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Für Geschäftsreisen einen Eigenbelege ausstellen!

Einmal im Monat sitzen Sie an Ihrer Buchführung. Sie prüfen, ob alle Belege vorhanden sind, sortieren, heften zu Ihren Kontoauszügen und machen alles fertig, zur Abgabe bei Ihrem Steuerberater.

Aber: In manchen Situationen ist kein Beleg für die Buchhaltung vorhanden und es kann und wird auch keiner von einem fremden Unternehmer für Sie ausgestellt. Das kann z.B. sein, wenn eine fremde Opens internal link in current windowRechnung verloren geht und der Rechnungsaussteller sich aus unterschiedlichen Gründen nicht mehr in der Lage sieht eine Ersatzrechnung zu erstellen. Sie benötigen einen Ersatzbeleg.

Auf einem Schreibtisch liegt eine Reisekostenabrechnung A4, in welche handschriftlich bereits mit blauen Fineliner eingetragen wurde. Der blaue Fineliner liegt mit einem Fahrtenbuch auf dieser Reisekostenabrechnung
Bild: Torsten Montag / Gründerlexikon

Sie werden auch regelmäßig auf das Thema Geschäftsreisen stoßen. Gerade als Jungunternehmer sind Sie zu Beginn Ihrer Karriere oft unterwegs, vielleicht ist dieser Umstand auch Ihrer Branche geschuldet, so sind Unternehmer in der Baubranche wesentlich häufiger auf Achse als Bürodienstleister oder Internetunternehmer. Folgende Reisetätigkeiten sind vorstellbar und führen in der Buchführung zur Problematik der Eigenbelege:

  • Messebesuche mit Übernachtung mit Abwesenheit über 8 Stunden
  • Abwesenheit durch Fahrten zu Kunden, Lieferanten von mehr als 8 Stunden

Kurz um: Die längere Abwesenheit führt beim Unternehmer zu Betriebsausgaben, wofür jedoch kein Beleg, keine Rechnung oder Quittung zur Verfügung steht. Es geht hier um die umgangssprachlichen Spesen, die Verpflegungsmehraufwendungen des Unternehmers. 

Ausweg: Der Unternehmer muss sich auch in dieser Situation einen Beleg für die Buchführung erstellen, den sogenannten Eigenbeleg.

Der Unternehmer füllt also spätestens bei der Aufbereitung der monatlichen Buchführung diesen Eigenbeleg aus und heftet ihn in seiner Buchführung entsprechend ab. Gehen Sie also in sich und überlegen Sie, wo Sie im vorangegangenen Monat überall waren. Am besten notiren Sie sich zeitnah (ich mache das jeweils abends, nachdem ich von der Dienstfahrt nach Hause gekommen bin) die einzelnen Einsatzorte, Baustellen oder Kundenbesuche, dann fällt es Ihnen bei der Vorbereitung der Buchfürhung leichter die Eigenbelege zu erstellen.

Häufige Fragen beim Vorbereiten der Buchführung:

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