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Wo bekomme ich eine Checkliste für den Umzug?

Wenn ich Sie als Gründer auffordere, Büro- und Lagerräume anzumieten, darf in diesem Zusammenhang eine Checkliste für den Umzug bzw. Einzug nicht unerwähnt bleiben. Das Opens internal link in current windowThema Umzugshelfer wurde ja bereits in einem extra Artikel ausführlich behandelt.

Damit sollten Sie sofort nach der Anmietung/dem Kauf der neuen Räumlichkeiten beginnen, denn es werden Ihnen ständig Zusatzpunkte einfallen. Der Schwerpunkt liegt auf einer perfekten Vorbereitung, arbeiten Sie daran täglich und mit Disziplin! Wir haben die wichtigsten Punkte in knapper Form für Sie zusammengestellt. Selbstverständlich unterscheiden sich die Umzüge nach Firmengröße und Umzugsstrecke. Auch ziehen in Abhängigkeit von der Branche hier vielleicht nur PC und Aktenmaterial um, bei anderen Wellnesseinrichtungen, Spezial- und Wohn- oder Küchenmöbel.

Wählen Sie Ihr Thema:

1. Die Vorbereitung

  • Das Allerwichtigste: eine übersichtliche Checkliste mit reichlich Platz für Ergänzungen. Am besten per Hand oder ausgedruckt, um Nachträge schnell eintragen zu können. Legen Sie sie deutlich sichtbar an einen sicheren Platz. Neue Punkte sofort ergänzen!
  • Besorgen Sie sich dicke Malstifte für Kartonbeschriftungen und einen Block, auf dem Sie zur Kontrolle die Menge und die „Namen“ Ihrer Umzugskartons notieren.
  • Leihen Sie sich Kartons und Kisten kostenlos bei Freunden, Bekannten und aus Sozialkaufhäusern. Kaufen Sie Gebrauchtexemplare im Internet oder per Zeitungsanzeigen. Nutzen Sie leere Kartons aus dem Einzelhandel: In den kleinen Kartons lassen sich Bücher sehr viel leichter transportieren.
  • Misten Sie überflüssige Unterlagen jetzt aus, wenn Sie Zeit dafür erübrigen können.
  • Nehmen Sie zur Kosten- und Chaosminimierung bei jedem Gang in Ihr neues Büro etwas aus den alten Räumen mit. Behalten Sie Notwendiges zurück, beispielsweise Toilettenpapier, Handtücher, Seife, Stühle, Leiter, Streich- und Putzmaterial.
  • Buchen Sie frühzeitig ein Umzugsunternehmen, so bekommen Sie einen günstigen Anbieter. Hören Sie sich bei Bekannten nach seriösen Umzugsfirmen um. Lassen Sie sich von bis zu drei Anbietern Kostenvoranschläge machen: für Transport und eventuell nötige Entsorgungen. Weisen Sie auf Besonderheiten wie ein Klavier oder hochempfindliche Messinstrumente hin. Von dem Unternehmen Ihrer Wahl können Sie meist auch Umzugskartons erhalten (eventuell kostenpflichtig).
  • Ob per Software oder auf Millimeterpapier: Koordinieren Sie die späteren Standorte für Möbel und Regale. Kaufen Sie rechtzeitig neue Möbel und bauen Sie sie auf. Nach dem Umzug ist dies inmitten des Chaos schwieriger. Richten Sie sich so weit ein wie möglich. Besorgen Sie rudimentär Notwendiges: Toiletten- und Küchenpapier, Handtücher, Werkzeug, Maßbänder, Kaffeetassen, Spülmittel, Taschenlampe, Decken-/Stehlampe oder Glühbirne(n) und Sitzgelegenheiten.
  • Vereinbaren Sie Anschlusstermine mit Anbietern für Festnetz und PC, eventuell für einen Fernseher. Sprechen Sie gegebenenfalls mit Ihren Vermietern, falls dies noch nicht geschehen ist. Eine gute Idee: eine Rufumleitung von der alten auf die neue Telefonnummer oder eine automatische Ansage, die darüber informiert. Kümmern Sie sich um neue Telefonbucheinträge.
  • Regeln Sie die An- und Abmeldung von Strom und Wasser.
  • Klären Sie die Nacharbeiten für die alten Räumlichkeiten: Wer reinigt und streicht, wie sieht es mit Schäden aus? Fotografieren Sie in den neuen wie alten Räumen eventuelle Schadstellen, ordern Sie ein Reinigungsunternehmen.
  • Beschriften Sie an der neuen Adresse Klingel und Briefkasten; stellen Sie etwa eine Woche vor dem Umzug einen Nachsendeantrag bei der Post.
  • Legen Sie eine separate Liste für Adressänderungen an: Geschäftspartner, Kunden, Versicherungen, Banken, Bestelladressen, Lieferanten, Gewerkschaft, Handelskammer, ebenso Verwandte, Freunde, Bekannte. Erledigen Sie möglichst viel im Vorfeld. Arbeiten Sie nach Gruppen, beispielsweise alle Abonnements an einem Tag, Anwälte an einem anderen. Richten Sie für einige Wochen in Mails und Briefen eine automatische Umzugsmeldung ein.
  • Bestellen Sie neues Briefpapier, Visitenkarten und stellen Sie die neuen Daten auf Ihrer Website ein.
  • Beauftragen Sie das Umzugsunternehmen mit den Vorkehrungen für ein Halteverbot. Bitten Sie neue und alte Nachbarn um freie Türen und Hausflure. Planen Sie am bisherigen Standort eine Verabschiedung.
  • Heben Sie jeden einzelnen Beleg auf, führen Sie ein Umzugs-Fahrtenbuch: Sie können Umzugseinkäufe, aber auch Besorgungsfahrten steuerlich absetzen.
  • Packen Sie kontinuierlich, wann immer Sie Zeit haben! Es kommt stets mehr zusammen, als gedacht. Beschriften Sie jeden Karton, den Sie nicht selbst bewegen, mit Inhalt, Ziel-Zimmer, eventuell einer Nummer. Diese Liste übergeben Sie dem Umzugsleiter.
  • Sorgen Sie für klare Wegführungen: Beschriften Sie Türen mit „Sekretariat“, „Lager“, „Praxis“, „Herr Müller“, „Chefbüro“ (besser als Büro 1, Büro 2 ...), übergeben Sie dem Umzugschef einen Grundriss.
  • Bitten Sie Vertraute um Hilfe, sodass am Umzugstag an beiden Standorten jemand für Einweisung und Kontrolle bereitsteht.

