Rechnung online schreiben: Welches Programm soll ich nutzen?

Mit einem modernen Online-Tool wird das Schreiben von Rechnungen zu dem, was es für Sie als Selbstständiger sein sollte: die schönste Aufgabe des Tages!

Rechnungen bringen zwar Geld, mit ihnen verdient man aber keins. Deshalb gehört das Schreiben von Rechnungen nach der Anfangseuphorie eher zu den lästigen, weil arbeitsaufwendigen und zeitraubenden Aufgaben. Dabei gibt es heute wirklich smarte Lösungen wie lexoffice, die das Rechnungen schreiben so einfach wie nie machen.

Wenn Sie Ihre Rechnungen online schreiben, statt sich mit Word, Excel oder veralteten Rechnungsprogrammen herumzuschlagen, profitieren Sie von einer ganzen Reihe an Vorteilen:

  • Preise, Rabatte und Umsatzsteuer werden automatisch berechnet
  • automatisierte Rechnungserstellung spart Zeit und bringt schnell Geld
  • Rechnungsfehler lasse sich fast vollständig vermeiden
  • Rechnungsvorlagen sind immer up to date
  • Rechnung können von überall und jedem geschrieben werden, der die notwendigen Rechte besitzt
  • Rechnungen können per Mausklick direkt online verschickt werden – spart Zeit und Geld
  • Kunden können Rechnung direkt per Klick bezahlen und sofort digital archivieren – verbessert die Customer Journey
  • erspart jede Menge Ärger mit ständigen Programm-Updates, Datenbankfehlern und Schnittstellenproblemen
  • trägt zu einem papierlosen und somit effizienten Büro bei

Auf dieser Seite erfahren Sie alles, was Sie zum Thema Rechnungen online schreiben wissen müssen. Und vor allem beantworte ich Ihnen die Frage, die mir als Berater und Coach für Existenzgründer und Selbstständige am meisten gestellt wird: Welches Programm zum Rechnungen schreiben kann ich aus eigener Erfahrung empfehlen?

Welches Onlineprogramm nehme ich für meine Rechnungen?

Datev, Debitoor, Sevdesk, Lexware oder lexoffice, Fastbill, Billomat, Zervant oder WISO – das Angebot an Onlineprogrammen zum Rechnungen schreiben ist riesig. In meiner weit über 20-jährigen Karriere als Betriebswirt, Existenzgründerberater und Coach habe ich bereits diverse Rechnungsprogramme getestet, genutzt und gesehen. Und tatsächlich ist die Frage nach dem besten Rechnungsprogramm diejenige, die mir am häufigsten gestellt wird.

Deshalb möchte ich Ihnen diese Frage gleich zu Beginn beantworten, empfehlen Ihnen aber dennoch es mir nicht gleich blind nachzumachen, sondern sich die restlichen Informationen zur digitalen Rechnungserstellung durchzusehen. Denn letztlich hängt das für Sie perfekte Programm zum Rechnungen online schreiben von Ihren ganz individuellen Bedürfnissen ab.

Anders als diverse andere Portale habe ich mich ganz bewusst dagegen entschieden, hier einen Vergleich von 45 Rechnungsprogrammen zu präsentieren. Am Ende ist niemand schlauer und von meiner Erfahrung haben Sie auch nicht wirklich profitiert.

Ich persönlich nutze seit mehr als 13 Jahren lexoffice und bin mit dem Alleskönner aus dem Hause Lexware sehr zufrieden. Je mehr andere Rechnungsprogramme und Onlinedienste ich mir angeschaut habe, desto mehr habe ich lexoffice schätzen gelernt. Meine Kunden, Kollegen und Partner berichten mir ähnliches, zumal sich lexoffice sowohl für den Solo-Selbstständigen in der Gründungsphase als auch für den Mittelständler mit mehreren Mitarbeitern eignet. Die Software lässt sich modular erweitern und ist eine sichere Bank für das Geschäftsleben – ohne nervige Schnittstellen zu diversen anderen Programmen.

Aber auch wenn lexoffice ein Allrounder ist, kann es durchaus sein, dass ein anderes Programm für Sie besser geeignet ist. Um das herauszufinden, sollten Sie die folgenden Informationen und Tipps lesen.

gründerlexikon tipp

Meine Empfehlung: Rechnungen online schreiben mit lexoffice

Ich schreibe meine Rechnungen seit Jahren mit lexoffice. Dank der Cloud-Lösung kann ich das jederzeit von überall aus tun. Zudem bietet mir lexoffice weit mehr als nur die Rechnungserstellung: Ich kann aus Angeboten automatisch Lieferscheine, Rechnungen und Mahnungen schreiben, die Umsatzsteuervoranmeldung machen und sogar Lohnabrechnungen erstellen.

