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Ein Kassenbuch dient dazu, alle Bargeldgeschäfte eines Unternehmens in der Buchhaltung zu erfassen. Eingetragen werden der Geschäftsvorfall mit Datum, die Belegnummer, der Steuersatz, die Höhe der Einnahme bzw. Ausgabe, die Umsatzsteuer (Umsatzsteuersatz) sowie der aktuelle Kassenbestand.
Am einfachsten ist das mit einer elektronischen Lösung, zum Beispiel von lexoffice.Damit müssen Sie sich um viele Details gar keine Gedanken mehr machen, da das Programm alles für Sie abnimmt.
Lesen Sie sich im Folgenden die häufigsten Fragen zum Kassenbuch führen durch und downloaden Sie diese Vorlage!
In einem Kassenbericht werden die gleichen Daten einzeln pro Beleg auf einem Formblatt notiert und abgeheftet.
Auf einem Kassenblatt befinden sich alle Ein- und Ausgaben in Form von Bargeld für den Zeitraum eines Monats. Diese drei Möglichkeiten, die Kasse zu führen, ist es eine wichtige Informationsgrundlage für die Gewinnermittlung. Stellt der Betriebsprüfer fest, dass ein Kassenbuch Mängel aufweist, sind hohe Steuernachzahlungen an das Finanzamt, durch eine Schätzung ermittelt, oft die Folge. Ein Steuerprüfer wird in den meisten Fällen eine Kassenprüfung vornehmen. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihre Kassenführung und jede Umsatz Buchung gewissenhaft nach den GoBD vornehmen.
Bei der Kassenbuchführungühandelt es sich um die chronologische Aufzeichnung sämtlicher mit Bargeld vorgenommenen Geschäftsvorfälle eines Unternehmens.
Die Pflicht, eine Kassenbuchführungüvorzunehmen, ergibt sich aus § 140 AO (Abgabenordnung) in Verbindung mit § 146 Absatz 1 Satz 2 der AO sowie § 22 des Umsatzsteuergesetzes. Hiernach müssen alle Unternehmer, die Bücher und Aufzeichnungen zu führen haben, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sämtliche Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festhalten. Unter die Pflicht der Kassenbuchführungüfallen somit gewerbliche Unternehmer unabhängig von einer Eintragung ins Handelsregister, wenn sie einen nach kaufmännischer Art und Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb führen, sowie Kleingewerbetreibende, die sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen.
Hinweis: Seit 2008 besteht die Möglichkeit, sich nach § 241a HGB von der Buchführungspflicht befreien zu lassen.
Lesen Sie zum Thema Kassensystem Gastronomie!
Der im Kassenbuch ausgewiesene Kassenbestand hat zu jeder Zeit mit dem tatsächlichen Bestand an Barmitteln der Kasse übereinzustimmen. Eine regelmäßige Überprüfung des Kassenbestandes durch Nachzählen ist somit unerlässlich. Die Aufzeichnungen der Geschäftskasse müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Entsprechende Formulare lassen sich im Bürobedarfshandel erwerben, sodass mögliche Fehlerquellen eingeschränkt werden. Selbstverständlich können Sie eine Vorlage für Ihre Kassenführung auch erst in Excel erstellen und dann ausdrucken.
Die Kassenbuchführungükann auch elektronisch erfolgen. An diese Form der Kassenbuchführungüwerden jedoch hinsichtlich ihrer Ordnungsmäßigkeit besonders hohe Anforderungen gestellt. So wird beispielsweise eine Kassenbuchführungümit einer veränderbaren Excel-Datei als nicht ordnungsgemäß angesehen und beanstandet (§ 158 der Abgabenordnung (AO)). Branchenspezifisch wird oftmals auf eine elektronische Kassenbuchführungümittels Registrierkassen zurückgegriffen.
Die Kassenbuchführungüwird von Betriebsprüfern sehr kritisch überprüft, da hier besonders bei Bargeschäften Manipulationsmöglichkeiten bestehen. Sofern die Kassenbuchführungüfehlerhaft ist, sind diese nach § 162 der Abgabenordnung berechtigt, die steuerliche Bemessungsgrundlage zu schätzen. In der Regel fallen diese Hinzuschätzungen sehr hoch aus.
