Telefonkosten absetzen: Telefon, Handy und Internetkosten

In der heutigen, zunehmend vernetzten Welt sind Telekommunikationskosten ein fester Bestandteil der Betriebsausgaben jedes Unternehmens. Für Selbstständige und Unternehmer ist es daher unerlässlich zu wissen, wie sie ihre Telefonkosten, Handykosten, Internetkosten und Mobilfunkkosten richtig absetzen und buchen können. Es ist wichtig zu berücksichtigen, dass diese Ausgaben häufig als Flatrates gebucht werden, die sowohl Internet- als auch Telefonkosten in einem Gesamtbetrag beinhalten. Allerdings muss dabei immer der Anteil der privaten Nutzung berücksichtigt werden. Dabei ist jedoch zu prüfen, ob eine private Nutzung vom Unternehmer oder seinen Angestellten vorliegt.

Um diesen privaten Nutzungsanteil zu berücksichtigen, wird in der Regel am Jahresende eine Korrektur (bei der Vorbereitung zum Jahresabschluss) durchgeführt. Diese Korrektur kann beispielsweise durch konkrete Aufzeichnung der geführten Privatgespräche im Einzelverbindungsnachweis der Telefonrechnung plausibilisiert werden. Da diese Methode jedoch recht umständlich und zeitaufwändig ist, kann sich der Unternehmer einer pauschalen Methode bedienen und 20-30% der gesamten Telefonkosten als Privatanteil erfassen. Wahlweise kann auch monatlich ein fester Betrag korrigiert werden. 

Häufige Fragen unserer Leser:

• Welche Methoden können bei der Korrektur der Telefon- und Internetkosten angewendet werden?
• A. Flatrate
• B. Einzelverbindungsnachweis
• C. Pauschale Methode
• Wie sieht ein Beispiel zur Telefonnutzung aus?
• Wie lauten die Buchungssätze für Telefon, Handy und Internet?
• Wie werden Telefon, Handy und Internet steuerlich abgesetzt?

Welche Methoden können bei der Korrektur der Telefon- und Internetkosten angewendet werden?

Um den privaten Nutzungsanteil in der Buchführung zu berücksichtigen, gibt es drei Varianten.

A. Flatrate

Der Unternehmer entscheidet sich bei der ersten Variante für einen festgelegten Betrag der privaten Nutzungskosten. Bei der Flatrate mit Internetzugang von unter 20 EUR sind 5-10 EUR angemessen. In dem Fall werden 100% der Betriebsausgaben für Telefon, Handy und Internet auf das Konto "Telefon" 4920 (SKR 03) bzw. 6805 (SKR 04) gebucht. Dabei ist wichtig, den richtigen Kontenplan und Kontenrahmen zu finden. Das Konto kann bei einer zusammengefassten Buchung auch individuell umbenannt werden. 

Vorteil: schnell ermittelbar
Nachteil: entspricht nicht der Realität, daher u.U. zu teuer

B. Einzelverbindungsnachweis

Wer Zeit hat, kann mit dem Einzelverbindungsnachweis der Telefonrechnung, jedes privat geführte Gespräch markieren und damit einen ganz individuellen privaten Nutzungsanteil ermitteln, welcher beim Jahresabschluss oder auch mtl. die Telefonkosten korrigiert.

Vorteil: Sehr genau und individuell.
Nachteil: sehr zeitaufwendig

C. Pauschale Methode

Bei dieser Variante wird der Nutzungsanteil pauschal auf 20 - 30% festgelegt. Der private Anteil wird dann der Umsatzsteuer unterworfen und auf das Konto "Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19%USt (Telefon-Nutzung)" gebucht, sprich 8922 (SKR 03) oder 4646 (SKR 04). Dabei gibt es hilfreiche Buchhaltungssoftware, welche die Buchung vereinfacht.

Vorteil: benötigt sehr wenig Zeit
Nachteil: sehr ungenau und u.U. zu teuer für den Unternehmer

Wie sieht ein Beispiel zur Telefonnutzung aus?

Eine typische Rechnung der Telefonnutzung sieht zum Beispiel so aus: Ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer nutzt sein dienstliches Telefon auch für private Zwecke. Aus Zeitgründen verzichtet er auf die genaue Ermittlung des privaten Anteils durch den Einzelverbindungsnachweis. Er berechnet die private Telefonnutzung mit 30% pauschal ab. Aus seinen Telefonkosten von insgesamt 500 EUR inklusive 19% Umsatzsteuer berücksichtigt er daher 126,05 EUR (netto) als Telefonnutzung gewinnerhöhend. Somit muss er 23,95 EUR Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen.

Wie lauten die Buchungssätze für Telefon, Handy und Internet?

Im Kontenplan SKR 03 bzw. SKR 04 der Datev e.G. sehen die Buchungssätze wie folgt aus:

Buchungssätze für den Kontenplan SKR 03

Konto  SKR 03 Soll	Konten- Bezeichnung	Betrag	Konto  SKR 03 Haben	Konten- Bezeichnung	Betrag
4920	Telefon	41,97
1576	Abziehbare  Vorsteuer 19%	7,98	1200	Bank	49,95

Korrektur der privaten Nutzung am Ende des Jahres

Konto  SKR 03 Soll	Konten- Bezeichnung	Betrag	Konto  SKR Haben	Konten- Bezeichnung	Betrag
1880	Unentgeltliche  Wertabgaben 20% psch.	9,99	8922	Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19% USt (Telefon-Nutzung)	8,39
			1776	Umsatzsteuer 19%	1,60

Buchungssätze im Kontenplan SKR 04:

Konto  SKR 04 Soll	Konten- Bezeichnung	Betrag	Konto  SKR 04 Haben	Konten- Bezeichnung	Betrag
6805	Telefon	41,97
1406	Abziehbare  Vorsteuer 19%	7,98	1800	Bank	49,95

Korrektur der privaten Nutzung am Ende des Jahres

Konto  SKR 04 Soll	Konten- Bezeichnung	Betrag	Konto  SKR Haben	Konten- Bezeichnung	Betrag
2130	Unentgeltliche  Wertabgaben	9,99	4646	Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19% USt (Telefon-Nutzung)	8,39
			3806	Umsatzsteuer 19%	1,60

Wie werden Telefon, Handy und Internet steuerlich abgesetzt?

Zu den steuerlich absetzbaren Telefonkosten gehören: 

• Anschaffungskosten für Festnetztelefon oder Handy
• Anschlussgebühr 
• Rechnung des Dienstleisters für den Aufbau der Anlage
• Kosten für Reperaturen und Wartungsarbeiten
• laufende Gebühren

PC-Zubehör, Router usw. fallen hierbei nicht unter diese Betriebsausgaben. Der Telefonvertrag zählt dann als Betriebsausgabe, wenn mindestens 10% der Nutzung aus beruflichen Gründen resultiert. Aufgepasst: Bei der Umsatzsteuervoranmeldung sind die Telefonverträge zu berücksichtigen!

Was muss ich jetzt tun?