Rechnung online schreiben: Welches Programm soll ich nutzen?

Sie möchten gern online Rechnungen schreiben oder erstellen bereits die eigenen Rechnungen online und möchten nun zu einem anderen Anbieter wechseln, mehr Sicherheit haben, Unterlagen papierlos in der Cloud verwalten usw. oder haben Sie einfach keine Lust mehr, jedes Jahr ein überteuertes Programm im Handel zu kaufen und dieses dann auf dem heimischen PC zu installieren? Sie haben die Nase voll von einem Update nach dem Anderen durchzuführen, Fehlermeldungen der Datenbank zu übersetzen oder sonstiges Fachchinesisch irgendwelcher Schnittstellen zu prüfen? Wenn Sie Ihre Rechnungen online schreiben, sind diese Probleme ein für alle Male Geschichte, trotzdem sollte Sie auf Einiges achten. Als vor einigen Jahr  mal wieder die Lizenz für meine Software zum Rechnung schreiben auslief und ich für nur einen Computer in meinem Büro mehrere hundert Euro zahlen sollte, fiel die Entscheidung sehr leicht, sodass auch ich den Schritt zum Online-Programm ging. Bis heute habe ich das nicht bereut.

Lesen Sie auf dieser Seite häufige Fragen zum Rechnung online schreiben! In diesem Artikel können Sie auch zwischen den altmodischen lokalen PC-Programmen und der online Software zum Rechnungen schreiben wählen. Hier meine Erfahrungen insgesamt dazu:

Wählen Sie aus folgenden Abschnitten:

Welches Onlineprogramm nehme ich für meine Rechnungen?

Es gibt eine Unzahl an Anbietern, Cloud-Lösungen und Softwareprodukten im Internet und jeder will die beste Bürosoftware haben, die größte Sicherheit bieten, die meisten Funktionen integrieren. Wir vom Gründerlexikon gehen einen anderen Weg und bieten Ihnen bewusst nicht den ultimativen Softwaretest und den Mega Programmvergleich mit 45 unterschiedlichen Anbietern. Nein, das machen die anderen Portale und Plattformen. Wir machen schon immer etwas anderes, so auch beim Rechnung online schreiben. Wir erklären Ihnen einfach anhand unserer Erfahrungen das, was eine Software zum Rechnungen schreiben können sollte. Wir vergleichen nicht und schreiben:

  • debitoor
  • sevdesk
  • fastbill
  • billomat
  • zervant
  • wiso
  • lexware oder lexoffice 

... sind die Besten oder der eine Anbieter ist besser als der hier. Natürlich hatten wir auch schon Software wie Fastbill, Wiso, Lexware und DATEV im Einsatz, aber man wird wählerischer und entwickelt sich, stellt andere Anforderungen, so wie Sie und alle anderen Unternehmer. Das soll also nicht heißen, dass die anderen Anbieter schlechter sind, das muss jeder selbst herausfinden, wir geben nur das weiter, was gut ist und uns hilft. Sehen Sie sich dazu z.B. unser Video an!

Was sollte mein Rechnungsprogramm können?

Was Ihr Rechnungsprogramm alles können sollte, hängt sehr stark von den Softwareprodukten ab, die Sie außerdem noch in Ihrem Unternehmen einsetzen oder ob Sie einen Steuerberater regelmäßig beauftragen, Ihre Buchhaltung, Jahresabschluss, Gewinnermittlung oder Steuererklärungen zu erstellen. Prüfen Sie in folgender Entscheidungstabelle selbst, was Sie benötigen!

Ihr Steuerberater oder andere Software erledigt für Sie ...
... Ihre Buchhaltung, Gewinnermittlung, Jahresabschluss und alle Jahressteuererklärungen... Ihren Jahresabschluss mit Jahressteuererklärungen. Die monatliche Finanzbuchhaltung erledigen Sie mit der Umsatzsteuervoranmeldung selbst.... nichts, da Sie KEINEN Steuerberater oder zusätzliche Software einsetzen. Sie erledigen mit Ihrer Software alles selbst.
Daher sollte Ihr Rechnungsprogramm folgende Funktionen beherrschen:
Angebote & Rechnungen schreibenAngebote & Rechnungen schreibenAngebote & Rechnungen schreiben
Onlinebanking & ZahlungsabgleichOnlinebanking & ZahlungsabgleichOnlinebanking & Zahlungsabgleich
Steuerberaterzugang & -exportSteuerberaterzugang & -exportSteuerberaterzugang & -export
Belegverwaltung & BelegerfassungBelegverwaltung & BelegerfassungBelegverwaltung & Belegerfassung
Kontakte für Kunden & LieferantenKontakte für Kunden & LieferantenKontakte für Kunden & Lieferanten
 

