Umsatzsteuervoranmeldung erstellen, wenn´s so einfach wäre

Willkommen im Begriffechaos: Umsatzsteuer, Umsatzsteuererklärung, Umsatzsteuervoranmeldung, Umsatzsteuervorauszahlung ... was denn nun und was ist was? Und vor allem: Was davon muss ich machen, was nicht und was mein Steuerberater? Was kann ich mit Software erledigen und was darf ich per Formular beim Finanzamt abgeben? Und schließlich: Wann muss ich was überhaupt abgeben und wann spätestens bezahlen?

Puh ... fertig, genau so fühlt sich das in meinem und in dem Kopf der vielen Selbständigen und Existenzgründer an, wenn man das ließt. Bei Ihnen auch? Lassen Sie uns also mal Ordnung in unseren Köpfen schaffen, das hilft auf jeden Fall, denn wer etwas versteht, ist sicherer und macht weniger Fehler.

Was versteht man unter der Umsatzsteuervoranmeldung bzw. der Umsatzsteuervorauszahlung?

Unter der Umsatzsteuervorauszahlung wird der Geldbetrag verstanden, den ein Gewerbetreibender monatlich oder vierteljährlich (quartalsweise) als Umsatzsteuer an das Finanzamt zu zahlen hat. Der Unternehmer berechnet selbst, im Gegensatz zu andren Steuerarten, die Höhe der Umsatzsteuervorauszahlung und meldet diesen Betrag per Umsatzsteuervoranmeldung an. Das nennt sich dann Selbstveranlagung.

Aus den erhaltenen Umsätzen des Unternehmers ist die Umsatzsteuer und aus den zu zahlenden Ausgaben (Telefonrechnung, Ware, Material usw.) ist die Vorsteuer zu ermitteln.

Die Umsatzsteuervoranmeldung beinhaltet eine Gegenüberstellung von Umsatzsteuer-Einnahmen und -Ausgaben, woraus sich entweder ein vom Steuerpflichtigen zu leistender Zahlbetrag oder eine Rückerstattung ergibt.

Die Häufigkeit in der eine Umsatzsteuervoranmeldung vorgenommen werden muss, hängt unter anderem von der Höhe des Umsatzes ab. Stets stellt jedoch der zehnte Tag des Folgemonats den Stichtag für die Umsatzsteuervorauszahlung dar. Die Frist für die Umsatzsteuervorauszahlung lässt sich auf Antrag um einen Monat verlängern. Technisch erfolgt die Umsatzsteuervorauszahlung auf elektronischem Wege über die Steuersoftware ELSTER. Die Höhe der ermittelten Steuerlast kann im Rahmen von Betriebsprüfungen des Finanzamtes auf ihre Richtigkeit hin überprüft werden.

Freiberufler und Kleinunternehmer haben unter Umständen die Möglichkeit, sich ganz von der Umsatzsteuervorauszahlung befreien zu lassen. Hier sind jedoch Vor- und Nachteile abzuwägen, da eine Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht auch die Option auf eine Rückzahlung selbst gezahlter Umsatzsteuer erlöschen lässt.

Doch langsam, betrachten wir das mal Stück für Stück ...

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Ich möchte die Umsatzsteuervoranmeldung selber machen, geht das?

Selbstverständlich dürfen Sie Ihre eigene Umsatzsteuervoranmeldung selber erstellen, ausfüllen und abgeben, sofern Sie die richtigen Daten an der richtigen Stelle eintragen können. Das hat in der Regel mit einer Software (Elster) zu erfolgen. Wenn Sie nicht verstehen, was Sie da tun müssen, sollten Sie es lieber lassen und Steuerberater als Experten nutzen. Beachten Sie auch mein Opens internal link in current windowKapitel zur steuerlichen Hilfestellung!

Für welchen Zeitraum muss ich die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?

Sofern Sie kein Kleinunternehmer (§ 19 UStG) sind oder umsatzsteuerbefreite Umsätze erzielen (etwa Ärzte, siehe dazu Opens external link in new window§ 4 UStG) müssen Sie als Existenzgründer prinzipiell für die ersten zwei Jahre monatlich ihre Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Nach diesen 2 Jahren können Sie aufgrund Ihrer Vorjahresumsätze entscheiden, ob Sie gegebenenfalls auch quartalsweise abgeben möchten. Dazu muss  selbst verständlich einen Antrag gestellt werden. Nutzen Sie dazu bitte folgende Übersicht:

Umsatzabhängige Abgabefristen
Dauer der Selbständigkeit Umsatzsteuerzahllast Vorjahr Voranmeldezeitraum
Existenzgründer im 1. und 2. Jahr unabhängig monatlich
ab 3. Jahr > 7.500 € monatlich
ab 3. Jahr 1.000 - 7.500 € quartalsweise
ab 3. Jahr < 1.000 jährliche Abgabe einer Umsatzsteuererklärung ausreichend (Umsatzsteuervoranmeldung nicht nötig)

Was ist die Zahllast?