→ Erfahren Sie, was lexoffice kann und was es kostet

Welche Vorteile und Nachteile haben Rechnungsprogramme online?

Vorteile:

  • keine manuellen Updates mehr notwendig
  • immer juristisch und fachlich auf dem neusten Stand
  • externer Dienstleister kümmert sich um Fehlerfreiheit
  • ständig und überall verfügbar, da online
  • Daten liegen in der Cloud - kein manuelles Backup mehr erforderlich
  • auf den meisten Endgeräten nutzbar (via App oder web-optimierten Seiten)
  • oft geringe Einstiegsgebühr und monatliche Zahlweise, daher keine großen Investitionskosten

Nachteile:

  • Daten liegen möglicherweise im Ausland, was zu Datenschutzproblemen führen kann (lexoffice ist DSGVO-konform)
  • Rechnungen schreiben ist i. d. R. nur bei vorhandener Internetverbindung möglich

Welche Funktionen sollte mein Rechnungsprogramm haben?

Wer als Selbstständiger Geld verdienen will, der muss Rechnungen schreiben. Die Notwendigkeit eines Rechnungsprogramms steht also außer Frage.

Was genau Ihr Rechnungsprogramm können sollte, hängt jedoch stark von individuellen Faktoren ab:

  • Arbeiten Sie für eine Handvoll fester Kunden oder haben Sie einen großen Kundenstamm, der ständig wächst?
  • Verkaufen Sie stets die gleichen Leistungen zu einem fixen Stundensatz oder haben Sie verhältnismäßig komplexe Rechnungen mit vielen Positionen, Einheiten, Rabatten, etc.?
  • Benötigen Sie eine oder mehrere Schnittstellen, zum Beispiel zum Warenwirtschaftssystem oder einem Steuerberater?
  • Sind Sie Kleinunternehmer oder müssen Sie regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?
  • Wollen Sie Ihren Aufwand reduzieren und alle kaufmännischen Aufgaben in einem Programm vereinen, statt für jede Aufgabe eine extra Software zu kaufen (Mit lexoffice ist das möglich!)?

All das sind Fragen, die Einfluss auf den Funktionsumfang Ihrer Rechnungssoftware haben.

Die folgende Tabelle hilft Ihnen schnell herauszufinden, welchen Funktionsumfang Ihr Rechnungsprogramm bieten sollte.

Ihr Steuerberater oder andere Software erledigt für Sie ...
... Ihre Buchhaltung, Gewinnermittlung, Jahresabschluss und alle Jahressteuererklärungen... Ihren Jahresabschluss mit Jahressteuererklärungen. Die monatliche Finanzbuchhaltung erledigen Sie mit der Umsatzsteuervoranmeldung selbst.... nichts, da Sie KEINEN Steuerberater oder zusätzliche Software einsetzen. Sie erledigen mit Ihrer Software alles selbst.
Daher sollte Ihr Rechnungsprogramm folgende Funktionen beherrschen:
Angebote & Rechnungen schreibenAngebote & Rechnungen schreibenAngebote & Rechnungen schreiben
Onlinebanking & ZahlungsabgleichOnlinebanking & ZahlungsabgleichOnlinebanking & Zahlungsabgleich
Steuerberaterzugang & -exportSteuerberaterzugang & -exportSteuerberaterzugang & -export
Belegverwaltung & BelegerfassungBelegverwaltung & BelegerfassungBelegverwaltung & Belegerfassung
Kontakte für Kunden & LieferantenKontakte für Kunden & LieferantenKontakte für Kunden & Lieferanten
 

Kassenbuch erstellen & Offene Posten

Kassenbuch erstellen & Offene Posten
 Umsatzsteuer-VoranmeldungUmsatzsteuer-Voranmeldung
  

Zusammenfassende Meldung

  Abschreibungen / Anlagegüter
  

Mehrere Benutzer & Berechtigungen

  

Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV)

  Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

 

Welche Kriterien sind für die Auswahl der Rechnungssoftware wichtig?

Das Angebot für Software, mit der Sie eine gute Rechnungsgrundlage erhalten und jede Rechnung schreiben und aufbewahren können, ist groß. Grundsätzlich ist es für Sie entscheidend, dass Ihr Rechnungsprogramm wichtige Punkte, wie die Umsatzsteuer, die Identifikationsnummer oder auch die Regelung für Kleinunternehmer berücksichtigen kann. Das sind jedoch Grundlagen und Pflichtangaben, wenn es darum geht, Rechnungen zu schreiben. Für Sie als Unternehmen oder Unternehmer gibt es auch noch weitere Faktoren, die berücksichtigt werden sollten:

 

Handhabung

Wenn Sie die Rechnungsstellung über eine Software ausführen, möchten Sie so viel Zeit wie möglich sparen. Sie wollen nicht ewig suchen, wo im Dokument die Rechnungsnummer eingetragen wird oder wie Sie welche Dienstleistung auflisten können. Umso wichtiger ist eine einfache Handhabung des Programmes.