Weichen der tatsächliche Kassenbestand und der buchmäßig erfasste Bestand voneinander ab, so entsteht eine Kassendifferenz. Diese sind auf dem sogenannten Kassendifferenzkonto buchhalterisch zu erfassen.
Ein Kassenblatt, ein Kassenbericht oder ein Kassenbuch können sowohl handschriftlich ausgefüllt als auch mithilfe einer Kassenbuch Software geschrieben werden. Ebenso klebt man die dazugehörigen Belege oder Quittungen ordentlich sortiert und gekennzeichnet per Hand oder in einem digitalen Archiv ab. In der Abgabenordnung legt der Gesetzgeber nur fest, dass die Daten jederzeit einsehbar sein müssen:
§ 145 Abgabenordnung (Allgemeine Anforderungen an Buchführung und Aufzeichnungen)
(1) Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.
Für eine optimale Kassenbuchführungüstellt der Fachhandel ein umfangreiches Angebot an Kassenbüchern und Kassenformularen in Papierformat bereit. Und Softwarehersteller bieten eine Vielzahl von komfortablen Programmen an. Dabei muss der Spagat gelingen zwischen den Ansprüchen durch das Finanzamt als auch durch den Kunden. Das Kassenbuch lässt sich auch in einer ASP-Software direkt online führen. Diese Variante besitzt den Vorteil, dass der ASP-Anbieter umgehend alle Accounts nach neuen gesetzlichen Vorschriften und Regelungen ändern kann. Eine Client-Software kann gewissermaßen veralten und dann den Anforderungen des Betriebsprüfers nicht mehr genügen. Außerdem berücksichtigt eine Software automatisch die aktuell gültige Aufbewahrungspflicht von Buchhaltungsbelegen.
Trotzdem birgt das Führen eines Kassenbuches auf EDV-Basis eine Hürde. Ändert man bereits getätigte Aufzeichnungen nachträglich in der Software, zum Beispiel einen Umsatz oder eine Buchung, dann müssen diese ausreichend dokumentiert sein. Das heißt: Fehlerhafte Eintragungen werden per Beleg storniert oder umgebucht, sie dürfen sich niemals einfach so löschen lassen.
Im Falle einer Betriebsprüfung durch einen Steuerprüfer bzw. durch das Finanzamt können folgende Probleme auftreten:
Alles was sie zur Kassennachschau, Kassenprüfung durch das Finanzamt wissen müssen. Lesen Sie jetzt einige Urteile und Fakten zur Kassenprüfung!
Vorgefertigte Kassenbücher gibt es im Schreibwarenladen zu kaufen oder im Internet als Download. Bitte denken Sie daran, das Kassenbuch dann auszudrucken und nicht per Excel zu führen, da es nicht den Ansprüchen durch das Finanzamt genügt. Es ist auch möglich, einen eigenen Vordruck für Ihre Buchhaltung zu verwenden. Als Kopf ist der Unternehmensname einzutragen, ggf. die Filiale des Unternehmens und die Kassenbezeichnung, sofern mehrere geführt werden. Außerdem ist der Zeitraum anzugeben, für den das jeweilige Kassenblatt gilt (Monat/Jahr bzw. von - bis).
In die oberste Zeile kommt der Anfangsbestand der Kasse bzw. der Übertrag vom vorhergehenden Kassenblatt. Danach folgen die Einnahmen und Ausgaben. Zu jedem Eintrag, bzw. zu jedem Umsatz, sind mindestens Datum, Betrag und Buchungstext der Buchung anzugeben. Einnahmen sind dabei getrennt nach Steuersätzen (Umsatzsteuersatz) anzugeben. Sie können in Tagessummen (Tageslosung) zusammengefasst werden, wenn sich die einzelne Zusammensetzung im Nachhinein anhand geeigneter Unterlagen nachvollziehen lässt. Ausgaben sind nach der Einzelaufzeichnungspflicht einzeln aufzuzeichnen. Alle zugehörigen Belege sind in zeitlicher Reihenfolge direkt hinter dem Kassenbuch abzulegen und aufzubewahren. Die Gesamtheit der Bareinnahmen der Geschäftskasse am Ende des Tages bezeichnet man als Tageslosung. Die Tageslosung< wird ermittelt, indem Sie den Kassenendbestand nehmen und von diesem den Kassenanfangsbestand, eventuelle Einlagen und Ausgaben laut Buchhaltungsbelegen subtrahieren.
