Frage von Sebastian am 20.11.14

Gut aufgestellt in Sachen Buchhaltung?

Moin,

ich gehe nun ab 01.12.2014 einer nebenberuflich selbstständigen Tätigkeit nach. Zu diesem Zwecke musste ich mich natürlich auch ein wenig in Sachen Buchhaltung schlau machen. Diesbezüglich wollte ich mal nachfragen ob ihr an meiner Vorplanung etwas auszusetzen habt!?

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Kassenbuch bzw. Journal für die handschriftliche einfache Buchführung + zusätzliche JES-Java EÜR Applikation

1. Ordner

- für Betriebseinnahmen, aufgeteilt in "Offene Posten" und den bezahlten Rechnungen in alphabetischer Sortierung nach Kundenname (Rechnungen werden inkl. eventueller Auftragsbestätigung/Druckfreigabe abgeheftet)

- für Angebote in nummerischer Reihenfolge

 

2. Ordner

- für Betriebsausgaben, aufgeteilt in "normalen" Ausgaben und Abschreibungen

 

Sollte soweit einigermaßen reibungslos funktionieren oder?


Viele Grüße

 

Antwort von

 

Hallo und guten Morgen,

 

 

 

vielen Dank für die Frage, wie ich gern beantworten möchte.

 

 

 

JES-Java EÜR Applikation

 

Dieses Programm kenne ich leider nicht, letztlich ist es eine Frage, was sie vorhaben. Wenn sie ohne Steuerberater für ihre jährliche Einkommensteuererklärung die Einkünfte aus Gewerbebetrieb (oder selbstständiger Arbeit [= freiberufliche Tätigkeit]) ermitteln möchten, benötigen Sie nicht unbedingt einer Software für die Einnahmenüberschussrechnung, leichter ist es jedoch. Allerdings kann die falsche Wahl der Software auch zusätzliche Arbeit bereiten. Daher kann ich nicht einschätzen, ob die von Ihnen gewählte Software wirklich eine Arbeitserleichterung darstellt. Ich für meine Begriffe habe stets die Software der Datev (das geht leider nur, wenn sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten) oder später die Buchführungssoftware von lexware genutzt, welche ich nur empfehlen kann. Die kostet zwar Geld, wird aber regelmäßig aktualisiert und weiter entwickelt.

 

 

 

Letztlich brauchen Sie keine Software, wenn Sie im Jahr nur 15 Belege haben, die können Sie auch mit einer Addiermaschine oder mit Excel zusammenrechnen und eine kleine Übersicht ausdrucken. Für das Finanzamt ist ja in der Größenordnung die Einnahmenüberschussrechnung lediglich die Ermittlung des Gewinns, also der Abzug der Betriebsausgaben von den Betriebseinnahmen.

 

 

 

Eine doppelte Buchführung benötigen Sie nicht, da sie nicht buchführungspflichtig sind (unterstelle ich einfach mal, es sei denn sie sind eine GmbH, was ich allerdings aus obiger Frage nicht entnehmen kann).

 

 

 

Manchmal neigen Unternehmer dazu, trotzdem eine doppelte Buchführung zu machen (so auch ich) da man einfach die Kontoauszüge des Geschäftskontos mit der Software lückenlos erfasst und somit eine Überprüfung über die Vollständigkeit der Einnahmen und Ausgaben hat. Sind diese nämlich nicht vollständig, würde das erfasste Bankkonto nicht mit dem Kontoauszug übereinstimmen.

 

 

 

 

 

Nun zu ihren Ordnern und der Systematik:

 

 

 

 

 

Wenn alle Existenzgründer eine solche Ordnung empfehlen und von Anfang an durchführen würden, hätte man sicher als Berater, Steuerberater oder auch aus Sicht des Finanzamts halbe Arbeit. Leider machen das nicht alle so ordentlich und vor allem überlegt.

