Ein Büro für das eigene Start-Up - die wichtigsten Kriterien

Die Unternehmensgründungen sind seit einigen Jahren auf einem hohen Niveau: 2012 wurden laut Statista insgesamt 311.033 Firmen in Deutschland gegründet. Ein paar dieser Firmen bestehen zu Anfang aus einer Person und können damit auch einige Jahre existieren. Andere brauchen von Beginn an Mitarbeiter.

Im Regelfall müssen Sie als Unternehmer den Angestellten ein Büro zur Verfügung stellen, damit sie einen Ort haben, an dem sie arbeiten können. Mit dem Anmieten dieser Räumlichkeiten sehen sich viele Selbstständige aber erst einmal überfordert. Sie wissen nicht genau, worauf sie achten müssen, damit ein gutes Arbeitsklima herrscht und eventuelle Kundengespräche in einer professionellen Umgebung stattfinden können. Wir geben Gründern daher eine Anleitung den perfekten Arbeitsplatz finden - angefangen vom Standort über die benötigten Funktionen bis hin zur Größe und eventuellen Erweiterung der Räumlichkeiten.

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Standort der Büroräume

Zu den wichtigsten Auswahlkriterien eines Büros gehört der Standort. Wer bei sich zu Hause arbeitet, hat in diesem Fall nicht viel Auswahl und kann nur hoffen, einigermaßen gut zu wohnen. Es macht keinen guten Eindruck, wenn potenzielle Kunden für Gespräche in ein heruntergekommenes Viertel der Stadt fahren müssen - selbst wenn die Wohnung des Selbstständigen einen sauberen, gepflegten und modernen Eindruck macht. Wer aus dem Home Office den Schritt hin zu Mitarbeitern und demnach externen Büroräumen wagt, sollte deswegen besonders auf den Standort achten. Dieser bestimmt immerhin das Umfeld, den Arbeitsweg und die Mietkosten.

Gewünschte Makrolage

Je nach Firma bietet es sich an, die Räume direkt in der Innenstadt zu haben. Es ist aber auch möglich, eher außerhalb, beispielsweise in Industriegebieten, den perfekten Standort für sein Unternehmen zu finden. Die beste Lage wird aufgrund von vielen Faktoren bestimmt; wenn viele Reisen notwendig sind, ist die Nähe zum Flughafen oder Bahnhof beispielsweise ausschlaggebend. In dem sich die Gründer über die gewünschte Makrolage Gedanken machen, ist der Suchradius nach zu mietenden Räumen stark einzugrenzen. Dies ist aber nicht das einzige Kriterium, das bei der Auswahl des Standortes beachtet werden sollte.

Nähe zum Kunden

Wer eine Dienstleistung für Kunden anbietet und oder Produkte direkt an diese verkaufen möchte, sollte die Nähe zum Kunden in die Entscheidung der Lage einbeziehen. Wer ein Geschäft eröffnen möchte, findet die attraktivsten Standorte in den meisten Fällen in der Innenstadt oder in der Einkaufsstraße der verschiedenen Stadtteile; vor allem in Großstädten hat beinahe jedes Viertel einen eigenen, kleinen Marktplatz. Sollte der Kundenkontakt sich aber eher im B2B-Bereich, also Firma zu Firma, abspielen, kann der Standort in der Nähe von Flughäfen oder Bahnhöfen wieder interessant werden. Vor allem, wenn die Kunden aus einer anderen Stadt anreisen. Wer generell keinen Kundenkontakt pflegt, braucht aber dieses Kriterium wie auch das Folgende nicht zu beachten. Der Arbeitsweg der Mitarbeiter sowie die Mietkosten sind in dem Fall zusammen mit der Makrolage die wichtigeren Punkte, die für eine Standortentscheidung sprechen.

Nähe zur Konkurrenz

Besonders im Einzelhandel sollte dieser Punkt Beachtung finden: Wie weit ist das nächste Geschäft von einem entfernt, das in etwa die gleiche Dienstleistung oder die gleichen Produkte anbietet? Danach kann sich die Bereitschaft der Kunden richten, in das jeweilige Geschäft zu kommen. Am besten ist es, wenn in der Nähe keine direkte Konkurrenz besteht. So müssen Kunden in das eigene Geschäft und haben keine Auswahlmöglichkeit. In Innenstädten ist dies oft nur selten der Fall. Diesbezüglich kann sich das Ausweichen in die Nähe eines Stadtteilmarktplatzes lohnen. Viele Kunden, die in dem entsprechenden Stadtteil wohnen, werden wahrscheinlich lieber schnell zu ihrem kleinen Marktplatz laufen, wenn ein adäquates Angebot besteht, anstatt den teilweise recht weiten Weg in die Innenstadt auf sich zu nehmen.