Ermittlung Tageslosung
Kassenbestand am Ende des Tages
- Kassenbestand zu Beginn des Tages
- eventuelle Einlagen (wie beispielsweise Einlage von zusätzlichem Wechselgeld
- eventuelle Auslagen (Kassenbelege mit entsprechendem Buchungstext)
= Tageslosung
Wird Geld aus der Kasse entnommen (Entnahmen), muss diese Auszahlung im Kassenbuch als Ausgabe mit der Bezeichnung "Geldtransit" - wenn es auf einem Girokonto eingezahlt wird - bzw. "Privatentnahme" - wenn es für private Ausgaben verwendet wird - mit entsprechender Buchung erfasst werden.
Wird Geld in die Kasse eingelegt, muss diese Einzahlung im Kassenbuch als Einnahme mit der Bezeichnung "Geldtransit" - wenn es vorher von einem Geschäftskonto abgehoben wurde - bzw. "Privateinlage" - wenn es aus dem privaten Bereich stammt - erfasst werden.
Hinweis: Prüfen Sie zunächst, ob Sie überhaupt ein Geschäftskonto benötigen!
Am Monatsletzten oder Erreichen der letzten Zeile des Kassenblattes sind die Spalten Einnahmen und Ausgaben aufzusummieren und das Blatt mit dem Kassenbestand abzuschließen. Dieser sollte mit dem tatsächlich in der Kasse befindlichen Bargeldbestand übereinstimmen. Wichtig: Ein Kassenbuch darf und kann niemals einen negativen Bestand haben! Sollte dies einem Betriebsprüfer vom Finanzamt auffallen, kann die gesamte Kassenaufzeichnung verworfen werden und ggf. Einnahmen hinzu geschätzt werden. Denn Sie können ja in Ihrer Geschäftskasse nicht „Minus 100 Euro" haben. Das Minimum ist 0 Euro. In diesem Fall müssen Sie einen Fehler gemacht haben. Prüfen Sie daher nochmal jede Buchung und jeden Umsatz. Das bedeutet zwar nicht, dass Sie gleich der Steuerhinterziehung beschuldigt werden, aber die Schätzungen der Steuerprüfer sind immer im Sinne des Finanzamts sehr großzügig.
Das Finanzamt akzeptiert kein Kassenbuch mit Excel, wenn Sie verpflichtet sind ein ordnungsgemäßes Kassenbuch zu führen! Der Grund liegt auf der Hand: In Excel könnten Sie jederzeit Änderungen vornehmen, ohne dass diese ersichtlich sind. Und das würde den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) widersprechen. Die Führung einer Geschäftskasse muss so erfolgen, dass Korrekturen nachträglich immer ersichtlich sind. Sie können dafür natürlich auch gewisse Programme auf Ihrem Computer nutzen. Aber bedenken Sie bitte, dass diese die Anforderungen von GoBD unbedingt entsprechen müssen. Ansonsten wird der Steuerprüfer Ihre gesamte Kassenführung infrage stellen.
Sie könnten jedoch mit Excel eine Vorlage für ein Kassenbuch erstellen und dieses für jeden Tag ausdrucken, um auf diese Weise die teuren Kassenbücher aus dem Einzelhandel zu sparen. Wenn Sie allerdings gar nicht verpflichtet sind ein Kassenbuch zu führen, dann können Sie auch die Aufzeichnungen in Excel vornehmen.
