Vier Tipps zum Umgang mit Praktikanten

Der beste Weg für Schüler, Studierende und Absolventen um Berufserfahrung zu sammeln, ist ein Praktikum in einem Unternehmen, Verein oder einer Institution. Während eines festgelegten Zeitraums werden sie in die betrieblichen Tätigkeiten eingeführt und „schnuppern“ quasi die Luft des Arbeitsalltags. Dabei gibt es besonders vonseiten des Unternehmens einige Punkte, die es zu beachten gilt, um sich einerseits rechtlich abzusichern und andererseits eine adäquate Durchführung zu gewährleisten. Welche das sind, erfahren Sie in diesen vier Tipps zum Umgang mit Praktikanten.

1. Das A und O ist eine Praktikumsvereinbarung

Denn in dieser werden von vornherein alle wichtigen Details rund um das Praktikum abgeklärt. Während ein Vertrag bei einem freiwilligen Praktikum nicht zwingend notwendig ist, gehört er allerdings bei Pflichtpraktika, Volontariaten sowie Traineestellen zum Standard. Folgende Punkte sollte er beinhalten:

  1. Angaben zur Person (Name, Geburtsdatum, Anschrift)
  2. Zeitraum bzw. Dauer des Praktikums
  3. Arbeitszeiten (sowohl tägliche als auch wöchentliche)
  4. Leistungen des Arbeitgebers (Unterweisungspflicht, Praktikumsverordnung, eventuell die Ausstellung eines Zeugnisses)
  5. Leistungen des Praktikanten (Überblick über die täglichen Aufgaben, eventuell einen Absatz zur Schweigepflicht)
  6. Sofern vorhanden: Vergütung, Urlaub, Kündigung
  7. Ort, Datum, Unterschrift 

Eine vertragliche Regelung kann für beide Seiten von Vorteil sein, denn die Vereinbarung basiert auf rechtliche Grundlagen, an die sich alle Parteien halten müssen.

2. Mindestlohn – Ja oder Nein?

Seit der Einführung des Mindestlohns ist es gesetzlich geregelt, dass Angestellte einen Mindestlohn erhalten. Dieser beträgt zum aktuellen Zeitpunkt 8,84 Euro. Generell gilt, dass auch Praktikanten einen Anspruch darauf haben. Dafür müssen allerdings bestimmt Voraussetzungen erfüllt werden. Diese sind:

  • Es muss sich um ein freiwilliges Praktikum handeln. Das bedeutet, dass es nicht im Rahmen eines Betriebs-, Pflicht- oder Vorpraktikum stattfindet.
  • Der Zeitraum muss mindestens drei Monate umfassen. Bei allen Praktika, die sich zeitlich darunter befinden, liegt es in Ihrem Ermessen, ob Sie es vergüten wollen oder nicht.
  • Die Person muss mindestens 18 Jahre und damit volljährig sein.

Achtung: Wird das Praktikum verlängert und überschreitet dadurch die Grenze von drei Monaten, sind Sie zu einer rückwirkenden Zahlung des Mindestlohns verpflichtet. Es gibt allerdings eine Ausnahme, die von der Mindestlohnregelung ausgenommen ist: Handelt es sich nämlich um ein Pflichtpraktikum, welches Schüler oder Studierende im Rahmen ihrer Ausbildung absolvieren müssen bzw. welches als Voraussetzung für einen Studiengang oder eine Lehre absolvieren müssen, sind Sie nicht dazu verpflichtet, 8,84 Euro pro Stunde zu zahlen.

3. Praktikanten richtig abrechnen

Sofern Sie einem Praktikanten ein Gehalt auszahlen, können Sie dieses entweder als Minijob oder nach den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen abrechnen, wie bei einem normalen Mitarbeiter. Dafür tragen Sie die notwendigen Daten in Ihr Lohnabrechnungsprogramm ein. Den Rest übernimmt automatisch die Software bspw. Lohn Gehalt Pro von Lexware. Nötige Formulare, Anmeldungen oder Abrechnungen können dann elektronisch an das Finanzamt weiterleitet werden. Anders verhält es sich jedoch mit den Sozialversicherungsbeiträgen, denn diese sind abhängig von der Art des Praktikums:

Zwischenpraktikum (vorgeschrieben)

Kein Entgelt

Keine Sozialversicherungsbeiträge

Mit Entgelt

Keine Sozialversicherungsbeiträge, allerdings Insolvenzgeldumlage & Erstattung von Aufwendungen bei Mutterschaft oder Krankengeld

Zwischenpraktikum (freiwillig)

Mit Entgelt

Sofern auch weiterhin das Studium im Vordergrund steht. Entfallen die Beiträge. Beachten Sie trotzdem die Vorschriften für Studierende.