Die Zahllast ist prinzipiell ein Geldbetrag, der zu einer bestimmten Zeit auf ein bestimmtes Konto zu zahlen ist. Sehr häufig wird der Begriff der Zahllast in Verbindung mit der an das Finanzamt zu entrichtenden Umsatzsteuerschuld verwendet. Dabei stellt die Zahllast den Saldo zwischen der zu zahlenden Umsatzsteuerschuld und der vom Finanzamt zu erstattenden Vorsteuer aus Rechnungen anderer Unternehmer dar.

Beispiel:

Der Unternehmer muss für den Voranmeldungszeitraum März insgesamt 123 EUR Umsatzsteuer zahlen. Gleichzeitig darf er aber 89 EUR Vorsteuer aus seinen erhaltenen Eingangsrechnungen zum Ansatz bringen. Somit ermittelt sich eine Zahllast in Höhe von 34 EUR. Der Unternehmer muss also noch 34 EUR in Form der Umsatzsteuervorauszahlung an das Finanzamt zahlen. Dieser Betrag wird durch die abzugebende Umsatzsteuervoranmeldung ermittelt.

Wie sieht das Formular zur Umsatzsteuervoranmeldung aus und wo bekomme ich es?

Die amtlichen Formulare für die Umsatzsteuervoranmeldung erhalten Sie für jedes gewünschte Jahr im offiziellen FormularServiceseite des Bundesfinanzministeriums. Dazu die benötigten Ausfüllen Hilfen und andere Amtstexte. Alles ohne Anmeldung, Registrierung oder Bezahlung.

Die Formulare weichen von Jahr zu Jahr nur geringfügig voneinander ab, wobei der wesentliche Inhalt, der Aufbau und die Funktion gleich bleiben. 

Beachten Sie bitte die Frage zum Ausfüllen der Umsatzsteuervoranmeldung via Software!

Muss ein Kleinunternehmer die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?

Die Umsatzsteuervoranmeldung ist nur für umsatzsteuerpflichtige Unternehmer von Bedeutung. Ein Kleinunternehmer muss daher keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben (wohl aber Opens internal link in current windoweine Umsatzsteuerjahreserklärung, einmal im Jahr, mehr dazu unter Opens internal link in current windowdem Stichwort Kleinunternehmer). Es ist unwichtig, ob der Unternehmer Freiberufler oder Gewerbetreibender, Händler oder Handelsvertreter ist. Sofern eine Umsatzsteuerpflicht vorliegt, muss er als Monatszahler oder Quartalszahler eine Umsatzsteuervoranmeldung geben. Danach hat der Unternehmer die angemeldete Umsatzsteuer an das Finanzamt in Form der Umsatzsteuervorauszahlung zu zahlen. Sollte kein Zahlbetrag entstanden sein, bekommt der Unternehmer den ermittelten und durch die Umsatzsteuervoranmeldung angemeldeten Erstattungsbetrag vom Finanzamt auf das angegebene Konto ausgezahlt.

Wo erhalten ich eine Anleitung zum Ausfüllen der Umsatzsteuervoranmeldung?

Eine Anleitung zum Ausfüllen der Umsatzsteuervoranmeldung erhalten Sie, wie auch das Formular selbst, im Formularservice des Bundesfinanzministeriums.

Abgabefrist: Wann muss ich die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?

Umsatzsteuervoranmeldung immer am 10. des Folgemonats beim Finanzamt abgegeben werden. Das ist für die meisten Unternehmer recht knapp, daher gibt es auch Verlängerungsmöglichkeiten:

  1. Mit Dauerfristverlängerung: 10 Tage zzgl. 1 Monat nach Ablauf des Voranmeldezeitraums. (Der 10. des übernächsten Monats)
  2. ohne Dauerfristverlängerung: 10 Tage nach Ablauf des Voranmeldezeitraums. (Der 10. des Folgemonats)

Nutzen Sie zur besseren Übersicht folgende Tabelle:

     

Buchführungszeitraum Abgabefrist
(ohne Dauerfristverlängerung)
Abgabefrist
(mit Dauerfristverlängerung)
Juni 2017
(monatlich)
10.07.2017 10.08.2017
1. Quartal 2017
(quartalsweise)
10.04.20017 10.05.2017

Umsatzsteuervoranmeldung mit Elster oder anderer Software ausfüllen, was ist zu beachten?

