Am von Torsten in kurz notiert geschrieben und am 20.03.2020 um 19:32 aktualisiert
Schichtpläne

Darum sind Schichtpläne für Unternehmer so wichtig

In Unternehmen werden Schicht- und Urlaubspläne viel zu oft stiefmütterlich behandelt. Dabei kann ein lückenhafter Schicht- oder Dienstplan schwerwiegende Folgen haben. Beispielsweise beim Notarztdienst. Doch auch in anderen Branchen ist deren Wichtigkeit nicht zu unterschätzen, denn von einem gut ausgearbeiteten Schichtplan profitieren nicht nur Arbeitnehmer, sondern auch Arbeitgeber und Kunden.

Blick auf das Innere einer Produktionshalle
Gerade für Produktionsunternehmen ist ein Schichtplan sinnvoll
© marcin049 / pixabay.com

Dingelstädt, 27. Januar 2020 - Es ist eine Horrorvorstellung: Leben sind in Gefahr, der Notruf wird gewählt, doch der Notarzt kommt nicht. Für viele Deutsche unvorstellbar. Und doch war schon zu Beginn des jungen Jahres 2020 in mehreren Quellen von ähnlichen Problemen zu lesen. So berichtete die Abendzeitung München von über tausend Ausfallstunden allein in Oberbayern oder die Hessische Niedersächsische Allgemeine (HNA) über Lücken im Notarzt-Dienstplan im Landkreis Northeim.

An dieser Stelle soll zur Beruhigung gesagt sein: Mit Ausfallstunden ist nicht gemeint, dass kein Krankenwagen kommen wird. Der BRK-Sprecher Sohrab Taheri versicherte der Abendzeitung München, dass Betroffene, die den Notruf wählen, sich darauf verlassen können, dass innerhalb von zwölf Minuten ein Team von Notfallsanitätern mit einem Rettungswagen eintrifft. Lediglich, dass auch ein Notarzt vor Ort eintreffen wird, ist nicht immer sichergestellt.

Inhaltsverzeichnis

Wie kommt es zu den Ausfallstunden?

 Die Gründe für die Ausfallstunden sind vielfältig. In den meisten Fällen sind Lücken im Dienstplan aber auf einen Ärztemangel in der betroffenen Region zurückzuführen. Dr. Bodo Lenkewitz, der ärztliche Leiter des Rettungsdiensts im Landkreis Northeim, nannte der HNA noch einen weiteren Grund: Oft kollidieren auch die quartalsweise aufgestellten Dienstpläne mit den kurzfristiger erarbeiteten Dienstplänen von Krankenhäusern. So kann es dazu kommen, dass dort tätige Honorarärzte zugesagte Dienste nachträglich wieder absagen müssen. Lenkewitz beschreibt das Erarbeiten der Pläne daher auch als „große Kunst“.

Ähnliche Probleme erschweren auch Unternehmen das Aufstellen von Schicht- und Dienstplänen: Zu wenige Mitarbeiter, Ausfälle durch Krankheiten und Urlaub, Produkteinführungen, neue Dienstleistungen. Und das sind nur einige der Probleme, denen sich Unternehmen gegenübersehen.

Hilfsmittel: Online-Schichtplan

Bei der Erarbeitung des Plans müssen also viele Aspekte beachtet werden. Eine Planung von Hand ist bei diesem Grad der Komplexität kaum noch möglich. Darum gibt es auf dem Markt viele Anbieter, die den Unternehmen versprechen, mit einer geeigneten Software die Planung zu erleichtern. Mittlerweile gibt es sogar sogenannte Online-Schichtpläne wie biduum von SIEDA. Diese Online-Planer ermöglichen es, die Pläne nicht nur auf dem Rechner, sondern auch auf dem Smartphone oder dem Tablet zu erstellen und komfortabel mit den Mitarbeitern zu teilen. So können die Mitarbeiter die Pläne auf verschiedenen Endgeräten auch mobil abrufen.

Wozu gibt es Schichtpläne?

Die Bedeutung von Schichtplänen wurde bereits weiter oben im Artikel angedeutet. Um für etwas Klarheit zu sorgen, weshalb Schichtpläne so wichtig sind, soll im Folgenden geklärt werden, welche Aufgaben ein solcher Plan im Unternehmen überhaupt erfüllt:

Ein Schichtplan hat vor allem die Aufgabe, Wochenpläne, Monatspläne sowie die Urlaubs- und Abwesenheitsplanung zu erstellen und übersichtlich anzuzeigen. So können die Einsatzzeiten verschiedener Mitarbeiter in ein Dokument eingetragen und eine optimale Transparenz geschaffen werden.