Viele Unternehmen benötigen täglich ein oder mehrere Kassenblätter, um sämtliche Bargeschäfte (Bareinnahmen und Barausgaben) sowie all die anderen Transaktionen in der Barkasse ordnungsgemäß nach GoBD zu dokumentieren. Zu diesem Zweck gibt es im Handel Kassenbücher mit etwa 50 Blättern in A4 zu kaufen. Dafür muss der Unternehmer jedoch tief in die Tasche greifen (oft bis zu 20 €). Aus diesem Grund kann ich diese Excel Tabelle empfehlen, die nicht dazu genutzt werden soll, die Kasse mit Excel zu führen, denn das ist laut Gesetzgeber gar nicht erlaubt. Diese Excel Tabelle soll als Vorlage dienen, sodass der Unternehmer keine teuren Kassenbücher im Schreibwarenhandel kauft, sondern bei Bedarf seine Kassenblätter ausdruckt und diese wie eh und je handschriftlich führt.
Kurz gesagt: niemand! Auch, wenn Vertriebler von Kassenherstellerfirmen etwas anderes behaupten. Es gibt keine gesetzliche Pflicht, eine elektronische Registrierkasse einzusetzen. Rechtlich besteht sogar die Möglichkeit, eine bereits vorhandene elektronische Registrierkasse fachgerecht entsorgen zu lassen und anschließend auf die offene Ladenkasse umzusteigen.
Doch wer eine elektronische Registrierkasse freiwillig nutzt, muss auch eine ganze Menge Richtlinien und Vorschriften beachten. Das soll natürlich nicht bedeuten, dass eine offene Ladenkasse der elektronischen Registrierkasse in jedem Fall vorzuziehen ist. Eine elektronische Registrierkasse kann Ihre Buchhaltung enorm erleichtern.
Diese Frage geht mit der vorherigen Frage einher. Die Antwort: jeder Unternehmer kann weiterhin eine offene Ladenkasse nutzen, wenn er möchte. Ob das natürlich im Einzelfall sinnvoll ist, sei dahin gestellt. Es gibt keine gesetzliche Regelung, die eine offene Ladenkasse verbietet.
Unternehmer, die eine offene Ladenkasse anstatt einer elektronischen Registrierkasse nutzen, müssen einige Dinge beachten, damit die Kassenführung steuerlich zulässig ist. Betriebsprüfer hatten vor allem immer wieder bemängelt, dass ein sogenanntes Zählprotokoll fehle. Doch der Bundesfinanzhof stellte jetzt klar, dass ein Zählprotokoll keine Pflicht bei einer offenen Ladenkasse darstellt.
Nutzen Selbstständige offene Ladenkassen für ihre Bargeschäfte, wittern Finanzämter schnell Einnahmenverkürzungen und suchen nach Mängeln in der Kassenführung, wie die Deutsche Handwerkszeitung in einem Artikel schreibt. Sofort werden Einnahmen und Umsätze durch die Beamten hinzugeschätzt, was wiederum die Steuerlast für den Unternehmer erhöht. Häufig wurde das Fehlen eines Zählprotokolls beanstandet.
Ein Zählprotokoll bei einer offenen Ladenkasse ist eine Auflistung, in der die genauen Stückzahlen von Münzen und Scheinen erfasst werden. Es würde also nicht nur reichen, den Bestand in der Gesamtsumme aufzunehmen. Fehlte dieses Zählprotokoll, wurde häufig Hinzuschätzungen zum Gewinn und Umsatz vorgenommen. Hintergrund war beispielsweise ein Merkblatt zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführungüder Oberfinanzdirektion Karlsruhe. Dort hieß es auszugsweise in Bezug auf offene Ladenkassen:
„...die Ermittlung des Geldbestandes am Ende des Tages durch ein sog. Zählprotokoll nachgewiesen werden sollte”
BFH: “Sollte” heißt Kann, nicht Muss
Die Richter des Bundesfinanzhofs stellten jedoch klar, dass es für die Ordnungsmäßigkeit einer offenen Ladenkasse ausreicht, den täglichen Kassenbericht zu erstellen. In der Anweisung hieß es, dass der Geldbestand durch ein Zählprotokoll nachgewiesen werden “sollte”. Dieser Ausdruck weist darauf hin, dass es sich um eine freiwillige, keine verpflichtende Auflistung handelt.