Eine gute Software bringt eine hohe Nutzerfreundlichkeit mit. Sie lässt sich intuitiv bedienen und stellt vielleicht auch eine App zur Verfügung. Die Software sollte die Möglichkeit bieten, in mehreren Sprachen arbeiten zu können. Auch Anpassungen beim Rechnungslayout sind eine große Hilfe.

Zudem sollten Sie schauen, wie der Rechnungsversand funktioniert. Versenden direkt über das Programm ist eine große Erleichterung, da Sie so den Überblick behalten, welche Rechnungen bereits herausgegangen sind.

 

Funktionsumfang

Die Leistung der Rechnungssoftware sollte möglichst umfangreich sein. Es gibt verschiedene Gründe, die für eine bestimmte Software sprechen können. Die wenigsten Programme sind kostenlos. Dies hängt damit zusammen, dass zahlreiche Funktionen enthalten sind. Neben Klassikern, wie der Speicherung von Kundendaten, sind weitere Punkte wichtig:

  • Besteht die Möglichkeit einer Kundenverwaltung und Anpassung der Kundendaten?
  • Kann die Datei mit der Rechnung heruntergeladen werden?
  • Lässt sich die Zahlung durch einen Abgleich mit dem Bankkonto verfolgen?
  • Ist das Rechnungsdesign anpassbar?
  • Ist die Rechnungsnummer fortlaufend?
  • Kann das Reverse-Charge-Verfahren für Rechnungen im Ausland in Anspruch genommen werden?
  • Ist eine Filterung nach Nummer oder Rechnungsdatum möglich?

Ein wichtiger Punkt: Ist es möglich, mit unterschiedlichen Rechnungsarten zu arbeiten? Dazu gehören beispielsweise auch Abschlagsrechnungen, Serienrechnungen, Stornorechnungen sowie Gutschriften.

 

Leistungen und Kosten im Vergleich

Wer einen hohen Preis zahlt, hat auch einen hohen Anspruch an die Ware. Allerdings wird dieser Anspruch nicht immer erfüllt. Ein Vergleich der Rechnungssoftware vor der Investition ist daher unbedingt zu empfehlen.

Grundsätzlich sollte es möglich sein, dass Sie als Rechnungsersteller mit wenig Aufwand eine rechtlich korrekte Rechnung ausstellen können. Vom Empfänger über das Ausstellungsdatum und Leistungsdatum bis hin zur Art der Lieferung sollte alles schnell einstellbar sein. Auch fortlaufende Rechnungen an einen Kunden sind hilfreich.

Ein wichtiger Punkt ist auch der Blick auf mögliche Schnittstellen, beispielsweise zum Finanzamt oder auch zu einer weiteren Buchhaltungssoftware.