Kassenbuch erstellen & Offene Posten

Kassenbuch erstellen & Offene Posten
 Umsatzsteuer-VoranmeldungUmsatzsteuer-Voranmeldung
  

Zusammenfassende Meldung

  Abschreibungen / Anlagegüter
  

Mehrere Benutzer & Berechtigungen

  

Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV)

  Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

 

Welche Pflichtangaben müssen auf die Rechnung?

Sowohl bei umsatzsteuerpflichtigen als auch bei Unternehmern, die nach der Kleinunternehmerregelung die Rechnungen erstellen sind einige Pflichtangaben und Informationen auf der Rechnung zu beachten. Lesen Sie dazu mehr im Abschnitt Rechnung Pflichtangaben!

Welche Kriterien sind für die Auswahl einer Software wichtig?

Das Angebot am Markt für Software, mit der Sie eine gute Rechnungsgrundlage erhalten und jede Rechnung schreiben und aufbewahren können, ist groß. Grundsätzlich ist es für Sie natürlich wichtig, dass Ihr Rechnungsprogramm wichtige Punkte, wie die Umsatzsteuer, die Identifikationsnummer oder auch die Regelung für Kleinunternehmer berücksichtigen kann. Das sind jedoch Grundlagen und Pflichtangaben, wenn es darum geht, Rechnungen zu schreiben. Für Sie als Unternehmen oder Unternehmer gibt es auch noch weitere Faktoren, die berücksichtigt werden sollten:

  1. Handhabung: Wenn Sie die Rechnungsstellung über eine Software ausführen, möchten Sie nicht lange damit Zeit verbringen. Sie wollen nicht ewig suchen, wo im Dokument die Rechnungsnummer eingetragen wird oder wie Sie welche Dienstleistung auflisten können. Umso wichtiger ist eine einfache Handhabung des Programmes. Eine gute Software bringt eine hohe Nutzerfreundlichkeit mit. Sie lässt sich intuitiv bedienen und stellt vielleicht auch eine App zur Verfügung. Die Software sollte die Möglichkeit bieten, in mehreren Sprachen arbeiten zu können. Auch Anpassungen beim Rechnungslayout sind eine große Hilfe. Zudem sollten Sie schauen, wie der Rechnungsversand funktioniert. Versenden direkt über das Programm ist eine große Erleichterung, da Sie so den Überblick behalten, welche Rechnungen bereits herausgegangen sind.
     
  2. Angebot an Rechnungsfunktionen: Die Leistung der Rechnungssoftware sollte möglichst umfangreich sein. Es gibt verschiedene Gründe, die für eine bestimmte Software sprechen können. Die wenigsten Programme sind kostenlos. Dies hängt aber auch damit zusammen, dass zahlreiche Funktionen enthalten sind. Neben Klassikern, wie der Speicherung der Adresse und auch von Name und Rufnummer,  sind weitere Punkte wichtig. Besteht die Möglichkeit einer Kundenverwaltung und Anpassung der Kundendaten? Kann die Datei mit der Rechnung heruntergeladen werden? Lässt sich die Zahlung verfolgen durch einen Abgleich mit dem Bankkonto? Ist das Rechnungsdesign anpassbar? Ist die Rechnungsnummer fortlaufend? Kann das Reverse Charge Verfahren für Rechnungen im Ausland in Anspruch genommen werden? Ist eine Filterung nach Nummer oder Rechnungsdatum möglich?

    Ein wichtiger Punkt: Ist es möglich, mit unterschiedlichen Rechnungsarten zu arbeiten? Dazu gehören beispielsweise auch Abschlagsrechnungen, Serienrechnungen, Stornorechnungen sowie Gutschriften.

