Lexware Büro easy: Heißt nicht nur so, ist auch easy

Eins sei vorweg gesagt, ich bin selbst gelernter Steuerfachangestellter und habe Buchhaltung, Rechnungswesen und die Erstellung von sämtlichen Steuererklärungen sowohl eines Unternehmers, als auch einer Privatperson gelernt. Es ist zwar schon einige Monate her, trotzdem hat diese Ausbildung gewisse Kenntnisse bei mir hervorgebracht, so dass eine Begutachtung zum Beispiel der Software von Lexware sicherlich etwas kritischer und spitzfindiger vonstattengeht, als es bei anderen Webseitenbetreibern der Fall ist.

Bildquelle: Lexware

Nachdem ich bereits in einem ersten Artikel im Rahmen des Vergleichs von Auftragsverwaltungssoftware auf das Lexwareprodukt hingewiesen habe, folgt nun der Bericht über eine Arbeitsprobe mit der Software. 

Mein Softwaretest umfasste folgende Inhalte

1. Die Installation der Software

Die Installation ging ohne Probleme und unter Verwendung eines Assistenten sehr rasch vonstatten. Es gab keine Fehlermeldungen, unerwartete Programmabstürze oder ähnliches.

2. Der Start der Software

Auch der Start des Programmes an meinem System (Windows 7) verlief reibungslos. Allerdings hatte meine Kollegin beim Start einige Probleme, welche jedoch nicht mit einer Fehlermeldung quittiert wurden. Das Programm lies sich einfach nicht öffnen, der Doppelklick führt ins Nichts. Woran das nun genau lag, kann ich mit meinen bescheidenen Betriebssystemkenntnissen auch nicht herausfinden, zumal das Programm selbst auch keine Auskunft darüber gab, warum es sich einfach nicht öffnen ließ.

2.1. Der Startbildschirmfirma einrichten

Sehr eindrucksvoll und hilfreich erklärt der Videoassistent Andreas Richter (ja, er stellt sich wirklich persönlich vor), dass im Folgenden er bei der Einrichtung der Firma und allen weiteren Stammdaten zur Verfügung steht und behilflich ist. Derartige Dinge habe ich schon oft gesehen und sehr oft stellte sich anschließend heraus, dass es bei weiten keine Hilfe war, sondern sich lediglich um den Versuch einer plappernden Nervensäge handelt, helfen zu wollen. Mal sehen wie sich das bei dem Produkt "Opens external link in new windowBüro easy" aus dem Hause lexware verhält.

2.2. Firma anlegen

büro easy videoassistent

Wider Erwarten wurde das von Lexware sehr gut gelöst, in Form eines Interviews führt mich Andreas Richter durch alle notwendigen Schritte, erklärt die Notwendigkeit und weist darauf hin, dass sämtliche Angaben auch zu einem späteren Zeitpunkt nachgeholt werden können. Was erfahrungsgemäß bei Einsteigern zu einer großen Erleichterung führt. Der Videoassistent erklärt darüber hinaus auch den Bildschirm und die Navigation. Sehr empfehlenswert. Bisher möchte ich den Videoassistenten nicht missen.

Der Kontenrahmen

Hier ist mein Videoassistent Herr Richter dann doch etwas oberflächlich, indem er mir lediglich zu den drei vorhandenen Kontenrahmen den Tipp gibt, man kann sich davon einen auswählen, für weitere Informationen könne man auf das Fragezeichen klicken. Nachdem ich das tat, stellte sich heraus, dass dort nicht etwa weitere Informationen zu jedem einzelnen Kontenrahmen zu finden sind, sondern eine generelle Erklärung zum Stichwort Kontenrahmen hinterlegt wurde. Das finde ich als Unternehmer und Steuerfachangestellter schon etwas oberflächlich, gerade bei diesem schwierigen und wichtigen Thema Kontenrahmen. Warum?

Sehr viele Steuerberater arbeiten mit den Kontenrahmen der Datev, welche unter der Abkürzung SKR (03, 04 und andere) bekannt sind. Ein Existenzgründer, der davon noch nie gehört hat, legt wahrscheinlich den falschen Kontenrahmen an, was ihm der Steuerberater jedoch erst in wenigen Wochen mitteilt, wenn er zum ersten Mal Opens external link in new windowdie Daten aus Büro easy erhält. Dahingehend hätte man durchaus etwas detaillierter die Unterschiede und Hintergründe sowie den Praxisbezug zu den Kontenrahmen erklären können.

Umsatzsteuervoranmeldung

Hier wird nicht nur das Formular regelmäßig ausgefüllt, sondern auch an die Abgabetermine erinnert. Das halte ich für eine sehr wichtige Funktion, denn hier kann es unter Umständen bei verspäteter Abgabe oder Nichtabgabe zu erheblichen Kosten durch das Finanzamt kommen. Man muss bedenken: Nicht jeder Unternehmer arbeitet auch zwangsläufig mit einem Steuerberater zusammen, welcher zum Telefonhörer greift und diese Erinnerungsfunktion übernimmt. Viele Unternehmer sind mit ihrer Software auf sich allein gestellt und müssen derartige Abgabetermine selbst im Auge behalten. (Was im übrigen dem Finanzamt vollkommen egal ist, denn hier sind die Abgabetermine wichtig, wie sich der Unternehmer daran erinnert oder dazu bringt, ist nicht Sache des Finanzamtes.).

