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Existenzgründer haben bereits vor der Gewerbeanmeldung Ausgaben für bspw. Telefon, Internet oder Parkgebühren. Aber auch Reisekosten, Eintrittsgelder für Messebesuche oder Bürobedarf müssen bereits vor der eigentlichen Geschäftstätigkeit verauslagt werden. Alle diese Zahlungen können als vorweggenommene Betriebsausgaben gewinnmindernd geltend gemacht bzw. abgesetzt werden. Voraussetzung für den Ansatz vorweggenommener Betriebsausgaben ist allerdings, dass der künftige Unternehmer für alle diese Ausgaben entsprechende Rechnungen oder Quittungen vorweisen kann und ein zeitlicher und wirtschaftlicher Zusammenhang existiert.
Vorweggenommene Betriebsausgaben sind ein Thema, mit dem sich früher oder später alle Existenzgründer beschäftigen. Bevor das eigene Unternehmen läuft, sind im Allgemeinen schon verschiedenste Investitionen zu tätigen. Ob noch eine Fortbildung ansteht, um sich auf den neuesten Stand zu bringen oder Beratungs- und Finanzierungskosten anfallen, es stellt sich immer die Frage nach der Abziehbarkeit der getätigten Aufwendungen und Ausgaben.
Welche Betriebsausgaben es geben könnte, habe ich in dieser Liste (mehrere Dutzend) zusammengetragen. Holen Sie sich Inspirationen und checken Sie, ob Sie wirklich alle Potenziale voll ausschöpfen:
Diese Aufwendungen sind gem. § 4(4) EStG als Betriebsausgabe unter bestimmten Voraussetzungen abziehbar. Voraussetzung ist, dass der Gründer mit Gewinnerzielungsabsicht handelt. Nur wer sich wirklich selbständig machen will, und diese Absicht auch belegt, kann die Aufwendungen als Betriebsausgabe ansetzen. Weiterhin muss die betriebliche Veranlassung nachgewiesen werden, wie der BFH in seinem Urteil vom 18. April 1990 Az. III R 5/88 bestätigte. In einem weiteren Urteil weißt der BFH auf den zwingend vorliegenden wirtschaftlichen Zusammenhang zwischen der Betriebsausgabe und dem zu gründenden Unternehmen hin Az. VIII R 252/82 vom 14. Juni 1988.
Unter dem Begriff absetzen wird umgangssprachlich das in Ansatzbringen von Betriebsausgaben oder auch Werbungskosten bezeichnet. Synonym zum Absetzen von Aufwendungen kann ansetzen, geltend machen oder zum Ansatz bringen verwendet werden. Es wird immer die selbe Situation beschrieben, nämlich Betriebsausgaben von den Betriebseinnahmen und somit vom Gewinn abziehen.
Beispiel:
Ein Unternehmer kauft für seine betriebliche Tätigkeit Büromaterial, wie Ordner oder Stifte. Er kann nun dieses Büromaterial von seinen Betriebseinnahmen und somit von seinem Gewinn absetzen. Die Ausgabe mindert daher seinen Gewinn.
Erik Ernst beschließt Anfang 2008 sich selbständig zu machen. Als erstes prüft er, welche unternehmerische Tätigkeit er aufnehmen kann. Zu diesem Zeitpunkt befindet er sich in der so genannten Vorgründungsphase des Unternehmens. Im Mai 2008 ist er sich sicher, mit einem Service rund ums Haus kann er als Unternehmer Geld verdienen. Erik Ernst sucht sich die notwendigen Berater, holt sich Angebote für ein Fahrzeug und benötigte Geräte ein. Anfang Juni wird im das passende Fahrzeug zu einem super Preis angeboten. E greift zu und kauft das Fahrzeug. Er befindet sich jetzt mitten in der Gründungsphase des Unternehmens. Im Juli schafft er sich die ersten Geräte an. Nachdem er nun auch die ersten potenziellen Kunden gefunden hat, kündigt er sein Anstellungsverhältnis zum 31.08.08. Mit der Absicht der Erbringung eigener entgeltlicher Leistungen im Wirtschaftsverkehr übt Ernst ab dem 1.09.08 sein Unternehmen aus.
Alle Aufwendungen aus der Vorgründungsphase, wie bspw. Existenzgründerberatungskosten oder Fortbildungskosten sind durch den sachlichen und zeitlichen Zusammenhang eine Betriebsausgabe. Die Ausgaben für den Kauf des Fahrzeugs und der Geräte sind durch den begründeten Zusammenhang ebenfalls Betriebsausgaben.