Schülerpraktikum (vorgeschrieben)

Keine Sozialversicherungsbeiträge

Vor- oder Nachpraktikum (freiwillig)

  • Die Abrechnung erfolgt wie bei einem normalen Beschäftigungsverhältnis entweder als kurzfristige Beschäftigung oder als Minijob (bis 450 Euro).
  • Liegt der Verdienst zwischen 450 und 850 Euro, tritt die Gleitzonenregelung in Kraft. Die Sozialversicherungsbeiträge werden anteilig 50:50 zwischen dem Arbeitgeber und dem Praktikanten aufgeteilt.

Pflichtpraktikum

Kein Entgelt

  • Keine Kranken- sowie Pflegeversicherungsbeiträge
  • Fixbeiträge bei der Renten- & Arbeitslosenversicherung

Entgelt bis 325 Euro

Normale Beiträge zur Kranken-, Arbeitslosen-, Pflege- sowie Rentenversicherung

Entgelt über 325 Euro

Beiträge werden zur Hälfte vom Arbeitgeber und Praktikanten getragen.

Ausführliche Informationen zu den Sozialversicherungsbeiträgen stellt die Industrie- und Handelskammer auf ihrer Seite zur Verfügung. Einen guten Überblick können Sie sich beispielsweise hier verschaffen.   

4. Wie lange darf ein Praktikant arbeiten?

Ein weiterer wichtiger Punkt, den Sie als Arbeitgeber von Praktikanten beachten müssen, sind die gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitszeiten, die sowohl Schüler als auch Studierende nicht überschreiten dürfen. Die rechtlichen Rahmenbedingungen richten sich nach dem Alter der Person. Informieren Sie sich daher im Vorfeld über das Jugendarbeitsschutzgesetz sowie das Arbeitszeitgesetz.

Unter 15 Jahre

  • Maximal 7 Stunden täglich
  • Nicht mehr als 35 Stunden wöchentlich

15 bis 18 Jahre

  • handelt es sich um ein Pflichtpraktikum während der Schulzeit, dann gelten auch nur maximal 7 Stunden täglich und nicht mehr als 35 Stunden in der Woche.
  • Findet das Praktikum während der Ferien statt, dürfen Schüler 8 Stunden täglich und 40 Stunden wöchentlich arbeiten.

Ab 18 Jahre

 Gelten die üblichen Regelungen von 8 Stunden am Tag sowie 40 Stunden in der Woche.

Das Jugendarbeitsschutzgesetz sieht außerdem eine Nachtruhe von 20.00 Uhr bis 6.00 Uhr vor, die nur in Ausnahmefällen unterbrochen werden darf. Beachten Sie außerdem die vorgeschriebenen Ruhepausen: Den Praktikanten stehen bei einer Arbeitszeit von vier bis sechs Stunden eine Pause von 30 Minuten, bei mehr als sechs Stunden sogar von 60 Minuten zu. Bei volljährigen Praktikanten sind es 30 Minuten bei mehr als sechs Stunden Arbeitszeit sowie 45 Minuten bei mehr als neun Stunden.

Häufig gestellte Fragen zum Praktikum

Warum sollte ich als Unternehmen Praktikumsplätze anbieten?

Ein Unternehmen sollte stets offen sein, neue Ideen und Innovationen kennen zu lernen. Der beste und einfachste Weg hierfür stellt die Arbeit mit neuen Mitarbeitern dar, vor allem mit Praktikanten. Nun stellt sich natürlich die Frage, warum gerade Praktikanten?! Sie sind im Betrieb flexibel einsetzbar, heißt also nicht gebunden an Abteilungen oder spezielle Aufgabenbereiche. Sie unterstützen und entlasten, sowohl das Unternehmen bei Mitarbeitermangel oder in Zeiten mit hoher Auftragslage, als auch andere Mitarbeiter. Praktikanten können Aufgaben übernehmen, die einfach auf der Strecke geblieben sind oder für die bisher keine Zeit war. Ein weiterer wichtiger Aspekt, wie bereits am Anfang beschrieben, sie bringen neuen Wind ins Unternehmen. Sie bewahren vor allem kleine und mittelständische Unternehmen davor, betriebsblind zu werden. Das heißt, alteingesessene Methoden, Arbeitsabläufe und Vorgehensweisen werden hinterfragt und einfach auf eine andere Art umgesetzt. So kann ein Praktikant helfen, neue Wege zu erkennen und Neuerungen im Betrieb zu etablieren. Ein gelungenes Praktikum zieht zudem positive Resonanz nach sich, so empfehlen Praktikanten das Unternehmen und sorgen oftmals für weitere Praktika oder sogar neue Mitarbeiterbewerbungen. Ein guter Schritt zur Nachwuchs- und Mitarbeitergewinnung.  

