Wie der Steuerberater bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt helfen kann!

Die meisten Unternehmer und ganz besonders Existenzgründer bekommen feuchte Hände, wenn es um eine Betriebsprüfung geht. Schon so mancher wurde von blanker Panik erfasst, als ihm die Prüfungsanordnung ins Haus flatterte. Dabei gibt es keinen Grund zur Angst, wenn Sie sich auf die Prüfung adäquat vorbereiten. Eine große Hilfe kann dabei der Steuerberater sein – er kann Sie in allen Phasen der Betriebsprüfung unterstützen.

Mann von Arbeit gestresst
Bild: andreas160578 / pixabay.com

Inhaltsverzeichnis

Vor der Betriebsprüfung: Gemeinsame Vorbereitung

Ihr Steuerberater kann Ihnen zunächst helfen, die Betriebsprüfung ausreichend vorzubereiten. Sie erhalten von Ihrem Prüfer eine Liste mit den benötigten Unterlagen. Stellen Sie diese gemeinsam mit dem Steuerberater zusammen, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Daten bereitstehen. Zudem kann er prüfen, ob die Unterlagen vollständig und richtig sind, sodass gegebenenfalls schon im Vorfeld fehlende Belege besorgt und Unstimmigkeiten geklärt oder begründet werden können.

Während der Betriebsprüfung: Unterstützung

Auch während der Prüfung sollte Ihr Steuerberater nach Möglichkeit anwesend oder wenigstens ständig erreichbar sein, um Sie zu unterstützen. Dabei kommen ihm verschiedene Rollen zu:

  • Einführungsgespräch: Zu Beginn der Betriebsprüfung steht gewöhnlich ein Einführungsgespräch, in dem der Prüfer Ihnen (oft unbemerkt) auf den Zahn fühlt. Als Small Talk getarnte Fragen über Familie, Hobbys, Urlaube und ähnliches haben schon so manche Steuersünde entlarvt (z. B. den als Geschäftsreise getarnten Familienurlaub). Der Steuerberater sorgt hier für ein neutrales Gespräch und unterdrückt allzu private Fragen.
  • Ansprechpartner: Sie sollten im Betrieb immer einen einzelnen Mitarbeiter (oder sich selbst) als alleinigen Ansprechpartner benennen und allen anderen Kollegen Redeverbot erteilen, denn auch deren Aussagen darf der Betriebsprüfer verwerten. Auch den Steuerberater dürfen Sie als Ansprechpartner benennen. Dies ist zwar mitunter ein wenig umständlich, bei den Prüfern aber durchaus akzeptiert.
  • Schriftliche Anfragen: Sie können mit dem Prüfer vereinbaren, dass dieser Anfragen stets schriftlich stellt. So können Sie sich gemeinsam um die Besorgung fehlender Unterlagen kümmern oder fragwürdige Tatsachen genauer untersuchen, ehe Sie eine Aussage treffen müssen.
  • Feststellungen: Lassen Sie sich vom Betriebsprüfer alle Feststellungen mitteilen. Wissenswert ist außerdem die Höhe der Steuernachzahlung, die aus ihnen resultiert. Der Steuerberater kann sich dadurch besser auf die Schlussbesprechung vorbereiten und sich entsprechende Argumente oder Unterlagen zurechtlegen.
  • Schlussbesprechung: Bei der Schlussbesprechung sollte der Steuerberater unbedingt anwesend sein. Er kann Feststellungen oftmals durch Argumentation aus dem Weg räumen. Zudem unterstützt er Sie bei der Verhandlung mit dem Betriebsprüfer über die Höhe der Steuernachzahlung.

Nach der Betriebsprüfung

Nach der Betriebsprüfung sollte der Betriebsprüfungsbericht durchgegangen und auf Fehler überprüft werden. Dies erfolgt am besten durch den Steuerberater. Der Steuerberater sollte die nachfolgende Kommunikation übernehmen und sich um Folgeprobleme etc. kümmern. 

