Im Test: Online-Rechnungsprogramme - Was können sie? Wem nützen Sie?

Ohne Rechnung geht es nicht. Wer etwas verkauft oder Dienstleistungen anbietet muss seinen Kunden eine Rechnung ausstellen. Es muss also ein geeignetes Programm her, mit dem man schnell und unkompliziert ein Rechnungsformular erstellen und versenden kann. 

Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass es hier etliche Möglichkeiten gibt.  Am verbreitetsten sind dabei:

  1. Mit herkömmlichen Office-Programmen eigene Vorlagen erstellen
  2. Spezielle Software kaufen und installieren
  3. Online-Rechnungsprogramme nutzen

Auch ich bin diese Schritte gegangen und als im letzten Jahr wieder einmal die Lizenz für meine Software auslief und ich sie teuer verlängern sollten, fiel die Entscheidung meine Rechnungslegung auf ein Online-Programm zu verlagern. 

Die Qual der Wahl - welches Programm nehme ich?

Konkurrenz belebt bekanntlich das Geschäft und somit gibt es auch in diesem Segment mehrere Anbieter für Rechnungsstellung per SaaS (Software-as-a-Service). Das nahm ich zum Anlass, vier dieser Anbieter genauer unter die Lupe zu nehmen, um zu schauen, ob es einen Anbieter gibt, der für Gründer besonders geeignet ist. 

schriftzug fastbill

Fastbill ist auch ein webbasiertes Online-Rechnungsprogramm. Seine Funktionen für die Verwaltung von Rechnungen, Angeboten und Kunden sind sehr umfangreich. Kunden können ihre Dokumente im PDF-Format online erstellen und per E-Mail versenden. Optional kann man die Rechnungen und Angebote im Lettershop drucken und auf dem Postweg schicken lassen. Die Dokumente können individuell mit eigenem Logo versehen werden. Zusätzlich kann man eigene Hintergründe und Schriftarten auswählen.

Außer den allgemeinen Abrechnungs- und Verwaltungsfunktionen steht dem Anwender ein umfassendes System zur effizienten Arbeitszeiterfassung zur Verfügung. Mithilfe dieses Systems können Arbeitszeiten genau und fair erfasst und abgerechnet werden.

Außerdem gibt es hier einen digitalen Signaturservice. Die digitale Signatur kann direkt als Vorlage gespeichert und automatisch an jedes Dokument angefügt werden. Es ist gesetzlich normiert und ermöglicht es dem Benutzer, Rechnungen und Angebote sicher und gesetzeskonform zu versenden.

Fastbill bietet folgende Tarif-Varianten:

  • "Starter": 9 € / Monat beinhaltet eine unbegrenzte Anzahl an Kunden und Rechnungen sowie zahlreiche Zusatzfunktionen.
  • "Pro": 29 € / Monat ermöglicht es darüberhinaus ein eigenes Logo in den Mails zu versenden und Rechnungen mit Bezahlfunktion per Paypal auszustatten sowie für den eigenen Steuerberater einen Report zu generieren.
  • "ProMax": für 49 € / Monat erhält man Priorität beim Support sowie eine Benutzerverwaltung für maximal 10 User.

Neue Nutzer können alle Tarife einen Monat lang kostenlos und unverbindlich testen.

Wer also selbständig ist und außer der Rechnungserstellung noch Arbeitsstunden verwalten muss oder zusätzliche Funktionen benötigt, dem wird Fastbill empfohlen. Mit diesem Abrechnungsprogramm kann man auch detaillierte Reports erstellen, welche eine optimale Übersicht über Einnahmen, Ausgaben und Kunden bieten.

SageOne.de

logo sageone

Sage One ist ein Online-Buchhaltungsdienst für kleine Unternehmen, die keine oder wenig Vorkenntnisse in Sachen Buchhaltung haben. Diese Rechnungssoftware umfasst neben vielen Features auch die Integration für Ihr persönliches Online-Banking sowie die Möglichkeit, Artikel, Dienstleistungen, Kunden und Lieferanten zu verwalten. Die Anzahl der Buchungen oder Kunden ist unbegrenzt.

Mit Sage One hat man immer schnell eine Übersicht der Bankkontenstände sowie der offenen Ausgangsrechnungen und somit die Finanzlage immer im Blick.

Der integrierte Dokumentendesigner ermöglicht es, ein eigenes Logo einzubinden oder eigene Vorlagen zu verwenden und somit Rechnungen und Angebote zu individualisieren.

gründerlexikon tipp

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Sage One wird derzeit in zwei Varianten angeboten, die monatlich kündbar sind:

  • Angebot und Rechnung: mtl. 9,95 € beinhaltet Rechnungserstellung, Online-Banking und Kontaktmanagement.
  • Finanzen und Buchhaltung: mtl. 16,95 € - Rechnungserstellung, automatisierte Buchhaltung und Online-Banking. Hier können Benutzer auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung leicht erstellen, diese ausdrucken oder über die integrierte Elster-Schnittstelle versenden. Außerdem enthält diese Version eine Auswertung zur Einnahmenüberschussrechnung sowie die Möglichkeit, Daten für den Steuerberater im DATEV-Format zu exportieren.

