Bewirtungsbeleg korrekt ausfüllen: Pflichtangaben, Muster & Vorlage (PDF)

Für Unternehmer bietet die Möglichkeit, Bewirtungskosten steuerlich abzusetzen, eine attraktive Option, um den Gewinn zu senken und die steuerliche Belastung zu reduzieren. Voraussetzung hierfür ist jedoch ein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg, der für eine lückenlose Dokumentation sorgt.

Kurzüberblick

• Ziel: Damit Bewirtungskosten anerkannt werden, brauchen Sie einen vollständigen Nachweis (Rechnung + Bewirtungsbeleg)
• Wichtig: Anlass und Teilnehmer müssen dokumentiert werden – sonst droht die Nichtanerkennung
• Praxis: Nutzen Sie eine Vorlage, tragen Sie Pflichtangaben sofort ein und heften/archivieren Sie die Restaurantrechnung dazu

Mini-Check: Bewirtungsbeleg in 60 Sekunden

1. Rechnung prüfen (Datum, Ort, Betrag, MwSt, Leistungsbeschreibung)
2. Teilnehmer notieren (Name + Firma/Funktion)
3. Anlass formulieren (konkret, geschäftlich nachvollziehbar)
4. Ort/Datum ergänzen und unterschreiben
5. Beleg + Rechnung zusammen ablegen (Papier oder digital)

10 Formulierungen für den geschäftlichen Anlass (Textbausteine)

• Projektbesprechung und nächste Schritte zum Auftrag [Projekt/ Kunde]
• Vertragsverhandlung und Abstimmung von Leistungsumfang und Preisen
• Jahresgespräch zur Zusammenarbeit und Planung der kommenden Quartale
• Kick-off-Termin zur Einführung von [Produkt/ Service]
• Abstimmung zu Angebot und Umsetzung (Zeitplan, Verantwortlichkeiten)
• Lieferantenmeeting zur Konditions- und Qualitätsabstimmung
• Strategiegespräch zur Budget- und Maßnahmenplanung
• Nachverhandlung von Einkaufspreisen und Rahmenbedingungen
• Pitch-/Kennenlerngespräch zur möglichen Zusammenarbeit
• Konfliktklärung und Lösungsabstimmung im laufenden Projekt

Tipp: Speichere dir 10–15 Bausteine als Notizen. Dann dauert „Anlass eintragen“ wirklich nur Sekunden.

Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Ein Bewirtungsbeleg ist Ihre Zusatz-Dokumentation zur Restaurantrechnung. Er erklärt dem Finanzamt wer bewirtet wurde und warum – also den geschäftlichen Anlass und die Teilnehmer. Ohne diese Angaben kann die Bewirtung steuerlich (teilweise oder komplett) nicht anerkannt werden.

Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen: Pflichtangaben und Ablauf

Damit das Finanzamt Ihre Bewirtungskosten anerkennt, brauchen Sie zwei Belege:

• Restaurantrechnung mit allen Pflichtangaben
• Bewirtungsbeleg (Ihre Ergänzungen zu Anlass und Teilnehmern)

Diese Angaben müssen auf den Bewirtungsbeleg

• Datum und Ort der Bewirtung
• Name des Restaurants (steht meist auf der Rechnung)
• Teilnehmer mit Bezug zum Geschäft (Name, Firma, Funktion)
• Konkreter Anlass (geschäftlich nachvollziehbar)
• Gesamtbetrag laut Rechnung (Trinkgeld separat vermerken, falls bar)
• Unterschrift des bewirtenden Unternehmers

So machen Sie es in der Praxis (60 Sekunden nach dem Essen)

1. Rechnung prüfen (Datum, Leistung, Betrag, USt-Ausweis)
2. Teilnehmer eintragen (Name + Firma/Funktion)
3. Anlass formulieren (ein Satz, geschäftlich konkret)
4. Trinkgeld ergänzen (falls gezahlt) und unterschreiben
5. Rechnung + Bewirtungsbeleg gemeinsam ablegen (Papier oder digital)

Wichtig: Den Bewirtungsbeleg am besten sofort ausfüllen. Wochen später fehlen fast immer Details – und genau das führt in Prüfungen zu Kürzungen.