Download: Gratis Ratgeber zur Steuerprüfung

Wenn auch Sie die Lieblingsbetriebsausgaben der Betriebsprüfer kennen und vorbereitet sein wollen, sollten Sie sich mein kostenloses E-Book zulegen:

Ein Steuerprüfer, welcher anonym bleiben möchte, hat dem Gründerlexikon dieses eBook zur Verfügung gestellt. Lesen Sie selbst, auf welche Betriebsausgaben bei einer Steuerprüfung am meisten Wert gelegt wird. Das eBook sollte zur Pflichtlektüre eines jeden Selbständigen werden, denn von wem kann man die Tricks und Hinterhältigkeiten der Finanzamtsprüfer besser lernen als von den Prüfern selbst ;-) In diesem Sinne eine prüfungsfreie Zeit und viel Spaß beim Lesen.

Von der Routine des Steuerberaters profitieren

Als noch recht unerfahrener Existenzgründer fürchten Sie vielleicht die Konfrontation mit dem als hoffnungslosem Bürokraten angesehenen Betriebsprüfer. Wenn Sie diese Situation gemeinsam mit einem erfahrenen Steuerberater angehen können, der bereits einige Betriebsprüfungen mitgemacht hat, fühlen Sie sich deutlich sicherer. Zudem weiß er, was hinter den Fragen der Betriebsprüfer steckt, worauf sie abzielen und stellt sicher, dass Sie etwaige Ungereimtheiten in Ihrer Buchführung nicht versehentlich selbst aufdecken. Opens internal link in current windowSuchen Sie sich also einen Steuerberater, bevor Sie in eine Betriebsprüfung gehen. Allein eine Prüfung durchzustehen, würde ich Ihnen nicht empfehlen.

Häufige Fragen bei der Betriebsprüfung

Haben Sie Erfahrungen in Sachen Betriebsprüfung?

Erfahrungen bei Betriebsprüfungen hat in der Regel derjenige, der entweder selbst bereits einige Betriebsprüfungen vom Finanzamt hinter sich hat (was eine mehrjähriges Unternehmensbestehen aller Wahrscheinlichkeit nach voraussetzt) oder derjenige, der selbst Betriebsprüfer ist. In diesem Fall wird er aber sehr unwahrscheinlich ein eigenes Unternehmen leiten. Vielleicht ein Nebengewerbe.

Wer jedoch einen Betriebsprüfer kennen, kann über diese Beziehung oder diesen Kontakt mit Sicherheit die ein oder anderen Erfahrungen, Tipps und Tricks erhalten.

Auch der eigene Steuerberater zählt zu den Personen, der in den meisten Fällen schon mehr als eine Betriebsprüfung begleitet hat und daher über genügend Erfahrungen verfügt.

Ich selbst habe bereits eine Betriebsprüfung vom Finanzamt erlebt, durch meine Arbeit als Steuerfachangestellter hab ich auch einige Betriebsprüfungen erlebt, die sich nicht um eine eigene Firma drehten. Durch meine Arbeit im Gründerlexikon habe ich aber vor einiger Zeit tatsächlich einen "echten" Betriebsprüfer vom Finanzamt kennengelernt, der mir den ein oder anderen Text geschrieben hat. Ich konnte diesen Betriebsprüfer überzeugen, einen Ratgeber zu schreiben, der genau diese Erfahrungen zusammenfasst. Dieser Ratgeber wurde danach von meinem eigenen Steuerberater überarbeitet und mit dessen Erfahrungen angereichert. Daher kann ich behaupten, ich habe einen recht praxisorientierten Ratgeber zur Betriebsprüfung erstellen lassen, der letztlich auch von meinem ehemaligen Professor des Steuerrechts gelesen wurde. Er fand diesen Ratgeber so gut, dass er das Vorwort zum Ratgeber verfasste.

Meinen kleinen Ratgeber zur Betriebsprüfung können Sie in der Gründerlexikon Akademie downloaden.

Werden auch Kleinunternehmer durch eine Außenprüfung geprüft?

Ja, aber die Abständen zwischen den Prüfungen sind erheblich größer. Dazu siehe Initiates file downloadGrößenklassen Ihres Betriebes. Hier auch Opens external link in new windowwikipedia zur Außenprüfung

Was müssen Sie hinsichtlich des Fahrtenbuchs bei einer Betriebsprüfung beachten?

