Für Geschäftsreisen einen Eigenbelege ausstellen!

Einmal im Monat sitzen Sie an Ihrer Buchführung. Sie prüfen, ob alle Belege vorhanden sind, sortieren, heften zu Ihren Kontoauszügen und machen alles fertig, zur Abgabe bei Ihrem Steuerberater.

Aber: In manchen Situationen ist kein Beleg für die Buchhaltung vorhanden und es kann und wird auch keiner von einem fremden Unternehmer für Sie ausgestellt. Das kann z.B. sein, wenn eine fremde Opens internal link in current windowRechnung verloren geht und der Rechnungsaussteller sich aus unterschiedlichen Gründen nicht mehr in der Lage sieht eine Ersatzrechnung zu erstellen. Sie benötigen einen Ersatzbeleg.

Auf einem Schreibtisch liegt eine Reisekostenabrechnung A4, in welche handschriftlich bereits mit blauen Fineliner eingetragen wurde. Der blaue Fineliner liegt mit einem Fahrtenbuch auf dieser Reisekostenabrechnung
Bild: Torsten Montag / Gründerlexikon
passfoto torsten montag
Vorlage für den Eigenbeleg

Keine Buchung ohne Beleg, ist der wichtigste Grundsatz in der Buchführung. Verlorengegangene Belege oder Rechnungen können durch einen Eigenbeleg ersetzt werden. Die nachfolgende Vorlage Eigenbeleg wurde für den Zweck konzipiert, dass ein Geschäftsvorfall mangels Beleg dokumentiert werden soll.

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Sie werden auch regelmäßig auf das Thema Geschäftsreisen stoßen. Gerade als Jungunternehmer sind Sie zu Beginn Ihrer Karriere oft unterwegs, vielleicht ist dieser Umstand auch Ihrer Branche geschuldet, so sind Unternehmer in der Baubranche wesentlich häufiger auf Achse als Bürodienstleister oder Internetunternehmer. Folgende Reisetätigkeiten sind vorstellbar und führen in der Buchführung zur Problematik der Eigenbelege:

  • Messebesuche mit Übernachtung mit Abwesenheit über 8 Stunden
  • Abwesenheit durch Fahrten zu Kunden, Lieferanten von mehr als 8 Stunden

Kurz um: Die längere Abwesenheit führt beim Unternehmer zu Betriebsausgaben, wofür jedoch kein Beleg, keine Rechnung oder Quittung zur Verfügung steht. Es geht hier um die umgangssprachlichen Spesen, die Verpflegungsmehraufwendungen des Unternehmers. 

Ausweg: Der Unternehmer muss sich auch in dieser Situation einen Beleg für die Buchführung erstellen, den sogenannten Eigenbeleg.

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Vorlage Reisekostenabrechnung

Existenzgründer und Unternehmer können bei längerer Abwesenheit oder dienstlichen Fahrten mit dem privaten Pkw eine Reisekostenabrechnung erstellen. In unserer Vorlage können Sie sowohl die pauschalen Fahrtkosten abrechnen, als auch die Verpflegungspauschalen geltend machen. WEitere darüberhinaus anfallenden Oder abzurechnen Kosten, können in dieser Reisekostenabrechnung nicht untergebracht werden.

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Der Unternehmer füllt also spätestens bei der Aufbereitung der monatlichen Buchführung diesen Eigenbeleg aus und heftet ihn in seiner Buchführung entsprechend ab. Gehen Sie also in sich und überlegen Sie, wo Sie im vorangegangenen Monat überall waren. Am besten notiren Sie sich zeitnah (ich mache das jeweils abends, nachdem ich von der Dienstfahrt nach Hause gekommen bin) die einzelnen Einsatzorte, Baustellen oder Kundenbesuche, dann fällt es Ihnen bei der Vorbereitung der Buchfürhung leichter die Eigenbelege zu erstellen.

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Vorlage zur Spesenabrechnungen

Unternehmer, die noch weitere Kosten (Taxi, Übernachtung, Mahlzeiten, Parkplätze, Parkgebühren u.ä.) in die Abrechnung aufnehmen wollen, sollten die Vorlage zur Spesenabrechnung nutzen.

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Häufige Fragen beim Vorbereiten der Buchführung:

Dabei wünsche ich Ihnen gutes Gelingen und vor allem ein gutes Erinnerungsvermögen. Haben Sie Opens internal link in current windowweitere Fragen zu diesem Thema? Schreiben Sie mir!

Ihr Torsten vom
Gründerlexikon

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