Reisekosten, Spesen und Verpflegungspauschalen

Reisekosten und Spesen berechnen, dazu auf dem Bild: Wandern, Landkarte, Orientierung, Wanderschuhe und Hut zu sehen
Bild: maxmann / pixabay

Verpflegungspauschalen, Reisekosten oder Spesen genannt sind die umgangssprachliche Beschreibung für unternehmerisch verursachte Verpflegungsmehraufwendungen. Sie stellen eine Betriebsausgabe dar und mindern daher den Gewinn des Unternehmens. Es ist lediglich eine pauschale Abrechnung möglich, die von der Dauer der unternehmerischen Abwesenheit abhängig ist. Die Spesen müssen in Form einer Reisekostenabrechnung glaubhaft gemacht und nachgewiesen werden. Durch Geschäftsreisen eines Unternehmers entstehen zusätzliche Aufwendungen für die Verpflegung des Unternehmers. Diese Zusatzkosten sind im Rahmen von Pauschalen als Betriebsausgaben abzugsfähig. So kann bei einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden ein Betrag von 12,- EUR geltend gemacht werden. Bei einer Abwesenheit von 24h können 24,- EUR gewinnmindernd geltend gemacht werden. Die Abwesenheitsdauer beginnt mit dem Verlassen der privaten Wohnung und endet mit der Rückkehr in diese.

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Pauschalen bei Abwesenheiten im Ausland

Für Abwesenheiten im Ausland gelten entsprechend andere Pauschalen:

Opens external link in new windowBMF Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland ab 01.01.2016

Die Mehraufwendungen für Verpflegung (VMA) sollten nicht mit Bewirtungsaufwendungen oder Aufwendungen für das Personal verwechselt werden. Es handelt sich ausschließlich um die Verpflegung des Unternehmers. Um die Verpflegungskosten nachweisen zu können, sollte eine Reisekostenabrechnung erstellt werden.

Vorlage Bescheinigung Auswärtstätigkeit

Sind Arbeitnehmer bspw. auf ständig wechselnden Baustellen oder als Lkw Fahrer beschäftigt, stehen Ihnen Verpflegungsmehraufwendungen für diese Zeiträume zu. Beachtet werden muss dabei die Dreimonatsfrist. bei "derselben" Auswärtstätigkeit. Sobald die Auswärtstätigkeit gewechselt, sprich eine neue Auswärtstätigkeit beginnt, beginnt auch eine auf diesen Einsatz bezogene neue Dreimonatsfrist.

Bescheinigung zur Vorlage beim Finanzamt Auswärtstätigkeit

Wir bestätigen hiermit, dass Herr / Frau ..............................................

im Jahr 20...... in unserer Firma als ……………………………………………………… tätig war. In dieser Zeit ist er auf ständig wechselnden Baustellen beschäftigt gewesen.

Er war an .......... Tagen täglich mehr als 8 Stunden und weniger als 14 Stunden abwesend, an .......... Tagen täglich mehr als 14 Stunden abwesend und an .......... Tagen 24 Stunden abwesend.

Steuerfreie Vergütung erhielt der Arbeitnehmer / die Arbeitnehmerin in Höhe von ……………......... EUR.

Ort, Datum       

Stempel, Unterschrift

Bescheinigung zum Download

Die Bescheinigung zur Auswärtstätigkeit haben wir zum Download bereitgestellt:

Initiates file downloadBescheinigung Auswärtstätigkeit (PDF, 100 KB)

Übernachtungskosten zählen auch zu den Reisekosten

Übernachtungskosten sind die Ausgaben, die für eine auswärtige betriebliche Tätigkeit anfallen, bei der eine oder mehrere Übernachtungen eingeschlossen sind. Grundsätzlich bilden diese einen Teil der Reisekosten und können steuerlich geltend gemacht werden.

Abrechnung der Übernachtungskosten für Selbstständige

Selbstständige können Übernachtungskosten als Betriebsausgaben absetzen. Die Rechnung sollte auf den Namen des Steuerpflichtigen ausgestellt sein und ohne Frühstück ausgewiesen werden. Falls dies nicht möglich ist, wird das Frühstück bei einer Komplettrechnung abgezogen, indem 20 % vom Pauschbetrag für die Verpflegung veranschlagt werden. Im Inland beträgt dieser Satz 4,80 €. Im Ausland ist die Verpflegungspauschale höher und somit auch der Satz für das Frühstück. Wichtig ist, dass auf der Rechnung der Steuersatz ausgewiesen wurde.

Übernachtungskosten für Mitarbeiter

Wenn die Übernachtungskosten für Mitarbeiter ersetzt werden, kann dies entweder durch eine direkte Rechnung in voller Höhe geschehen oder in Höhe des Pauschbetrages für das jeweilige Land. Wichtig ist, dass auch hier die Frühstücksregelung beachtet wird.  

passfoto torsten montag
Vorlage und Muster Spesenabrechnung, Reisekostenabrechnung

Vorlage SpesenabrechnungViele Unternehmer ermöglichen es ihren Mitarbeitern, an Seminaren oder Messen teilzunehmen. Nach dem Messebesuch folgt dann das Abrechnungschaos.