2. Die Umzugstage

  • Wen auch immer Sie als Helfer engagieren: Sorgen Sie für Getränke (kein Alkohol), Speisen, Süßigkeiten und Trinkgelder. Heben Sie die Einkaufsbelege für die Steuer auf.
  • Entfernen Sie alte Klingel- und Briefkastenschilder.
  • An diesem Tag sollte das Auto vollgetankt, das Handy aufgeladen und wichtige Angelegenheiten sollten erledigt sein.
  • Nehmen Sie sich am Umzugstag nichts anderes vor!
  • Planen Sie Luft für Unerwartetes ein.

3. Die Nacharbeiten

  • Melden Sie sich und Ihr(e) Fahrzeug(e) umgehend um.
  • Planen Sie täglich eine feste Zeit zum Auspacken ein.
  • Reklamieren Sie verlorene Kartons oder beschädigte Möbel beim Umzugsunternehmen.
  • Erledigen Sie die letzten Adressänderungen.
  • Kümmern Sie sich um die letzten Arbeiten in dem früheren Büro.
  • Nach Bedarf: Planen Sie Ihre Eröffnungsfeier.


Wer Mitarbeiter hat, sollte die Checkliste sinnvoll aufteilen und die Fortschritte kontrollieren. Je größer das Unternehmen, je weiter der Umzugsweg, umso komplizierter die Organisation. Doch mit der richtigen Einteilung sollte alles reibungslos funktionieren.

Hir gibts weitere Checklisten für den Umzug

Berufliche Umzüge unterscheiden sich von privaten, doch viele Einzelschritte verlaufen ganz ähnlich. Hilfreich ist eine Liste mit allen wichtigen Punkten. Sie können eine Checkliste für Privatumzüge für Ihre Zwecke umarbeiten. Insgesamt ist eine individuelle Liste sicher die beste Lösung:

Büroumzug - Meine wichtigsten Fünf Tipps

Insgesamt gibt es bei einem Umzug sehr viel zu beachten und vor allem vorzubereiten. Dabei entstehen durch den Umzug hohe Kosten für Provision, Kaution, Möbeltransport, Ausfallzeiten und vieles mehr. Mit Hilfe der folgenden 5 Tipps lassen sich die Ausgaben, aber auch der Stress erheblich reduzieren.

Fäuste über einem Schreibtisch
Bild: mohamed_hassan /pixabay.com

1. Maklerprovision, Kaution und Umzugskosten sind steuerlich absetzbar

Passende Immobilien sind schwer zu finden. Deshalb ist man oft gezwungen, den neuen Firmenstandort von einem Makler vermitteln zu lassen. Die dafür fällige Provision zahlt zum Teil der Staat, da sie als Betriebsausgabe abgesetzt werden kann. Bei Anmietung von neuen Räumlichkeiten wird außerdem eine Kaution gefordert, die man beim Vermieter als Sicherheit leisten muss. Den entsprechenden Betrag darf man bei der Steuererklärung im Rahmen der Gewinnermittlung später berücksichtigen. Der eigentliche Umzug mit all seinen Kosten kann selbstverständlich ebenfalls steuerlich geltend gemacht werden.

