Wo bekomme ich eine Checkliste für den Umzug?

Wenn ich Sie als Gründer auffordere, Büro- und Lagerräume anzumieten, darf in diesem Zusammenhang eine Checkliste für den Umzug bzw. Einzug nicht unerwähnt bleiben. Das Opens internal link in current windowThema Umzugshelfer wurde ja bereits in einem extra Artikel ausführlich behandelt.

Damit sollten Sie sofort nach der Anmietung/dem Kauf der neuen Räumlichkeiten beginnen, denn es werden Ihnen ständig Zusatzpunkte einfallen. Der Schwerpunkt liegt auf einer perfekten Vorbereitung, arbeiten Sie daran täglich und mit Disziplin! Wir haben die wichtigsten Punkte in knapper Form für Sie zusammengestellt. Selbstverständlich unterscheiden sich die Umzüge nach Firmengröße und Umzugsstrecke. Auch ziehen in Abhängigkeit von der Branche hier vielleicht nur PC und Aktenmaterial um, bei anderen Wellnesseinrichtungen, Spezial- und Wohn- oder Küchenmöbel.

1. Die Vorbereitung

  • Das Allerwichtigste: eine übersichtliche Checkliste mit reichlich Platz für Ergänzungen. Am besten per Hand oder ausgedruckt, um Nachträge schnell eintragen zu können. Legen Sie sie deutlich sichtbar an einen sicheren Platz. Neue Punkte sofort ergänzen!
  • Besorgen Sie sich dicke Malstifte für Kartonbeschriftungen und einen Block, auf dem Sie zur Kontrolle die Menge und die „Namen“ Ihrer Umzugskartons notieren.
  • Leihen Sie sich Kartons und Kisten kostenlos bei Freunden, Bekannten und aus Sozialkaufhäusern. Kaufen Sie Gebrauchtexemplare im Internet oder per Zeitungsanzeigen. Nutzen Sie leere Kartons aus dem Einzelhandel: In den kleinen Kartons lassen sich Bücher sehr viel leichter transportieren.
  • Misten Sie überflüssige Unterlagen jetzt aus, wenn Sie Zeit dafür erübrigen können.
  • Nehmen Sie zur Kosten- und Chaosminimierung bei jedem Gang in Ihr neues Büro etwas aus den alten Räumen mit. Behalten Sie Notwendiges zurück, beispielsweise Toilettenpapier, Handtücher, Seife, Stühle, Leiter, Streich- und Putzmaterial.
  • Buchen Sie frühzeitig ein Umzugsunternehmen, so bekommen Sie einen günstigen Anbieter. Hören Sie sich bei Bekannten nach seriösen Umzugsfirmen um. Lassen Sie sich von bis zu drei Anbietern Kostenvoranschläge machen: für Transport und eventuell nötige Entsorgungen. Weisen Sie auf Besonderheiten wie ein Klavier oder hochempfindliche Messinstrumente hin. Von dem Unternehmen Ihrer Wahl können Sie meist auch Umzugskartons erhalten (eventuell kostenpflichtig). Über private Umzugshelfer hatte ich bereits einige Informationen zusammengetragen.
  • Ob per Software oder auf Millimeterpapier: Koordinieren Sie die späteren Standorte für Möbel und Regale. Kaufen Sie rechtzeitig neue Möbel und bauen Sie sie auf. Nach dem Umzug ist dies inmitten des Chaos schwieriger. Richten Sie sich so weit ein wie möglich. Besorgen Sie rudimentär Notwendiges: Toiletten- und Küchenpapier, Handtücher, Werkzeug, Maßbänder, Kaffeetassen, Spülmittel, Taschenlampe, Decken-/Stehlampe oder Glühbirne(n) und Sitzgelegenheiten.
  • Vereinbaren Sie Anschlusstermine mit Anbietern für Festnetz und PC, eventuell für einen Fernseher. Sprechen Sie gegebenenfalls mit Ihren Vermietern, falls dies noch nicht geschehen ist. Eine gute Idee: eine Rufumleitung von der alten auf die neue Telefonnummer oder eine automatische Ansage, die darüber informiert. Kümmern Sie sich um neue Telefonbucheinträge.
  • Regeln Sie die An- und Abmeldung von Strom und Wasser.
  • Klären Sie die Nacharbeiten für die alten Räumlichkeiten: Wer reinigt und streicht, wie sieht es mit Schäden aus? Fotografieren Sie in den neuen wie alten Räumen eventuelle Schadstellen, ordern Sie ein Reinigungsunternehmen.
  • Beschriften Sie an der neuen Adresse Klingel und Briefkasten; stellen Sie etwa eine Woche vor dem Umzug einen Nachsendeantrag bei der Post.
  • Legen Sie eine separate Liste für Adressänderungen an: Geschäftspartner, Kunden, Versicherungen, Banken, Bestelladressen, Lieferanten, Gewerkschaft, Handelskammer, ebenso Verwandte, Freunde, Bekannte. Erledigen Sie möglichst viel im Vorfeld. Arbeiten Sie nach Gruppen, beispielsweise alle Abonnements an einem Tag, Anwälte an einem anderen. Richten Sie für einige Wochen in Mails und Briefen eine automatische Umzugsmeldung ein.
  • Bestellen Sie neues Briefpapier, Visitenkarten und stellen Sie die neuen Daten auf Ihrer Website ein.
  • Beauftragen Sie das Umzugsunternehmen mit den Vorkehrungen für ein Halteverbot. Bitten Sie neue und alte Nachbarn um freie Türen und Hausflure. Planen Sie am bisherigen Standort eine Verabschiedung.
  • Heben Sie jeden einzelnen Beleg auf, führen Sie ein Umzugs-Fahrtenbuch: Sie können Umzugseinkäufe, aber auch Besorgungsfahrten steuerlich absetzen.
  • Packen Sie kontinuierlich, wann immer Sie Zeit haben! Es kommt stets mehr zusammen, als gedacht. Beschriften Sie jeden Karton, den Sie nicht selbst bewegen, mit Inhalt, Ziel-Zimmer, eventuell einer Nummer. Diese Liste übergeben Sie dem Umzugsleiter.
  • Sorgen Sie für klare Wegführungen: Beschriften Sie Türen mit „Sekretariat“, „Lager“, „Praxis“, „Herr Müller“, „Chefbüro“ (besser als Büro 1, Büro 2 ...), übergeben Sie dem Umzugschef einen Grundriss.
  • Bitten Sie Vertraute um Hilfe, sodass am Umzugstag an beiden Standorten jemand für Einweisung und Kontrolle bereitsteht.