Anlass der Bewirtung: Beispiele, die das Finanzamt versteht

• Auftragsanbahnung: Erstgespräch zur Projektbeauftragung „Website-Relaunch“
• Vertragsverhandlung: Konditionen/Preise für Rahmenvertrag „Büromaterial 2026“
• Projektbesprechung: Status-Meeting „Liefertermin Q1/2026“
• Reklamation/Lösung: Klärung Qualitätsmangel Lieferung „Charge 11/25“
• Kooperation: Abstimmung Marketing-Kooperation „Partnerkampagne“

Nicht gut: „Besprechung“, „Meeting“, „Austausch“ ohne Bezug.

Welche Voraussetzungen müssen für den steuerlichen Abzug von Geschäftsessen erfüllt sein?

Damit Geschäftsessen steuerlich abgesetzt werden können, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Hierbei ist insbesondere wichtig, dass das Geschäftsessen betrieblich veranlasst ist und eine betriebliche Veranlassung nachgewiesen werden kann. Dies kann beispielsweise durch die Einladung von Geschäftspartnern oder die Planung von Geschäftsterminen erfolgen.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Angemessenheit der Kosten. Hierbei ist es wichtig, dass die Kosten für das Geschäftsessen angemessen sind und nicht überhöht ausfallen. Hierbei kann eine Orientierung an üblichen Preisen für vergleichbare Restaurants und Speisen hilfreich sein. Auch die Anzahl der Teilnehmer sollte angemessen sein und im Verhältnis zum Geschäftszweck stehen.

Des Weiteren ist zu beachten, dass Bewirtungskosten nur zu 70% steuerlich absetzbar sind. Dies bedeutet, dass lediglich 70% der angefallenen Kosten als Betriebsausgabe geltend gemacht werden können. Die restlichen 30% müssen vom Unternehmer selbst getragen werden.

Zudem ist zu beachten, dass es bestimmte Ausnahmen gibt, bei denen Geschäftsessen nicht steuerlich absetzbar sind. Hierzu gehören beispielsweise Bewirtungen von Arbeitnehmern oder betrieblich veranlasste Repräsentationskosten. Auch Bewirtungen von Privatpersonen oder unangemessene Bewirtungskosten können nicht steuerlich abgesetzt werden.

Wie viel ist absetzbar?

• Betriebsausgabe: in der Regel 70 % der Bewirtungskosten
• Nicht abziehbar: in der Regel 30 %
• Vorsteuer: kann bei Vorsteuerabzugsberechtigung grundsätzlich relevant sein (Details hängen vom Einzelfall ab)

Praxis-Hinweis: Entscheidend ist fast nie die Prozentrechnung, sondern ob Anlass und Teilnehmer sauber dokumentiert sind.

Wie wird der Bewirtungsbeleg steuerlich geltend gemacht?

Um den Bewirtungsbeleg steuerlich geltend zu machen, müssen die Kosten als Betriebsausgabe in der Steuererklärung angegeben werden. Hierbei ist es wichtig, den Beleg als Nachweis beizufügen und alle relevanten Informationen anzugeben.

Es ist ratsam, alle Bewirtungskosten gesammelt in einem Konto zu erfassen und den Bewirtungsbeleg jeweils direkt nach dem Geschäftsessen ausstellen zu lassen. So kann eine lückenlose Dokumentation und ein einfacher Nachweis gegenüber dem Finanzamt gewährleistet werden.

Aufmerksamkeiten absetzen

Der Unternehmer kann die Aufwendungen der Bewirtung eines Geschäftspartners aus einem geschäftlichen Anlass als Betriebsausgabe geltend machen. Hierzu ist jedoch zu beachten, dass die Aufwendungen angemessene sein müssen. Wann ein Geschäftsessen angemessen ist, entscheidet sich insbesondere durch die Höhe der Bewirtungskosten. Darüber hinaus darf es sich nicht um Aufmerksamkeiten wie eine Tasse Kaffee o.ä. handeln.

