Bewerten Sie jetzt!
 
 
 
 
 
 
 
Bewerten
 
 
 
 
 
 
2 Bewertungen
100 %
1
5
5
 

Welche Aufzeichnungspflichten gibt es für Unternehmer?

Unternehmern obliegen vielfältige Aufzeichnungspflichten. Ob Kassenbelege, Reisekostenabrechnung ( Jetzt mein Seminar besuchen!) oder Lohnkonto – sehr viele Arten von Dokumenten sind davon betroffen.

Welche Aufzeichnungspflichten Sie treffen können, klären wir mit den folgenden Leitfragen:

Welche Aufzeichnungspflichten gibt es in der Buchführung?

Bezüglich der Buchführung gelten umfassende Aufzeichnungspflichten, nämlich die sogenannten „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“ (GoB). Die wichtigste Grundregel lautet: „Keine Buchung ohne Beleg“. Jede Buchung muss durch einen schriftlichen Beleg abgedeckt sein.

Welche Aufzeichnungspflichten gelten bei der Kassenführung?

Die Barkasse im Unternehmen muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen. Deshalb sollten Sie hier diese Regeln unbedingt beachten:

  • Kasse täglich führen (nicht einmal monatlich nachtragen)
  • Belege chronologisch sortieren, auflisten und fortlaufend durchnummerieren
  • Einnahmen des Tages getrennt nach Umsatzsteuersätzen aufzeichnen
  • jederzeitige Vergleichsmöglichkeit von Soll- und Ist-Bestand bereitstellen (Kassensturz)
  • keine Buchungen ohne Belege
  • keine negativen Bestände in der Kasse

Streichungen und Änderungen immer nachvollziehbar und lesbar vollziehen

Wie zeichne ich erfolgte Bewirtungen richtig auf?

An die Bewirtung von Gästen werden hohe Anforderungen gestellt, damit sie steuerlich als Betriebsausgabe geltend gemacht werden müssen. Zusätzlich zum Bewirtungsbeleg müssen die folgenden Angaben aufgezeichnet werden:

Bis 150 EuroZusätzlich ab 150 Euro
  • Ort der Bewirtung
  • Tag
  • Teilnehmer
  • Anlass der Bewirtung
  • Höhe der Aufwendungen
  • Name und Anschrift des Bewirtenden
  • Steuernummer oder USt-ID des Bewirtenden
  • Aufschlüsselung des Rechnungsbetrags nach Steuersätzen
    sowie Ausweis der Steuerbeträge
passfoto torsten montag

Meine Erfahrungen zum Absetzen von Bewirtungsaufwendungen

Eine handschriftliche Rechnung reicht nicht, sie muss maschinell erstellt worden sein. Doch das ist gerade bei Bewirtungsaufwendungen nicht die einzige Hürde, die Sie als Unternehmer nehmen müssen.

Aufgrund der maschinell erstellten Rechnung oder Quittung sind die meisten Formvorschriften bereits vom Restaurant aus vorgegeben, sodass Sie als Unternehmer nicht mehr darauf achten müssen, dass die Umsatzsteuer oder die Steuersätze ausgewiesen sind. Schwieriger jedoch wird der Tag der Bewirtung, die Teilnehmer und der Anlass der Bewirtung und gegebenenfalls auch die Höhe der Aufwendungen. Wenn Sie hier versuchen sollten, das Finanzamt auszutricksen, um ein privates Mittagessen am Sonntag mit der Familie betrieblich in die Bücher zu bekommen, wird man ihnen recht schnell einen Strick daraus drehen.

Der Prüfer des Finanzamtes prüft nämlich zu aller erst, ob sie an einem Sonntag bewirtet haben und sollte das der Fall sein, wird genau diese Bewirtung ohne weitere Prüfung als privat veranlasst angesehen und demzufolge ist ihr Gewinn nach oben zu korrigieren und die bereits erstattete Vorsteuer zurückzuzahlen. Es wird also nichts daraus, Oma und die lieben Kleinen einzuladen, um Schick am Sonntag essen zu gehen, Oma bezahlt und Papa hat zudem noch wunderbare Betriebsausgaben erzeugt und bekommt obendrauf, sozusagen als Nachtisch zu dem Ganzen, die enthaltene Vorsteuer vom Finanzamt.