Der Schichtplan dient den meisten Firmen also als Grundlage zur Personaleinsatzplanung. Mit den auf die individuellen Anforderungen und Bedürfnisse zugeschnittenen Schichtplänen ist es möglich, die Mitarbeiter in verschiedene Arbeitseinsätze, Dienste und Schichten übersichtlich einzuplanen. Hierdurch werden Aufgaben zeitsparend und effizient aufgeteilt, wodurch sich anstehende Projekte und gesetzte Unternehmensziele einfacher umsetzen lassen.

Wie sieht ein guter Schichtplan aus?

Auf diese Frage gibt es natürlich keine universale Antwort. Allgemein lässt sich jedoch sagen, dass ein Schichtplan dann gut ist, wenn alle direkt oder indirekt beteiligten Parteien davon profitieren:

In aller erster Linie ist da natürlich das Unternehmen selbst: Durch eine gute Planung lassen sich viele Abläufe im Unternehmen optimieren und zuverlässiger abwickeln.

Dann wären da noch die Kunden. Die profitieren davon, wenn sie immer einen Ansprechpartner zur Verfügung haben, schnell ein Reparaturdienst zur Verfügung steht oder einfach die Produkte rechtzeitig bei ihnen ankommen.

Besonders wichtig sind aber auch die Mitarbeiter. Ein interessanter Artikel der WirtschaftsWoche hat sich 2015 damit auseinandergesetzt, wie Arbeitnehmer länger leistungsfähig bleiben können im Beruf. Dafür wurden auch die Ergebnisse einer Studie des Zentrums für Europäische Wirtschaftsforschung betrachtet. Die Studie stellte nämlich fest, dass nicht diejenigen Arbeitnehmer früh in Rente gehen, die besonders anstrengende Berufe hatten, sondern die, die in ihrem Job unzufrieden waren. Um die Zufriedenheit ihrer Mitarbeit im Job zu steigern und sich deren Arbeitskraft somit längerfristig zu sichern, haben Chefs viele verschiedene Möglichkeiten. Eine davon ist eben auch ein mitarbeiterfreundlicher Schichtplan. Wie ein solcher Plan aussehen kann, zeigt die WirtschaftsWoche auch. Ein paar der Tipps werden im Folgenden beispielhaft genannt:

Freizeit in Blöcken
Anstelle von einzelnen freien Tagen sollte Mitarbeitern mehrere Tage Freizeit am Stück gewährt werden. Denn dann ist der Erholungseffekt größer.

Ausreichend Ruhe
Nach einem Block Nachtschicht sollte eine Ruhephase von mindestens 24 Stunden folgen.

Je größer die Belastung desto mehr Freizeit 
Damit die Mitarbeiter die zusätzliche Belastung ausgleichen können.

Schnell rotierende Schichtsysteme
Es sollten nicht zu viele Schichten gleicher Art aufeinander folgen.

Angenehme Zeiten
Sofern es umsetzbar ist, sollte kein Frühdienst vor 7 Uhr und kein Spätdienst nach 23 Uhr liegen. Ausnahme: Für ältere Mitarbeiter könnte ein Schichtbeginn bereits um 6 Uhr sinnvoll sein.

Leistungsschwächere Zeiten
Nach Möglichkeit sollten zwischen 2 und 3 Uhr nachts keine aufmerksamkeitsintensiven oder fehlerkritischen Tätigkeiten eingeplant werden.

Keine überlangen Arbeitstage
Lange Schichten und Überstunden vermeiden.

Altersgrenze für Nachtschicht
Mitarbeiter über 50 Jahre brauchen in der Regel länger, um sich zu regenerieren, und sollten deshalb möglichst nicht im Nachtdienst eingesetzt werden. Lässt sich darauf nicht verzichten, müssen unbedingt ausreichende Erholungszeiten zwischen den Schichten respektiert werden.

Beteiligung der Mitarbeiter
Das Einbeziehen der Mitarbeiter in die Schichtplangestaltung oder bei der Veränderung von Arbeitszeitmodellen fördert die Akzeptanz der getroffenen Regelungen.