Welche Praxiserfahrung sollte ein Absolvent durch das Praktikum mitnehmen?

Die oberste Prämisse sollte es stets sein, dem Praktikanten Einblicke und Arbeitsabläufe des Unternehmenes aufzuzeigen und ihn in diese zu integrieren. Es gibt für einen Praktikanten nichts Schlimmeres als den ganzen Tag gelangweilt zusehen zu müssen und nur für die Bedienung der Kaffeemaschine zuständig zu sein. Es sollte möglich sein, das Berufsfeld kennenzulernen, theoretisch und praktisch mit zu arbeiten und vor allem sollte die Scheu genommen werden Fragen zu stellen und Fehler zu machen. Ein Unternehmen sollte dem Praktikanten Möglichkeiten zur Verfügung stellen den Berufszweig, mit all seinen Seiten zu erleben und seine Stärken und Schwächen kennen zu lernen. Nur so ist es möglich das volle Potential auszuschöpfen und für das eigene Unternehmen zu nutzen. Dazu gehören nicht nur einfache Aufgabenstellungen, auch Problemstellungen und eigene Verantwortung für Projekte sollten Teil eines Praktikums sein.

Warum sollte ich für ein Praktikum ein Vorstellungsgespräch ansetzen?

Schlicht weg um den Praktikanten kennen zu lerne, zu prüfen ob dieser in mein Unternehmen passt und ob er für den bevorstehenden Aufgabenbereich geeignet ist. So ist es im Gespräch möglich die Persönlichkeit kennen zu lernen, Stärken und Schwächen, sowie Vorstellungen und Wünsche zu besprechen, aber auch Voraussetzungen zu prüfen. Ein erstes Aufeinandertreffen kann helfen Interessen und Fähigkeiten in Einklang mit dem späteren Aufgabenbereich zu bringen, so können vor allem Vorkenntnisse des Praktikanten unterstützen, eine einfachere Eingliederung in den Arbeitsablauf des Betriebs zu ermöglichen. Auch von der physischen und psychischen Kondition kann man sich vorab ein Bild machen.

Wie sollten sich Praktikanten im Unternehmen bewerben?

Hierfür empfiehlt sich vor allem der Schriftliche oder persönliche Weg. Ich sollte mir im Klaren sein, welche Voraussetzungen eine gelungene Bewerbung für mein Unternehmen mitbringen muss. Reicht es mir einen Bewerber im persönlichen Gespräch kurz kennen zu lernen, oder möchte ich eine förmliche Bewerbung mit Lebenslauf, Anschreiben, Foto und bisherigen Qualifikationen. Auch ein Bewerbungsvideo stellt in der heutigen Zeit eine verbreitete Methode dar, so kann ich dem Bewerber einen vorgefertigten Fragebogen zukommen lassen, welchen er in einem Bewerbungsvideo beantworten muss. Mein Hauptziel sollte es hierbei allerdings nicht sein, es dem zukünftigen Praktikanten so schwer wie möglich machen meine Erwartungen zu erfüllen, sondern wichtige Eckdaten herauszufiltern und die nötigen Informationen von diesem zu erhalten.

Wie sollte ich ein Praktikum auf dem Stellenmarkt anbieten, damit sich Praktikanten im Unternehmen bewerben?

Hierbei gibt es zahlreiche Möglichkeiten und Methoden die Sichtbarkeit der verfügbaren Ausschreibung zu erhöhen. Ein erster Schritt ist oftmals die eigene Internetpräsenz, so kann man sowohl über die eigene Internetseite, als auch Soziale Netzwerke für freie Praktikumsplätze werben. Eine zweite Möglichkeit stellen Internetportale wie Jobbörsen und Praktikumsportale dar. Hierbei können verfügbare Praktika angeboten und beworben werden. Oftmals ist dies die erste Anlaufstelle für die Suche. Verfügt mein Unternehmen über genügend freie Kapazitäten, so bieten sich Veranstaltungen wie „Tag der offenen Tür“, Berufsbildungstage oder Plätze auf Berufsmessen an.   

Wie binde ich den Praktikanten in den Job ein?

Hier habe ich mehrere Varianten zur Verfügung, abhängig vom Aufbau und der Größe meines Unternehmens.

Variante 1: Praktikant und erfahrender Mitarbeiter. Diese Methode bietet sich vor allem an, um dem Praktikanten den Arbeitsalltag zu zeigen und sofort in diesen zu integrieren. So unterstelle ich den Praktikanten einem bereits erfahrenen Mitarbeiter und lasse diese gemeinsam arbeiten, sodass von Beginn an Aufträge und Probleme als Team erarbeitet werden müssen. „Learning by Doing“ also.