Das Fahrtenbuch muss absolut lückenlos und formal korrekt geführt sein. Ich hatte meine Fahrtenbücher sehr korrekt geführt, darauf geachtet, dass keine Lücken in den angegebenen Kilometerständen vorhanden sind, dass die Fahrten an sich logisch, die besuchten Kunden vorhanden und die erledigten Botenwege in einem vernünftigen Verhältnis zur Firma stehen. Insgesamt hat dieses Fahrtenbuch so viel Mühe gemacht, dass ich es nach einigen Jahren aufgab und lieber die teurere 1%-Methode wählte. Bei der Betriebsprüfung jedoch, hat sich niemand für die Fahrtenbücher interessiert. Was aber nicht der Standard sein muss, sondern bei mir vielleicht meine Ausnahme war. Insgesamt werden gerade Fahrtenbücher selbst bei kleinen Schreibfehlern oder formellen Ungereimtheiten komplett verworfen und die in der Regel ungünstigere pauschale Methode genutzt. Alle weiteren Infos zum Fahrtenbuch entnehmen Sie bitte meinem kleinen Ratgeber zur Betriebsprüfung.

Was müssen Freiberufler bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt befürchten?

Freiberufler werden ebenso von einer Betriebsprüfung Heim gesucht wie Gewerbetreibende. Dabei gelten auch die Regelungen zur Größenordnung des Unternehmens, welche die Häufigkeit einer Betriebsprüfung festlegen. Lesen Sie bitte auch hinsichtlich der Freiberufler in Initiates file download meinem kleinen Ratgeber zur Betriebsprüfung.

Wann greift die Verjährung, so dass das Finanzamt nicht mehr prüfen kann?

Die Verjährung eines Sachverhalts kein durch die gezielte Verschiebung des Beginns der Betriebsprüfung vom Steuerberater bewusst herbeigeführt werden, um einen Sachverhalt aus der Betriebsprüfung herauszubekommen. Näheres dazu lesen Sie bitte in Initiates file download meinem kleinen Ratgeber zur Betriebsprüfung. oder befragen Sie Ihren Steuerberater dazu.

Wo liegt der Unterschied zwischen Betriebsprüfung und Außenprüfung?

Der Begriff „Betriebsprüfung“ wird nur umgangssprachlich verwendet – die amtliche Bezeichnung ist Außenprüfung, von denen es wiederum eine ganze Reihe gibt. Weitere Informationen dazu finden Sie auch in meinem kleinen Ratgeber zur Betriebsprüfung.

Wie oft wird eine Betriebsprüfung vom Finanzamt durchgeführt?

Die Häufigkeit hängt wiederum von denInitiates file download Größenklassen des Unternehmens ab.

Welcher Zeitraum wird bei einer Betriebsprüfung geprüft?

In der Regel werden die letzten drei Jahre vom Betriebsprüfer geprüft. In Ausnahmefällen, insbesondere bei Verdacht auf Steuerstraftaten, kann der Zeitraum aber auch erweitert werden und bis zum Beispiel auf elf Jahre ausgedehnt werden, so das Finanzgericht Düsseldorf (Az: 13 K 4630/129 ).

Wie der Ablauf einer Betriebsprüfung aussieht, erfahren Sie in meinem kleinen Ratgeber zur Betriebsprüfung. Hier Ratgeber downloaden!

Gibt es eine Betriebsprüfung bei Start-Ups?

Die Existenzgründung ist oftmals der Auslöser für eine Umsatzsteuerprüfung. Überdurchschnittlich viele frisch gegründete Firmen werden von dieser Prüfung betroffen sein, wie aktuelle Zahlen zeigen. Als Grund zeigt sich oftmals, dass viele Unternehmen nur zum Schein gegründet werden. Dies schafft die Möglichkeit, Vorsteuerbeträge aus größeren privaten Rechnungen zu ziehen, alles unter demDeckmantel der Selbstständigkeit.

Der Fiskus wird deshalb besonders bei Betriebsgründungen schnell hellhörig und ordnet eine Umsatzsteuerprüfung an. Dabei soll festgestellt werden, ob unter dem angegebenen Firmensitz tatsächlich ein Unternehmen existiert. Ebenfalls erfolgt die Überprüfung dahingehend, ob hier so gearbeitet wird, wie angegeben.