Arbeitsweg der Mitarbeiter

Wer auf die Konkurrenz und die Nähe zum Kunden nicht achten muss, sollte einen Hauptaugenmerk auf den Arbeitsweg der Mitarbeiter legen. Ein zentraler Punkt ist für diese am besten, damit sie beispielsweise nicht von einem Stadtrand zum nächsten fahren müssen; in Großstädten kann dafür über eine Stunde an Zeit verloren gehen. Je nach Infrastruktur der Stadt ist außerdem darauf zu achten, dass öffentliche Verkehrsmittel in angenehmer Nähe liegen, damit die Mitarbeiter nicht auf das Fahren mit ihrem eigenen Auto angewiesen sind. Einige Städte, wie Hamburg, bieten für Angestellte sogar eine spezielle Monatskarte an. Dies sollten Unternehmen im Vorfeld in Erfahrung bringen, um den Angestellten diese Option anzubieten, da diese Karte in den meisten Fällen von den Firmen direkt angefordert werden muss. Außerdem sollte sich der Unternehmensgründer, wenn er noch auf keine Stadt angewiesen ist, informieren, in welcher er die meisten Fachkräfte für sein Produkt oder seine Dienstleistung finden kann. Es bringt Firmen immerhin nicht viel, wenn sie ihren Standort in einer Stadt platzieren, in der sie keine geeigneten Angestellten finden können.

Mietkosten

Die Mietkosten sind ein nicht zu verachtendes Kriterium bei der Auswahl an Räumlichkeiten. Start-Ups haben in den meisten Fällen nur ein begrenztes Budget zur Verfügung. In einigen Fällen schreiben sie in den ersten Jahren gar keine schwarzen Zahlen, sondern sind auf die Hilfe von Investoren angewiesen. Es ist wichtig, dass die Büroräume oder Verkaufsflächen zwar genug Platz bieten, aber auch nicht zu groß sind, sodass die Miete bezahlbar bleibt. Wer seinen Standort nicht im Zentrum braucht, findet in den Industriegebieten oder sogenannten B-Lagen einer Stadt oft günstigere Preise pro Quadratmeter. Je nach Budget der Firma grenzen die Mietkosten daher den Radius, in dem nach geeigneten Räumlichkeiten zu suchen ist, stark ein. Zusammen mit den anderen Kriterien ergibt sich in den meisten Fällen ein überschaubarer Bereich, in denen Firmen sich in ihren ersten Jahren ansiedeln können.

Funktion des Arbeitsplatzes

Der Arbeitsplatz hat manchmal mehr, manchmal weniger Funktionen zu erfüllen. Die Buchhaltung benötigt beispielsweise oft Platz für einige Unterlagen, die Mitarbeiter im Vertrieb allerdings eher nur einen PC und ein Telefon. Es gilt, die Büroräume nach den Funktionen auszuwählen und vor allem nur Angestellte der gleichen Abteilung zusammen in einen Raum zu setzen, damit sie sich während ihrer Arbeitsabläufe nicht gegenseitig behindern. Diesbezüglich ist daher einiges zu beachten, wenn die Selbstständigen die zu mietenden Räumlichkeiten besichtigen: Welcher Arbeitsplatz eignet sich für welches Büro? Gibt es die Möglichkeit, ein Sekretariat direkt am Eingang einzurichten? Wer Produkte vorstellt, muss sich außerdem überlegen, ob die Räumlichkeiten ihm genug Platz zur Präsentation lassen; in den folgenden Abschnitten werden diese Aspekte näher erläutert.

Arbeitsplatz für Mitarbeiter

Büroräume müssen spezielle Funktionen erfüllen. Eine davon ist der Arbeitsplatz für die Mitarbeiter. Sie sollten sich in ihrer Umgebung wohl fühlen, damit sie effiziente Arbeit leisten können. Deswegen ist es wichtig, dass sie den Raum, in dem sie sitzen, auf ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen können. Aufgabe des Arbeitgebers, in diesem Fall des Gründers eines Unternehmens, ist es, dafür zu sorgen, dass die Rahmenbedingungen stimmen. Dazu gehören die Heizung, das Licht und die Fenster eines Raums. Ist zum Beispiel nur ein kleiner Heizkörper für einen großen Raum vorhanden sollte sich der Selbstständige überlegen, lieber ein anderes Büro zu mieten. Ebenso bei nur ungenügend vorhandenen Anschlüssen für Deckenlampen oder zu kleinen Fenstern: Licht ist wichtig für die Motivation der Mitarbeiter, da sie im Dunkeln leicht müde werden. Ein paar große Fenster sind außerdem nötig, damit die Luft im Raum regelmäßig gegen frische ausgetauscht werden kann. Erst, wenn ein Arbeitsplatz diese Bedingungen erfüllen kann, sollte der Gründer das Mietangebot in die nähere Auswahl nehmen.

