Am von Torsten in Buchführung und Steuererklärung geschrieben und am 18.11.2019 um 14:28 aktualisiert
Buchführung

Benzin in der Buchhaltung absetzen trotz verlorener Tankbelege

Unternehmer verlieren schon mal den einen oder anderen Tankbeleg. Manchmal sind sogar alle Tankbelege verloren. Dennoch kann ein Betriebsausgabenabzug geltend gemacht werden. Zwei Varianten stehen dabei zur Verfügung: Kilometerpauschale (0,30 Euro je Kilometer) oder Nachweis der tatsächlichen Kosten.

Teekannen Tankstelle
Interessant wäre, wie der Tankbeleg aussieht.
© Foehnimperium / lustich.de

Berlin, 26. Mai 2017 - Aufwendungen, die bei Fahrten mit dem betrieblichen Fahrzeug entstehen, können Unternehmer als Betriebsausgaben geltend machen. Die Aufwendungen müssen natürlich nachgewiesen werden. Als klassisches Beispiel dient der Tankbeleg als Nachweis vor dem Finanzamt bzw. bei einer Steuerprüfung. Was ist aber, wenn der Unternehmer die Tankbelege verliert oder einfach nicht mehr hat (Wasserschaden, Feuer etc.)? Darf er dann keine Betriebsausgaben für das Fahrzeug geltend machen? Wie die Deutsche Handwerks Zeitung berichtet, kann der Selbstständige in diesem Fall entweder 0,30 Euro je Kilometer ansetzen oder die tatsächlichen Kilometerkosten nachweisen.

Variante 1: Kilometerpauschale von 0,30 Euro

Das ist wohl die einfachste Möglichkeit. Je betrieblich gefahrenen Kilometer, können ganz einfach 0,30 Euro geltend gemacht werden. Der Nachweis der betrieblich gefahrenen Kilometer erfolgt zum Beispiel über ein Fahrtenbuch. Nach Ermittlung der betrieblichen Kilometer, kann der Unternehmer einen pauschalen Betriebsausgabenabzug geltend machen.

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Variante 2: Tatsächliche Kilometerkosten anhand Herstellerangaben

Die zweite Möglichkeit besteht darin, dem Finanzamt die tatsächlich angefallenen Kosten darzulegen. Dafür wären die Tankbelege ja eigentlich da. Da diese verloren sind, können Unternehmer anhand der Herstellerangaben die Betriebsausgaben schätzen. Dabei muss festgestellt werden, welcher Durchschnittsverbrauch dem Fahrzeug zugrunde liegt. Im Anschluss wird noch der durchschnittliche Kraftstoffpreis im betreffenden Jahr benötigt. Anhand dieser beiden Zahlen lassen sich die Kosten je 100 betrieblich gefahrener Kilometer leicht berechnen. Unternehmer finden in den meisten Fällen beide Angaben recht schnell im Internet. Lesen Sie dazu den Artikel zu den Kfz Kosten!

Sofern alle Tankumsätze mit Karte bezahlt wurden, lassen sich die tatsächlichen Aufwendungen für Kraftstoff anhand der Kontoauszüge oder Kreditkarten-Umsätze nachweisen. Natürlich muss der Unternehmer auch diesen Betrag anteilig auf die betrieblich gefahrenen Kilometer umrechnen. Eine Pflicht zur Anerkennung durch das Finanzamt gibt es hier aber nicht.

In diesem Fall kommt einem das Finanzamt also entgegen. Es gibt aber auch Fälle, in denen das Finanzamt strenger vorgeht. Das musste ein Selbstständiger erfahren, der die Ausgaben für sein häusliches Arbeitszimmer geltend machen wollte.

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Blick auf das Innere einer Produktionshalle

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