Ein Unternehmer sollte nicht nur aufgrund gesetzlicher Grundlagen seine Buchführung organisieren. Ebenso wichtig ist ein System der Ablage, was ihm selbst und anderen, wie Lohnbüro, Steuerberater, Buchführungsbüros usw. gestatten, wichtige Informationen und Belege schnell und sicher wieder zu finden.
Ausgangsrechnungen sollten chronologisch sortiert und nummeriert werden. Es ist auch ratsam, ein System für die Verwaltung von Rechnungen einzurichten, bei dem Rechnungen eindeutig identifiziert werden können und alle relevanten Informationen wie Datum, Empfänger und Betrag enthalten sind.
Die Finanzbehörde verlangt in der Regel, dass Unterlagen für mindestens sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden. Dazu gehören unter anderem Rechnungen, Kontoauszüge, Lieferscheine, Quittungen und Verträge. Es ist wichtig, diese Unterlagen gut zu organisieren und leicht zugänglich aufzubewahren.
Eingangsrechnungen sollten ebenfalls chronologisch sortiert werden und mit eindeutigen Identifikationsnummern versehen sein. Es ist auch hilfreich, eine Liste mit den offenen und bezahlten Rechnungen zu führen.
Kontoauszüge sollten nach Datum sortiert werden und mit den entsprechenden Belegen verknüpft sein, um Überweisungen und Abbuchungen nachvollziehen zu können. Es ist auch empfehlenswert, eine monatliche Übersicht zu führen, um Überblick über die Finanzen zu behalten.
Sortieren Sie die Belege nach Typ: Trennen Sie Ihre Belege nach Art der Transaktion. Zum Beispiel sollten Sie Eingangsrechnungen von Ausgangsrechnungen, Quittungen von Bankauszügen und so weiter trennen.
Ordnen Sie die Belege nach Datum: Innerhalb jedes Belegtyps sollten Sie die Dokumente in chronologischer Reihenfolge sortieren. Beginnen Sie mit dem ältesten Datum und arbeiten Sie sich bis zum neuesten Datum vor.
Gruppieren Sie die Belege nach Konto: Gruppieren Sie die Belege innerhalb jedes Datums nach dem entsprechenden Konto in Ihrer Buchhaltung. Wenn Sie beispielsweise eine Eingangsrechnung für Büromaterial haben, sollten Sie diese in der Kontogruppe "Büromaterial" ablegen.
Nummerieren Sie die Belege: Es kann hilfreich sein, jedem Beleg eine eindeutige Nummer zu geben, um die Verarbeitung und Suche später zu erleichtern.
Digitalisieren Sie Ihre Belege: Wenn Sie in der Lage sind, Ihre Belege zu digitalisieren, können Sie sie leichter speichern und archivieren. Es gibt auch viele Tools, die Sie verwenden können, um die Verarbeitung und Kategorisierung Ihrer digitalisierten Belege zu automatisieren.
Um Zahlungen an Lieferanten zu verwalten, sollte man ein System einrichten, bei dem man Rechnungen und Zahlungen eindeutig verknüpfen kann. Es ist auch wichtig, eine Übersicht über die offenen und bezahlten Rechnungen zu führen und Zahlungstermine zu überwachen, um Überziehungen zu vermeiden.
Um Zahlungen an Lieferanten zu verwalten, sollte man ein System einrichten, bei dem man Rechnungen und Zahlungen eindeutig verknüpfen kann. Es ist auch wichtig, eine Übersicht über die offenen und bezahlten Rechnungen zu führen und Zahlungstermine zu überwachen, um Überziehungen zu vermeiden.
Die Aufbewahrungsdauer von Belegen hängt von den gesetzlichen Vorschriften des jeweiligen Landes ab, aber in der Regel beträgt sie sechs bis zehn Jahre.
Die Aufbewahrungsdauer von Belegen hängt von den gesetzlichen Vorschriften des jeweiligen Landes ab, aber in der Regel beträgt sie sechs bis zehn Jahre.
Neben dem Kassenbuch führen mit den dazugehörigen Belegen (Nutzen Sie dazu eine Kassenbuch Software!), sollte auch in der Bank eine dem Datum nach sortierte Reihenfolge genutzt werden. So sollten die Belege in der Reihenfolge abgeheftet werden, wie sie entweder im Kassenblatt eingetragen sind oder vom Bankkonto gebucht wurden. Die Kasse und das Bankkonto des Abrechnungszeitraums werden immer zusammen zur weiteren Bearbeitung gegeben. Um eine zeitnahe Buchführung erstellen zu können, ist es daher wichtig, dass Kontoauszüge regelmäßig bei der Bank geholt und diese dann direkt im Buchführungsordner abgeheftet werden. So können alle anfallenden Rechnungen (Übrigens: So können Sie Ihre Rechnungen schreiben.) und Ausgaben innerhalb kürzester Zeit sortiert und erfasst werden. Diese regelmäßigen Arbeitsschritte vermeiden ein sich Anstauen von Belegen und Rechnungen, welche am Monats- oder Quartalsende mühevoll dem Datum nach sortiert und abgeheftet werden müssen
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Man sollte sich gleich zu Beginn der Selbständigkeit eine regelmäßige Zeit am Tag einräumen, in welcher derartige Buchführungsaufgaben erledigt werden können. Übrigens, im Rahmen der Existenzgründung gewährt die Bundesagentur für Arbeit einen Zuschuss, welcher von Unternehmensberatungen dazu verwendet werden kann, die Buchführungssystematik an dem speziellen Beispiel zu zeigen. So kann der Existenzgründer nach der Vorgabe lernen und in den nächsten Monaten dieses System übernehmen, um seine Buchführung für den Steuerberater selbst aufzubereiten. Diese Arbeit ist nur zu empfehlen, da sich Steuerberater und Buchführungsbüros in der Regel das Sortieren und ordentliche Abheften der Belege zur weiteren Bearbeitung extra bezahlen lassen. So kann der Selbständige durch eine ordentliche Ablage von Beginn an dieses Geld sparen.