Auch die so genannte Dauerfristverlängerung wird in der Software ebenso geführt und mit einer Abgabeerinnerung versehen.

Fachbegriffe und Amtsdeutsch

Auffällig in diesem Zusammenhang ist, dass Lexware gerade in dieser Software keine oder nur sehr wenige Fachbegriffe verwendet. Das kann zum einen positiv sein, denn ein Unternehmer wird nicht durch das Fachvokabular abgeschreckt, andererseits ist es in meinen Augen eine Verniedlichung oder Verharmlosung der vorhandenen Zustände für den Unternehmer. Ein Unternehmer muss sich schlichtweg an bestimmte Vokabeln und Fachtermini gewöhnen, wenn er auf Dauer mit der Bürokratie, mit Ämtern oder mit anderen Unternehmern zusammenarbeiten und kommunizieren möchte. Dahingehend leistet Lexware leider nicht unbedingt einer maßgebende Hilfe.

Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer?

Als ich letztlich den Begriff Mehrwertsteuer in der Software, ja sogar in der Menüführung oder bei dem Aufruf von Berichten laß, bin ich fast vom Bürostuhl gefallen.

Liebe Ingenieure und Entwickler im Hause Lexware:

Es gibt keine Steuer, die Mehrwertsteuer heißt, zumindest heute nicht mehr und genau deswegen gibt es auch kein Mehrwertsteuergesetz, sondern ein Umsatzsteuergesetz und genau deswegen sollte sich nicht nur der Unternehmer an diesen Begriff halten, sondern auch der Softwareentwickler, der ja letztlich Begrifflichkeiten vorgibt und damit bei den Benutzern prägt.

Steuerberater

Auch der Abgleich der Software zum Steuerberater wird angeboten sowie eine Erinnerungsfunktion ist integriert, die ebenso wie bei der Umsatzsteuervoranmeldung regelmäßig daran erinnert, einen Datenabgleich mit dem Steuerberater durchzuführen. Sehr lobenswert, allerdings sollte der Unternehmer vorher seinen Steuerberater befragen, ob er einen derartigen Datenabgleich anbietet und wenn ja in welchem System oder mit welchen Kontenrahmen, was den Kreis zum oben beschriebenen Absatz "Der Kontenrahmen“ schließen lässt.

Gesellschaftsform

Hier war ich dann doch etwas verwirrt und musste mich entsinnen, dass es sich ja nicht um ein Buchführungsprogramm sondern um ein Verwaltungsprogramm für das Büro handelt, so dass auch andere bürokratische Aufgaben in der Software untergebracht wurden, was ich von der Buchführungssoftware bisher so nicht kannte. So führt die Eingabe der Gesellschaftsform unter anderem dazu, dass die notwendigen Steuerarten (auch private Steuerarten) in das Programm integriert werden. Demzufolge wurde ich nach der Grundsteuer befragt, da ich mich als Einzelunternehmen geoutet habe. Ob das Zusammenlegen sämtlicher bürokratischer Aufgaben, Steuern und Informationen allerdings sinnvoll ist, wage ich an der Stelle noch zu bezweifeln. Die Frage wird sicherlich erst nach einer etwas längeren Arbeitsperiode beantwortet werden können.

Zahlungsverkehr

Auch hier überrascht es nicht, dass sämtliche Zahlungsvarianten angeboten werden und auch hilfreicher Dinge wie Lastschrifteinzug möglich sind.

Damit war die Einrichtung einer Firma beendet, was etwa 30 Minuten beanspruchte. An dieser Stelle stellte sich auch heraus, dass der Videoassistent selbst für mich sehr informativ war und für einen Existenzgründer mit Sicherheit eine große Hilfe sein wird. Allerdings stellte sich auch heraus, dass der Videoassistent trotzdem eine Nervensäge war, denn die entsprechende Videosequenz wird regelmäßig neu gestartet, sobald Sie auf dem Bildschirm ein Element anklicken, etwa in der Zusammenfassung den Informationsbaum aufklappen oder wieder zu klappen wollen. Genau dann plapperte er immer wieder dieselben Sätze von vorne. Im Vergleich zur angebotenen Hilfe ist diese kleine Fehlfunktion jedoch nur untergeordnet und unbedeutend. Man kann damit leben.