Oftmals gibt es aber auch schon Differenzen bei der Tatsache, dass die Anzahl der bewirteten Personen mit der tatsächlichen Anzahl nicht übereinstimmt. Sie sollten also darauf achten, dass auch tatsächlich so viele Leute bewirtet wurden, wie auf ihrer Quittung vermerkt sind. Nicht mehr und nicht weniger. Es ist nämlich sehr auffällig, wenn sie drei Mittagessen bezahlt haben, jedoch nur eine Person und sich selbst bewirtet haben. Wenn dann noch der Kinderteller und ein Bananeneis auf der Rechnung vermerkt ist, glaubt ihnen niemand, dass sie an diesem Tag eine geschäftliche Bewirtung mit einem Lieferanten hatten, bei welcher es um die zukünftige Entwicklung hinsichtlich der Bestellungen ging.

Eben aus diesen Gründen habe ich für mich selbst beschlossen, Bewirtungsrechnungen nicht mehr in meiner Buchführung aufzunehmen, wenn sie nicht tatsächlich betrieblich angefallen sind. So vermeide ich unnötiges Grübeln und das Jonglieren mit Namen, Anlässen und die Abstimmerei zu meinem Bewirtungskostenbeleg. Das Risiko ist einfach zu hoch, die ganze Zeit eingesetzt zu haben und am Ende durch eine Betriebsprüfung die Sache wieder umgedreht zu bekommen.

Probieren Sie lieber in anderen Bereichen Betriebsausgaben zu erzeugen und damit Ihren Gewinn zu senken. Bewirtungskosten sind diesbezüglich sehr ungeeignet, da sie prüfungs- und fehleranfällig sind. Genau das können Sie auch aus meinem kleinen Ratgeber zur Betriebsprüfung entnehmen, der von einem Betriebsprüfer selbst geschrieben wurde und woraus erkennbar ist, dass der Betriebsprüfer zu aller erst Augenmerk auf Bewirtung hinlegt, da hier die meisten Fehler gemacht werden und die Aufdeckungsrate besonders hoch ist. Der Betriebsprüfer kann somit zu aller erst durch die Entlarvung der nicht betrieblichen Bewirtungskosten vor seinem Chef glänzen. Auf diesen Trick sollten Sie also nicht hereinfallen und dem Betriebsprüfer wegen der 66 Euro ins offene Messer rennen.

Welche Aufzeichnungspflichten gibt es bei der Reisekostenabrechnung?

Die Reisekostenabrechnung eines Mitarbeiters muss in seinem Lohnkonto erfasst werden. Dazu sollten diese Informationen festgehalten werden:

  • Zweck der Reise
  • Beginn und Ende
  • Art und Höhe der Reisekosten
  • Arbeitszeiten
  • Belege (z. B. Hotelrechnung, Parkgebühren, Zugticket)

Jetzt mein Seminar besuchen! (In 20 Min. zeige ich Ihnen, wie Sie mit meiner Exceltabelle Ihre Reisekostenabrechnung richtig selber erstellen können!)

Welche Aufzeichnungen müssen im Personalbereich sein?

Die wichtigste Aufzeichnungspflicht trifft im Personalwesen das Lohnkonto. Das Lohnsteuerrecht gibt vor, dass für jeden Mitarbeiter die folgenden Eintragungen festgehalten werden müssen:

  • voller Name
  • betriebliches Ordnungsmerkmal
  • Geburtsdatum
  • bei Ausländern aus Drittländern Staatsangehörigkeit und Aufenthaltstitel
  • Anschrift
  • Beginn und Ende der Beschäftigung
  • ggf. Beginn und Ende der Altersteilzeit
  • Wertguthaben aus flexibler Arbeitszeit
  • Erklärung zu weiteren kurzfristigen oder geringfügigen Beschäftigungen
  • Art der Beschäftigung
  • ggf. Angaben zur Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der Versicherungspflicht
  • Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung des Arbeitsentgelts
  • beitragspflichtiges Bruttoarbeitsentgelt
  • Beitragsgruppenschlüssel
  • Unterschiedsbetrag gemäß Altersteilzeitgesetz
  • Einzugsstelle für die Sozialversicherungsbeiträge
  • Sozialversicherungsanteile des Arbeitnehmers
  • ggf. Details zur Arbeitnehmerentsendung

Eine weitere Aufzeichnungspflicht betrifft den Arbeitsvertrag: Er muss gemäß Nachweisgesetz schriftlich festgehalten werden. Er muss dazu zahlreiche Details wie die Vertragspartner, Beginn und ggf. Ende des Arbeitsverhältnisses, den Arbeitsort, die Art der Tätigkeit, die Zusammensetzung des Entgelts, die Arbeitszeit, die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs und die Kündigungsfristen enthalten.