Variante 2: Praktikant und alter Praktikant. Bei dieser Methode nutze ich einen bereits eingearbeiteten Praktikanten, welcher die letzten Tage im Unternehmen verbringt dazu, den neuen Praktikanten anzulernen und diesem die Abläufe und Vorgehensweisen zu erläutern. Hierbei können Erfahrungen auf direktem Weg ausgetauscht und Arbeiten auf einem gleichwertigen Rang im Betrieb durchgeführt werden.

Variante 3: Praktikant und Chef. Hierbei ist es möglich einen sehr umfangreichen Einblick ins Unternehmen zu gewährleisten. Ein großer Teil der Arbeitsprozesse und Abläufe können aufgezeigt und auch hinterfragt werden. Hierbei kann der Chef selbst entscheiden, welche Bereiche durch den Praktikanten erlebt werden sollten und welche Teilbereiche geschäftsintern behandelt werden sollen.

Für diesen Bereich sollten jedoch die gesetzlichen Voraussetzungen geprüft und beachtet werden. Auch ist es hilfreich, die Meinung des Praktikanten einzuholen, auf Fragen und Wünsche einzugehen und diesen aktiv mitarbeiten zu lassen. So zeigen sich Stärken und Schwächen am besten, wenn Problemstellungen gelöst werden sollen.

Wer eignet sich am besten für ein Praktikum?

Hier kann in drei Bereiche gegliedert werden.

Bereich 1: Schüler. Dieser Bereich ist für viele Unternehmen schwer zu handhaben, da Schüler oftmals an Unternehmens- und Arbeitsprozesse nur mit Einschränkungen teilnehmen können. So sind gesetzliche Beschränkungen oftmals an das Alter gebunden. Allerdings bieten Schüler eine gute Möglichkeit, schon im jungen Alter, prägende Berufserfahrungen für den späteren Wertegang zu etablieren und zu festigen.

Bereich 2: Studenten. Der am häufigsten verbreitete und am meisten genutzte Zweigt. Hierbei kann vor allem zwischen Pflichtpraktikum und dem freiwilligen Praktikum während des Studiums unterschieden werden, wobei sollte vor allem geprüft werden, ob sich die Studienrichtung mit dem Berufszweig meines Unternehmens vereinbaren lässt.

Bereich 3: Berufstätige/ Umschuler. Dieser Zweig gestaltet sich oftmals als sehr schwierig. Berufstätige oder Ausgelernte, welche aufgrund von Umschulungen einen neuen Berufszweig finden und sich in diesem weiterbilden müssen. Hierbei stößt man oft auf Anpassungs- und Umsetzungsproblemen, bis hin zu Schwierigkeiten sich unterzuordnen oder zu integrieren, auch fehlt oftmals das Verständnis für neue Techniken und die Lernbereitschaft.

So muss vorher genau geprüft werden, welcher Typ Praktikant sich für mein eigenes Unternehmen am besten eignet und welche Erwartungen ich an diesen setzte.

Welche Erwartungen sollte ich an den Praktikanten stellen?

Hierbei gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten, individuell auf mein Unternehmen und dessen Situation bezogen, weshalb es schwer ist eine allzutreffende Aussage zu tätigen. Die wichtigsten Erwartungen an einen Praktikanten sollten allerdings darin bestehen, dass dieser motiviert, aufmerksam, aufnahmefähig und vor allem interessiert am Praktikum ist. Wobei der letzte Aspekt der wichtigste ist. So sollte vor allem darauf geachtet werden, dass ein Praktikant seinen Tagesablauf nicht einfach an sich vorüberziehen lässt, sonder mit Eifer dabei ist und versucht Erfahrungen zu sammeln. Auch sollte im Vorhinein geprüft werden, ob meine Erwartungen an psychische und physische Bedingungen geknüpft sind und ich diese von einem Praktikanten abverlangen kann.

Fazit

Praktikumsplätze bieten eine sehr gute Möglichkeit frischen Wind in Ihr Unternehmen zu bringen, so können Arbeitsprozesse verbessert, neue Ideen eingebracht und zeitintensive Projekte bearbeitet werden. So sollte bei der Auswahl des Praktikanten vor allem geprüft werden, dass dieser motiviert und engagiert auftritt, psychisch und physisch in der Lage ist anfallende Aufgaben zu bewältigen und zum Unternehmen passt. Überlegen Sie sich vor Praktikumsbeginn, welche Erwartungen und Anforderungen erfüllt werden sollten, wie Sie die neue Arbeitskraft in Ihr Unternehmen integrieren und wo sie für Praktika werben.

Meine Checkliste