  3. Leistungen und Kosten im Vergleich: Wer einen hohen Preis zahlt, hat auch einen hohen Anspruch an die Ware? Das mag stimmen. Allerdings wird dieser Anspruch nicht immer erfüllt. Ein Vergleich der Rechnungssoftware vor der Investition ist daher unbedingt zu empfehlen. Grundsätzlich sollte es möglich sein, dass Sie als Rechnungsersteller mit wenig Aufwand eine rechtlich korrekte Rechnung ausstellen können. Vom Empfänger über das Ausstellungsdatum und Leistungsdatum bis hin zur Art der Lieferung sollten schnell einstellbar sein. Auch fortlaufende Rechnungen an einen Kunden sind hilfreich. Ein wichtiger Punkt ist auch der Blick auf mögliche Schnittstellen, beispielsweise zum Finanzamt oder auch zu einer weiteren Buchhaltungssoftware.

Was kann eine Auftragsverwaltungssoftware?

Nun, diese Frage ist natürlich leicht beantwortet: Die Auftragsverwaltung kann Rechnungen schreiben und ist damit ein anderes Wort für Rechnungssoftware oder Fakturierungssoftware. Wie unterschiedlich jedoch der Funktionsumfang der verschiedenen Rechnungsprogramme sein kann, werden wir später im direkten Vergleich auch noch sehen. Die meisten Fakturierungsprogramme bieten eine Vielzahl weiterer Funktionsbereiche, zum Beispiel:

  • Verwaltung von Bestellungen
  • Erstellen von Angeboten (Angebotsgenerator)
  • Auftragsbestätigungen schreiben
  • Lieferscheinen erstellen
  • Rechnungen und Gutschriften erstellen
  • Kundendaten, Stammdaten für Kunden pflegen,
  • Lieferanten und Artikel verwalten
  • Mahnwesen und Mahnungen schreiben
  • Zahlungserinnerung
  • Berichtswesen
  • Buchhaltungssoftware
  • Steuererklärungen erstellen
  • Gewinnermittlung erstellen
  • EÜR und Bilanzen erstellen

Eine reine Auftragsverwaltung oder Rechnungssoftware ist allerdings für gewöhnlich nicht in der Lage, eine vollständige Buchführung samt Gewinnermittlung und aller nötigen Steuererklärungen und Voranmeldungen zu erstellen. Manche Produkte verfügen zusätzlich über ein Modul, mit dem eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung usw. erstellt werden kann. Für so manchen Kleinunternehmer kann dies bereits eine Komplettlösung darstellen. Allerdings können damit keine Bilanzen oder Umsatzsteuervoranmeldungen erstellt werden. Es kommt also sehr darauf an, was Sie brauchen und wie viel Sie ausgeben möchten.

Welche Funktionen benötige ich bei meiner Rechnungssoftware?

Welchen Funktionsumfang Sie benötigen, kann Ihnen niemand beantworten. Dies hängt von mehreren Kriterien ab. Eine Rolle spielt beispielsweise die Frage, wie viele Kunden vorhanden sind oder angestrebt werden. Auch die Komplexität der Rechnungen ist wichtig. Und natürlich auch die Unternehmensform und Firmengröße sollte einbezogen werden. Nicht zuletzt sind die gewünschten Möglichkeiten entscheidend, was wollen Sie mit der Software noch erledigen außer Ihre Rechnungen schreiben und wie viel wollen Sie dafür ausgeben? Sehen Sie sich hier einige mögliche Funktionen von Rechnungssoftware an und entscheiden Sie anschließend!

Welche Rechnungssoftware kann ich direkt auf meinen PC installieren?

Anbieter

Lexware

WISO

Lexware

 Lexware BuchhaltungLogo WISO SoftwareLexware Buchhaltung

Produkt

faktura+auftrag

Mein Büro Standard

Büroeasy

Welche Vorteile und Nachteile haben Rechnungsprogramme online?

Vorteile:

  • Keine Updates für Funktion
  • immer juristisch und fachlich auf dem neusten Stand
  • externer Dienstleister kümmert sich um Fehlerfreiheit
  • ständig und überall verfügbar, da online
  • auf den meisten Endgeräten nutzbar (via App oder web optimierten Seiten)
  • oft monatliche Zahlweise als Miete für kleines Geld möglich

Nachteile:

  • Daten liegen in der Cloud beim Anbieter
  • Daten liegen möglicherweise im Ausland
  • daher ggf. datenschutztechnische Hemmnisse für Kunden und Mitarbeiter
  • Internet abhängig in Sachen Geschwindigkeit und Anbindung ans Netz (wenn kein Internet, kein arbeiten möglich)
passfoto torsten montag

Mein Tipp:

Für eingehende elektronische Rechnungen sollten Sie sich ebenfalls eine separate E-Mail Adresse anlegen. Diese können Sie dann in den Briefkopf und Ihre E-Mail Signatur einfügen. So haben Sie stets einen Überblick über ein- und ausgehende Rechnungen.