Da die meisten Unternehmer verpflichtet sind, Steuervoranmeldungen und Steueranmeldungen per Elster zu übertragen, sind Sie als Unternehmer mehr oder weniger gezwungen Opens internal link in current windowBuchführungsprogramm zu nutzen, um die dort hinterlegten Formulare, so auch das Umsatzsteuervoranmeldungsformular, elektronisch auszufüllen und an die Finanzverwaltung zusenden. Sofern Sie das selbst nicht können, weil Ihnen die Software fehlt oder Sie keine Ahnung von der Materie haben und ein Steuerberater oder andere Dienstleister für Sie diese Aufgabe übernimmt, wird genau dieser ebenfalls eine solche Software einsetzen. Somit ist ein herkömmliches Formular nicht mehr interessant für den Unternehmer. Es gibt jedoch auch hier Ausnahmen und zwar dürfen einige Unternehmer die Papierform weiter nutzen. Erkundigen Sie sich diesbezüglich bei Ihrem zuständigen Finanzamt, wer davon betroffen ist.

Darf ich die Umsatzsteuervoranmeldung per amtlichem Formular auf Papier abgeben?

Im Prinzip sind diese Zeiten vorbei, die Finanzverwaltung möchte von sämtlichen Unternehmern die Steuererklärungen per Datenfernübertragung zugestellt haben. Dennoch gibt es zur sogenannten "Vermeidung unbilliger Härten" ein paar Ausnahmen, etwa Härtefälle bei Kleinstbetrieben.

Hier wird auf die Übermittlung der Datenfernübertragung verzichtet (§ 25 Abs. 4 Satz 2 EStG). Das Finanzgericht Rheinland-Pfalz hat zum Beispiel bei einem selbstständigen Zeitungszusteller entschieden, dass dieser aufgrund des geringen Gewinns von knapp 2.800 Euro in 2013 und etwa 2.900 Euro in 2014 (bei Einnahmen von etwa 5.700 Euro bzw. 5.100 Euro) keine Daten per Internet übermitteln braucht.

Die Kosten der Anschaffung eines Computers inklusive Internetanschluss würden in diesem Fall in keinem wirtschaftlich sinnvollen Verhältnis zu den betrieblichen Einkünften stehen, so das Finanzgericht mit Urteil vom 12. Oktober 2016, 2 K 2352/15. Die Gesamtkosten stellen in diesem Fall jedoch nicht nur die Anschaffung der Hardware und Software dar, sondern auch deren Einrichtung sowie die Wartung, als auch die Hilfestellung bei Fehlfunktionen.

In ähnlichen Fällen könnte sich der Steuerpflichtige Unternehmer auf die Entscheidung des Finanzgerichts Rheinland-Pfalz berufen und eine Steuererklärung (zum Beispiel die Einkommensteuererklärung) in Papierform abgeben. Allerdings ist anzumerken, dass bereits eine Beschwerde beim Bundesfinanzhof gegen dieses Urteil eingelegt wurde (Az. des BFH: III B 173/16). Es ist also nur eine Frage der Zeit, bis alle Privatpersonen und Unternehmer Software benutzen müssen (zum Beispiel Elster oder andere Buchhaltungssoftware, welche letztlich mit Elster funktionieren). Machen Sie sich also nicht die Arbeit unnötig schwer und versuchen altmodische Papierformulare auszufüllen und beim Finanzamt abzugeben, sondern gehen Sie mit der Zeit und nutzen Sie die elektronischen Möglichkeiten, denn diese werden Ihnen in absehbarer Zukunft ohnehin auferlegt, sodass sie sich nicht mehr werden können. Außerdem geht´s elektronisch echt schneller ;-)

Hinweis: Dennoch nutze ich auch oft ein Papierformular, um direkt am Schreibtisch zu prüfen, wo ich welche Zahl letztlich eintragen muss. Das Papierformular ist also eine kleine Ausfüllhilfe für das elektronische Formular.

Was hat das mit der Umsatzsteuererklärung zu tun?

Die Umsatzsteuervoranmeldung ist das Formular, um die Vorauszahlung zur Umsatzsteuer unterjährig durchzuführen. Sämtliche Umsatzsteuervorauszahlungen werden anschließend in der einmal jährlich abzugebenden Umsatzsteuererklärung (auch: Umsatzsteuerjahreserklärung genannt) zusammengefasst. Auf diese Weise wird einmal im Jahr abschließend ermittelt, ob der Unternehmer zu viel vorausgezahlt hat oder ob er aufgrund seiner geleisteten Vorauszahlungen eine Erstattung zu erwarten hat. Lesen Sie hier Opens internal link in current windowmehr zum Thema Umsatzsteuererklärung!

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