2. Doppelte Mietzahlungen vermeiden

Um doppelte Mietzahlungen zu vermeiden, sollte der alte Mietvertrag rechtzeitig gekündigt werden. Ist eine Einhaltung der Kündigungsfrist nicht möglich, kann man in Absprache mit dem Vermieter einen Zwischen- oder Nachmieter stellen. Zur Suche bietet sich eine Opens external link in current windowkostenlose Anzeige im Internet an.

3. Umzugsunternehmen rechtzeitig buchen

Man kann zwar einen Büroumzug auch in Eigenregie bewältigen, aber selbst wenn das Umzugsgut überschaubar ist, empfiehlt sich die Beauftragung einer professionellen Firma. Der Do-it-yourself-Umzug ist sicher billiger, aber durch den Zeitaufwand und die körperliche Belastung für gewerbliche Zwecke eher ungeeignet. Hinzu kommt, dass man dann selbst für Umzugsschäden haftet und die Helfer nicht versichert sind.

Bestenfalls sollte man eine Möbelspedition beauftragen, die auf Firmenumzüge spezialisiert ist.

Damit stellt man sicher, dass alles reibungslos abläuft. Der Umzugstermin sollte nicht am Monatsersten oder in der Monatsmitte liegen, denn zu diesen Terminen ziehen die meisten Leute um und man hat weniger Verhandlungsspielraum beim Umzugsunternehmen.

Für die Wahl des richtigen Umzugspartners empfehlen sich Portale wie Umzug.de. Hier kann man sich von diversen lokalen Anbietern unverbindlich einen Kostenvoranschlag erstellen lassen und die Gesamtkosten vergleichen. Einige Speditionen bieten zusätzlich auch sogenannte Frühbucherrabatte an, wenn man den Auftrag mindestens 4 Wochen vor Umzug vergibt.  

4. Kartons kaufen statt mieten

Umzugskartons kann man neu oder gebraucht kaufen, aber auch leihen. Leihen ist oftmals nicht günstiger, da die Gebühren vom Rückgabezeitpunkt und dem Zustand der Kartons abhängig sind. Besser man kauft neue Kartons und verkauft sie nach dem Umzug wieder weiter. Noch günstiger sind gebrauchte Umzugskartons, jedoch kann man sich dabei nicht auf eine einwandfreie Qualität verlassen. Kartons, die am Umzugstag reißen, erhöhen den Stressfaktor nur unnötig.

5. Gute Planung reduziert den Verdienstausfall

Ein Büroumzug ist ein zeitaufwändiges Projekt und sollte daher auch genau geplant werden, damit sich der Verdienstausfall in Grenzen hält. Durch einen Projektplan mit exakter terminlicher und personeller Aufgabenverteilung behält man den Überblick, wann von wem was erledigt werden muss. Im Internet gibt es dafür nützliche Tools zur Umzugsplanung. Zeitlich am günstigsten ist ein Umzug am Wochenende, da dies den Arbeitsausfall in Grenzen hält.  

Im Vorfeld sollte auch ein Halteverbot bestellt werden, damit die Spedition direkt vor der alten und neuen Adresse parken und ungehindert ein- und ausladen kann. Dies kann online erledigt werden. Zu einem Pauschalpreis erhält man hier alle behördlichen Genehmigungen und Formalitäten.

Das Umzugsgut sollte im Vorfeld in einer Inventarliste erfasst werden, damit man Regressansprüche für eventuelle Umzugsschäden geltend machen kann.

Besonders sinnvoll ist es außerdem, der Spedition einen genauen Einrichtungsplan für das neue Mietobjekt zu erstellen, der genau zeigt, in welchem Raum die jeweiligen Umzugskartons abgestellt werden sollen. Die Kartons und das Mobiliar müssen anschließend entsprechend dem Einrichtungsplan und mit genauer Raumangabe beschriftet werden. Zusätzlich sollte man noch bestimmen, was zuerst verpackt und welche Räume zuerst geleert werden. Das Be- und Entladen sowie das Auspacken wird dadurch erheblich verkürzt, da die Umzugshelfer nicht ständig Nachfragen müssen.

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Foto Torsten Montag

Meine Name ist Torsten Montag, ich betreibe seit 2004 das Gründerlexikon. 2019 habe ich die GründerAkademie gegründet. Hier finden Sie all die Dinge, die mir geholfen haben, ein erfolgreicher Unternehmer zu werden. Machen Sie zuerst meinen UnternehmerTest oder probieren Sie den Geschäftsideenfinder!

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