Der Mitarbeiter war mehrere Tage zum Messebesuch auswärtig untergebracht, die Kosten für die Bahnfahrt oder die Fahrt mit dem privaten Pkw muss erstattet werden und Telefongebühren sind ebenfalls angefallen.

Mit der Vorlage Spesenabrechnung können Unternehmer dieses Chaos vermeiden. In diesem Formular werden alle relevanten Daten der Reise erfasst und die Kosten errechnet. Im Muster Spesenabrechnung können sich die Unternehmer eine beispielhafte Erstattungsrechnung anschauen.

Die Vorlage Spesenabrechnung kann mit Excel ausgefüllt werden. So können das eigene Firmenlogo, die Daten der Mitarbeiter und die einzelnen Kosten im Formular erfasst werden.

Ein Ausdrucken und hanschriftliches Befüllen der einzelnen Tabellenspalten ist ebenso möglich.

Anmerkung der Redaktion

Unternehmer mit nur geringen Reisekosten verweisen wir auf die Vorlage Reisekostenabrechnung, die auch in diesem Premiumbereich angeboten wird. Diese Vorlage ist einfacher und schneller auszufüllen und gerade für kleinere Unternehmen oder Handwerker geeignet.

Versionshistorie

  • Version 1.1: noch ausführlicher und mit mehr hilfreichen Kommentaren versehen.
  • Version 2.0: aktuelle Pauschalen des neuen Reisekostenrechts 2014 eingefügt
  • Version 2.1.: Pauschalen für Frühstück, Mittag und Abendessen aktualisiert
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Beispiel

Durch einen Auftrag ist ein Unternehmer gezwungen eine längere Dienstreise einzulegen. Er fährt am 5.2. um 9:00 Uhr von seiner heimatlichen Wohnung ab. Übernachtet bis zum 9.2. und kommt um 21:00 Uhr bei seiner Familie in seiner privaten Wohnung wieder an.

Somit kann er folgende Pauschalen geltend machen:
Abwesenheit von mehr als 8 Stunden = 12,- EUR (am 5.2. und am 9.2.) 2 x 12 EUR = 24,- EUR
Abwesenheit von 24h = 24,- EUR (am 6., 7. und 8.2.) 3 x 24 EUR = 72,- EUR

Als Fahrtkosten werden die tatsächlich entstandenen Aufwendungen bezeichnet, die dem Steuerpflichtigen mit der Benutzung von Beförderungsmitteln im Zusammenhang mit der Erzielung von Einnahmen entstanden sind. Entstehen dem Unternehmer Fahrtkosten, so kann er diese als Betriebsausgaben absetzen. Auch Fahrtkosten, welche bei der Erzielung von Einnahmen aus Kapitalvermögen, Vermietung oder Verpachtung entstehen, können als Betriebsausgaben oder Werbungskosten geltend gemacht werden.

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Download-Tipp: Einsatzwechseltätigkeit Vorlage + Muster

Der Einsatz von Bau- und Montagearbeitern auf Baustellen, Kundendienstmonteuren beim Kunden vor Ort und Fahrern stellt besonders für kleine Unternehmen jedes Jahr erneut eine Herausforderung dar. Die sog. Einsatzwechseltätigkeit kennzeichnet sich durch die wechselnden Arbeitsstätten, Baustellen - kurz Einsatzorte - des Arbeitnehmers.

Kosten die im Rahmen der Einsatzwechseltätigkeit entstehen sind meist Verpflegungskosten, Unterkunftskosten und Fahrtkosten für Fahrten, die nicht mit einem Firmenfahrzeug durchgeführt wurden. Diese können vom Arbeitgeber als steuerfreier Lohn erstattet werden.

Erhalten Sie keine Erstattungen, wechseln die Einsatzorte jedoch immer wieder oder gar regelmäßig, so benötigen Sie eine entsprechende Bescheinigung Ihres Arbeitgebers über die Anzahlt der Tage und der Dauer Ihrer Abwesenheit, wenn Sie diese Kosten bei Ihrer jährlichen Einkommensteuerveranlagung als Werbungskosten abziehen möchten.

Mit der Vorlage Einsatzwechseltätigkeit erfassen Sie alle notwendigen Daten.

Das Muster, welches Sie sich zur Ansicht als PDF-Datei herunterladen können, zeigt Ihnen welche Daten und Angaben notwendig sind und welche Kosten gegebenenfalls anfallen und erstattet werden können.

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Fazit

Der Unternehmer kann für diese Abwesenheit insgesamt 96,- EUR Verpflegungsmehraufwendungen als Betriebsausgaben zum Einsatz bringen. Für Verpflegungsmehraufwendungen kann der Unternehmer keinen Vorsteuerabzug nutzen.

Bei der Nutzung des privaten PKWs können zudem die Fahrtkosten für die Dienstreise geltend gemacht werden. 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer sind hierbei anzusetzen. Bei einem Firmenwagen dagegen werden die Tankbelege wie gewohnt abgerechnet.

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