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Gestaltung und Druck von Briefpapier und anderen Dokumenten

Das geschäftliche Briefpapier ist ebenso wie Opens internal link in current windowIhre Visitenkarte und Opens internal link in current windowIhr Firmenlogo unverzichtbarer Bestandteil Ihrer Geschäftsausstattung und Unternehmenskommunikation und trägt wesentlich zur Außenwirkung und zum Image Ihres Unternehmens bei. 

Geschäftliches Briefpapier kommt in Ihrem Unternehmen in vielerlei Hinsicht zum Einsatz: sei es, dass Sie im Rahmen einer Mailing-Aktion neue Kunden akquirieren wollen, sei es für die Kommunikation mit Ihren Bestandskunden zu Anlässen wie Jahreswechsel (gerade im Zeitalter elektronischer Post ist ein physischer Brief in der Wirkung auf den Kunden nicht zu unterschätzen) oder als Danksagung nach abgeschlossenen umfangreichen Projekten, sei es, um die wohlverdienten Rechnungen in Papierform an Ihre Kunden zu senden.

Tausende von Möglichkeiten

Zur Auswahl steht zunächst das Papier selbst: vom Kopierpapier mit einer Grammatur von 80 g/qm bis hin zum handgeschöpftem schweren Büttenpapier mit echtem Wasserzeichen und reicht das Spektrum der Möglichkeiten. Wegen der teilweise sehr langen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen mancher geschäftlicher Dokumente (wie beispielsweise Rechnungen) bietet es sich an, Papier mit einer Lagerfähigkeit von mindestens 10 Jahren zu verwenden.

Druckverfahren

Zur Bedruckung Ihres Briefpapiers kommen zahlreiche Druckverfahren in Betracht, von Schwarz-Weiß-Laserdruck über Vierfarblaser, Siebdruck oder Offsetverfahren. Welches Verfahren verwendet wird, hängt fast ausschließlich von der gewünschten Auflage ab. Wichtig ist auch hier die Dokumentenechtheit des Druckes.

Farbeinsatz

Ebenso vielfältig wie die Druckverfahren ist der Einsatz von Farbe: von einfarbig gerastert über sechsfarbig mit zusätzlicher Schmuckfarbe bis hin zu echter Blattgoldauflage ist alles möglich. Dabei bedeutet einfarbig nicht unbedingt schlechter- im Gegenteil: weniger ist auch hier oft mehr und unterstreicht sowohl den seriösen Anspruch Ihres Unternehmens wie auch Ihr Kostenbewusstsein.

Zusätzliche Veredelungen, z.B. Prägungen Ihres Firmenlogos, sind ebenfalls möglich.

Jede Druckerei ist heutzutage in der Lage, Ihr Briefpapier nach Druckvorlage auch in kleineren Auflagen zu erstellen. Dabei ist aber bei konventionellem Druck auf der Druckmaschine eine Auflage erst ab ca. 3.000 Blatt empfehlenswert, da sich sonst die Kosten für die Einrichtung der Druckmaschine zu stark auf den Preis des einzelnen Blattes auswirken. Zu hoch sollte die gewünschte Druckauflage indes auch nicht sein, weil erfahrungsgemäß viele neugegründete Unternehmen in den ersten zwei Jahren nach Firmengründung überdurchschnittlich oft den Firmensitz wechseln, das Briefpapier wäre dann unbrauchbar. Eine Erstauflage von 5.000 Blatt hat sich in der Praxis bewährt.

Moderne Geschäftskorrespondenz als Aushängeschild Ihres Unternehmens

Geschäftskorrespondenz ist so wichtig wie gutes Marketing – es ist Marketing! Mit jedem Schreiben, das Ihr Haus verlässt, präsentiert sich Ihr Unternehmen nach außen. Unterschätzen Sie nicht den Wert eines Schreibens, egal ob per Briefpapierbogen auf dem klassischen Postweg oder per elektronischer Post (E-Mail). Angebote und Rechnungen, die vor Rechtschreibfehlern wimmeln, Briefe ohne Gliederung und antiquierte Ausdrucksformen, sind ein Hinweis darauf, dass es Ihr Unternehmen nicht besonders genau mit administrativen Aufgaben nimmt.

Aufbau / Gliederung eines Geschäftsbriefes

Die wichtigsten Schreib- und Gestaltungsregeln für Textverarbeitung finden Sie in der DIN 5008. Diese Regeln und Hinweise gelten auch für die elektronische Post. 

Neue Deutsche Rechtschreibung

Seit 2007 sind die Änderungen in der Deutschen Rechtschreibung verbindlich. Es gab in folgenden Bereichen der deutschen Rechtschreibung Änderungen

•    Laut-Buchstaben-Zuordnung
•    Getrennt- und Zusammenschreibung
•    Schreibung mit Bindestrich
•    Groß- und Kleinschreibung 
•    Zeichensetzung
•    Silbentrennung

Geschäftskorrespondenz, die sich gänzlich an die alten Schreibweisen und Regeln hält, zeugt von Unflexibilität und einer gewissen Ignoranz Neuem gegenüber. Denken Sie bei Ihren nächsten Schriftsätzen daran!

Egal ob per E-Mail oder auf Papier – es ist wenig modern in der Geschäftskorrespondenz, „MfG“ zu grüßen. Auch lol’t man nicht, wenn man sich über etwas freut. Trotzdem müssen Sie nicht „hochachtungsvoll“ sein.