Ein Schutz vor dieser Form der Umsatzsteuerprüfung ist für Sie als Unternehmer leider nicht möglich. Das Finanzamt wählt hier willkürlich einen prozentualen Anteil der Gründungen aus und führt eine Prüfung durch. Wichtig ist aber, dass Sie wissen, dass eine solche Prüfung recht wahrscheinlich ist und Sie sich entsprechend darauf vorbereiten können.

Denn Vorbereitung ist für die Umsatzsteuerprüfung wichtig. Wenn Sie Ihre Buchführung aber ordnungsgemäß erledigen, haben Sie kaum etwas zu befürchten.

Kommt es zu einer Betriebsprüfung aufgrund von Unregelmäßigkeiten bei Geschäftspartnern?

Auffälligkeiten bei Ihren Geschäftspartnern können auf unterschiedliche Art und Weise entstehen. Zum Beispiel dann, wenn Ihre Partner es mit der Buchführungspflicht nicht allzu genau nehmen. Doch selbst wenn in diesem Bereich alles in Ordnung ist, kann das Finanzamt hellhörig werden. Sollte Ihr Geschäftspartner eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben, die eine Erstattung der Umsatzsteuer vorsieht, kann das Finanzamt wieder misstrauisch werden. Wenn dann noch als Grund für die Erstattung Rechnungen von Ihnen angegeben werden, kommt es nicht selten zu einer Kontrollmeldung an das für Sie zuständige Finanzamt.

Dieses soll dann bestätigen, dass in Ihrem Unternehmen alles korrekt abläuft. Dafür setzt es dann häufig eine Umsatzsteuerprüfung an und Sie müssen Rede und Antwort stehen.

Einen Schutz vor dieser Prüfung können Sie ebenfalls nur bedingt erreichen. Sie sollten Ihre Geschäftspartner gezielt auswählen. Überprüfen Sie deren Eintragungen im Handelsregister und den Firmensitz. Wenn laut Ihrer Überprüfung alles in Ordnung ist, sollte es nicht zu Problemen kommen.

Dennoch kann es durch solche Querprüfungen, bei denen die einzelnen Finanzämter gerne zusammenarbeiten, schnell zu einer Umsatzsteuerprüfung kommen. Das sollten Sie in jedem Fall wissen, um sich entsprechend vorbereiten zu können.

Kommt es zu einer Betriebsprüfung wegen Fehlern in der USt-Voranmeldung

Bereits während des laufenden Jahres werden Umsatzsteuervoranmeldungen abgegeben. Diese sollten nach Möglichkeit natürlich korrekt sein. Somit müsste bei der abschließenden Jahresanmeldung ein Wert von +/- Null herauskommen. Häufig zeigt sich im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten jedoch, dass die eine oder andere Rechnung versehentlich falsch abgelegt und deshalb nicht berücksichtigt wurde.

Dabei kommt es dann mitunter zu höheren oder niedrigeren Umsätzen in der Jahresmeldung. Das ruft die eifrigen Prüfer schnell auf den Plan. Denn allzu oft kommt es dazu, dass hier Verdachtsmomente entstehen, die alles andere als günstig für den Unternehmer ausfallen.

Durch solche Abweichungen in den Voranmeldungen werden Fehler in der eigenen Buchführung aufgedeckt. Und diese sieht das Finanzamt nur äußerst ungern. Es hat den Anschein, als würde der Unternehmer keinen Wert auf eine peinlich genaue Buchführung legen. Ein Minuspunkt in der Akte des Fiskus ist dann sicher. Hinzu kommt nicht selten eine Umsatzsteuerprüfung.

Wer sich schützen will, sollte bei seiner Buchhaltung größte Genauigkeit walten lassen. Nur wenn sämtliche Belege und Unterlagen korrekt abgelegt werden, kann auch die Umsatzsteuervoranmeldung korrekt erfolgen. Deshalb sollten Sie von Anfang an auf eine effektive und korrekte Ablage Ihrer Unterlagen achten.

Sollte es dennoch zu spät sein und es wurde eine Rechnung übersehen, stellen Sie sich der Situation. Fügen Sie der Jahresmeldung am besten ein Schreiben bei, in dem Sie den Sachverhalt darstellen.

Welche Gefahren gehen vom "goldenen Handschlag" aus?