Den Anbieter wechseln: So verlieren Sie keine Daten

  • Exportieren Sie zunächst bei Ihrem bisherigen Anbieter alle vorhandenen Rechnungen, Daten, Kundendaten, Rechnungsdaten in PDF und speichern Sie diese auf Ihrem Rechner lokal, quasi als Sicherheitsarchiv, Backup oder Datensicherung.
  • Durch eine Schnittstelle können Sie vorhandene Kundendaten, Währungen, Kontaktdaten, Felder und Beträge in einem Ablauf, Zeile für Zeile vom vorhandenen Format in das neue Format der Datenbank des neuen Anbieters überführen.
  • Für diesen Prozess gibt es in der Regel vom neuen Anbieter eine Anleitung und für gewöhnlich Assistenten und Werkzeuge im Internet, die Ihnen beim richtigen Export der Daten helfen.
  • Wenn alle Stricke reißen: kontaktieren Sie den neuen Anbieter direkt per Telefon oder E-Mail und lassen sich beim Export von einem Support Mitarbeiter helfen.
  • Sollte das nicht möglich sein: Senden Sie den fehlerhaften Export mit einem Fehlerbericht per E-Mail zum neuen Anbieter und lassen Sie sich die Daten analysieren. Bitte Sie um weiteres Vorgehen für einen richtigen und vollständigen Datenexport.

Vermeiden Sie diese Fehler bei der Auswahl Ihres Rechnungsprogramms

  1. Schlechtes Geschäftsmodell: Sie möchten Geld sparen und setzen daher auf kostenlose Programme, sogenannte Freeware.
  2. Falsches Pferd: Sie haben Angst vor Rechnungsprogrammen im Netz und schreiben mit Word, Excel Ihre Rechnungen.
  3. Teure Anschaffung: Sie erkundigen sich nicht, welche Software zu Ihnen passt und kaufen zu große Programme mit zu vielen Funktionen.
  4. Softwarewechsel macht Spaß: Sie wechseln ständig zwischen Anbietern und Rechnungsprogrammen und verlieren so unnötig Daten, Informationen, Zeit und Geld.
  5. Professioneller Papierkram: Sie nutzen moderne Software, drucken aber alles aus und nutzen so das Potenzial der Digitalisierung nicht.
  6. Testen vergessen: Trotz Testphase nutzen Sie diese nicht, um das Rechnungsprogramm hinsichtlich Zeiterfassung, Zahlungsabgleich, Kundenverwaltung, Rechnungserstellung und Mahnwesen zu testen.
  7. Beratungsresistenz: Sie haben keine Ahnung von Software und Buchhaltung und wollen aber trotzdem alles ohne Expertenrat allein bewältigen.
  8. Krümelkacker: Sie sind geizig und wollen überall sparen. Daher leisten Sie sich stets die kleinste Version der Software, sodass Ihnen ständig etwas fehlt und Sie am Ende unzählige Insellösungen im Unternehmen haben.
  9. Geldverschwendung: Sie nehmen sich nie die Zeit, in eine Sache einzutauchen und so z.B. die Bedienung der Software und die gesetzlichen Grundlagen der Rechnungslegung zu erlernen. Am Ende übernimmt die Arbeit eh Ihr Steuerberater, ein anderer externen Dienstleister oder ein Mitarbeiter.
  10. Dimensionslos: Ihre Firma ist zu groß, Sie haben zu wenig Zeit und Sie wollen trotzdem alles mit einem günstigen Rechnungsprogramm selber erledigen.

Häufige Fragen rund um Rechnungssoftware:

Mobil Arbeiten auf Smartphone und Tablet, was muss ich beachten?

Nicht jeder möchte auf seinem Smartphone oder Tablet von unterwegs eine Rechnung schreiben, Zahlungseingänge prüfen oder ähnliche Dinge mit der Rechnungssoftware mobil erledigen. Ich persönlich finde es sehr praktisch, wenn ich zwischendurch zur optimalen Zeitüberbrückung meine Fakturierung prüfen und Zahlungseingänge checken kann. Die Zeit spare ich letztlich am Tagesende im Büro und kann somit früher bei meiner Familie sein und Feierabend machen. Aus diesem Grund ist für mich mobiles Arbeiten unverzichtbar und ein absolutes Muss für eine online Software. Nicht nur, dass sie mobil gut erreichbar und lesbar, also responsive sein muss, sondern auch Apps und Anwendungen für meine mobilen Geräte bietet, um Belege zu scannen, die Software übersichtlich vom Smartphone zu verwalten und zu administrieren.

