Ein aufgeräumter Schreibtisch sorgt für Übersicht und Konzentration

Auch der Schreibtisch ist ein Arbeitsplatz. Arbeitsplätze können krank machen, und zwar nicht nur, weil die Einhaltung ergonomischer Gesichtspunkte vernachlässigt wurde. Auch wenn sprichwörtlich „das Genie das Chaos beherrscht“ – auf dem Schreibtisch sollte Ordnung herrschen.

Bild: theglassdesk / pixabay.com

Wer als Unternehmer seine Dokumente und Unterlagen nicht mehr auffindet, weil sie als „lose Blattsammlung“ auf 1,5 qm verteilt sind, wird in kürzester Zeit massive Probleme in der gesamten Abwicklung von Geschäftsvorfällen haben, Ärger mit Steuerberatern und Finanzämtern und nicht zuletzt viel zu viel Zeit mit dem Suchen von Schriftstücken vertrödeln.

So haben Sie Ihre Schreibtischordnung von Anfang an im Griff

Schritt 1: Vermeiden Sie die liegende Ablage

Wer seine Akten und Schriftstücke immer nur übereinanderstapelt, verliert nach dem 5. Schriftstück die Übersicht. Nach dem Motto: „Aus den Augen, aus dem Sinn“, vergißt man die Dinge, die unten liegen, relativ schnell.

Schritt 2: Nur Unterlagen, die Sie täglich brauchen, sind auf oder am Schreibtrisch

Je häufiger auf ein Schriftstück zugegriffen wird, desto näher hat es am Schreibtisch seinen Platz.

•    Täglicher Zugriff: In Griffnähe (auf oder direkt am Schreibtisch)
•    Zugriff mehrmals wöchentlich: In Schreibtischnähe (z. B. in Sideboards)
•    Zugriff mehrmals im Monat: Im Raum (in Regalen und Schränken)
•    Zugriff sehr selten / gar nicht (da geschlossener Vorgang): Im Archiv / Registratur, außerhalb des Büroraums

Schritt 3: Schaffen Sie sich eine Wiedervorlage an

Eine Wiedervorlage beherrbergt alle Vorgänge, die noch nicht abgeschlossen sind, aber nicht täglich gebraucht werden. Sie befinden sich am oder auf dem Schreibtisch. Im Handel gibt es Wiedervorlagemappen, Pultordner oder ähnliche Sammelmappen, die mit Einteilungen von 1 – 31 oder A – Z eine numerische oder alphabetische Zuordnung erleichtern, wodurch diese liegende Ablageform doch von Vorteil ist. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, wird er abgelegt.

Schritt 4: Clear-Desk-Policy

Viele Unternehmen haben intern eine Richtlinie (Policy), dass alle Mitarbeiter abends ihren Schreibtischarbeitsplatz aufgeräumt verlassen (leerer, aufgeräumter Schreibtisch = clear-desk). Denn, ein aufgeräumter Schreibtisch steigert die Effektivität der Arbeit, die Konzentration steigt und der Stresspegel wird gemindert.

Ein aufgeräumter, leerer Schreibtisch ist nicht ein Hinweis darauf, dass der Arbeitsplatzinhaber nichts zu tun hat - im Gegenteil: Er ist organisiert! Haben Sie Mut, Ihren Schreibtisch leer zu räumen, und zwar jeden Abend: Befreien Sie ihn von allen unnötigen Materialien, die sich dort befinden (Scheren, Stifte, Klebezettel, Locher etc.), legen Sie alle geschlossenen Vorgänge ab und die laufenden Vorgänge in die Wiedervorlage.



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