Erhalte ich die Vorsteuer aus der Bewirtung vom Finanzamt?

Durch die gesetzliche Regelung kann der Unternehmer 70% der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben zum Ansatz bringen. Über den Vorsteuerabzug wurden in der letzten Zeit viel gestritten, so dass es häufig gegenteilige Urteile hagelte. Der Bundesfinanzhof hat mit Urteil vom 10.2.2005 Az. V R 76/03 die Beschränkung des Vorsteuerabzugs auf 70% aufgehoben, sodass der Unternehmer von den Bewirtungskosten den vollen Vorsteuerabzug geltend machen kann. Lesen Sie mehr zum Thema Vorsteuer!

Wie kann man Bewirtungskosten bei Ehepartnern absetzen?

Nimmt ein Ehepartner an einem Geschäftsessen teil, ist bei der steuerlichen Absetzung folgendes zu beachten:

• ist der Ehepartner Mitinhaber des Unternehmens, kann ein anteiliger Abzug als Betriebsausgaben erfolgen
• ist der Ehepartner im Unternehmen angestellt, ist ein anteiliger Abzug als Betriebsausgabe, sofern eine berufliche Beziehung zu den eingeladenen Gästen besteht, möglich
• nimmt der Ehepartner als Privatperson ohne betriebliche Veranlassung teil, ist kein Abzug als Betriebsausgabe möglich

Sind sämtliche formalen Voraussetzungen erfüllt, steht dem anteiligen Betriebsausgabenabzug nichts mehr im Wege. Im Rahmen der Buchführung daran sind noch Vorkehrungen zu treffen, dass die Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass einzeln und gesondert erfasst werden. Jede "vernünftige" Buchhaltungssoftware sieht hierfür ein Sonderkonto vor.

Was sind unangemessene Bewirtungskosten?

Ein Unternehmer bewirtet einen Geschäftspartner in einem Fünfsternerestaurante für insgesamt 560,- EUR. Dabei wird u. a. eine Flasche edler Wein für 320,- EUR konsumiert. In diesem Fall kann durchaus die Angemessenheit der Bewirtung infrage gestellt werden, was auch von einem Betriebsprüfer durch das Finanzamt beanstandet würde.

• Siehe Betriebsprüfung!
• Lesen Sie zu den nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben!

Beispiel, Muster und Vorlage für einen ordnungsgemäßen Bewirtungsbeleg?

Ein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg sollte alle relevanten Informationen enthalten und lückenlos dokumentieren, um steuerlich anerkannt zu werden. Hier ist ein Beispiel für eine Vorlage:

Bewirtungsbeleg
Datum:	05.04.2023
Ort:	Musterstadt
Name des Restaurants:	"Max Müller Edelrestaurant - Iss auf und lass drin"
Bewirtete Personen, Teilnehmer:	Torsten Montag (Unternehmer selbst)
(inkl. der Gastgeber mit Namen selbst)	Max Müller (Lieferant und Geschäftspartner)
Zweck, Anlass des Geschäftsessens:	Verhandlung und Besprechung günstigerer Einkaufspreise für Büropapier
Kosten und Bezeichnung der verzehrten Speisen:	2x Schnitzel, Pommes, Pilze für 49,78€
Kosten und Bezeichnung der verzehrten Getränke:	2x Weizen, 2 Espresso, 2 Wasser für 23,45€
Gesamtkosten:	73,23€
Unterschrift des Unternehmers / der Unternehmerin:	Torsten Montag (Unterschrift)

Es ist wichtig, dass alle Felder ausgefüllt werden und der Beleg vom bewirtenden Unternehmer unterschrieben wird. Eine übersichtliche und nachvollziehbare Dokumentation der Bewirtungskosten kann eine einfache Abwicklung gegenüber dem Finanzamt ermöglichen.

