Das A und O: Buchführung chronologisch sortieren

Ein Unternehmer sollte nicht nur aufgrund gesetzlicher Grundlagen seine Buchführung organisieren. Ebenso wichtig ist ein System der Ablage, was ihm selbst und anderen, wie Lohnbüro, Steuerberater, Buchführungsbüros usw. gestatten, wichtige Informationen und Belege schnell und sicher wieder zu finden.

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So sortieren Sie die Belege in Kasse und Bank

Neben Opens internal link in current windowdem Kassenblatt mit den dazugehörigen Belegen sollte auch in der Bank eine dem Datum nach sortierte Reihenfolge genutzt werden. So sollten die Belege in der Reihenfolge abgeheftet werden, wie sie entweder im Kassenblatt eingetragen sind oder vom Bankkonto gebucht wurden. Die Kasse und das Bankkonto des Abrechnungszeitraums werden immer zusammen zur weiteren Bearbeitung gegeben. Um eine zeitnahe Buchführung erstellen zu können, ist es daher wichtig, dass Kontoauszüge regelmäßig bei der Bank geholt und diese dann direkt im Buchführungsordner abgeheftet werden. So können alle anfallenden Rechnungen und Ausgaben innerhalb kürzester Zeit sortiert und erfasst werden. Diese regelmäßigen Arbeitsschritte vermeiden ein sich Anstauen von Belegen und Rechnungen, welche am Monats- oder Quartalsende mühevoll dem Datum nach sortiert und abgeheftet werden müssen

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Belege sortieren spart Geld beim Steuerberater

Man sollte sich gleich zu Beginn der Selbständigkeit eine regelmäßige Zeit am Tag einräumen, in welcher derartige Buchführungsaufgaben erledigt werden können. Übrigens, im Rahmen der Existenzgründung gewährt die Bundesagentur für Arbeit einen Zuschuss, welcher von Unternehmensberatungen dazu verwendet werden kann, die Buchführungssystematik an dem speziellen Beispiel zu zeigen. So kann der Existenzgründer nach der Vorgabe lernen und in den nächsten Monaten dieses System übernehmen, um seine Buchführung für den Steuerberater selbst aufzubereiten. Diese Arbeit ist nur zu empfehlen, da sich Steuerberater und Buchführungsbüros in der Regel das Sortieren und ordentliche Abheften der Belege zur weiteren Bearbeitung extra bezahlen lassen. So kann der Selbständige durch eine ordentliche Ablage von Beginn an dieses Geld sparen.

Welche Ordner sollten Sie noch anlegen?

Zum Ablagesystem zählt aber noch mehr als nur die Buchführungsunterlagen für den Steuerberater aufzubereiten. Im täglichen Geschäftsverkehr fallen eine Unzahl von Briefen, Lieferscheinen und dergleichen an. Alle diese Dokumente sollten systematisch in Ordnern abgelegt werden. Empfehlenswert ist die Anlage folgender Ordner:

1.    Krankenkasse / Berufsgenossenschaft
2.    Finanzamt / Gewerbeamt
3.    BA (Bundesagentur für Arbeit) / Zuschüsse
4.    DRV (Deutsche Rentenversicherung)
5.    Banken

Diese Rubriken können zunächst auch in einem Ordner abgelegt werden. Die Untergliederung der einzelnen Ordner kann selbstverständlich individuell gestaltet werden.

Darüber hinaus verwende ich folgende Ordner:

  1. einen fixen Buchführungsordner
  2. zwei jeweils wechselnde Belegordner
  3. einen Jahresabschlussordner
  4. gegebenenfalls einem Lohn- und Gehaltsordner
  5. einen Angebotsordner
  6. einen Garantieordner
  7. Ordner für Zahlungsmittel:
    1. Kasse/Barbelege
    2. Bank
    3. Kreditkarte/Paypal

  8. Krankenversicherung
  9. alle anderen Versicherungen
  10. gegebenenfalls Kredite, Bausparverträge
  11. gesonderter Mappen für: einzelne Prozesse, Projekte
  12. einen Ordner mit alphabetischen Register für Kopien der Eingangsrechnungen
  13. Einkommenssteuerbelege ggf. unterschiedliche Archivordner

Rubriken wie Schriftverkehr, Anträge, Bescheide, Zuschüsse, Gesprächsnotizen usw. denkbar. Ein gut gegliedertes Ablagesystem hilft also in jedem Fall ein späteres Chaos zu vermeiden.

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Anlagevermögen - So heften Sie Investitionen systematisch ab

Neben den genannten Ordnern und Ablagesystemen ist es auch für kleine Unternehmen zwingend notwendig das Anlagevermögen der Firma festzustellen. Dazu gehören alle Anschaffungen und Wirtschaftsgüter ab einem Wert von 150,- EUR, wenn Sie eigenständig nutzbar sind. So zum Beispiel Bürotische und Bürostühle, Schränke, Regale, Maschinen, Werkzeuge, Software, Pkws, Lkws, Computer uvm.

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Tipp

Alle Wirtschaftsgüter, die nach dem 05.05.2006 angeschafft oder hergestellt wurden, müssen in einem Anlagenverzeichnis aufgeführt werden.

Folgende Daten zu den Wirtschaftgütern sind im Anlageverzeichnis wichtig: Inventarnummer bzw. die Anlagenummer, die genaue Bezeichnung des Wirtschaftsgutes, das Anschaffungsdatum, die Nutzungsdauer, die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten, der Buchwert zu Beginn des Gewinnermittlungszeitraums, der Abschreibungsbetrag, die eventuellen Abgänge und der Buchwert am Ende des Gewinnermittlungszeitraums.

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Jedes Jahr prüfen, was noch da ist

Der Unternehmer sollte jedes Jahr überprüfen, welche neuen Wirtschaftsgüter hinzu gekauft wurden, welche Vermögensgegenstände vorhanden und welche bereits verschrottet oder verkauft wurden. Diese Informationen können in einem sogenannten Anlagenspiegel festgehalten werden. Diese Aufgabe übernimmt in der Regel derSteuerberater oder das Buchführungsbüro. Der Unternehmer kann aber einen erheblichen Teil dazu beitragen, dass am Jahresende alle nötigen Daten bereit stehen. Dazu empfiehlt es sich einen Ordner anzulegen, in welchem jeweils eine Kopie der angeschafften Wirtschaftsgüter abgeheftet wird. So werden Fragen am Jahresende nahezu überflüssig, denn alle Informationen zur Erstellung des Anlagenspiegels sind aus den abgehefteten Belegen ersichtlich.

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Anlageverzeichnis Muster

Sie können sich ein Anlageverzeichnis mit bereits ausgefüllten Daten anschauen.

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Offene Posten

Es bietet sich auch bei kleineren oder jungen Unternehmen an, die offenen Posten der Firma extra abzuheften. Unbezahlte Eingangs- oder Ausgangsrechnungen werden in diesem Ablagensystem gesondert von der Finanzbuchführung aufbewahrt. So behält der Existenzgründer die Übersicht, von wem er noch Geld zu bekommen hat. Denn die jenigen melden sich meist nicht freiwillig und machen auf sich und ihre unbezahlte Rechnung aufmerksam.

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So sollten Sie es nicht machen

Lassen Sie es nicht soweit kommen und vermeiden Sie z.B. Opens internal link in current windowfolgende Fehler in Ihrer Buchführung.

Häufige Fragen beim Vorbereiten der Buchführung:

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