Was ist Buchführung?

Durch die Buchführung können der Unternehmer, das Finanzamt, die Gläubiger (Banken oder andere Geldgeber) innerhalb eines bestimmten Zeitraums (meist ein Kalenderjahr) alle Geschäftsvorfälle (z.B.: Einkauf von Ware, Bezahlung des Personals, Gutschrift einer Ausgangsrechnung usw.) zeitlich geordnet, systematisch, zeitnah und lückenlos begutachten. Sie erhalten somit einen Überblick über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens.

Durch die Buchführung und die damit verbundenen einheitlichen Regelungen sind Unternehmen und Wirtschaftsjahre vergleichbar, was die Voraussetzung für eine ergebnisorientierte Besteuerung ist. Darüber hinaus kommt der Unternehmer seiner Verpflichtung eines gesetzeskonformen Nachweises der wirtschaftlichen Lage seines Unternehmens nach. Er kann eine Dokumentation für den zu erstellenden Jahresabschluss aus der Buchführung ableiten. Im Übrigen, Buchführung und Buchhaltung ist in der Umgangssprache ein und dasselbe.

Ein paar Gedanken zum Wirtschaftsjahr

Das Wirtschaftsjahr umfasst ein Zeitraum von 12 Monaten. Im Jahr der Geschäftseröffnung oder der Betriebsaufgabe kann dies abweichen. Diese speziellen Jahre werden Rumpfwirtschaftsjahre bezeichnet. Gewerbetreibende und Land- und Forstwirte sind verpflichtet ihren Gewinn pro Wirtschaftsjahr zu ermitteln. Dabei haben Land- und Forstwirte ein abweichendes Wirtschaftsjahr, welches vom 01.07. eines Jahres bis zum 30.06. des darauf folgenden Jahres reicht. Bei Gewerbetreibenden ist das Wirtschaftsjahr in der Regel mit dem Kalenderjahr übereinstimmend. Bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr gilt der Gewinn als in dem Jahr bezogen, in dem das Wirtschaftsjahr endet.

Was muss dabei beachtet werden?

Die wichtigsten Gebote sind in der Opens external link in new windowGoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) verankert. Eine unabhängige Person sollte sich bspw. in kurzer Zeit einen Überblick mittels der Buchführung verschaffen können. Die Geschäftsvorfälle müssen nachvollziehbar sein. Eine klare und übersichtliche Form sind ebenso Voraussetzungen wie eine zeitnahe Aufstellung. Der Unternehmer sollte sich also nicht jahrelang Zeit lassen, denn dann nützt eine Buchführung niemanden mehr etwas. Die deutsche Sprache und der Euro als Währung dürfte auch jedem noch so Unverständigen einleuchtend sein.

Daneben existiert noch ein sogenanntes Verrechnungsverbot, d.h. der Unternehmer darf nicht einfach bestimmte Einnahmen mit bestimmten Ausgaben saldieren und so eventuell Zeit und Arbeit sparen. Allerdings sind nicht alle Unternehmer dazu angehalten eine Bilanz mit einer Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen. Diese Form der Gewinnermittlung ist nur für bestimmte Unternehmen vorgesehen, welche gewisse Umsatz- und Gewinngrößen mit ihrer Firma erreicht haben. Schließlich ist es auch für den Existenzgründer eine Kostenfrage, ob er eine Bilanz von seinemSteuerberater erstellen lassen muss oder ob eine einfache Einnahmen- Überschussrechnung ausreichend ist. Eine solche E/Ü – Rg. können Sie unter Umständen sogar selbst erstellen und somit Geld sparen.

Übersichtliche Darstellung in kontenform (T-Konto)

Daten des Zahlungsverkehrs werden buchhalterisch in einem Konto geführt. Die als T-Konto bezeichnete Datenstruktur besteht in einem tabellenförmig aufgebauten Konto, das in zwei Spalten und beliebig viele Zeilen gegliedert ist. Der Name T-Konto leitet sich hierbei aus der zweispaltigen Tabellenstruktur ab. 

Darstellung des T-Kontos

Konten sind auf vielfältige Arten zu führen. Für Lehrzwecke werden oft T-Konten verwendet: Wie der Buchstabe T bestehen sie aus einem waagerechten Strich, über dem die Kontonummer und die Kontenbezeichnung dargestellt sind, sowie einem senkrechten Strich, der die beiden Kontenspalten voneinander trennt. 

Soll und Haben

Die beiden Tabellenspalten bilden die als Soll-Buchungen bezeichneten Geldbeträge auf der linken Seite und die als Haben-Buchungen bezeichneten Geldbeträge auf der rechten Seite des T-Kontos ab. 

Ob ein Geldbetrag im Soll oder im Haben verbucht wird, leitet sich aus der Buchungslogik der doppelten Buchführung ab: Zugänge werden immer auf derselben Seite verbucht, auf der das Konto in der Bilanz steht. 