Was ist in diesem Musterbeispiel genau absetzbar?

• Gesamtausgaben: 73,23€
• Nettobetrag (bei 19% USt) = 61,54€
• davon als Betriebsausgabe absetzbar (70%) = 43,08€
• nicht abzugsfähige Betriebsausgaben (netto) = 18,46€
• Erstattungsfähige Vorsteuer (100%) = 11,69€

Bewirtungsrechnung über 250 €: Darauf sollten Sie achten

Bei höheren Rechnungen sollten Sie besonders sauber arbeiten (vollständige Rechnung, eindeutige Leistung, klare Zuordnung). Im Zweifel lassen Sie die Rechnung auf den Unternehmensnamen ausstellen und archivieren beides gemeinsam: Rechnung + Bewirtungsbeleg.

Bewirtungsbeleg nachträglich erstellen: Geht das?

Ja – aber nur, wenn die Angaben plausibel und zeitnah rekonstruierbar sind (z. B. Kalender, E-Mails, Angebot, Gesprächsnotizen). Wenn in einer Prüfung Angaben fehlen, können sie je nach Situation ergänzt werden. Je später Sie ergänzen, desto kritischer wird es in der Praxis.

Empfehlung: Ergänzen Sie fehlende Angaben spätestens beim Buchen der Rechnung – nicht erst Monate später.

Keine Vorsteuerkürzung bei vergessenen Angaben auf Bewirtungsbelegen

Urteil

Bei einer Betriebsprüfung greifen sich die Prüfer bei Bewirtungsbelegen gern die Belege heraus, auf denen zum Beispiel Angaben zu den Teilnehmern sowie zum Anlass der Bewirtung fehlen. Die Folge ist, dass der Prüfer sowohl die Betriebsausgaben kürzt als auch die Vorsteuererstattung zurückfordert. Doch zumindest bei der Rückforderung der Vorsteuererstattung können Unternehmer nun etwas tun.

Unternehmer, die Geschäftspartner oder Kunden in einem Restaurant bewirten, das sogenannte Geschäftsessen, können die Kosten dafür zu 70 Prozent als Betriebsausgaben geltend machen. Die gezahlte Umsatzsteuer können sie sich sogar zu 100 Prozent erstatten lassen. Allerdings gelten dabei gewisse Vorschriften. So muss der Unternehmer zum Beispiel auf dem Beleg vermerken, wer zum Geschäftsessen anwesend war und um welche betrieblichen Themen es ging bzw. welcher betriebliche Anlass dieses Essen rechtfertigte.

Zudem muss ein Unternehmer, wenn er die Buchhaltung vorbereiten möchte, die Bewirtungskosten getrennt von den übrigen Betriebsausgaben buchen. Prüfer suchen nun häufig nach Belegen, auf denen eine oder mehrere dieser Angaben fehlt und kürzen damit sowohl die Höhe der Betriebsausgaben als auch den Vorsteuerabzug.

Fehlende Angaben auf Bewirtungsbeleg: Können nachgereicht werden

Das Finanzgericht Berlin-Brandenburg hat in seinem Urteil vom 09. April 2019 (Aktenzeichen 5 K 5119/18) allerdings nun darauf hingewiesen, dass fehlende Angaben auf den Bewirtungsbelegen auch nachgereicht werden können. Die Folge?

Das der Prüfer die Betriebsausgaben kürzt, lässt sich nicht vermeiden. Wohl aber die Rückforderung der Vorsteuererstattung. Das Gründerlexikon empfiehlt daher, dass der Unternehmer schon während der Betriebsprüfung eventuell fehlende Angaben ergänzt. Ggf. sollte er auch den Prüfer auf dieses Urteil hinweisen. Natürlich kann er auch die Angaben später noch ergänzen. Allerdings kann es dann sein, dass der Unternehmer dann einen Einspruch einlegen und die Angaben umständlich vorlegen muss.