Rechnungen per E-Mail versenden, was muss ich beachten?

Elektronische Rechnungen beziehungsweise Rechnungen per E-Mail zu versenden, hat sich längst durchgesetzt. Es spart nicht nur Kosten, sondern auch Zeit. Gemäß einer Studie von Deutsche Bank Research, kostet Sie der Versand einer Papierrechnung durchschnittlich 6,40 Euro mehr als eine Rechnung per E-Mail. Doch nicht für jeden Unternehmer sind elektronische Rechnungen sinnvoll. Falls Sie beispielsweise eine Mode-Boutique eröffnen, werden Sie Ihren Kunden wohl kaum eine Rechnung per E-Mail versenden, sondern weiterhin den klassischen „Kassenbon“ aushändigen. Was Sie beim Versand der Rechnung via Mail noch beachten müssen:

  1. Der Rechnungsempfänger muss der elektronischen Rechnung zustimmen. Das kann jedoch auch stillschweigend erfolgen, indem der Empfänger nicht widerspricht und die Rechnung einfach bezahlt.
  2. Auch Ihre Rechnungen per E-Mail müssen Sie 10 Jahre lang aufbewahren und auf Verlangen dem Finanzamt zugänglich machen.
  3. Es genügt jedoch nicht, die Rechnung lediglich auszudrucken und abzuheften. Sie muss auch elektronisch so gespeichert werden, dass sie nachträglich nicht mehr geändert werden kann.
  4. Für die Dauer der Aufbewahrungsfrist müssen Sie außerdem die Echtheit, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit des elektronischen Dokumentes gewährleisten. Der Gesetzgeber schreibt hierzu vor, dass Sie ein internes Kontrollsystem einführen. Wie das konkret auszusehen hat, ist jedoch nicht vorgeschrieben. Eine einfache Buchhaltung ist in der Regel ausreichend.
  5. Ich empfehle Ihnen außerdem einen Online Service wie Google Mail. Dort können Sie nicht nur Ihre Rechnungen speichern, sondern die gesamte E-Mail-Korrespondenz.
  6. Für elektronische Rechnungen gelten auch dieselben inhaltlichen Pflichtangaben, wie für eine Papierrechnung.

Seit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 dürfen Rechnungen per E-Mail auch ohne digitale Signatur und ohne das sogenannte EDI-Verfahren versandt werden. Heute werden elektronische Rechnungen daher häufig als Anhang einer Mail (zum Beispiel als PDF-Datei) versandt oder als Link zum Download. Welche Variante sich für Ihr Unternehmen eignet, hängt von der Anzahl Ihrer Rechnungen ab.

Wie wichtig ist der Serverstandort der Rechnungssoftware?

Müssen Freiberufler eine andere Rechnung Software nutzen?

Nein, der Freiberufler ist ebenso ein Unternehmer, der bei der Rechnungslegung die umsatzsteuerlichen Vorschriften einhalten muss, sofern es sich nicht um einen steuerbefreiten Freiberufler (zum Beispiel Zahnarzt, Heilpraktiker oder Hebamme) handelt. Sie können also als Freiberufler ohne Bedenken die handelsübliche Rechnungssoftware verwenden. Es gibt selbstverständlich Spezialsoftware für Freiberufler, zum Beispiel für Architekten oder Steuerberater, wo spezielle Funktionen wie Aufmaß, Gebührenverordnung oder Ähnliches integriert sind, was jedoch in jedem Fall hochpreisig und extra zu zahlen ist.

Was Muss ich zum Thema invoice wissen?

Invoice ist Englisch und bedeutet Rechnung. Es ist also die englische Bezeichnung für die Rechnung und meint daher genau das, was sie mit ihrer Rechnungssoftware tun, eine Rechnung erstellen. Der Begriff Invoice wird häufig bei englischsprachiger Software eingesetzt und verwirrt daher den deutschen Unternehmer oft.

Wie kann ich eBay, Amazon oder Shopify an meine Rechnungssoftware koppeln?