Vermeiden Sie diese Fehler bei der Auswahl Ihres Rechnungsprogramms

  1. Scheu vor digitalen Lösungen: Im Vergleich zu Word und Excel bieten Cloud-Lösungen viele Vorteile wie ortunabhängige Rechnungserstellung und automatische Backups. Wer anaolog unterwegs ist, macht mehr Fehler, braucht länger und wartet auch länger auf sein Geld.
  2. Kostenlose Rechnungssoftware: Kostenlose Rechnungsprogramme sind nicht zukunftssicher, weil sie kein tragfähiges Finanzierungskonzept besitzen. Die Software wird meist nach kurzer Zeit eingestellt und nicht mehr aktualisiert. Sie laufen Gefahr keine rechtskonformen oder gar keine Rechnungen mehr erstellen zu können. Weil Sie nichts bezahlt haben, haben Sie auch keinen Anspruch darauf. Sie müssen sich eine neue Software suchen und können die bereits erstellten Rechnungen meist nicht mitnehmen.
  3. Zu wenige oder zu viele Funktionen: Ein Rechnungsprogramm wählt man im besten Fall nur einmal und hat dann viele Jahre Freude damit. Dafür muss es aber für die Zukunft gerüstet sein. Auch wenn Sie jetzt noch wenige Rechnungen schreiben, klein sind und vielleicht keine Mitarbeiter haben, sollte das Programm mit Ihnen wachsen. Programme wie lexoffice bieten eine gute Grundbasis und sind modular aufgebaut. Zu wuchtige und komplexe Rechnungsdienste sind aber auch nicht von Vorteil, weil sie finanzielle und zeitliche Ressourcen fressen und fehleranfällig sind.
  4. Papierkram statt papierlos: Obwohl jeder seine Rechnung mittlerweile digital und immer mehr auch online schreiben, drucken unglaublich viele Selbstständige ihre Rechnungen aus, um sie per Post zu verschicken und selbst zu archivieren. Das verursacht Kosten und frisst Zeit. Die enormen Vorteile der Digitalisierung und insbesondere der Rechnungserstellung online werden zunichte gemacht.
  5. Testmöglichkeit nicht ausnutzen: Viele Programme und Dienste zum Rechnungen online schreiben könne einen gewissen Zeitraum kostenlos getestet werden. Das sollten Sie unbedingt ausnutzen, denn nur dann können Sie praktisch erleben, ob das Programm auch wirklich Ihren Anforderungen entspricht. Meist ist der Testzeitraum auf 14 Tage begrenzt. Lexoffice hingegen können Sie ein ganzes Jahr lang vollkommen kostenlos und unbeschränkt nutzen!
  6. Beratungsresistent sein: Die Entscheidung für ein Rechnungsprogramm ist eine wichtige, vor allem wenn Sie damit die gesamte kaufmännische Verwaltung abdecken. Ersparen Sie sich langwierige Vergleiche und teure Fehler und lassen Sie sich von einem Experten beraten.

Was kann eine Auftragsverwaltungssoftware?

Eine Auftragsverwaltungssoftware kann weit mehr, als nur Rechnungen schreiben. Sie deckt alle kaufmännischen Prozesse rund um einen vom Kunden erteilten Auftrag ab und umfasst entsprechend viele Funktionen:

Eine reine Auftragsverwaltung oder Rechnungssoftware ist allerdings für gewöhnlich nicht in der Lage, eine vollständige Buchführung samt Gewinnermittlung und aller nötigen Steuererklärungen und Voranmeldungen zu erstellen.

Manche Produkte verfügen zusätzlich über ein Modul, mit dem eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt werden kann. Für so manchen Kleinunternehmer kann dies bereits eine Komplettlösung darstellen. Allerdings können damit keine Bilanzen oder Umsatzsteuervoranmeldungen erstellt werden. Es kommt also sehr darauf an, was Sie brauchen und wie viel Sie ausgeben möchten.

Auch lexoffice kann weit mehr als nur Rechnungen schreiben und gehört somit zu den Programmen, mit denen sich Aufträge komplett verwalten können. Den gesamten Funktionsumfang von lexoffice können Sie hier nachlesen.

Anbieter wechseln: So verlieren Sie keine Daten

  • Exportieren Sie zunächst bei Ihrem bisherigen Anbieter alle vorhandenen Rechnungen, Daten, Kundendaten, Rechnungsdaten in PDF und speichern Sie diese auf Ihrem Rechner lokal, quasi als Sicherheitsarchiv, Backup oder Datensicherung.
  • Durch eine Schnittstelle können Sie vorhandene Kundendaten, Währungen, Kontaktdaten, Felder und Beträge in einem Ablauf, Zeile für Zeile vom vorhandenen Format in das neue Format der Datenbank des neuen Anbieters überführen.
  • Für diesen Prozess gibt es in der Regel vom neuen Anbieter eine Anleitung und für gewöhnlich Assistenten und Werkzeuge im Internet, die Ihnen beim richtigen Export der Daten helfen.
  • Wenn alle Stricke reißen: kontaktieren Sie den neuen Anbieter direkt per Telefon oder E-Mail und lassen sich beim Export von einem Support Mitarbeiter helfen.
  • Sollte das nicht möglich sein: Senden Sie den fehlerhaften Export mit einem Fehlerbericht per E-Mail zum neuen Anbieter und lassen Sie sich die Daten analysieren. Bitte Sie um weiteres Vorgehen für einen richtigen und vollständigen Datenexport.
passfoto torsten montag

Torsten Montag
- Inhaber Gründerlexikon, Betriebswirt und Internetcoach -

Warum ich seit vielen Jahren lexoffice nutze

Obwohl ich bereits diverse Rechnungsprogramme ausprobiert habe, bin ich lexoffice seit einigen Jahren treu. Der Grund: lexoffice kann viel mehr als nur Rechnungen schreiben. Ob Sie Angebote erstellen, Rechnungen schreiben, Kunden verwalten oder Ihre Steuererklärung vorbereiten wollen: mit lexoffice haben Sie alle Funktionen in einem Programm. Das Erstellen der Rechnung bedarf deshalb nur noch einen Mausklick und ist so einfach wie nirgendwo anders.