Für wen lohnt sich ein Schichtplan?

Der Schichtplan lohnt sich vor allem für Firmen, bei denen mehrere Schichten und Dienste miteinander kombiniert werden müssen. Bei der Personalplanung kann man mit ihm sowohl Anforderungen als auch Wünsche der Mitarbeiter optimal koordinieren.

In vielen Firmen und Organisationen wie beispielsweise der Produktion oder der Pflege wird rund um die Uhr gearbeitet. Neben der schichtweisen Organisation der Mitarbeiter lassen sich in der Industrie auch die einzelnen Maschinen zuteilen.
Des Weiteren sind in Dienstplänen Urlaube sowie die allgemeinen Abwesenheiten wie etwa durch Krankheit festzuhalten, so dass sich eine Vertretung direkt einplanen lässt. Arbeitgeber wie Arbeitnehmer haben die Möglichkeit, sich jederzeit einen Überblick zu verschaffen, wann welche Schicht beginnt und welche Mitarbeiter in dieser eingeteilt sind.

Ausdrucken war gestern

Heutzutage gibt es die Möglichkeit, die Schicht- oder Dienstpläne nicht nur online zu planen, sondern auch online abzurufen. Mitarbeiter werden nach Fertigstellung der Schichtpläne über eine kostenlose App informiert und können die jeweiligen Dienste einsehen und abspeichern. Das ist nicht nur einfacher und komfortabler, als die Pläne immer wieder aufs Neue für alle Mitarbeiter auszudrucken, sondern auch umweltfreundlicher und günstiger.

Rechtliche Einschränkungen

Wer in seinem Unternehmen Schicht- oder Dienstpläne einführen möchte, sollte dringend beachten, dass diese in den meisten Organisationen durch den Betriebsrat genehmigt werden müssen.

Diese Erfahrung musste beispielsweise ein Unternehmen machen, das ohne Zustimmung des Betriebsrates eilige Änderungen am Plan vorgenommen hatte. Das Landesarbeitsgerichts Berlin Brandenburg hat sich in seinem Urteil vom 17. Januar 2019 mit folgender Begründung auf die Seite des Betriebsrates gestellt:

Schichtpläne (inklusive deren nähere Ausgestaltung), die Zuweisung von Arbeitnehmern zu den Schichten sowie die Änderung von bereits aufgestellten Plänen sind mitbestimmungspflichtig. Das heißt, dass jeder einzelne Schichtplan und jede nachträgliche Änderung mit dem Betriebsrat abgestimmt werden müssen.

Auch bei besonderer Eile wird das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates nicht außer Kraft gesetzt. Lediglich in Notfällen (beispielsweise Naturkatastrophen oder Unfällen) wäre dies möglich. Doch das war bei diesem Urteil nicht der Fall.

LAG Berlin-Brandenburg, Urteil vom 17.01.2019, Aktenzeichen 26 TaBV 1175/18

Fazit

  • Mit Hilfe von Schichtplänen können Wochenpläne, Monatspläne sowie die Urlaubs- und Abwesenheitsplanung (auch Krankheit) erstellt und übersichtlich angezeigt werden.
  • Sinn machen Schichtpläne vor allem für Unternehmen, in denen Mitarbeiter in unterschiedlichen Schichten arbeiten. Das ist besonders bei Unternehmen der Fall, die in der Produktion und der Pflege tätig sind.
  • Viele Probleme erschweren allerdings das Aufstellen sinnvoller Schichtpläne. Abhilfe und Erleichterung schaffen Schichtplan-Programme.
  • Besonders hilfreich sind dabei Online-Schichtpläne, die geräteübergreifend genutzt werden können und sogar das Ausdrucken der Pläne einsparen, da Mitarbeiter per App benachrichtigt werden können.

Übrigens: Der Schichtplan ist nur ein Teil der wichtigen Zeitplanung für Unternehmer. Beispielsweise ist auch für Projekte oder längerfristig angelegte Aufgaben eine ordentliche Zeitplanung notwendig. Wie im Falle des Schichtplans gibt es auch für diesen Zweck praktische Hilfsmittel.

Diese Hilfsmittel und weitere nützlich Tipps zum Erstellen von Zeitplänen wurden in der Gründercheckliste übersichtlich für Sie zusammengestellt.

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