Kostet es den Unternehmer nicht zu viel Zeit, kann er natürlich auch zusätzlich ein Zählprotokoll erstellen und damit jeglichen Wind aus den Segeln der Finanzbeamten nehmen, BFH Beschluss vom 16. Dezember 2016, Aktenzeichen X B 41/16
Ein Kassensystem ist eine EDV-gestützte Lösung für den „Kassenbetrieb“. Es gibt auch hier wieder keine gesetzliche Pflicht, ein solches elektronisches Kassensystem zu nutzen. Dennoch ist es in einigen Bereichen unerlässlich elektronische Programme für die Kassenführung einzusetzen. Man unterteilt Kassensysteme grob nach Gastronomie und Handel. Jeder dieser Bereiche hat unterschiedliche Anforderungen an das Kassensystem.
In der Gastronomie beispielsweise dienen sie auch als Bestellsystem. Im Handel dagegen gibt es auch Verknüpfungen zu anderen Bereichen, wie der Materialwirtschaft, dem Lager oder der Finanzbuchhaltung. Schon allein für Ihre Buchhaltung oder für die Übersicht der Finanzen ist ein Kassensystem daher unerlässlich, wenn auch nicht gesetzlich vorgeschrieben.
Ja, Sie können das Kassenbuch handschriftlich führen, wenn Sie das möchten. Aber genauso gut können Sie auf elektronische Lösungen zurückgreifen. Beachten Sie dabei bitte, dass bei einer elektronischen Lösung die Kassensturzfähigkeit gegeben sein muss. Unter der Kassensturzfähigkeit versteht man die jederzeitige Möglichkeit, den Kassenbestand anhand Ihrer Aufzeichnungen auf Richtigkeit hin zu überprüfen.
Wenn Sie im Kassenbuch einen Beleg vergessen haben, kommt es darauf an, ob Sie verpflichtet sind, ein ordnungsgemäßes Kassenbuch zu führen oder nicht. Gehen wir davon aus, dass Sie dazu verpflichtet sind. Da der Saldo in der Kasse stimmen muss (das heißt, der ermittelte Kassenbestand muss mit dem tatsächlichen Kassenbestand übereinstimmen), hätte es auffallen müssen, wenn Geld in der Kasse fehlt. Bereits zu diesem Zeitpunkt hätte nach dem Beleg oder der Buchung gesucht werden können. Wurde er gefunden, wird er genau an diesem Tag gebucht. Wenn Sie Geld privat vorgestreckt haben und der Angestellte kommt erst später mit dem Beleg, dann erfolgt der Geldausgang auch erst später und Sie können den Beleg auch erst dann in der Kasse erfassen.
Sofern Sie nicht verpflichtet sind ein ordnungsgemäßes Kassenbuch zu führen, dann tragen Sie auf dem Beleg einfach den Buchungstag ein und buchen an dem Tag, an dem Sie ihn erhalten.
Als Belegnummer wird die fortlaufend zu vergebende Nummer bezeichnet, die jedem Beleg und damit dem zugehörigen Buchungsvorgang zugeordnet werden kann, das heißt der Bareinnahmen und Barausgaben. Durch die nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung korrekte und lückenlose Vergabe von Belegnummern werden alle erfassten Buchungsvorgänge und somit jeder Umsatz nachvollziehbar und können einer Revision durch das Fnanzamt standhalten.
Ja, Sie müssen sowohl im Kassenbuch als auch direkt auf dem Beleg neben dem Buchungstext eine Belegnummer notieren. Dies dient zur eindeutigen Zuordnung des Geschäftsvorfalls und natürlich auch, damit Sie den Überblick bewahren.
