäftigungen
  • Art der Beschäftigung
  • ggf. Angaben zur Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der Versicherungspflicht
  • Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung des Arbeitsentgelts
  • beitragspflichtiges Bruttoarbeitsentgelt
  • Beitragsgruppenschlüssel
  • Unterschiedsbetrag gemäß Altersteilzeitgesetz
  • Einzugsstelle für die Sozialversicherungsbeiträge
  • Sozialversicherungsanteile des Arbeitnehmers
  • ggf. Details zur Arbeitnehmerentsendung

Eine weitere Aufzeichnungspflicht betrifft den Arbeitsvertrag: Er muss gemäß Nachweisgesetz schriftlich festgehalten werden. Er muss dazu zahlreiche Details wie die Vertragspartner, Beginn und ggf. Ende des Arbeitsverhältnisses, den Arbeitsort, die Art der Tätigkeit, die Zusammensetzung des Entgelts, die Arbeitszeit, die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs und die Kündigungsfristen enthalten.

Welche Aufzeichnungspflichten gibt es beim Mindestlohn bezüglich der Arbeitszeit?

Nach dem MiLoG gibt es spezielle Aufzeichnungspflichten bezüglich der Arbeitszeit. Der Arbeitgeber muss Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit schriftlich festhalten. So soll vermieden werden, dass Arbeitnehmer bei gleicher Bezahlung mehr Stunden leisten müssen, wodurch der Mindestlohn unterwandert werden könnte.

Diese Aufzeichnungspflichten treffen Sie allerdings nur, wenn:

  • es sich um einen geringfügig Beschäftigten oder eine kurzfristige Beschäftigung handelt oder
  • es sich um Arbeitnehmer in Branchen handelt, die von Schwarzarbeit bedroht sind (z. B. Baugewerbe, Gaststätten, Personenbeförderung, Logistikgewerbe, Schausteller, Forstwirtschaft, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft).

Sobald ein Arbeitnehmer ein monatliches Entgelt von 2.000 Euro überschreitet und dieses bereits nachweislich mindestens zwölf Monate gezahlt wurde oder alternativ 2.958 Euro überschreitet, entfallen diese Aufzeichnungspflichten für den betreffenden Mitarbeiter.

Gelten abweichende Aufzeichnungspflichten bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung?

Müssen Sie statt einer Bilanz nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen, sind Sie nicht buchführungspflichtig und es gelten erleichterte Aufzeichnungspflichten. Dies bedeutet für die Praxis:

  • Es reicht, die Belege für Einnahmen und Ausgaben zu sammeln und geordnet aufzubewahren.
  • Es muss kein klassisches Kassenbuch geführt werden. Allerdings müssen die Bareinnahmen dennoch nachvollziehbar sein.
  • Zeichnen Sie Einlagen und Entnahmen gesondert auf.
  • Vermerken Sie die Sollbeträge bzw. die vereinnahmten Entgelte (je nach Besteuerungsart) der ausgeführten Lieferungen und Leistungen.
  • Erfassen Sie die Anschaffungs-/Herstellungskosten von nicht abnutzbaren Wirtschaftsgütern.
  • Zeichnen Sie die Wareneingänge gesondert auf.
  • Machen Sie Notizen zu nicht abziehbaren Betriebsausgaben (z. B. Geschenke, Bewirtungen)
  • Führen Sie ein Verzeichnis der geringwertigen Wirtschaftsgüter.

Führen Sie für alle Mitarbeiter Lohnkonten.

Welche weiteren Aufzeichnungspflichten gibt es?

Abgesehen von diesen wichtigen Aufzeichnungspflichten gibt es zahlreiche weitere Verpflichtungen. Einige seien exemplarisch hier genannt:

  • Lieferungen und Leistungen an Leistungsempfänger im Ausland
  • unentgeltliche Wertabgaben
  • Details zur Beauftragung von Künstlern zur Abführung der Künstlersozialabgabe
  • Fahrtenbuch bei Privatnutzung von betrieblichen Fahrzeugen
Viel Erfolg wünscht Ihnen

Ihr Torsten vom

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