 

 

 

 

 

Eigentlich weiß ich gar nicht, was man aussetzen könnte, etwas schwierig wird es wahrscheinlich nur, wenn Sie Ihre Belege tatsächlich monatlich zum Steuerberater schaffen müssten oder wollen. Solange Sie alles zuhause selbst verwalten, können Sie die Ordner wirklich so aufteilen und Ihre Belege so aufbewahren.

 

 

Der Steuerberater hat jedoch die Angewohnheit, was durch die Arbeitstechnik der Erfassung der Daten und der Eingabe in seiner Software bedingt ist, sämtliche Belege chronologisch abzuheften. Er verlangt (verlangen kann man eigentlich nicht sagen, aber er findet es sehr förderlich und bei einer anderweitigen Systematik könnte ich mir vorstellen, dass der Steuerberater dann einfach etwas teurer wird, weil er zusätzlich sortieren muss) die Kontoauszüge des Geschäftskontos (sofern vorhanden) chronologisch abgeheftet und jeweils hinter einem Kontoauszug die dazugehörigen Belege. So kann er zeitlich sortiert alles überprüfen, die Vollständigkeit und die Ordnungsmäßigkeit der Belege und anschließend kontieren und die so gebildeten Buchungssätze mit seiner Software erfassen. In der von Ihnen vorgeschlagenen Systematik würde das etwas schwieriger sein, da die Vollständigkeit nicht so gut überprüfbar ist. Geht aber auch.

 

 

 

 

 

Je nachdem, wie viele Rechnungen und Belege Sie haben, könnte man vielleicht die Ordner zusammenfassen und alles in einem Ordner abheften. Das spart etwas Platz, und vor allem spart es die ständige Auswahl der Ordner, Sie müssen also nicht ständig zwischen den Ordnern wechseln, haben also bei der Arbeit alles zusammen. Aber das ist auch wieder Geschmackssache und eine Sache der Gewohnheit.

 

 

 

 

 

Sie haben mich durch ihre Frage auf ein sehr interessantes Thema gebracht, welches ich schon demnächst in einem Google Hangout im Gründerlexikon TV vorstellen möchte, nämlich:

 

 

 

 

 

Wie heftig meine Belege richtig ab, wenn ich zum Steuerberater damit möchte oder wenn ich meine Einnahmen und Ausgaben selber verwalte und den jährlichen Gewinn oder Verlust ermitteln möchte.

 

 

 

Ich hatte es ja bereits vorgestellt, es gibt zwei Varianten,

 

  1. zum einen chronologisch abheften, Barbelege und auch Überweisungen zusammen mit den dazugehörigen Kontoauszügen des Geschäftskontos oder

  2. die Ablage erfolgt in Anlehnung an die Namen der Auftraggeber, konnten und Lieferanten, also alphabetisch.

  3.  

 

 

 

 

Letztere Variante hat den Vorteil, dass eine erneute Suche nach einem bestimmten Beleg wesentlich schneller geht, da man in der alphabetischen Ablage nur den Namen des Kunden, Lieferanten oder der entsprechend gesuchten Firma suchen muss. Bei einer chronologischen Ablage muss man wirklich von Anfang des Monats bis zum Ende durchgehen und man muss vorher selbstverständlich noch den Monat wissen, wo die Ausgabe oder Einnahme war.

 

 

 

 

 

So: ich hoffe meine Antwort war ausführlich genug, ich merke selbst, man kommt sehr stark ins philosophieren, gerade wenn man Steuerfachangestellter gelernt und sehr viele Mandanten mit ihren Buchführungen, den Problemen und natürlich auch den Systematiken die der ganze Job mit sich bringt, betreut hat.

 

 

 

 

 

Am Schluss möchte ich Ihnen noch einige interessante Artikel im Gründerlexikon vorstellen, welche ich aus meiner beruflichen Praxis geschrieben habe:

Viel Spaß bei der Bürokratie wünscht 

 

Torsten vom 

Gründerlexikon

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