Wenn Sie in Ihrer Kasse eine Differenz entdecken, dann müssen Sie zunächst versuchen, diese Differenz zu klären. Vielleicht haben Sie vergessen einen Beleg zu buchen. Es kann jedoch auch andere Ursachen haben und Sie können die Angelegenheit nicht mehr nachvollziehen. Vor allem bei Barzahlungen Ihrer Kunden kann es vorkommen, dass Sie versehentlich zu viel Geld eingenommen haben. In dem Fall können Sie den Überschuss auf das Konto „Sonstige Erträge unregelmäßig“ buchen und somit Korrekturen vornehmen.
Wenn Sie eine negative Differenz in der Kasse haben, das heißt, der Sollbestand ist höher als der Ist-Bestand, dann sollten Sie zunächst versuchen, die Differenz zu klären. Ein negativer Ist-Bestand kann in Ihrer Kasse logischerweise nicht auftreten, denn weniger als Nichts kann es in Ihrer Kasse nicht geben.
Falls Sie beispielsweise vergessen haben einen Beleg zu buchen, dann könnten Sie das noch am selben Tag tun. Vor allem bei vielen Barzahlungen kann es auch vorkommen, dass Sie aus Versehen zu viel Geld herausgegeben haben. Wenn eine negative Differenz nicht anders aufzuklären ist, dann buchen Sie den entsprechenden Betrag vom Konto „Sonstige Aufwendungen unregelmäßig“ an die Kasse.
Die Antwort dieser Frage ergibt sich bereits aus den beiden vorher genannten Fragen. Zunächst sollten Sie versuchen, die Kassendifferenz zu klären. Möglicherweise haben Sie nur vergessen einen Beleg zu erfassen. Wenn eine Buchung falsch war, korrigieren sie die falsche Buchung so, dass man die veränderten Zahlen trotzdem noch sieht (bei handschriftlichem Kassenbuch). Im Zweifelsfall könnten Sie selbst den Beleg nochmal erstellen und am Ende des Tages buchen. Lässt sich die Differenz nicht klären oder Sie haben, was insbesondere bei vielen Bargeschäften leicht passieren kann, aus Versehen zu viel Geld eingenommen bzw. ausgegeben, dann buchen Sie die Differenz mit den entsprechenden Konten „sonstige Erträge unregelmäßig“ bzw. „sonstige Aufwendungen unregelmäßig“.
Eine Stellungnahme muss nur derjenige abgeben, der dazu aufgefordert wird. Das sind meist Angestellte eines größeren Unternehmens. Im Einzelhandel oder in der Gastronomie ist das üblich. Insbesondere dann, wenn es häufiger zu Unregelmäßigkeiten kam oder größere Geldbeträge fehlen. Ein Betriebsprüfer wird Sie bei einer Kassenprüfung nicht auffordern, eine schriftliche Stellungnahme zu verfassen.
Ich schreibe mein Kassenbuch seit Jahren mit lexoffice. Dank der Cloud-Lösung kann ich das jederzeit von überall aus tun. Zudem bietet mir lexoffice weit mehr als nur die Kassenbuchführungü Ich kann aus Angeboten automatisch Lieferscheine, Rechnungen und Mahnungen schreiben, die Umsatzsteuervoranmeldung machen und sogar Lohnabrechnungen erstellen.
Ob Sie ein Kassenbuch führen müssen oder nicht, hängt nicht davon ab, was für eine Art Kasse Sie führen, sondern ob Sie rechtlich zur Führung eines solchen verpflichtet sind. Wer buchführungspflichtig ist, muss ein Kassenbuch führen. Ob Sie eine Registrier- oder eine Ladenkasse nutzen, spielt dabei keine Rolle. Natürlich beinhalten viele elektronische Kassensysteme bereits ein Kassenbuch, sodass Sie nicht noch ein zweites Kassenbuch führen müssen.
