Am von Torsten in Buchführung und Steuererklärung geschrieben
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Betriebsausgaben

Steuerfreie Fahrtkostenerstattungen nur noch durch genaue Nachweise möglich

Unternehmer müssen in Zukunft Unterlagen erstellen, die eine genaue Nachprüfung der Steuerfreiheit von an den Arbeitnehmer ausgezahlten Fahrtkostenersatzes ermöglichen. Nur dann ist der Fahrtkostenersatz steuerfrei. Zu diesem Entschluss ist das Finanzgericht des Saarlandes in seiner Entscheidung vom 24.05.2017 gekommen.

Steuerberater
Unternehmer werden immer mehr dazu gedrängt, noch mehr Bürokratieauflagen zu erfüllen.
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Saarbrücken 18. Oktober 2017 - So ist es anders als bisher nicht mehr ausreichend, wenn der Unternehmenr und Auftraggeber sich auf eine Erstattung der Fahrtkosten geeinigt haben, sogar wenn diese Erstattung unterhalb der gesetzlichen Pauschalbeträge liegt. Damit die Steuerfreiheit der Fahrtkostenerstattung für den Unternehmer gewährleistet wird, muss der Umfang der Erstattungen konkret nachvollzogen werden können. Dies liegt im Aufgabenbereich des Unternehmers.

Detaillierte Nachweise sind nötig

Das Anrecht auf Steuerfreiheit der Fahrtkostenerstattung kann nach dem Beschluss nur dann überprüft werden, wenn aus den erstellten Unterlagen des Unternehmers klar hervorgeht, welcher Art die jeweiligen Erstattungen waren. So muss genau dokumentiert werden, für welche Dienstreise die Fahrt- und eventuell Übernachtungskosten und mögliche weitere Kosten erstattet wurden und in welcher Höhe diese Erstattungen ausgezahlt wurden.

Ausnahmen von der Regelung sind ausgeschlossen

Mit dem neuen Beschluss wird es auch nicht erlaubt sein, eine Schätzung des steuerfrei ausgezahlten Betrages für die Fahrtkostenerstattung vorzunehmen. Selbst wenn nachgewiesen wird, dass die erfolgten Erstattungen für notwendige Fahrtkosten unterhalb des gesetzlichen Kilometer-Pauschalbetrages lagen, besteht keine Ausnahme. Für Unternehmer wird eine sorgfältige Dokumentierung der Dienstreisen und Fahrtkostenerstattung in Zukunft unabdingbar sein. Zwar gibt es keine Pflicht für ein Fahrtenbuch. Unternehmer können auch die 1-Prozent Regelung in Anspruch nehmen. Doch wer bestimmte Dinge als Betriebsausgaben absetzen will, muss detaillierte Aufzeichnungen führen, wie zum Beispiel ein Fahrtenbuch.

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