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Welche Pflichtangaben müssen auf die Rechnung?

Sowohl bei umsatzsteuerpflichtigen als auch bei Unternehmern, die nach der Kleinunternehmerregelung die Rechnungen erstellen sind einige Pflichtangaben und Informationen auf der Rechnung zu beachten. Lesen Sie dazu mehr im Abschnitt Rechnung Pflichtangaben!

Häufige Fragen rund um Rechnungssoftware

Mobil arbeiten auf Smartphone und Tablet, was muss ich beachten?

Mobiles Arbeiten bietet viele Vorteile. Damit das möglich ist, muss die Rechnungssoftware zunächst einmal für Ihr Betriebssystem verfügbar sein. Eine App garantiert, dass sich die Software auch auf dem Smartphone und Tablet benutzerfreundlich bedienen lässt. Ist das nicht der Fall, kostet die mobile Anwendung oft mehr Zeit und ist somit ineffizient.

Ich persönlich finde es sehr praktisch, wenn ich zum Rechnungen schreiben nicht auf meinen Schreibtisch im Büro angewiesen bin, sondern flexibel agieren kann. Ich kann das Büro früher verlassen, mit meinen Kindern spielen und die Rechnungen am Abend bequem vom Sofa aus schreiben, weil ich ohnehin alle Aufträge in lexoffice verwalte. So fordert die Rechnungserstellung letztlich kaum mehr als ein paar Klicks.

Rechnungen per E-Mail versenden, was muss ich beachten?

Elektronische Rechnungen beziehungsweise Rechnungen per E-Mail zu versenden, hat sich längst durchgesetzt. Es spart nicht nur Kosten, sondern auch Zeit. Gemäß einer Studie von Deutsche Bank Research, kostet Sie der Versand einer Papierrechnung durchschnittlich 6,40 Euro mehr als eine Rechnung per E-Mail. Doch nicht für jeden Unternehmer sind elektronische Rechnungen sinnvoll. Falls Sie beispielsweise eine Mode-Boutique eröffnen, werden Sie Ihren Kunden wohl kaum eine Rechnung per E-Mail versenden, sondern weiterhin den klassischen „Kassenbon“ aushändigen.

Was Sie beim Versand der Rechnung (engl. invoice) via Mail noch beachten müssen:

  1. Der Rechnungsempfänger muss der elektronischen Rechnung zustimmen. Das kann jedoch auch stillschweigend erfolgen, indem der Empfänger nicht widerspricht und die Rechnung einfach bezahlt.
  2. Auch die Rechnungen per E-Mail müssen Sie zehn Jahre lang aufbewahren und auf Verlangen dem Finanzamt zugänglich machen.
  3. Es genügt jedoch nicht, die Rechnung lediglich auszudrucken und abzuheften. Sie muss elektronisch so gespeichert werden, dass sie nachträglich nicht mehr geändert werden kann.
  4. Für die Dauer der Aufbewahrungsfrist müssen Sie außerdem die Echtheit, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit des elektronischen Dokumentes gewährleisten. Der Gesetzgeber schreibt hierzu vor, dass Sie ein internes Kontrollsystem einführen. Wie das konkret auszusehen hat, ist jedoch nicht vorgeschrieben. Eine einfache Buchhaltung ist in der Regel ausreichend.
  5. Ich empfehle Ihnen außerdem einen Online-Service wie Google Mail. Dort können Sie nicht nur Ihre Rechnungen speichern, sondern die gesamte E-Mail-Korrespondenz.
  6. Für elektronische Rechnungen gelten dieselben inhaltlichen Pflichtangaben, wie für eine Papierrechnung.

Seit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 dürfen Rechnungen per E-Mail auch ohne digitale Signatur und ohne das sogenannte EDI-Verfahren versandt werden. Heute werden elektronische Rechnungen daher häufig als Anhang einer Mail (zum Beispiel als PDF-Datei) versandt oder als Link zum Download bereitgestellt. Welche Variante sich für Ihr Unternehmen eignet, hängt von der Anzahl Ihrer Rechnungen ab.

Wie wichtig ist der Serverstandort der Rechnungssoftware?

Rechnungen enthalten personen- oder unternehmensbezogene Daten, die Sie gemäß der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) schützen müssen. Bei der Speicherung im Ausland gelten andere, oft nicht DSGVO-konforme Datenschutzrichtlinien, weshalb Sie auf einen deutschen oder zumindest europäischen Serverstandort achten sollten.

Müssen Freiberufler eine andere Rechnung Software nutzen?