Wenn Sie bei eBay, Amazon oder einem Shopify Onlineshop Produkte verkaufen und nun die Rechnungslegung automatisch mit Ihrer Onlinesoftware erledigen wollen spart das sehr viel Zeit. Sie müssen allerdings vorher prüfen, ob Ihre Fakturierungssoftware eine Schnittstelle zu eBay und Amazon bereithält, so das die Verkäufe, Rechnungspositionen, professionell, vollständig und sicher in wenigen Minuten nach dem Verkauf an Ihr Rechnungsprogramm übergeben werden. Auch das Mahnwesen und die Lagerverwaltung könnte auf diese Weise online über eine einzige Schnittstelle von Ihrer neuen Software zentral verwaltet werden. Das sind aber relativ viele Funktionen und Vorteile, die der entsprechende Anbieter sich sehr gut bezahlen lässt. Grundsätzlich ist es möglich, es kommt wie immer auf den Preis an.

Muss der Rechnungsversand per Post erfolgen?

Nein, es besteht nicht mehr grundsätzlich die Pflicht, eine Rechnung per Post zu versenden. Allerdings muss der Kunde dem elektronischen Rechnungsversand zustimmen, bevor er durchgeführt werden kann. Hier greift § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG. Haben die Kunden zugestimmt, kann die Rechnung elektronisch versendet werden. Das ist auch über eine gute Software möglich. Hier erfolgt der Versand dann per PDF über eine Mail-Adresse des Unternehmens.

Lohnt sich eine Rechnungssoftware für Kleinunternehmer?

Hier ist die Frage, wie viele Rechnungen ein Kleinunternehmer versendet. Laut Kleinunternehmerregelung muss keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausgewiesen werden. Dies bedeutet aber nicht, dass sich Unternehmer nicht an gesetzliche Vorgaben in Bezug auf die Rechnung halten müssen. Natürlich kann eine Musterrechnung über Word erstellt und zukünftig genutzt werden. Bei der Vorlage ist darauf zu achten, dass auch hier eine Rechnungsnummer sowie der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung zu finden sind.

Gerade dann, wenn aber regelmäßig mehrere Rechnungen versendet werden, lohnt sich die Software. Dadurch kann besser der Überblick über die Ein- und Ausgänge behalten werden. Auch Kleinunternehmer können zudem ein Mahnverfahren durchführen. Hier ist es hilfreich, wenn Sie Ihre Buchhaltung im Blick haben.

Sollte ich Ausgangsrechnungen, Quittungen und Zahlungen in meine Rechnung Software hochladen?

Diese Funktion wird häufig gerade bei Onlineanbietern wie Lexoffice angeboten und dient der übersichtlichen und überschaubaren Vorbereitung der Buchführung. Die Belege können sehr einfach mit angebundenen Geschäftskonten oder Paypal konnten abgeglichen und bei Erfolg zugeordnet werden. Das vereinfacht erheblich die Abwicklung im Rechnungswesen, da die Vorbereitung der Buchführung direkt durch eine Schnittstelle vom Steuerberater abgerufen und digital weiterbearbeitet werden kann. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch gerade bei hochpreisigen Steuerberatern erhebliche Kosten. Lexoffice bietet insbesondere für DATEV derartige Schnittstellen und Hilfen an.

GoBD-konforme Rechnungen – was heißt das?

In der GoBD werden die Anforderungen an die Erstellung von Dokumenten im geschäftlichen Verkehr festgelegt. Unternehmer, die Rechnungen erstellen, müssen sich an die Vorgaben halten. Damit Rechnungen konform sind, müssen folgende Punkte erfüllt sein:

  • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Angaben
  • Vollständigkeit inklusive Anschrift und auch Steuernummer
  • Richtigkeit aller Angaben
  • Unveränderbarkeit

Zudem müssen die Rechnungen zeitgerecht gestellt werden. Ist dies nicht der Fall, kann das Unternehmen belangt werden.

Kann ich meine Steuererklärung über die Rechnungssoftware an das Finanzamt schicken?

Sie brauchen nicht unbedingt einen Steuerberater, um die Umsatzsteuervoranmeldung regelmäßig an das Finanzamt zu senden. Sie haben auch die Möglichkeit, die Abrechnung über die Steuersoftware zu versenden. Dabei ist es aber besonders wichtig, dass die Rechnungspositionen stimmen und es keine Ungereimtheiten beim Rechnungsbetrag gibt. Wie hoch der Steuersatz ist, hängt davon ab, welche Dienstleistungen angeboten werden. Hier ist ein Blick in das Umsatzsteuergesetz hilfreich.