Dieses Angebot hebt Sage One natürlich von den anderen Anbietern ab. Dem von der Umsatzsteuer befreiten Kleinunternehmer bringt dieser Zusatz jedoch keinen weiteren Mehrwert. SageOne bietet eine Google Drive Integration, durch welche sämtliche Dokumente bei dem Google Dienst gespeichert und anschließend Ihren Mitarbeitern gleichzeit zur Verfügung stehen und bearbeitet werden können.

Der Vergleich

Hier noch einmal alle Kriterien im Überblick:

Der Vergleich der Online-Rechnungsprogramme
Stand: 31.1.2017
 

billomat

Debitoor

fastbill

Sage One

Funktionsumfang

       

Angebotserstellung

ja ja ja ja

Auftragsverwaltung

ja ja ja ja

Kundendatenbank

ja ja ja ja

Bestellungen

ja nein ja geplant

Lieferscheine

ja nein ja nein

Rechnungen

ja ja ja ja

Mahnwesen

ja ja ja nein

Sonstiges

Gutschrift, Auftrags-bestätigungen, Anbindung an  Online-Banking Gutschrift, Auftrags-bestätigungen, Gutschrift, Lohnabrechnung, Anbindung an Online-Banking
Mobile Angebote mobile optimiert Webseite Debitoor-App iOs/android scanApp für Belege mobile optimierte Webseite

Preisstruktur

       

kostenloser Testzugang

60-Tage-Gratis-Testphase Free-Version dauerhaft kostenlos 30-Tage-Testversion 30-Tage-Testversion

Preispakete
(monatliche Netto-Preise)

4 Tarife:
S    4,17 €
M   14,17 €
L    28,34 €
XL  52,75 €
Free: kostenlos
Premium: 6,90 €
Premium Plus:
12,90 €
3 Tarife:
Starter:  9,00 €
Pro:       29,00 €
ProMax: 49,00 €

 

Angebot und Rechnung : 9,95 €
Finanzen und Buchhaltung 16,95 €

Extrakosten

Postversand (über pixelletter)   Postversand und digitale Signatur  
Rechnungserstellung        
Kann man das eigene Briefpapier hochladen? ja nein ja ja
Kann man den Kunden Online-Zahlungs-möglichkeiten anbieten? nein ja
via payever
paypal, sofortüberweisung, Lastschrift, Kreditkarte nein

Ist ein Postversand der Rechnung möglich?

ja , auch Faxversand nein ja nein
Kann man Aborechnungen erstellen? ja nein ja nein
Datenaustausch/ Programmanbindung        
Daten- Import/Export - Möglichkeiten offene API offene API offene API in Arbeit
Shop-/ -Bloganbindung möglich? ja jaJimdo, Ebay, Amazon, Shopware, Woocommerce in Arbeit
 Hilfestellung und Support        
Gibt es ein Tutorial, Einführung, etc.? ja ja ja ja
Wie verständlich ist es? sehr gut gut gut gut
Welche Supportmöglichkeiten gibt es? Mail,
Forum
Mail,
Forum, Telefon
Mail,
Telefon,
live-Chat
Mail,
Telefon
Wie schnell bekamen wir Hilfe über den mail-Support? 30 min 3 Stunden 30 min 1 Stunde
Wie kompetent war die Hilfe? sehr hilfreich sehr hilfreich sehr hilfreich sehr hilfreich
Informationen zum Anbieter billomat.com debitoor.de fastbill.com sageone.de

5 Fakten als Fazit (FFF):

  1. Alle Rechnungsprogramme können online genutzt werden. So entfällt die Installation von Software auf dem lokalen Rechner. Zudem besteht hier die Möglichkeit, auf die Daten von überall (vom Büro und von zuhause) zu zugreifen und damit zu arbeiten.
  2. Wer ohne Schnickschnack Rechnungen schreiben und an seine Kunden versenden möchte, ist mit Debitoor bestens ausgestattet. Hier bekommt man für moderates Geld viel geboten.
  3. Im Preisvergleich zu Billomat schneidet Fastbill wesentlich günstiger ab, daher nutze ich auch Fastbill, da ich mit maximal 60 EUR alle meine Kunden mit unendlich vielen Rechnungen beglücken kann. Um meinen Ansprüchen bei Billomat gerecht zu werden, müsste ich dort mind. 144 € / Jahr (bei debitor 82,80 € und bei Sage One ganze 119,40 €) zahlen.
  4. SageOne bietet Funktionen, welche die anderen Programme nicht haben. Speziell die Anbindung an das Onlinebanking kann sehr arbeitserleichternd sein. 
  5. Bevor Sie sich also entscheiden, sollten Sie Ihren eigentlichen Bedarf definieren, dann ergibt sich die richtige Wahl fast von selbst.

Mein persönliches Ranking und der Testsieger:

  1. Fastbill (Testsieger in Preis- Leistungsverhältnis)
  2. Debitor
  3. Billomat
  4. Sage One
Viel Erfolg wünscht Ihnen

Ihr Torsten vom

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