Empfang der Kunden

Im B2B-Bereich gibt es oft keine Verkaufsfläche, auf der den Kunden die Produkte und Dienstleistungen vorgestellt werden. Stattdessen sind Gesprächstermine nötig, eventuell sogar ein Rundgang durch die Firma. Daher ist es wichtig, die Kunden angemessen zu empfangen und das Gespräch in einem Konferenzraum zu beginnen. Dieser Punkt birgt demnach gleich zwei wichtige Aspekte der Funktion eines Büros: Es sollte Platz für ein Sekretariat vorhanden sein, das Besucher, die sich nicht auskennen, sofort finden. Außerdem sollte ein Raum als Konferenzraum herzurichten sein, damit die Gespräche mit Geschäftskunden in professioneller Atmosphäre stattfinden können. Für viele ist dies immerhin ein wichtiger Aspekt, der gegen das Home Office spricht: Kunden können in diesem nur schwer professionell empfangen werden; vor allem, wenn die Wohnung nicht leer ist, sondern noch weitere Menschen darin wohnen, die zu der Zeit zu Hause sind. Bei der Miete von Büroräumen sollte der Selbstständige deswegen darauf achten, damit sich nicht nur seine Mitarbeiter sondern auch seine Kunden wohl fühlen.

Vorstellung von Produkten

Im B2B- wie auch im B2C- (Firma zu Konsument) Bereich ist es teilweise nötig, Produkte zu präsentieren. Dies geht in den meisten Fällen mit einer Verkaufsfläche einher. Es ist daher wichtig, dass dafür genug Raum zur Verfügung steht. Eine Lage im Erdgeschoss mit großen Fensterfronten ist einer Lage in einem höheren Stockwerk oft vorzuziehen, vor allem bei Produkten direkt für Endverbraucher: Diese werden sonst oft nicht auf das Geschäft aufmerksam, weil sie nur auf die Angebote auf ihrer Augenhöhe achten. Im B2B-Bereich ist dies nicht ganz so wichtig, allerdings sollte die Präsentation in einem ansprechenden Rahmen erfolgen. Je nach Größe der zu verkaufenden Produkte eignet sich statt einer direkten Vorführung eher ein kurzer Produktfilm, der beispielsweise in einem mit Beamer ausgestatteten Konferenzraum sehr gut vorzuführen ist.

 

Größe der Büroräume

Die Größe der Räume richtet sich zu großen Teilen nach der jeweiligen Funktion. Wie schon erwähnt, benötigt die Buchhaltung meist mehr Platz für die Ablage als der Vertrieb. Die Quadratmeterzahl richtet sich aber nicht nur nach der Funktion, sondern auch nach den Mitarbeitern und dem Zusammenleben während des Arbeitstages: Wird eine Küche benötigt? Ist ein Serverraum nötig? Diese Fragen sollte sich der Selbstständige im Vorfeld beantworten, damit er sie bei der Besichtigung der Büroräume berücksichtigen kann. Teilweise müssen diese Fragen auch mit dem Vermieter abgesprochen werden; wenn beispielsweise noch kein Serverraum in dem Gebäude vorgesehen ist, könnten Umbauten nötig sein, damit der Server stabil läuft. Es gibt also noch mehr Punkte als nur die benötigten Funktionen, die bei der Wahl der Büroräume ausschlaggebend sind.

Genug Platz für die Mitarbeiter

Es gibt gesetzliche Vorschriften, die Arbeitgeber beachten müssen, wenn sie ihren Mitarbeitern einen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen. Dazu zählt die Mindestgröße. Bei einem Bildschirmarbeitsplatz beläuft diese sich auf acht bis zehn Quadratmeter, Gründerlexikon hat darüber bereits berichtet. Die Tischfläche selbst sollte außerdem etwa 160x80 Zentimeter groß sein, im besten Fall sogar noch größer. Immerhin verbringen die Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz die meiste Zeit des Tages. Es ist daher wichtig, dass sie sich an diesem wohl und nicht eingeengt fühlen. Damit diese Enge nicht entsteht, hat jeder Angestellte außerdem Anspruch auf den sogenannten „persönlichen Meter“, der vor allem in Großraumbüros wichtig ist. Diese Vorschrift besagt, dass hinter jedem Arbeitsplatz ein Meter freie Fläche sein muss, damit der Angestellte zum Beispiel ungehindert mit seinem Stuhl nach hinten rollen kann. Falls er, wie dies in Gruppenbüros öfter passiert, direkt an einem Gang sitzt, ist dieser Meter außerdem sinnvoll, damit er nicht das Gefühl hat, dass dauernd hinter ihm Leute entlang gehen. Dieses Gefühl kann seine Konzentration sonst stark stören.