Der Arbeitsbildschirmarbeitsbildschrim büro easy

Der nun folgende Arbeitsbildschirm wird mit dem Info Center gestartet, was durchaus verwirrend sein kann, denn hier werden sofort alle Neuigkeiten zur Software gezeigt, wenig hilfreich, wenn man als Unternehmer gleich zu Beginn eine Rechnung schreiben möchte, Kunden, Artikel oder ähnliches anlegen möchte und einen derartigen Startbildschirm erwartet. Aber mit wenigen Mausklicks, hat man genau diesen Bildschirm auf den Monitor geholt.

Insgesamt ist das Programm sehr übersichtlich gestaltet, intuitiv bedienbar und die mir angezeigten Fehlermeldungen bzw. Hinweise logisch und durchaus angebracht.

Selbstverständlich muss man sich an eine Reihenfolge halten, um nicht zu viele Hinweise und Mitteilungen zu bekommen:

  1. Artikel anlegen
  2. Kunden anlegen
  3. Bank- und Kassenbestände erfassen
  4. Rechnung schreiben
  5. Zahlungseingang erfassen

kunden anlegen büro easy

An dieser Stelle fehlte mir tatsächlich der Videoassistent, der mir eine Reihenfolge durch den Startbildschirm und die notwendigen Daten des Unternehmers zeigt. Am Anfang wurde dahingehend sehr viel erklärt, der Hilfegehalt wird jedoch nach der Einrichtung der Firma durch den Videoassistenten apprupt gestoppt. Gerade hier möchte der Unternehmer vielleicht einfach nur den Hinweis haben:

Legen Sie bitte jetzt zunächst eine Kunden und einige Artikel an, bevor Sie andere Dinge beginnen und deswegen 42 Hinweismeldungen lesen müssen.

Aber auch das ist Klagen auf hohem Niveau, was wohl daran liegt, dass ich mich persönlich nie oder nur wenn nötig, mit einem Handbuch beschäftige und erst einmal wild in der Software herumklicke und versuche alles mögliche auszuprobieren, was durch die Nichteinhaltung einer Reihenfolge oder Checkliste eben zu sehr viel mehr Informationsfeldern und Hinweistönen führt.

F1 Hilfe zu diesem Fenster

Ich stellte sehr schnell fest, dass der Videoassistent nicht mehr unbedingt notwendig ist oder vielmehr durch eine direkte Hilfe zu dem gerade angezeigten Fenster ersetzt wurde. Vielleicht ist das auch besser, wenn man nicht den ständig von neuem beginnenden Videoassistenten Herrn Richter lauschen muss.

Hilfreiche Assistenten und Rechner

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Positiv überrascht war ich, als ich einen Kreditrechner im Hauptmenü fand. Ebenso wird der Eigenverbrauch oder die unentgeltliche Wertentnahme des Unternehmers durch einen sehr guten und hilfreichen Assistenten abgefragt. Auch hier ist ein besonderes Fachwissen gar nicht mehr nötig, denn der Assistent fragt genau an der richtigen Stelle die richtigen Informationen beim Unternehmer ab und entscheidet entsprechend.

Berichte

Sehr auffällig sind die umfangreich angebotenen Berichte zu allen möglichen Bereichen der Software. Sowohl die Artikel als auch die Kunden sowie die Finanz- und Vermögenssituation wird mit vielen betriebswirtschaftlichen Berichten gestaltet.

Fazit

Das Programm Büro easy ist gerade für Unternehmer, die sich weniger mit Buchführung auskennen, vielmehr für die, die einfach nur die regelmäßig anfallenden Bürotätigkeiten im Unternehmen erledigen wollen, bestens geeignet. Das Programm ist eher funktionell als buchhalterisch angelegt, was für den Unternehmer selbst und seine Entwicklung vielleicht auch nachteilig sein könnte, da er wenig Einblick in buchhalterische Abläufe bekommt. Er ruft einfach die vorhandenen Menüpunkte in der Software auf, um die alltäglichen Dinge wie Rechnungen schreiben oder Zahlungseingänge erfassen abzuarbeiten. Was daraus jedoch für Buchungssätze und buchhalterische Vorgänge entstehen und abgeleitet werden können, erschließt sich dem Unternehmer nicht.

Darüber hinaus muss dem Unternehmer vollkommen klar sein, dass nur eine wirklich vollständige Erfassung sämtlicher Einnahmen und Ausgaben und der an der abbildbarer Vorgänge mit dieser Software zu brauchbarem Zahlenmaterial für den Steuerberater und für das Finanzamt führt. Die Software erkennt nicht, wenn eine Ausgabe oder eine Einnahme fehlt, was durchaus bei den verankerten Funktionen vorkommen kann. Insbesondere dann, wenn der Unternehmer nicht regelmäßig oder nur für bestimmte Zwecke die Software nutzt, etwa um Angebote zu schreiben, die anderen Vorgänge im Zahlungsverkehr des Unternehmens jedoch nicht mit der Software abgewickelt werden.

Letztlich bekommt der Unternehmer für das Geld in den drei möglichen Versionen der Software eine sehr gute, umfangreiche und günstige Hilfe für den Unternehmensalltag.

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