Nein, der Freiberufler ist ebenso ein Unternehmer, der bei der Rechnungslegung die umsatzsteuerlichen Vorschriften einhalten muss, sofern es sich nicht um einen steuerbefreiten Freiberufler (zum Beispiel Zahnarzt, Heilpraktiker oder Hebamme) handelt. Sie können also als Freiberufler ohne Bedenken die handelsübliche Rechnungssoftware verwenden. Es gibt dennoch Spezialsoftware für Freiberufler, zum Beispiel für Architekten oder Steuerberater, wo spezielle Funktionen wie Aufmaß, Gebührenverordnung oder ähnliches integriert sind. Das kann von Vorteil sein, ist jedoch häufig mit höheren Kosten verbunden.

Wie kann ich eBay, Amazon oder Shopify an meine Rechnungssoftware koppeln?

Wenn Sie bei eBay, Amazon oder in einem Shopify Onlineshop Produkte verkaufen und nun die Rechnungslegung automatisch mit Ihrer Onlinesoftware erledigen wollen, spart das sehr viel Zeit. Sie müssen allerdings vorher prüfen, ob Ihre Fakturierungssoftware eine Schnittstelle zu eBay und Amazon bereithält, so dass die Verkäufe als Rechnungspositionen vollständig und sicher an Ihr Rechnungsprogramm übergeben werden. Auch das Mahnwesen und die Lagerverwaltung könnte auf diese Weise online über eine einzige Schnittstelle von Ihrer neuen Software zentral verwaltet werden. Das sind aber relativ viele Funktionen und Vorteile, die der entsprechende Anbieter sich sehr gut bezahlen lässt. Grundsätzlich ist es möglich, es kommt wie immer auf den Preis an.

Muss der Rechnungsversand per Post erfolgen?

Nein, es besteht nicht mehr grundsätzlich die Pflicht, eine Rechnung per Post zu versenden. Allerdings muss der Kunde dem elektronischen Rechnungsversand zustimmen, bevor er durchgeführt werden kann. Hier greift § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG. Haben die Kunden zugestimmt, kann die Rechnung elektronisch versendet werden. Das ist auch über eine gute Software wie lexoffice möglich. Hier erfolgt der Versand dann per PDF über eine Mail-Adresse des Unternehmens.

Lohnt sich eine Rechnungssoftware für Kleinunternehmer?

Das kommt vor allem darauf an, wie viele Rechnungen ein Kleinunternehmer versendet. Laut Kleinunternehmerregelung muss keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausgewiesen werden. Dies bedeutet aber nicht, dass sich Unternehmer nicht an gesetzliche Vorgaben in Bezug auf die Rechnung halten müssen. So ist es zum Beispiel nicht ratsam Rechnungen einfach mit Word zu schreiben, da diese Rechnungen nachträglich verändert werden können, was gesetzlich verboten ist und zu Problemen führen kann, wenn Ihnen eine Steuerprüfung ins Haus steht. Eine Rechnungssoftware ist also schon allein deshalb quasi unvermeidbar.

Gerade dann, wenn regelmäßig mehrere Rechnungen versendet werden, lohnt sich die Software. Dadurch wahren Sie den Überblick über alle Ein- und Ausgänge. Auch Kleinunternehmer können zudem ein Mahnverfahren durchführen. Hier ist es hilfreich, wenn Sie Ihre Buchhaltung im Blick haben.

Sollte ich Ausgangsrechnungen, Quittungen und Zahlungen in meine Rechnung Software hochladen?

Diese Funktion wird häufig gerade bei Onlineanbietern wie lexoffice angeboten und dient der übersichtlichen Vorbereitung der Buchführung. Die Belege können sehr einfach mit angebundenen Geschäftskonten oder PayPal abgeglichen und bei Erfolg zugeordnet werden. Das vereinfacht die Abwicklung im Rechnungswesen, da die vorbereitete Buchführung direkt durch eine Schnittstelle vom Steuerberater abgerufen und digital weiterbearbeitet werden kann. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch gerade bei hochpreisigen Steuerberatern erhebliche Kosten. Lexoffice bietet insbesondere für DATEV derartige Schnittstellen und Hilfen an.

GoBD-konforme Rechnungen – was heißt das?

In der GoBD werden die Anforderungen an die Erstellung von Dokumenten im geschäftlichen Verkehr festgelegt. Unternehmer, die Rechnungen erstellen, müssen sich an die Vorgaben halten. Damit Rechnungen konform sind, müssen folgende Punkte erfüllt sein:

  • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Angaben
  • Vollständigkeit inklusive Anschrift und auch Steuernummer
  • Richtigkeit aller Angaben
  • Unveränderbarkeit

Zudem müssen die Rechnungen zeitgerecht gestellt werden. Ist dies nicht der Fall, kann das Unternehmen belangt werden.