Wer nicht buchführungspflichtig ist, muss kein „ordnungsgemäßes Kassenbuch“ nach GoBD führen. Kleinunternehmer sind nicht buchführungspflichtig. Dennoch müssen auch sie Aufzeichnungen über ihre Kasse führen. Die Anforderungen sind jedoch nicht so streng. Eine Auflistung der Transaktionen sowie eine chronologische Belegsammlung sind ausreichend. Bei Kleinunternehmern mit vielen Bargeldzahlungen ist ein Kassenbuch dennoch empfehlenswert. Ein Betriebsprüfer kann bei einer Prüfung auch die Kasse eines Kleinunternehmers prüfen. Wenn er Unregelmäßigkeiten findet, dann kann es zu Hinzuschätzungen des Prüfers kommen.
Selbstverständlich können Sie Ihr Kassenbuch auch online führen. Anbieter wie lexoffice oder DATEV machen es möglich. Somit ist die Buchhaltung auch wesentlich einfacher und Sie sparen zudem noch Geld und Zeit.
Gute Anbieter wie Lexoffice oder sevDesk bieten auch das Führen des Kassenbuchs mittels einer App an. Vorgaben wie die Aufbewahrungspflicht von Buchhaltungsbelegen oder die Einzelaufzeichnungspflicht werden auch via App weiterhin eingehalten, da die Belege durch die App digital vorliegen.
Auch an dieser Stelle verweise ich wieder auf meinen Favoriten lexoffice. Lesen Sie hier meinen lexoffice Testbericht! Hier erhalten Sie auch speziell auf Kleinunternehmer zugeschnittene Lösungen, damit Sie ein ordnungsgemäßes Kassenbuch führen können. Neben lexoffice gibt es selbstverständlich viele weitere Anbieter von Kassenbuch Software am Markt.
Obwohl ich bereits diverse Programme ausprobiert habe, bin ich lexoffice seit einigen Jahren treu. Der Grund: lexoffice kann viel mehr als nur Rechnungen schreiben. Ob Sie Angebote erstellen, Rechnungen schreiben, Kunden verwalten, Kassenbuch führen oder Ihre Steuererklärung vorbereiten wollen: mit lexoffice haben Sie alle Funktionen in einem Programm. Das Erstellen der Rechnung bedarf deshalb nur noch einen Mausklick und ist so einfach wie nirgendwo anders.
Bei Privatentnahmen müssen Sie einen sogenannten Eigenbeleg schreiben. Eine Auszahlung aus der Kasse beweisen Sie mittels eines selbst geschriebenen Belegs nach. Neben den regulären Anforderungen sollten Sie „Privatentnahme“ als Buchungstext auf den Beleg schreiben. Privateinlagen werden ebenso erfasst.
Nein, es gibt keine gesetzliche Regelung, dass Sie in der Gastronomie eine Registrierkasse verpflichtend einsetzen müssen. Sie können genauso gut auch weiter eine offene Ladenkasse führen. Allerdings mag es, abhängig von der Größe Ihres Gastronomiebetriebs, sinnvoll sein, eine elektronische Registrierkasse zu führen. Eine solche Kasse kann beispielsweise auch den korrekten Umsatzsteuersatz Ihrer Verkäufe berücksichtigen.
Bei der Kassenzählung erfassen Sie den Geldmäßigen Bestand Ihrer Kasse. Dabei werden Anzahl und Stückelung von Münzen und Geldscheinen erfasst. Ein Zählprotokoll hat zum Beispiel 3 Spalten:
Das Zählprotokoll muss zudem das Datum enthalten sowie die Unterschrift des Kassierers.
Der Kassenbericht darf nicht mit dem Kassenbuch verwechselt werden. Einfach ausgedrückt, können Unternehmer mit vielen Bargeschäften und einer offenen Ladenkasse, wie beispielsweise Friseure, einen Kassenbericht nutzen. Dieser ersetzt die einzelnen Eintragungen ins Kassenbuch. Beim Kassenbericht werden die Einnahmen und Ausgaben mit dem Anfangs- und Endbestand der Kasse abgestimmt.