Zum Ablagesystem zählt aber noch mehr als nur die Buchführungsunterlagen für den Steuerberater aufzubereiten. Im täglichen Geschäftsverkehr fallen eine Unzahl von Briefen, Lieferscheinen und dergleichen an. Alle diese Dokumente sollten systematisch in Ordnern abgelegt werden. Empfehlenswert ist die Anlage folgender Ordner:
1. Krankenkasse / Berufsgenossenschaft
2. Finanzamt / Gewerbeamt
3. BA (Bundesagentur für Arbeit) / Zuschüsse
4. DRV (Deutsche Rentenversicherung)
5. Banken
Diese Rubriken können zunächst auch in einem Ordner abgelegt werden. Die Untergliederung der einzelnen Ordner kann selbstverständlich individuell gestaltet werden.
Darüber hinaus verwende ich folgende Ordner:
Rubriken wie Schriftverkehr, Anträge, Bescheide, Zuschüsse, Gesprächsnotizen usw. denkbar. Ein gut gegliedertes Ablagesystem hilft also in jedem Fall ein späteres Chaos zu vermeiden.
Bürobedarf, Sortiersysteme, Ablagesysteme, Ordner und Archivierung können Sie bequem bei einem Großhändler im Netz bestellen.
Neben den genannten Ordnern und Ablagesystemen ist es auch für kleine Unternehmen zwingend notwendig das Anlagevermögen der Firma festzustellen. Dazu gehören alle Anschaffungen und Wirtschaftsgüter ab einem Wert von 150,- EUR, wenn Sie eigenständig nutzbar sind. So zum Beispiel Bürotische und Bürostühle, Schränke, Regale, Maschinen, Werkzeuge, Software, Pkws, Lkws, Computer uvm.
Der Unternehmer sollte jedes Jahr überprüfen, welche neuen Wirtschaftsgüter hinzu gekauft wurden, welche Vermögensgegenstände vorhanden und welche bereits verschrottet oder verkauft wurden. Diese Informationen können in einem sogenannten Anlagenspiegel festgehalten werden. Diese Aufgabe übernimmt in der Regel derSteuerberater oder das Buchführungsbüro. Der Unternehmer kann aber einen erheblichen Teil dazu beitragen, dass am Jahresende alle nötigen Daten bereit stehen. Dazu empfiehlt es sich einen Ordner anzulegen, in welchem jeweils eine Kopie der angeschafften Wirtschaftsgüter abgeheftet wird. So werden Fragen am Jahresende nahezu überflüssig, denn alle Informationen zur Erstellung des Anlagenspiegels sind aus den abgehefteten Belegen ersichtlich.
Keine regelmäßige Aktualisierung und Überprüfung der Buchhaltungsunterlagen: Es ist wichtig, die Buchhaltungsunterlagen regelmäßig zu aktualisieren und zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt sind und um im Falle einer Prüfung vorbereitet zu sein.
Fehlende oder unvollständige Aufbewahrung von Belegen: Es ist wichtig, alle relevanten Belege aufzubewahren und gut zu organisieren, um im Falle einer Prüfung alle notwendigen Informationen bereitstellen zu können.
Keine Verknüpfung von Belegen und Finanzen: Um eine Übersicht über die Finanzen zu behalten, ist es wichtig, dass Belege mit Überweisungen und Abbuchungen verknüpft werden.
Unvollständige oder fehlerhafte Buchhaltung: Es ist wichtig, dass die Buchhaltung sorgfältig und korrekt durchgeführt wird, um sicherzustellen, dass alle Finanztransaktionen richtig erfasst werden und im Falle einer Prüfung keine Probleme auftreten.
Keine Überwachung von Zahlungsterminen: Es ist wichtig, Zahlungstermine zu überwachen, um Überziehungen und mögliche negative Auswirkungen auf die Finanzen zu vermeiden. Es ist auch wichtig, eine Liste mit den offenen und bezahlten Rechnungen zu führen, um Übersicht zu behalten.
Es bietet sich auch bei kleineren oder jungen Unternehmen an, die offenen Posten der Firma extra abzuheften. Unbezahlte Eingangs- oder Ausgangsrechnungen werden in diesem Ablagensystem gesondert von der Finanzbuchführung aufbewahrt. So behält der Existenzgründer die Übersicht, von wem er noch Geld zu bekommen hat. Denn die jenigen melden sich meist nicht freiwillig und machen auf sich und ihre unbezahlte Rechnung aufmerksam.
Vor einer Betriebsprüfung sollte man alle relevanten Unterlagen bereitstellen und organisieren, um eine schnelle und effiziente Überprüfung zu ermöglichen. Man sollte auch alle Fragen oder Anliegen, die man hat, vorab klären, um eine reibungslose Durchführung der Prüfung zu gewährleisten.