Kann ich meine Steuererklärung über die Rechnungssoftware an das Finanzamt schicken?

Sie brauchen nicht unbedingt einen Steuerberater, um die Umsatzsteuervoranmeldung regelmäßig an das Finanzamt zu senden. Sie haben auch die Möglichkeit, die Abrechnung über die Steuersoftware zu versenden. Dabei ist es aber besonders wichtig, dass die Rechnungspositionen stimmen und es keine Ungereimtheiten beim Rechnungsbetrag gibt. Wie hoch der Steuersatz ist, hängt davon ab, welche Dienstleistungen angeboten werden. Hier ist ein Blick in das Umsatzsteuergesetz hilfreich.

Kann eine Rechnung in der Software auch verändert werden?

Fehler beim Betrag oder bei der Rechnungsstellung können passieren. Wichtig ist die korrekte Dokumentation. Eine gute Rechnungssoftware ermöglicht eine Anpassung der Rechnung und einen erneuten Versand der korrigierten Rechnung an den Rechnungsempfänger. Wichtig ist es darauf zu achten, dass die Vorschriften eingehalten werden. Diese beinhalten unter anderem eine Nachverfolgung der Änderung sowie eine Aufbewahrung für einen Zeitraum von mehreren Jahren.

Kann ich eine Rechnungsvorlage mit eigenem Logo und Design erstellen?

Sie müssen nicht, aber sie können eine Vorlage für Ihre eigene Rechnung, sozusagen ein Rechnungsmuster, zur Verwendung in Ihrer Firma erstellen. Dabei können Sie Ihr eigenes Logo speichern und verwenden, auch ein eigenes Design, individuelle Abstände, sowie Tabellen, Zeilen und Spalten, Kopfzeilen und Fußzeilen definieren. Sämtliche Einstellungen können Sie nach dem Speichern testen, indem Sie Ihre Rechnungsvorlage in PDF herunterladen, Drucken oder zum Testen per E-Mail versenden. Diese Rechnungsvorlage wird dann in der Rechnung Software regelmäßig verwendet, wenn Sie eine Rechnung schreiben möchten. Auch wir haben eine Rechnungsvorlage und ein Rechnungsmuster erstellt, welches Sie sich einmal ansehen sollten.

Rechnungsstellung mit Excel oder Word?

Sofern Sie die gesetzlichen Bestimmungen beim Erstellen der Rechnungen einhalten und Sie nicht zu viele Kunden und damit monatlich nur wenige Rechnungen schreiben müssen, könnten Sie auch mit Excel oder Word Ihre Rechnungen schreiben. Es ist aber sehr aufwendig und Sie können eine Menge vergessen, weil Excel oder Word nur bedingt automatisiert arbeiten. Word im übrigen noch weniger als Excel.

So können beispielsweise Musterrechnungen und Daten schlecht verwaltet werden, Formate, Rechnungsdaten und Zahlungen nur unzureichend administriert werden, ein Onlineeditor fehlt in dem Sinne komplett und Anbindung an eBay, Amazon oder andere Onlinesysteme sind nicht vorhanden. Wenn Sie diese Funktionen benötigen, müssten Sie selbst programmieren und Ihre Word-Vorlage bzw. Excel-Tabelle eigenständig ändern. Ob damit jedoch noch eine rechtskonforme Musterrechnung vorhanden ist, liegt in ihrer Verantwortung. Ich kann von der Verwendung von Word und Excel als Rechnungsprogramm nur abraten. Nutzen Sie lieber lexoffice zur Rechnungsstellung!

Sollte eine Rechnungssoftware auch Mahnungen erstellen können?

Wird eine Rechnung nicht bezahlt, ist die Mahnung der nächste Schritt. Eine gute Rechnungssoftware sollte die Möglichkeit enthalten, anhand der Rechnungen auch eine Mahnung erstellen zu können. Kann der Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen ebenfalls über die Rechnungssoftware abgewickelt werden, haben Sie alles in einer Übersicht. Die meisten weit verbreiteten Programme wie lexoffice unterstützten bieten eine Mahnfunktion.

Wie erfolgt die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen?

Die Aufbewahrungsvorschriften der Finanzverwaltung besagen, dass auch elektronische Rechnungen für zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Es reicht nicht aus, die Rechnungen auszudrucken und in Papierform abzuheften. Die Aufbewahrung muss elektronisch über eine Archivierung erfolgen. Auch diese Anforderungen sollten daher durch die Software erfüllt sein. Darüber hinaus müssen auch die Belege nachvollziehbar und nachprüfbar sein. Lesen Sie hier mehr zu den Aufbewahrungsfristen des Finanzamtes!