Entstauben Sie Ihre Geschäftskorrespondenz

•    Verzichten Sie auf Substantivierungen
Statt: „Die Erledigung der Reparatur erfolgt…“
Besser: „Wir reparieren Ihr Auto am…“

•    Verzichten Sie auf Schachtelsätze
Schreiben Sie kurze Sätze, die der Leser sich gut merken kann und vermeiden Sie zu viel Nebensätze.

•    Verzichten auf den Konjunktiv
Statt: „Wir würden uns freuen, von Ihnen zu hören…“
Besser: „Wir freuen uns auf Ihre Entscheidung…“
Statt: „Wir können Ihnen das Produkt zum Preis von EUR 100,00 anbieten.“
Besser: „Wir bieten Ihnen das Produkt zum Preis von EUR 100,00 an.“

•    Schreiben Sie Aktivsätze, meiden Sie den Passivsatz
Statt: „Sie werden hierdurch aufgefordert, …“
Besser: „Wir fordern Sie auf,…“

Gelungene Grußformeln

Man schreibt seit ca. 20 Jahren auch nicht mehr „… und verbleiben mit freundlichen Grüßen“. Dieser Abschluss wirkt bürokratisch, unpersönlich und nichtssagend.

Alternative Grußformeln sehen so aus

•    Viele Grüße aus Hamburg
•    Viele Grüße zum Advent
•    Sommerliche Grüße 
•    Mit freundlichen Grüßen nach München
•    Viele Grüße aus der Kaiserstraße 
•    Beste Grüße 
•    Freundliche Grüße aus dem Bayerischen Wald an die Nordsee
•    Einen erfolgreichen Arbeitstag wünscht Ihnen

Wie komme ich zu einer Druckvorlage?

Letztlich müssen Sie zwischen dem eigentlichen Drucken und der Gestaltung der Vorlage unterscheiden. Da die Druckereien Aufträge generieren wollen, bietet man häufig die Designkomponente mit an, um den Kunden nicht zu einem anderen Dienstleister schicken zu müssen. Somit beugen die Druckereien dem Risiko vor, den Kunden zu verlieren.

Für die Erstellung einer Druckvorlage sind neben dem Besuch des ortsansässigen Grafikers auch Online-Portale empfehlenswert, welche die Gestaltung eines Briefbogens durch Profis übernehmen. Folgende Onlineportale haben sich auf die reine Erzeugung und Gestaltung der Druckvorlage spezialisiert. Ich kann Ihnen aufgrund eigener Aufträge folgende empfehlen:

Onlinedruckereien designen ebenso

Auch Opens internal link in current windowOnline-Druckereien bieten sich an, hier kann auch der Nichtfachmann mit Hilfe eines ausgefeilten Assistenten in wenigen Minuten eine professionelle Druckvorlage erstellen.

Ein Probeabzug inkl. anschließender Durchsprache mit Ihnen als Kunden und Kontrolle der Angaben auf dem Briefbogen sollte mit dem Dienstleister unbedingt vor Start des Massendrucks vereinbart werden.

Checkliste mit notwendigen Angaben zur Erstellung eines Kostenvoranschlages

Um nun auch den Druck kalkulieren zu können, müssen Sie neben dem Design folgende Rahmendaten für den Druck von Briefpapier checken:

  • Benötigte Auflage für die nächsten ca. 12 Monate schätzen
  • Druckverfahren: Laser, Siebdruck, Offsetdruck
  • Papierart: Umweltschutzpapier, weiß, farbig, chlorfrei gebleicht
  • Veredelung des Briefpapiers (gestrichen, geprägt, Wasserzeichen)
  • Grammatur des Papiers

Ermittlung der Gesamtkosten für das Briefpapier

Nun können sie die Gesamtkosten wie folgt für Ihren Businessplan kalkulieren:

+ Kosten für Briefpapierdesign
+ Kosten für Druck des Briefpapiers
= Gesamtkosten Briefpapier

gründerlexikon tipp

Mit einem kompletten Firmendesign Geld sparen

Auch an dieser Stelle der Hinweis von mir: Lassen Sie ein einheitliches und komplettes Firmendesign (Corporate Design) erstellen, das ist am Ende günstiger und spart Ihnen Zeit. Außerdem bekommen Sie alles aus einer Hand. Lesen Sie dazu unter Opens internal link in current windowAngebote für Firmendesign mehr!

Manchmal geht es eben nur in kleinen Schritten und daher ist es vollkommen legitim, wenn Sie zunächst nur das Briefpapier designen und erstellen lassen bzw. die Kosten dafür für Ihre Existenzgründung kalkulieren. Ich wünsche Ihnen in jedem Fall ein erfolgreiches Design für Ihre Firma.

Folgende Angebote können Sie auch in Anspruch nehmen:

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Foto Torsten Montag

Meine Name ist Torsten Montag, ich betreibe seit 2004 das Gründerlexikon. 2019 habe ich die GründerAkademie gegründet. Hier finden Sie all die Dinge, die mir geholfen haben, ein erfolgreicher Unternehmer zu werden. Machen Sie zuerst meinen UnternehmerTest oder probieren Sie den Geschäftsideenfinder!

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