Beispiele

Die Beschaffung von Werkzeugen mittels einer Bargeldzahlung führt zu einer Buchung im Soll des aktiven Bestandskontos „Werkzeuge“, in der die mit Anschaffungspreisen bewerteten Werkzeuge geführt werden. Um den gleichen Betrag wird der Kassenbestand vermindert, in dem eine Buchung auf der Habenseite des Kontos „Kasse“ durchgeführt wird. 

Werden die Werkzeuge gegen einen Lieferantenkredit beschafft, so werden die Zugänge des Werkzeugbestandes ebenfalls auf der Soll-Seite des T-Kontos „Werkzeuge“ verbucht. Die Zunahme an Verbindlichkeiten wird auf der Haben-Seite des T-Kontos „Lieferantenkredite“ dargestellt.

Ermittlung des Kontensaldos

Am Ende einer Abrechnungsperiode werden die Buchungen auf der Haben- und auf der Sollseite des Kontos gegenübergestellt. Bei Konten der aktiven Bilanzseite ergibt sich entweder ein Überhang auf der Sollseite oder ein Saldo von Null. Bei Konten auf der Passivseite muss sich ein Haben-Saldo oder ebenfalls ein Saldo von Null ergeben. Anderenfalls liegt ein Buchungsfehler vor. 

Ergänzungen des T-Kontos

Häufig werden die beiden Spalten des Kontos noch durch Hilfsspalten ergänzt. In diese werden zusätzliche Informationen wie erläuternde Texte, das Buchungsdatum und Weiteres aufgenommen. Das Konto wird mit einer eindeutig zuzuordnenden Bezeichnung und einer Kontonummer versehen, so dass eine Identifizierung der verbuchten Geldbeträge leicht möglich ist. Die Kontonummern werden standardmäßig durch einen Konten- oder Kontenrahmenplan schematisch vorgegeben. 

Was ist ein Unterkonto?

Ein Unterkonto ist ein Konto, das zur Verbesserung der Übersichtlichkeit zusätzlich zu einem übergeordneten Konto geführt wird.

Hintergrund zum Unterkonto

Alle Geschäftsvorfälle - Anschaffungen, Kreditaufnahmen, Zahlungen u.v.m. - werden in der Vermögenssituation eines Geschäftsbetriebes und somit in der Bilanz des Unternehmens dargestellt.

Diese Geschäftsvorfälle werden im Laufe einer Geschäftsperiode auf verschiedenen Konten (auch Buchungskonten genannt) dokumentiert. Am Ende einer Geschäftsperiode werden die finanziellen Auswirkungen der Geschäftsvorfälle auf einem Konto rechnerisch zusammengefasst und als Kontensaldo in die Bilanz überführt. Um dies einheitlich zu gestalten, wurden die gebräuchlichsten Konten in einheitlichen Kontenrahmen systematisiert, die als Richtlinie für die Aufstellung individueller Kontenpläne dienen und es Personen außerhalb der betrieblichen Buchhaltung ermöglichen, sich schnell über die finanzielle Situation eines Unternehmens zu orientieren.

Arbeit mit Unterkonten

Gelegentlich sind die im Kontenplan vorgesehenen Konten jedoch immer noch nicht ausreichend, um die Vermögensgegenstände und die Verbindlichkeiten eines Unternehmens so übersichtlich zu klassifizieren, wie es für eine effiziente Buchhaltung notwendig wäre. Um Abhilfe zu schaffen, werden daher für die betreffenden Kontenarten einzelne Unterkonten eingeführt, auf denen zum Beispiel die Anschaffungen unterschiedlicher Warengruppen im Laufe des Geschäftsjahres dokumentiert werden.

In regelmäßigen Abständen, spätestens zum Bilanzstichtag, werden die Unterkonten über das sie betreffende Oberkonto im Kontenplan abgeschlossen und ihr gemeinsamer Saldo in die Jahresabschlussrechnung (Ertrags- und Aufwandskonten) und in die Bilanz (Aktiv- und Passivkonten) überführt

Zahlreiche Banken und Kreditinstitute bieten die Möglichkeit an, mehrere Unterkonten zu einem bestehenden Konto zu führen, und so den Überblick über Zahlungsein- und Ausgänge zu behalten.

Warum berichten wir?

Diese Frage lässt sich mit der Notwendigkeit bzw. der Anzahl der Anfragen unserer Leser erklären. Die regelmäßige Erstellung Ihrer Buchführung ist nicht etwa ein Zeitvertreib den das Unternehmertum so mit sich bringt, sondern eine gesetzlich verankerte Pflicht. Wir wollen Ihnen durch die Erläuterung grundsätzlicher Vorschriften und durch die Untermalung mit einfachen aber praxisnahen Beispielen zeigen, dass Buchführung kein „Buch mit sieben Siegeln“ sein muss.

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