Was ist unter einer ZUGFeRD-Rechnung zu verstehen?

Die Abkürzung ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich hierbei um eine Spezifikation, die dafür sorgen soll, dass die elektronischen Rechnungen ein Format haben. Pflichtbestandteile sind hier ebenso vermerkt, wie Empfehlungen für Rechnungsbeispiele, die als Rechnungsentwurf oder Musterrechnung dienen können. Die Vorgaben basieren auf den Richtlinien der EU. Das heißt, das Format gilt auch für Rechnungen, die in das EU-Ausland versendet werden.

Ist die Umsatzsteuer immer auszuweisen und machen das die Programme automatisch?

Sofern Sie umsatzsteuerpflichtig sind, müssen Ihre Rechnungen die Umsatzsteuer ausweisen. Nur umsatzsteuerbefreite Unternehmer wie Ärzte, Heilpraktiker, Zahnärzte, Kleinunternehmer, welche die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG nutzen, oder andere Unternehmer nach § 4 Umsatzsteuergesetz brauchen keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen auszuweisen. Sofern Privatleute eine Rechnung erstellen sollten, fallen sie automatisch unter die Kleinunternehmerregelung und sind damit auch umsatzsteuerbefreit. Lesen Sie mehr zum Thema, wenn Privatpersonen Rechnungen schreiben möchten oder den anderen Pflichtangaben auf Ihren Rechnungen!

In den meisten Programmen können Dienstleistungen oder Produkte vor der Verwendung definiert werden, wobei auch die Umsatzsteuer hinterlegt werden muss. Sofern dann eine Rechnung erstellt wird, kann aus den angelegten Produkten oder Dienstleistungen das Passende übernommen werden, sodass die Umsatzsteuer stets korrekt und automatisch ausgewiesen wird. Arbeitet man jedoch nicht mit den Vorlagen zu Produkten und Dienstleistungen, muss bei jeder Rechnung die Einstellung für die Umsatzsteuer individuell durchgeführt werden. Sehen Sie sich dazu mein YouTube-Video an!

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Welche Nachteile hat kostenlose Software zum Rechnungen schreiben?

Da der Softwareentwickler die Entwicklung seines Programms finanzieren muss, ist er auch bestrebt diese Entwicklungskosten wieder zu erwirtschaften. So gibt es unterschiedliche Varianten, um eine solche Software zu refinanzieren, obwohl die Software an sich gratis herausgegeben wird.

Entweder wird in der Software Werbung integriert oder die Software ist nicht immer auf dem neuesten Stand, da notwendige Updates nicht erstellt und eingespielt werden. Es ist auch möglich die Software nur im begrenzten Umfang zu erlauben: für wenige Tage, Wochen oder Monate oder einige Programmfunktionen werden nicht freigeschaltet. Man spricht in diesem Fall von Shareware. Ob man jedoch in diesem Fall von kostenloser Freeware Software reden kann, wage ich zu bezweifeln.

Wie man sieht, ist auch kostenlose Software stets an Bedingungen und Einschränkungen gekoppelt, welche dem Entwickler die Möglichkeit verschaffen, durch eine Hintertür doch noch an sein Geld für die Programmierung der Software zu kommen. Da dieser monetäre Gedanke für gewöhnlich im Vordergrund steht, rate ich an dieser Stelle gleich dazu auf kostenpflichtige Software zur Erstellung der Rechnungen zurückzugreifen und nicht den risikoreichen Umweg über Freeware Programme zu gehen.

Fazit zu Rechnungen online schreiben

Rechnungen mit Software wie lexoffice online zu schreiben spart Zeit und Geld und wird über kurz oder lang ohnehin die Standardlösung sein. Um die Rechnungen von Anfang an rechtskonform und sicher zu erstellen, sollten Sie auf ein professionelles Rechnungsprogramm zurückgreifen. Das erspart von Anfang an jede Menge Arbeit und rechtliche Probleme. Ich persönlich nutze seit vielen Jahren lexoffice für mein Rechnungswesen und kann die Allround-Lösung jedem Selbstständigen und Freiberufler empfehlen.

Meine Name ist Torsten Montag, ich bin Betriebswirt, Internetcoach und betreibe seit 2004 das Gründerlexikon. Ich werde Ihnen durch meine Artikel den richtigen Weg als Unternehmer zeigen. Sollten Sie Fragen haben, kommen Sie gern in die Gründerlexikon Facebook Gruppe - dort erhalten Sie unbürokratische Hilfe.

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