Absetzen kann der Firmengründer grundsätzlich alle Betriebsausgaben, die in einem Zusammenhang mit der Firmengründungüstehen. Dazu gehören sämtliche Ausgaben, die für den Besuch von Fachmessen entstehen ebenso wie der Wareneinkauf, wenn der Firmengründer ein Ladengeschäft eröffnen möchte. Auch Fachliteratur und die Kosten für einen Rechtsanwalt oder Steuerberater (auch der Gründungsberater der im Vorfeld die Existenzgründung coacht) können abgesetzt werden, wenn dieser Ratschläge zur Firmengründungügibt. Steuerlich müssen diese Kosten in dem Jahr geltend gemacht werden, in dem sie entstehen. Am leichtesten lässt sich der Zusammenhang zwischen den Kosten und der Existenzgründung herstellen, wenn die Gewerbeanmeldung in dem Jahr erfolgt, in dem die Kosten entstanden sind, was aber nicht zwangsläufig die Bedingung ist.
Grundsätzlich können die vorweggenommenen Betriebsausgaben jedoch bis zu drei Jahre vor der Anmeldung des Gewerbes geltend gemacht werden, wie der Bundesfinanzhof in mehreren Urteilen bestätigte.
Das die Kosten vom Finanzamt auch anerkannt werden, müssen die Existenzgründer die entsprechenden Belege sammeln und vorlegen können. Darauf muss ggf. auch der Name des Gründers mit seiner Anschrift vermerkt sein, wenn es sich um einen größeren Kauf handelt, siehe dazu das Thema Kleinbetragsrechnungen.
Wer seine Fahrtkosten ansetzen möchte, muss die gefahrenen Kilometer mit Datum, Uhrzeit und Anlass dokumentieren. Mögliche Anlässe sind beispielsweise der Besuch einer Gründermesse, von Lieferanten oder möglichen Kunden. Weil die meisten Existenzgründer ihre geschäftlichen Fahrten mit dem privaten Auto erledigen dürften, sollten sie sich rechtzeitig angewöhnen, ein Fahrtenbuch zu führen, was aber keine Verpflichtung darstellt, siehe dazu Fahrtenbuch oder Reisekostenabrechnung. Jetzt mein Seminar besuchen! (In gerade mal 20 Min. lernen Sie, wie Sie mit meiner Exceltabelle Ihre Reisekostenabrechnung richtig, und zwar selber erstellen können!)
Als Betriebsausgabe können alle Ausgaben gewinnmindernd geltend gemacht werden, die in einem direkten Zusammenhang mit der Existenzgründung stehen. Selbst die Vorsteuer können sie geltend machen, sofern sie nicht von der Kleinunternehmerregelung gebrauch machen. Ob die Kleinunternehmerregelung Sinn ergibt, sollte mit einem Steuerberater abgeklärt werden.
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Fehlt der wirtschaftliche Zusammenhang zwischen der Unternehmensgründung und der Ausgabe, bspw. Ernst kauft sich einen seltenen alten Plattenspieler, liegt keine Betriebsausgabe vor. Ausgaben, die sich zeitlich nicht mehr in Zusammenhang mit der Gründung bringen lassen, bspw. die Anschaffung einer Kreissäge einige Jahre vor der Gründung kann nicht 1:1 als Betriebsausgabe angesetzt werden. Hier hat Ernst jedoch die Möglichkeit, die Kreissäge mit dem zu ermittelten Marktwert in sein Unternehmen einzulegen. Fallen bspw. Fortbildungskosten an, müssen diese zu der Einkunftsart passen. Eine Fortbildung als Masseur passt nicht zu den Einkünften aus Gewerbetrieb und ist somit keine Betriebsausgabe.
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Ist der betriebliche und zeitliche Zusammenhang wie oben ausgeführt nachgewiesen, können auch vorweggenommene Betriebsausgaben ohne eine Unternehmensgründung angesetzt werden. Das FG Saarland bestätigt das in seiner Entscheidungsbegründung aus dem Urteil Az. 1 K 258/99 vom 15.12.2000. So heißt es in dem Urteil, dass der Betriebsausgabenabzug auch dann möglich ist, wenn das Unternehmen nicht ausgeübt wird, sondern bereits in der Gründungsphase scheitert oder aus sonstigen Gründen nicht zur Ausführung kommt.
Selbst wenn die Firmengründungüaus irgendwelchen Gründen platzt, müssen die vorweggenommenen Betriebsausgaben nicht zurückerstattet werden. Auch dafür liegen entsprechende Urteile des Bundesfinanzhofs vor.
Torsten Montag ist seit 2004 als Chefredakteur inhaltlich für das Gründerlexikon verantwortlich. Er ist regelmäßig Interviewpartner sowie Gastautor von Fachbeiträgen externer Medien zum Thema Gründung und Selbständigkeit. Bevor er gruenderlexikon.de gegründet hat, war er als Steuerfachangestellter und Betriebswirt ua. bei PwC und einer Steuerkanzlei in Thüringen tätig.