2. Die Umzugstage

  • Wen auch immer Sie als Helfer engagieren: Sorgen Sie für Getränke (kein Alkohol), Speisen, Süßigkeiten und Trinkgelder. Heben Sie die Einkaufsbelege für die Steuer auf.
  • Entfernen Sie alte Klingel- und Briefkastenschilder.
  • An diesem Tag sollte das Auto vollgetankt, das Handy aufgeladen und wichtige Angelegenheiten sollten erledigt sein. Nehmen Sie sich am Umzugstag nichts anderes vor! Planen Sie Luft für Unerwartetes ein.

3. Die Nacharbeiten

  • Melden Sie sich und Ihr(e) Fahrzeug(e) umgehend um.
  • Planen Sie täglich eine feste Zeit zum Auspacken ein.
  • Reklamieren Sie verlorene Kartons oder beschädigte Möbel beim Umzugsunternehmen.
  • Erledigen Sie die letzten Adressänderungen.
  • Kümmern Sie sich um die letzten Arbeiten in dem früheren Büro.
  • Nach Bedarf: Planen Sie Ihre Eröffnungsfeier.


Wer Mitarbeiter hat, sollte die Checkliste sinnvoll aufteilen und die Fortschritte kontrollieren. Je größer das Unternehmen, je weiter der Umzugsweg, umso komplizierter die Organisation. Doch mit der richtigen Einteilung sollte alles reibungslos funktionieren.

Als nächster wichtiger Schritt steht nun der steuerliche Erfassungsbogen vom Finanzamt auf Ihrer Liste.

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