Kann eine Rechnung in der Software auch verändert werden?

Fehler beim Betrag oder bei der Rechnungsstellung können passieren. Wichtig ist die korrekte Dokumentation. Eine gute Rechnungssoftware ermöglicht eine Anpassung der Rechnung und einen erneuten Versand der korrigierten Rechnung an den Rechnungsempfänger. Wichtig ist es darauf zu achten, dass die Vorschriften eingehalten werden. Diese beinhalten unter anderem eine Nachverfolgung der Änderung sowie eine Aufbewahrung für einen bestimmten Zeitraum von mehreren Jahren.

Kann ich eine Rechnungsvorlage mit eigenem Logo und Design erstellen?

Sie müssen nicht, aber sie können eine Vorlage für Ihre eigene Rechnung, sozusagen ein Rechnungsmuster, zur Verwendung in Ihrer Firma erstellen. Dabei können Sie Ihr eigenes Logo speichern und verwenden, auch ein eigenes Design, individuelle Abstände, sowie Tabellen, Zeilen und Spalten, Kopfzeilen und Fußzeilen definieren. Sämtliche Einstellungen können Sie nach dem Speichern testen, indem Sie Ihre Rechnungsvorlage in PDF herunterladen, Drucken oder zum Testen per E-Mail versenden. Diese Rechnungsvorlage wird dann in der Rechnung Software regelmäßig verwendet, wenn Sie eine Rechnung schreiben möchten. Auch wir haben eine Rechnungsvorlage und ein Rechnungsmuster erstellt, welches sie sich einmal ansehen sollten.

Kann ich auch Excel oder Word als Rechnungssoftware verwenden?

Sofern Sie die gesetzlichen Bestimmungen beim Erstellen der Rechnungen einhalten und sie nicht zu viele Kunden und damit monatlich nur wenige Rechnungen schreiben müssen, könnten sie auch mit Excel oder Word ihre Rechnungen schreiben. Es ist aber sehr aufwendig und sie können eine Menge vergessen, weil Excel oder Word nur bedingt automatisiert bei der Rechnungslegung und Fakturierung hilft. Word im übrigen noch weniger als Excel. So können beispielsweise Vorlagen und Daten schlecht verwaltet werden, Formate, Rechnungsdaten und Zahlungen nur unzureichend administriert werden, ein Onlineeditor fehlt in dem Sinne komplett und Anbindung an eBay, Amazon oder andere Onlinesysteme sind nicht vorhanden. Wenn Sie diese Funktionen benötigen, müssten sie selbst programmieren und ihre Wordvorlage bzw. Exceltabelle eigenständig ändern. Ob damit jedoch noch eine rechtskonforme Musterrechnung vorhanden ist, liegt in ihrer Verantwortung. Ich kann von der Verwendung von Word und Excel als Rechnungsprogramm nur abraten.

Sollte eine Rechnungssoftware auch Mahnungen erstellen können?

Wird eine Rechnung nicht bezahlt, ist die Mahnung der nächste Schritt. Eine gute Rechnungssoftware sollte die Möglichkeit enthalten, anhand der Rechnungen auch eine Mahnung erstellen zu können. Dabei ist es nicht relevant, ob es sich um einen Partner für die Geschäfte handelt oder um eine Rechnung an eine Privatperson. Kann der Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen ebenfalls über die Rechnungssoftware abgewickelt werden, haben Sie alles in einer Übersicht.

Wie erfolgt die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen?

Die Aufbewahrungsvorschriften der Finanzverwaltung besagen, dass auch elektronische Rechnungen für 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Es reicht nicht aus, die Rechnungen auszudrucken und in Papierform abzuheften. Die Aufbewahrung muss elektronisch über eine Archivierung erfolgen. Auch diese Anforderungen sollten daher durch die Software erfüllt sein. Darüber hinaus müssen auch die Belege nachvollziehbar und nachprüfbar sein. Lesen Sie hier mehr zu den Aufbewahrungsfristen des Finanzamtes!

Was ist unter einer ZUGFeRD-Rechnung zu verstehen?

Die Abkürzung ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich hierbei um eine Spezifikation, die dafür sorgen soll, dass die elektronischen Rechnungen ein Format haben. Pflichtbestandteile sind hier ebenso vermerkt, wie Empfehlungen für Rechnungsbeispiele, die als Muster für die Rechnungsstellung dienen können. Die Vorgaben basieren auf den Richtlinien für die EU. Das heißt, das Format gilt auch für Rechnungen, die in das EU-Ausland versendet werden.