Möglichkeiten für einen Serverraum

Viele Unternehmen können auf einen Server nicht verzichten. Auch Start-Ups sind zum Teil auf diesen angewiesen. Der Raum dafür muss aber spezielle Eigenschaften erfüllen. Es ist beispielsweise nötig, dass er eine Klimaanlage enthält, damit der Server nicht überhitzt. Außerdem ist sicherzustellen, dass das Gerät Tag und Nacht laufen kann; es sollte daher vor herausspringenden Sicherungen durch Fehlfunktionen der Geräte in Nachbarräumen geschützt sein. Der Server selbst ist ebenfalls vor Defekten im Stromkreis zu schützen, damit er dadurch keine Fehlfunktion bekommt. Dabei helfen spezielle Schaltanlagen, die aus einer normalen Spannung eine Niederspannung machen. Diese Anlagen sind auch nachträglich zu installieren, falls in den zu mietenden Büroräumen noch keine vorhanden ist. Bei der Installation ist allerdings einiges zu beachten, wie der Leitfaden von Hager.de beschreibt. Die Normenreihe DIN EN 61439 muss beispielswiese bei der Montage beachtet werden. Mit dieser Schaltanlage und einer ausreichenden Klimatisierung sollte die Installation eines Servers in dem Raum aber kein Problem darstellen. Der Energielieferant ist allerdings über den dadurch steigenden Energieverbrauch zu informieren, damit der Selbstständige keine großen Nachzahlungen leisten muss.

Möglichkeiten für eine Küche/Aufenthaltsraum für Mitarbeiter

Acht Stunden täglich verbringen Angestellte auf der Arbeit. Wenn sie Überstunden machen, sogar noch mehr. Es ist daher wichtig, dass sie sich nicht nur an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen, sondern auch einen Raum haben, um beispielsweise gemeinsam Mittag zu essen. Eine Küche eignet sich dafür hervorragend. Eine Mikrowelle und eine Kaffeemaschine sind essentielle Bestandteile eines Aufenthaltsraums am Arbeitsplatz. Außerdem sollte dieser relativ groß sein, damit möglichst viele Mitarbeiter gleichzeitig in diesen hineinpassen. Bei der Besichtigung von Büroräumen zur Miete sollten Gründer einer Firma deswegen darauf achten, ob ein Raum sich als Küche anbieten würde. Je nachdem, wie gut er den Zusammenhalt zwischen den Mitarbeitern fördern möchte, steigt dieser Punkt nach oben oder unten auf der Prioritätenliste.

Erweiterung der Büroräume

Ein neu gegründetes Unternehmen setzt sich vor allem in den ersten Jahren, sicherlich aber auch die restliche Zeit seines Fortbestehens, das Ziel der Expansion. Eine Firma mit zu Anfang sechs Mitarbeitern kann nach gut einem Jahr schon bei 30 angestellten Personen sein. Diese teils sehr schnelle Entwicklung muss auch in die Suche nach passenden Büroräumen einbezogen werden: Die Erweiterung ist wichtig, falls die gemieteten Räumlichkeiten nicht mehr ausreichen. Die Miete in einem Bürokomplex mit der Möglichkeit, noch mehr Räume anzumieten, ist daher in vielen Fällen eine gute Entscheidung. Falls dies nicht möglich ist, sollten die Gründer im Vorfeld prüfen, ob sich in der näheren Umgebung, oder zumindest im vorher festgelegten Suchradius, noch weitere Objekte zur Miete befinden, die bei Bedarf die benötigten Raumkapazitäten stellen. So gehen die Firmen einigermaßen sicher, nicht durch die ganze Stadt umziehen zu müssen, wenn die maximale Auslastung des Büros erreicht ist.

 

Fazit: Eine Liste mit den wichtigsten Punkten

Der Standort, die Funktion und die Größe stellen wichtige Merkmale beim Suchen nach geeigneten Räumen für die Firma dar. Was auf den ersten Blick viel klingt, ist im Endeffekt aber gut überschaubar. Die folgende Liste stellt die wichtigsten Punkte bei der Suche nach geeigneten Räumlichkeiten dar:

  • Gewünschte Makrolage
  • Nähe zu Kunden und Mitarbeitern
  • Nähe zur Konkurrenz
  • Mietkosten
  • Quadratmeterzahl an Mitarbeitern festlegen
  • Konferenzraum und Sekretariat einplanen
  • Möglichkeiten für spezielle Raumnutzung abklären: Serverraum, Küche
  • Möglichkeiten zur Erhöhung der Auslastung der Büroräume


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