Welche Aufzeichnungspflichten gibt es beim Mindestlohn bezüglich der Arbeitszeit?

Nach dem MiLoG gibt es spezielle Aufzeichnungspflichten bezüglich der Arbeitszeit. Der Arbeitgeber muss Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit schriftlich festhalten. So soll vermieden werden, dass Arbeitnehmer bei gleicher Bezahlung mehr Stunden leisten müssen, wodurch der Mindestlohn unterwandert werden könnte.

Diese Aufzeichnungspflichten treffen Sie allerdings nur, wenn:

  • es sich um einen geringfügig Beschäftigten oder eine kurzfristige Beschäftigung handelt oder
  • es sich um Arbeitnehmer in Branchen handelt, die von Schwarzarbeit bedroht sind (z. B. Baugewerbe, Gaststätten, Personenbeförderung, Logistikgewerbe, Schausteller, Forstwirtschaft, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft).

Sobald ein Arbeitnehmer ein monatliches Entgelt von 2.000 Euro überschreitet und dieses bereits nachweislich mindestens zwölf Monate gezahlt wurde oder alternativ 2.958 Euro überschreitet, entfallen diese Aufzeichnungspflichten für den betreffenden Mitarbeiter.

Gelten abweichende Aufzeichnungspflichten bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung?

Müssen Sie statt einer Bilanz nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen, sind Sie nicht buchführungspflichtig und es gelten erleichterte Aufzeichnungspflichten. Dies bedeutet für die Praxis:

  • Es reicht, die Belege für Einnahmen und Ausgaben zu sammeln und geordnet aufzubewahren.
  • Es muss kein klassisches Kassenbuch geführt werden. Allerdings müssen die Bareinnahmen dennoch nachvollziehbar sein.
  • Zeichnen Sie Einlagen und Entnahmen gesondert auf.
  • Vermerken Sie die Sollbeträge bzw. die vereinnahmten Entgelte (je nach Besteuerungsart) der ausgeführten Lieferungen und Leistungen.
  • Erfassen Sie die Anschaffungs-/Herstellungskosten von nicht abnutzbaren Wirtschaftsgütern.
  • Zeichnen Sie die Wareneingänge gesondert auf.
  • Machen Sie Notizen zu nicht abziehbaren Betriebsausgaben (z. B. Geschenke, Bewirtungen)
  • Führen Sie ein Verzeichnis der geringwertigen Wirtschaftsgüter.

Führen Sie für alle Mitarbeiter Lohnkonten.

Welche weiteren Aufzeichnungspflichten gibt es?

Abgesehen von diesen wichtigen Aufzeichnungspflichten gibt es zahlreiche weitere Verpflichtungen. Einige seien exemplarisch hier genannt:

  • Lieferungen und Leistungen an Leistungsempfänger im Ausland
  • unentgeltliche Wertabgaben
  • Details zur Beauftragung von Künstlern zur Abführung der Künstlersozialabgabe
  • Fahrtenbuch bei Privatnutzung von betrieblichen Fahrzeugen
Bewerten Sie jetzt!
 
 
 
 
 
 
 
Bewerten
 
 
 
 
 
 
2 Bewertungen
100 %
1
5
5
 

Meine Name ist Torsten Montag, ich betreibe seit 2004 das Gründerlexikon. 2019 habe ich die GründerAkademie gegründet. Hier finden Sie all die Dinge, die mir geholfen haben, ein erfolgreicher Unternehmer zu werden. Machen Sie zuerst meinen UnternehmerTest oder erkundigen Sie sich jetzt unverbindlich zu meinem Existenzgründerseminar für zu Hause!

Meine Checkliste