Herkömmliches oder digitales Fahrtenbuch?

Das Führen eines Fahrtenbuchs kann sehr aufwendig und zeitraubend sein. Da erscheinen elektronische Fahrtenbücher, die die Strecken und Zeiträume automatisch eintragen, der lang ersehnte Heilsbringer zu sein. Doch auch wenn die digitalen Fahrtenbücher tatsächlich viele Vorteile mit sich bringen, so ist doch einiges bei der Nutzung zu beachten. Am allerwichtigsten ist die Anerkennung durch das Finanzamt, denn nicht jedes angebotene digitale Fahrtenbuch wird auch von den Finanzbehörden anerkannt. Um später nicht eine (teure) Überraschung zu erleben, sollte man bei der Wahl des elektronischen Fahrtenbuchs also sicherstellen, dass die Voraussetzungen der Finanzbehörden erfüllt sind.

Welche Vorteile bieten digitale Fahrtenbücher?

Wie bereits angesprochen, liegt der größte Vorteil darin, dass das Führen des Fahrtenbuchs weniger aufwendig ist. Das liegt daran, dass sowohl der Kilometerstand als auch die Route und das Fahrtziel automatisch vom Auto an das elektronische Fahrtenbuch übermittelt werden. Mit dieser abgenommenen Arbeit geht eine enorme Zeiteinsparung einher.

Neben der Zeiteinsparung profitieren Nutzer eines digitalen Fahrtenbuchs aber auch von einer geringeren Gefahr, Daten fehlerhaft ins Fahrtenbuch einzutragen. Weil die Daten automatisch übertragen werden, besteht nicht mehr die Gefahr, dass man die Daten fehlerhaft einträgt. Das könnte beispielsweise dann passieren, wenn man erst später zur Eintragung kommt und die Erinnerung an den Tag dann nur noch schwammig ist.

Eine weitere nützliche Funktion: Häufig gefahrene Routen (Fahrten zu häufig besuchten Geschäftspartnern) können meist vorab in der Software gespeichert und dann vom Fahrer ausgewählt werden. So muss der Fahrer die Daten nicht mehr vollständig von Hand eintragen. Das reduziert einerseits wieder den Zeitaufwand und andererseits auch die Wahrscheinlichkeit, Fehler bei der Eintragung zu machen.

Welche Anforderungen stellt das Finanzamt an digitale Fahrtenbücher?

Bevor Sie sich für die Nutzung eines digitalen Fahrtenbuchs entscheiden, sollten Ihnen die Anforderungen des Finanzamts an die Software bekannt sein. Denn nur wenn das digitale Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, macht die Nutzung eines solchen auch Sinn. Auf die folgenden Punkte sollten Sie bei der Auswahl der Software achten:

  • Generell müssen in einem elektronischen Fahrtenbuch dieselben Informationen festgehalten werden wie in einem gewöhnlichen Fahrtenbuch. Welche das sind, lesen Sie in unserem Artikel zum Thema Fahrtenbuch oder 1%-Regelung.
  • Wie beim gewöhnlichen Fahrtenbuch müssen die manuellen Eintragungen (z.B. in ein Webportal) zeitnah vorgenommen werden. Die meisten Programme orientieren sich an der inoffiziellen 7-Tage-Frist der Finanzämter und lassen nach dieser Frist keine Änderungen mehr zu.
  • Für jedes Auto sind die insgesamt entstandenen Aufwendungen und das Verhältnis von privaten zu übrigen Fahrten gesondert nachzuweisen.

Wichtiger Hinweis zu nachträglichen Änderungen!

Nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben müssen technisch grundsätzlich ausgeschlossen sein (Wenn ein fehlerhafter Eintrag vorgenommen wurde, muss dieser zunächst storniert und in einem neuen Datensatz korrigiert werden)

Aus diesem Grund dürfen Sie ihr Fahrtenbuch NICHT in Excel führen! Denn dort sind nachträgliche Veränderungen möglich (und somit nicht technisch ausgeschlossen).

Vorsicht bei den Kilometerzahlen!

Bei der Verwendung von elektronischen Fahrtenbüchern, die die Fahrten automatisch mit Hilfe von GPS aufzeichnen und übermitteln, sollten Sie auch beachten, dass das Fahrzeug selbst die gefahrenen Kilometer auf eine andere Weise berechnet (über die Reifenumdrehungen). Dadurch passiert es häufig, dass die von der Software per GPS ermittelten Kilometer nicht mit der Kilometerzahl auf dem Tacho des Autos übereinstimmen. Hier sollten Sie regelmäßig nachprüfen, ob die automatisch berechneten Kilometer auch mit den Daten auf dem Tacho übereinstimmen.

Beachten Sie die Aufbewahrungsfristen!

Auch für Fahrtenbücher gelten im Übrigen Aufbewahrungsfristen. Man sollte also sicherstellen, dass auch bei technischen Änderungen wie beispielsweise dem Wechsel auf eine neue Fahrtenbuch-Software die Daten stets abrufbar bleiben.

Beispiel Disketten: Werden heute nicht mehr genutzt, da es keine Lesegeräte mehr gibt.

Wie kann ich sicher sein, dass das digitale Fahrtenbuch anerkannt wird?

Wie bereits erwähnt, wird nicht jedes Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt und eider gibt es auch kein offizielles Zertifizierungsverfahren, sodass Sie sich auf Zertifikate verlassen könnten. Letztlich wird deshalb immer von Fall zu Fall vom Finanzamt entschieden, ob das Finanzamt das Fahrtenbuch anerkennt oder nicht. Aus diesem Grund sollten Sie darauf achten, dass der Herstellers Ihres Fahrtenbuchs die Garantie dafür übernimmt, dass das Fahrtenbuch den aktuellen Anforderungen entspricht. Aber auch zukünftigen Anforderungen sollte in Form von Updates Rechnung getragen werden.

Ein kleiner Praxistipp von uns: Es empfiehlt sich das neue digitale Fahrtenbuch zunächst für einen kurzen Zeitraum zu nutzen (bspw. einen Monat) und die Daten dann dem Finanzamt zur Prüfung vorzulegen. Wenn das Finanzamt diese Daten anerkennt, dann können Sie das Fahrtenbuch in Zukunft weiterhin verwenden. Sie sollten sich die Anerkennung allerdings schriftlich bestätigen lassen, um wirklich auf der sicheren Seite zu sein.

Meine Name ist Torsten Montag, ich bin Betriebswirt, Internetcoach und betreibe seit 2004 das Gründerlexikon. Ich werde Ihnen durch meine Artikel den richtigen Weg als Unternehmer zeigen. Sollten Sie Fragen haben, kommen Sie gern in die Gründerlexikon Facebook Gruppe - dort erhalten Sie unbürokratische Hilfe.

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