Am von Torsten in Buchführung und Steuererklärung geschrieben und am 03.06.2019 um 14:07 aktualisiert
Kassenbuchführung

Spätestens ab 2017: Online Kassenarchiv für Unternehmer unumgänglich

Kassenmanipulation verhindern und stärker sanktionieren – das ist die Zielsetzung des Gesetzentwurfes, den der Finanzausschuss des Bundestags derzeit diskutiert. Zu diesem Zweck sollen die Anforderungen an die Kassenführung verschärft und gleichzeitig der Finanzverwaltung neue Prüfungsmöglichkeiten durch eine unangekündigte Kassen-Nachschau eingeräumt werden.

online kassenarchiv
© Tomasz_Mikolajczyk / pixabay.com

Nürnberg, 14. November 2016 - Ein erster Schritt im Bereich der Kassenführung, der noch auf einem BMF-Schreiben aus dem Jahr 2010 basiert, kommt bereits ab dem 1. Januar 2017: Alle digital erfassten Kassendaten müssen dann auch in digitaler Form aufbewahrt werden und im Zuge der Betriebsprüfung muss eine maschinelle Auswertung möglich sein. Um für die Unternehmen und die sie betreuenden Steuerberatungskanzleien den dadurch entstehenden Verwaltungsaufwand zu vereinfachen, wird die DATEV eG im kommenden Jahr ein spezielles revisionssicheres Langzeitarchiv für die Daten zur Verfügung stellen, die in elektronischen Registrierkassen erzeugt werden. Bei dieser sicheren Alternative zur alleinigen Speicherung im Kassensystem selbst werden die Kassendaten ins DATEV-Rechenzentrum hochgeladen. Die Archivierung erfolgt dort über ein sicheres Verfahren getrennt von anderen Beleg- und Auftragsdaten und gemäß den Anforderungen der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Dazu werden sowohl die Einzelbons als auch die Tagesabschlüsse aus der Kasse täglich übertragen. Die im Online-Archiv vorgehaltenen Daten kann der Unternehmer dann auch dem Betriebsprüfer problemlos bereitstellen. Wenn gewünscht, kann der Prüfer auch mit einem lesenden Zugriff auf das Kassenarchiv ausgestattet werden, schreibt datev.de.

Sicherer Upload über standardisierte Schnittstelle

Um das Online-Kassenarchiv zu nutzen, benötigt der Unternehmer lediglich einen Internetzugang. Über eine in der Kassensoftware implementierte DATEV-Schnittstelle kann er täglich die anfallenden Daten übertragen. Basis ist ein Standard für die Einzelbons sowie den Tagesabschluss, den der Deutsche Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e.V. (DFKA) in Zusammenarbeit mit DATEV und Kassenherstellern erarbeitet, um eine automatisierte Weiterverarbeitung der Daten zu ermöglichen. DATEV Kassenarchiv online befindet sich derzeit im Entwicklungsstadium, die Einführungsphase startet Anfang Januar 2017. Die vollständige Marktfreigabe ist für April 2017 vorgesehen. Bis dahin angefallene Daten des laufenden Wirtschaftsjahrs lassen sich problemlos rückwirkend in das Archiv importieren. In einer weiteren Ausbaustufe ist zudem eine Verknüpfung mit dem browserbasierten Anwendungspaket Unternehmen online geplant, so dass die Kassendaten optional in das darin enthaltene Kassenbuch übernommen werden und über diesen Weg auch in die Finanzbuchführung einfließen können.

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