Kfz–Kosten, pauschal oder tatsächlicher Aufwand?

Eine der häufigsten Fragen von Existenzgründern ist die der Behandlung von anfallenden Kfz Kosten. Benzin, Diesel, Reparaturen, Versicherungen oder Steuern stellen Betriebsausgaben für den Unternehmer dar. Jedoch gibt es verschiedene Methoden, um diese Kosten gewinnmindernd zum Ansatz zu bringen. Zuvor sollte die Frage der Zugehörigkeit des Fahrzeugs zum Betriebsvermögen geklärt werden.

Wann zählt ein Kfz zum Betriebsvermögen?

Aufgrund der betrieblichen Nutzung des Fahrzeugs kann eine Einordnung vorgenommen werden. Liegt der Prozentsatz der betrieblichen Nutzung unterhalb der 10% Marke, so handelt es sich bei dem Kfz um notwendiges Privatvermögen. Der Unternehmer hat dahingehend keinerlei Möglichkeiten das Fahrzeug in das Betriebsvermögen aufzunehmen. Somit sind alle mit der Anschaffung im Zusammenhang stehenden Kosten nicht betrieblich abziehbar.

Bewegt sich die betriebliche Nutzung zwischen 10 und 50%, so besteht aufgrund des vorhandenen gewillkürten Betriebsvermögen ein Wahlrecht. Der Unternehmer kann entscheiden, ob das Fahrzeug Betriebsvermögen darstellt oder nicht.

Bei einer betrieblichen Nutzung über 50% besteht die Verpflichtung der Aufnahme des Kfz in das Betriebsvermögen.

Aus diesem Grund sollten Sie zunächst genau überlegen, ob das Kfz zum Betriebs- oder Privatvermögen zu zählen ist. Bei selteneren betrieblichen Fahrten kann es auch sinnvoll sein, das Kfz im Privatvermögen zu halten. Betriebliche Fahrten können dann mit der Kilometerpauschale berechnet werden. Im Falle von finanziellen Schwierigkeiten des Unternehmens ergibt sich bei dieser Verfahrensweise außerdem der Vorteil, dass das Kfz nicht gepfändet werden kann, sofern es nicht als Sicherheit einem Gläubiger gegenüber genutzt wird.

Wie erfasse ich meine Kfz-Kosten?

Wie wird der betriebliche Nutzungsanteil ermittelt?

Dieser Anteil kann dem Finanzbeamten am Besten durch regelmäßige Aufzeichnungen plausibilisiert werden. Es ist dabei jedoch nicht nötig ein Fahrtenbuch zu führen.

Aufnahme des Pkws in das Betriebsvermögen

Sofern die Verpflichtung oder die Entscheidung zur Aufnahme des Pkws in das Betriebsvermögen besteht, muss der Unternehmer diesen in sein Anlagenverzeichnis aufnehmen. Dies kann entweder in der laufenden Buchführung geschehen oder dem Finanzamt schriftlich (mit Kopie des Kaufvertrages) mitgeteilt werden. Eine fachkundige Person sollte diese Schritte begleiten.

Privatvermögen

Sofern der Pkw im Privatvermögen des Unternehmers verbleibt, können die Kosten für eine betrieblichen Nutzung über die Inanspruchnahme einer Kilometerpauschale abgerechnet werden. Der Unternehmer führt eine Reisekostenabrechnung, in der er die einzelnen Fahrten mit der tatsächlich zurückgelegten Wegstrecke aufführt. Die tatsächlich gefahrenen Kilometer sind mit einer Pauschale von 0,30 EUR pro Kilometer abzurechnen. Die so entstehenden Kosten sind Betriebsausgaben, welche jedoch nicht zum Vorsteuerabzug führen. Wahlweise kann der Unternehmer auch die anteiligen tatsächlich angefallenen Kosten als Betriebsausgabe geltend machen. In diesem Fall ist ein Vorsteuerabzug möglich. Diese Variante stellt sich jedoch als sehr aufwändig dar und wird daher in den wenigsten Fällen genutzt. 

Für umsatzsteuerpflichtige Unternehmer wirkt sich der Pkw im Privatvermögen folgendermaßen aus:

  1. Es besteht durch den Kauf des Pkws keine Möglichkeit die enthaltene Vorsteuer geltend zu mache.
  2. Ein späterer Verkauf / Entnahme des Fahrzeugs ist nicht umsatzsteuerpflichtig.
  3. Es muss keine private Nutzung versteuert werden.
  4. Es besteht ein Vorsteuerabzug für eindeutig betrieblich zuzuordnende Fahrten oder auch ein betrieblicher Unfall.
  5. Für die laufenden Kosten, zum Beispiel Kraftstoff oder Reparaturen kann in der Regel keine Vorsteuer geltend gemacht werden.

Betriebsvermögen

Wird das Fahrzeug dem Betriebsvermögen untergeordnet, so sind alle laufenden Kfz-Kosten sowie Reisekosten als Betriebsausgabe abzugsfähig. Darüber hinaus kann der Unternehmer auch die darin enthaltene Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen. Der Vorsteuerabzug gilt auch für den Kauf des Fahrzeugs. Der Verkauf sowie eine Entnahme in das Privatvermögen muss der Umsatzsteuer unterzogen werden. Außerdem muss eine monatliche private Nutzung versteuert werden, da die Finanzverwaltung davon ausgeht, dass der Unternehmer auch privat mit diesem Fahrzeug unterwegs ist. Bei der Ermittlung des privaten Nutzungsanteils kann der Unternehmer zwischen zwei verschiedenen Methoden wählen. Dabei sollte jedoch eine Vergleichsrechnung durchgeführt werden, um die günstigere Variante und somit den höchstmöglichen steuerlich nutzen zu wählen.

1%-Methode

Bei dieser Berechnungsmethode wird der private Nutzungsanteil pauschal ermittelt. Es spielt daher keine Rolle wie hoch dieser in Wirklichkeit war. Diese Methode ist relativ zeitunaufwändig, führt aber in vielen Fällen zu einem steuerlich ungünstigeren Ergebnis. Der Unternehmer muss von dem Bruttolistenpreis des Neuwagens monatlich 1% als Privatanteil korrigieren und versteuern. Somit ergibt sich pro Jahr eine Korrektur in Höhe von 12% was von der Summe seiner tatsächlich angefallenen Kfz-Kosten abgezogen wird. In einigen Fällen ist auch die Umsatzsteuer entsprechen zu berücksichtigen.

Fahrtenbuchmethode

Der Unternehmer kann auch regelmäßig ein Fahrtenbuch führen und somit den tatsächlichen privaten Anteil seiner Fahrten ermitteln. An das Fahrtenbuch stellt die Finanzverwaltung jedoch sehr hohe Anforderungen, was bei einer nicht ordnungsgemäßen Führung zur Verwerfung desselben führt. Das Fahrtenbuch muss lückenlos, vollständig und zeitnah geführt werden. Der am Jahresende ermittelte Privatanteil wird zur Korrektur der Kfz-Kosten genutzt. Das Fahrtenbuch enthält neben den Betriebs- und Privatfahrten, die Fahrten zwischen der Wohnung und dem Betrieb sowie Fahrten zum doppelten Haushalt des Unternehmers. Eine Kostenvergleichsrechnung oder Günstigerprüfung sollte von einem sachverständigen Dritten z.B. ein Unternehmensberater oderSteuerberater durchgeführt werden.

Lkw

Bei Lastkraftwagen besteht in der Regel kein Zweifel an einer betrieblichen Nutzung, so dass eine Entscheidung dahingehend nicht getroffen werden muss. LKWs sind daher Betriebsvermögen.

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