Nachdem die Betriebsprüfung abgeschlossen wurde, kommt es in der Regel zu einem Schlussgespräch. Auf der einen Seite finden sich der Unternehmer und sein steuerlicher Berater, auf der anderen Seite der Betriebsprüfer. Oftmals kam es bei der Prüfung zu kleineren Unklarheiten und mitunter schwammigen Feststellungen. Wird im Abschlussgespräch bereits klar, dass gegen einige dieser schwammig formulierten Feststellungen Einspruch erhoben werden soll, so ist der Betriebsprüfer oftmals bereit, einen Kompromiss einzugehen. Dabei ist die Rede vom so genannten „goldenen Handschlag".

Dieser wird immer häufiger auch schriftlich festgehalten. Beide Seiten, also Unternehmer und Betriebsprüfer, sind unwiderruflich an diese Vereinbarung gebunden, selbst wenn dadurch für eine der Parteien mitunter erhebliche Nachteile entstehen. Die Bindung an die Vereinbarung gilt in vielen Fällen nicht nur für die aktuelle Betriebsprüfung, sondern genauso für die Zukunft.

Der große Nachteil besteht darin, dass sich manch ein Unternehmer oder Steuerberater im Moment des Abschlussgesprächs über die steuerlichen Auswirkungen der Vereinbarung nicht im Klaren ist. Dennoch bleiben sie an diese gebunden, wie der Bundesfinanzhof bestätigt. Einzusehen ist das Urteil unter dem Aktenzeichen IR63/07.

Vorbeugend sollten deshalb die Unternehmen einen beispielhaften Steuerbescheid beim Betriebsprüfer einfordern. Denn erst anhand dessen wird vielen Unternehmern bewusst, welche Auswirkungen eine mit dem Betriebsprüfer getroffene Vereinbarung letztlich mit sich bringen wird. Wer bewusst auf diesen Muster- Steuerbescheid verzichtet, läuft stets Gefahr, dass er mitunter massive steuerliche Nachteile in Kauf nehmen muss und das nicht nur momentan, sondern auch zukünftig.

kommt es zu einer Betriebsprüfung nach wiederholter Umsatzsteuererstattung

Monatlich oder quartalsweise müssen Sie die Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt einreichen. Kommt es hierbei zu Erstattungen, bedeutet dies, dass Sie mehr Ausgaben als Einnahmen hatten. Das kann und soll natürlich nicht das Ziel eines gewerblich ausgelegten Unternehmens sein. Deshalb wird das Finanzamt schnell hellhörig, wenn es zu hohen Erstattungsforderungen kommt. Auch bei wiederholten Erstattungen ist es möglich, dass eine Umsatzsteuerprüfung angeordnet wird, um das Unternehmen genauer überprüfen zu können.

Oftmals kommt es aber gerade in der Gründungsphase eines Unternehmens zu derartigen Umsatzsteuererstattungen. Denn während der Gründungsphase werden häufig Investitionen getätigt, die dann einfach auch mit entsprechend hoher Umsatzsteuer belegt sind. Zwar weiß das Finanzamt dies auch, dennoch wird es schnell misstrauisch und zahlt die Erstattung nicht so ohne Weiteres aus.

Einen hundertprozentigen Schutz vor einer solchen Umsatzsteuerprüfung werden Sie mit Sicherheit nicht erreichen können. Wenn Sie allerdings Ihren Sachbearbeiter beim Finanzamt anrufen und ihm den Sachverhalt erklären, lässt sich die drohende Prüfung oftmals noch abwenden.

Bieten Sie am besten von sich aus an, die betreffenden Rechnungen der Umsatzsteuervoranmeldung beizufügen, aus denen klar hervorgeht, dass Sie eine größere Anschaffung getätigt haben, aufgrund derer es zur Umsatzsteuererstattung kommt. Damit nehmen Sie dem Fiskus den Wind aus den Segeln und zeigen gleichermaßen Verständnis für das Misstrauen seitens des Finanzamts. Ein Pluspunkt in Ihrer Akte ist damit sicher.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen, dass Ihre nächste Betriebsprüfung noch nicht ansteht und diese auch noch sehr lange auf sich warten lässt. Nutzen Sie aber die Zeit, um Ihre Bücher und die darin dokumentierten Vorgänge wasserdicht zu bekommen. Es lohnt sich.

Viel Erfolg wünscht Ihnen

Ihr Torsten vom

Gründerlexikon
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