Ein buchführungspflichtiger Taxiunternehmer muss genauso ein Kassenbuch führen wie jeder andere Unternehmer. Taxifahrer bzw. Taxiunternehmer müssen zwar keine Einzelaufzeichnungen führen, allerdings müssen sie die sogenannten Schichtzettel aufbewahren. Ein Kassenbericht kommt für Taxifahrer nicht infrage, da sie für offene Ladenkassen vorgesehen sind. Die im Taxi eingebauten Taxameter und Wegstreckenzähler sind jedoch den elektronischen sowie den Registrierkassen gleichgesetzt.
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Unternehmer, die eine Gewinnermittlung nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) durchführen, müssen zwar grundsätzlich kein Kassenbuch führen. Dennoch müssen die Geschäftsvorfälle nachvollziehbar und richtig aufgezeichnet werden. Excel Tabellen reichen ebenfalls nicht aus.
Ein Unternehmer, der ein Restaurant führte, wehrte sich gegen Hinzuschätzungen eines Betriebsprüfers. Der Prüfer schätzte die Einnahmen deutlich höher, da er die Aufzeichnungen des Unternehmers für unzureichend befand. Der Fall landete vor dem Finanzgericht Hamburg. Die Richter stellten sich jedoch auf die Seite des Prüfers und lieferten gleich ein paar interessante Hinweise mit, so steuertipps.
Vor allem bei bargeldintensiven Betrieben seien detaillierte Aufzeichnungen erforderlich, ähnlich einem Kassenkonto oder Kassenbericht, so die Richter. Beispielsweise könnten die Transaktionen durch Kassenstreifen, Kassenzettel, Bons, Quittungen etc. nachgewiesen werden. Eine Alternative wäre, die Bareinnahmen durch einen kassenähnlichen Bericht nachzuweisen, indem Anfangs- und Endbestand klar ersichtlich ist. Es gibt eine ganze Reihe von Möglichkeiten, den gesetzlichen Anforderungen nachzukommen. Entscheidend ist immer, dass die Aufzeichnungen den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen. Das beinhaltet unter anderem, dass sämtliche Änderungen (zum Beispiel Stornos) ersichtlich sein müssen, inklusive der stornierten Buchung.
Vielen Unternehmern ist der Unterschied zwischen Kassenbuch, Kassenbericht und Kassenblatt gar nicht so richtig bewusst. Das ist auch nicht weiter tragisch, schließlich soll sich ein Unternehmer auf sein Geschäft konzentrieren. Doch einige Punkte müssen beachtet werden, da ansonsten böse Überraschungen drohen. So ist es längst kein Geheimnis mehr, dass in der Buchführung keine Excel Tabellen ausreichend sind (höchstens für die interne Buchhaltung).
Der besagte Unternehmer jedoch nutzte Excel Tabellen und legte diese dem Prüfer vor. Doch Excel Tabellen erfüllen eben nicht o.g. Voraussetzungen, dass keine nachträglichen Änderungen möglich sind. Der Prüfer wies sogar nach, dass der Restaurantbesitzer in seiner Tabelle nachträglich Änderungen durchführte. Daraufhin wurden die Einnahmen viel höher geschätzt und der Selbstständige musste einiges an Steuern nachzahlen. Eine Kassenbuch Software, die es auch als Freeware Version gibt, ist daher bei bargeldintensiven Betrieben dringend zu empfehlen. Eine solche Software erspart nicht nur Zeit, sondern beugt Fehlern vor. Beispielsweise würde - bei einer handschriftlichen Variante - ein Zahlendreher genügen, um das gesamte Kassenbuch aufwendig korrigieren zu müssen.
FG Hamburg, Beschluss vom 01. August 2016, Aktenzeichen 2 V 115/16
Vielen Unternehmern ist der Unterschied zwischen Kassenbuch, Kassenbericht und Kassenblatt gar nicht so richtig bewusst. Das ist auch nicht weiter tragisch, schließlich soll sich ein Unternehmer auf sein Geschäft konzentrieren. Doch einige Punkte müssen beachtet werden, da ansonsten böse Überraschungen drohen. So ist es längst kein Geheimnis mehr, dass in der Buchführung keine Excel Tabellen ausreichend sind (höchstens für die interne Buchhaltung).
