Einrichtung von Seminar- und Konferenzräumen - Planung ist wichtig

Seminar- und Konferenzräume können nur dann effektiv genutzt werden, wenn sie auch sinnvoll eingerichtet sind. Das betrifft die Möblierung ebenso wie die Ausstattung mit Arbeitsmaterialien. Bevor die Einrichtung erfolgt, sind einige Vorüberlegungen hinsichtlich des Bedarfs zu stellen.

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Die Bedarfsanalyse – Grundvoraussetzungen und Raumnutzung

Wie ein Seminarraum eingerichtet wird, hängt vom Bedarf, aber auch von den räumlichen Gegebenheiten ab. Im Rahmen einer Bestandsanalyse – die am besten mit allen Beteiligten durchgeführt wird – werden diese Punkte herausgearbeitet. Definiert werden sollten Folgendes :

  • Geplante Raumnutzung
  • Raumgröße
  • Maximal mögliche Teilnehmerzahl
  • Raumaufteilung
  • Benötigte Technik
  • Sonstige Hilfsmittel

Aus diesen Punkten ergeben sich die Möglichkeiten, aber auch die Grenzen, die ein Raum bietet. Ausstattung und Einrichtung können bedarfsgenau und zielgerichtet abgestimmt werden.

Art der Raumnutzung und Raumgröße

Ein Raum, der für Seminare und Konferenzen zur Verfügung stehen soll, kann für eine Vielzahl von Veranstaltungen eingesetzt werden. Vorstandssitzungen können dort ebenso stattfinden wie Workshops, Präsentationen oder Pressekonferenzen. Denkbar ist auch eine Vermietung der Räumlichkeiten bei freien Kapazitäten. Die Art der Raumnutzung ist häufig auch von der Raumgröße begrenzt, die die maximale Anzahl von Teilnehmern an einem Seminar oder einer Konferenz bestimmt. Die Größe des Raumes sollte auf die in der Regel stattfindenden Ereignisse abgestimmt sein. Findet nur einmal jährlich eine Veranstaltung mit 200 Personen statt, muss dafür nicht ein extra großer Raum eingerichtet werden. Gibt es solche Veranstaltungen mehrfach, lohnt es sich, den Seminar- oder Konferenzraum dementsprechend groß zu wählen.

Raumaufteilung – Raummöblierung

Die Raumgröße, wie auch die Raumaufteilung bestimmen, wie ein Raum idealerweise möbliert wird. Andererseits ist die optimale Möblierung auch von der Art der Veranstaltung abhängig. Eine Stuhlaufstellung in U-Form, Kreis oder als parlamentarische Bestuhlung braucht mehr Platz als eine Reihenbestuhlung, ist aber häufig sinnvoll. Sollen viele Workshops stattfinden, werden mehrere Räume nötig. Allerdings können auch Raumteiler als Abtrennung eines großen Raums eingesetzt werden. Der Platzbedarf erhöht sich, wenn Ausstellung stattfinden oder spezielle Arbeitsplätze (zum Beispiel PC-Plätze) eingerichtet sind. Mögliche Raumbereiche, die bei einer Veranstaltung erforderlich sein können, sind:

  • Aktionsbereich für den Referenten oder Moderator. In diesem Bereich befinden sich die verschiedenen Präsentationshilfsmittel wie Pinnwände, die zum Beispiel von www.neuland.com  bezogen werden können.
  • Im Teilnehmerbereich sind die Sitzmöglichkeiten angeordnet. Dieser Bereich muss freien Blick auf den Aktionsbereich gewähren.
  • Bei Veranstaltungen ohne feste Sitzordnung gibt es gemischte Bereiche. Diese wiederum bestimmen auch die Art der Möblierung.
  • Allgemeine Flächen bieten Platz für Exponate, sind Aufbauort für das Catering oder umfassen die Ein- und Ausgänge zum Aktions- und Teilnehmerbereich. 

Medientechnik und Ausstattung

Wie ein Seminar- oder Konferenzraum ausgestattet ist, richtet sich nach der Nutzung. Zum Standard gehört moderne Medientechnik für die Präsentation. Geeignet sind Beamer und Projektionswände oder –leinwände, Medienwände mit Rückprojektion, Overheadprojektoren, Diaprojektoren und Multimediasysteme. Ein Internetanschluss ist heute ebenso obligatorisch. Der Raum sollte mit einer ausreichenden und akustisch sauber abgestimmten Beschallung ausgestattet sein. Sonstige Hilfsmittel, die bei fast jeder Präsentation gebraucht werden, sind Flipcharts, mobile Moderatorenwände, Wandschienensysteme, Weißwandtafeln oder interaktive Schreibtafeln.

Sind alle Bereiche im Raum gut aufeinander abgestimmt, entsteht ein harmonisches Ganzes, dass Aufnahme- und Lernbereitschaft der Teilnehmer fördert. Dies wiederum ist einer der grundsätzlichen Erfolgsfaktoren für jede Veranstaltung.



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