Ist die Umsatzsteuer immer auszuweisen und machen das die Programme automatisch?

Sofern der Rechnung erstellende Unternehmer umsatzsteuerpflichtig ist, hat er auch auf seinen Rechnungen die Umsatzsteuer auszuweisen. Nur umsatzsteuerbefreite Unternehmer wie Ärzte, Heilpraktiker, Zahnärzte, Kleinunternehmer, welche die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG nutzen, oder andere Unternehmer nach § 4 Umsatzsteuergesetz brauchen keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen auszuweisen. Sofern Privatleute eine Rechnung erstellen sollten, fallen sie automatisch unter die Kleinunternehmerregelung und sind damit auch umsatzsteuerbefreit. Lesen Sie mehr zum Thema, wenn Privatpersonen Rechnungen schreiben möchten oder den anderen Pflichtangaben auf Ihren Rechnungen! Den meisten Programmen können Dienstleistungen oder Produkte vor der Verwendung definiert werden, wobei auch die Umsatzsteuer hinterlegt werden muss. Sofern dann eine Rechnung erstellt wird, kann aus den angelegten Produkten oder Dienstleistungen das Passende übernommen werden, sodass insofern die Umsatzsteuer stets korrekt und automatisch ausgewiesen wird. Arbeitet man jedoch nicht mit den Vorlagen zu Produkten und Dienstleistungen, muss bei jeder Rechnung die Einstellung für die Umsatzsteuer erneut individuell durchgeführt werden. Sehen Sie sich dazu mein youtube Video an!

Freeware: Gibt´s da wirklich was gratis?

Da nicht nur bei Google sehr häufig noch den folgenden Begriffen gesucht wird ...

  • rechnungen schreiben freeware
  • rechnungen schreiben software kostenlos
  • rechnungssoftware freeware
  • rechnungsprogramm kostenlos vollversion

 ... möchte auch ich denjenigen unter Ihnen eine Antwort geben, die ausschließlich mit kostenloser Software Rechnungen schreiben möchten. An dieser Stelle sei ausdrücklich darauf hingewiesen, dass kostenlose Software zum Rechnungen schreiben von mir nicht empfohlen wird.

Welche Nachteile hat kostenlose Software zum Rechnungen schreiben?

Da der Softwareentwickler auf eine bestimmte Art und Weise die Entwicklung seines Programms finanzieren muss, ist er auch bestrebt, diese Entwicklungskosten wieder zu erwirtschaften, wenn er nicht absolut mildtätig und sozial aus lauter Lst und Laune dieses Programm schreibt und gratis zur Verfügung stellt. So gibt es unterschiedliche Varianten, um eine solche Software zu refinanzieren, obwohl die Software an sich gratis herausgegeben wird. Sie haben also entweder in der Software Werbung integriert, oder die Software ist nicht immer auf dem neuesten Stand, da notwendige Updates nicht erstellt und eingespielt werden. Oder die Nutzung wird nur im begrenzten Umfang erlaubt, für wenige Tage, Wochen oder Monate oder einige Programmfunktionen sind nicht freigeschaltet. Man spricht in diesem Fall von Shareware. Ob man jedoch in diesem Fall von kostenloser Freeware Software reden kann, wage ich zu bezweifeln.

Wie man sieht, ist auch kostenlose Software stets an Bedingungen und Einschränkungen gekoppelt, welche dem Entwickler die Möglichkeit verschaffen, durch eine Hintertür doch noch an sein Geld für die Programmierung der Software zu kommen. Da dieser monetäre Gedanke für gewöhnlich im Vordergrund steht, rate ich an dieser Stelle doch gleich auf kostenpflichtige Software zur Erstellung der Rechnungen zurückzugreifen und nicht den risikoreichen Umweg über Freeware Programme zu gehen.

Fazit

Rechnungen mit online Rechnungsprogramme zu schreiben ist in sehr vielen Fällen ein guter und schneller Weg, der Ihr Rechnungswesen optimal unterstützt. Allerdings sei Ihnen geraten, ein paar Euro zu investieren, um auf der sicheren Seite zu sein. Von kostenlosen Alternativen rate ich Ihnen dringend ab, wenn Sie möchten, dass Ihre Rechnungen korrekt erstellt werden und Ihre Daten gesetzeskonform gespeichert und verwaltet werden sollen.

Meine Checkliste