Nutzen Sie ein System, um offene, fällige und gemahnte Rechnungen im Überblick zu haben!

Opens internal link in current windowRechnungen zu schreiben, macht wenig Sinn, wenn Sie anschließend nicht überprüfen, ob der Kunde sie auch tatsächlich bezahlt. Sie sollten deshalb ein System nutzen, um offene, bezahlte, fällige und gemahnte Rechnungen im Überblick zu behalten. Wie Sie dies realisieren können, zeige ich Ihnen in diesem Artikel.

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Sie brauchen ein System!

Wichtig ist zunächst, dass Sie sich ein System zulegen, das dafür sorgt, dass Sie zuverlässig die Zahlung jeder Rechnung nachprüfen sowie den Mahnstatus festhalten und nachverfolgen. Wenn Sie dies nur nach Gefühl machen, wird es zwangsläufig dazu kommen, dass Ihnen einzelne Rechnungen „durchrutschen“.

Doch wie ausgeprägt muss das System sein? Selbstredend ist der Bedarf eines Einzelunternehmers mit wenigen Rechnungen pro Monat anders als der eines Onlinehändlers mit hunderten oder tausenden abgewickelten Bestellungen pro Monat.

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Download: Offene Postenliste in Excel

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Software oder nicht?

Ob Sie für Ihre Zwecke eine Software brauchen oder nicht, hängt von Ihrem monatlichen Umfang an Rechnungen und Mahnungen ab. Ob Sie auf ein Softwareprodukt zurückgreifen möchten, ist mehr eine grundlegende Entscheidung über die Durchführungsvariante Ihrer Faktura, denn das Forderungsmanagement ist meist an eine Auftragsverwaltung gekoppelt.

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Lesen Sie den Softwarevergleich!

Welche Software für Sie am besten geeignet ist, lesen Sie in meiner Serie zum Thema „Software für die Auftragsverwaltung“, in der ich die drei Softwareprodukte Lexware faktura+auftrag, Lexware büroeasy und WISO Mein Büro genauer beleuchte.

Wenn eine Software für Ihren Fall mit Kanonen auf Spatzen geschossen wäre, was insbesondere bei kleineren Unternehmen oft der Fall ist, können Sie Ihr Mahnsystem alternativ auch auf der Basis eines Excel-Tabellenblatts aufbauen, in dem Sie alle Rechnungen sowie den zugehörigen Status in Hinblick auf Bezahlung, Fälligkeitsdatum, Mahndatum und Mahnstufe erfassen.

Nachverfolgungssystem ohne Software

Auch ohne spezielle Software können Sie Ihre offenen Rechnungen nachverfolgen. Sie brauchen dazu lediglich einen schmalen DIN A4-Ordner sowie mehrere Standardregister. Diese beschriften Sie mit folgenden Titeln:

  1. offene Rechnungen
  2. angemahnte Rechnungen
  3. bezahlte Rechnungen

Nachdem Sie eine Rechnung geschrieben haben, ordnen Sie sie in das erste Register ein. Sortieren Sie die Rechnungen in dieser Rubrik nach dem Fälligkeitsdatum. Dieses kann bei Rechnungen, die am selben Tag geschrieben wurden, durchaus unterschiedlich ausfallen, wenn Ihre Kunden verschiedene Zahlungsziele aufweisen.

Arbeiten Sie regelmäßig Ihre Kontoauszüge ab. Auf Rechnungen, die bezahlt wurden, vermerken Sie „Bezahlt am xx.xx.xxxx per xxxx“. Halten Sie stets fest, über welche Zahlmethode der Kunde bezahlt hat, dies erleichtert Ihnen die Nachverfolgung im Falle von Rückfragen. Die Rechnung wandert dann in das Register „bezahlte Rechnungen“, wo Sie sie entsprechend Ihres normalen Ablagesystems vorsortieren (z. B. nach Rechnungsnummer). Von hier aus übernehmen Sie sie später in Ihre Rechnungsablage.

Gehen Sie immer, wenn Sie Ihre Kontoauszüge prüfen, das erste Register durch. Welche Rechnungen sind übrig geblieben? Sind sie bereits fällig? Dann schreiben Sie die erste Mahnung und vermerken dies wiederum auf der Rechnung: „Gemahnt am xx.xx.xxxx, neue Zahlungsfrist bis  xx.xx.xxxx“. Sortieren Sie die Rechnungen nun in das zweite Register „gemahnte Rechnungen“ ein, wobei Sie sich bei der Sortierweise an der neuen Zahlungsfrist orientieren. Auch diese Rechnungen gehen Sie nun regelmäßig durch und prüfen, wer bereits bezahlt hat oder gar eine zweite Mahnung benötigt.

Übrigens: Wie Opens internal link in current windowoft Sie Ihre Kontoauszüge prüfen sollten, erkläre ich Ihnen im nächsten Artikel.

Viel Erfolg wünscht Ihnen

Ihr Torsten vom

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