So wird eine Kassenabrechnung korrekt erstellt

Jedes buchführungspflichtige Unternehmen ist gemäß HGB verpflichtet, Bücher zu führen. Werden im Unternehmen auch Bareinnahmen und -ausgaben getätigt, gehört zu den Geschäftsbüchern auch ein Kassenbuch. In § 146 Abs. 1 AO heißt es dazu: "Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden."

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Daraus ergibt sich, dass für ein Kassenbuch die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) gelten (wir berichteten bereits). Ein Kassenbuch ist daher - wie zum Beispiel auch ein Fahrtenbuch - zeitnah zu führen und in zeitlichem Ablauf. Es muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann (§ 145 AO).

Buchführungspflichtig oder nicht?

Es gibt auch Unternehmen die nicht der Buchführungspflicht unterliegen: Nicht eingetragene Gewerbetreibende sowie Land- und Forstwirte, deren Gewinn unter 50.000,- EUR bzw. deren Umsatz unter 500.000,- EUR liegt sowie Freiberufler im Sinne des § 18 EStG. Trotzdem müssen diese Unternehmen Betriebseinnahmen und -ausgaben aufzeichnen und ihr Betriebsergebnis mit einer Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln.

Kassenbuch, Kassenbericht, Kassenblatt 

  • In einem Kassenbuch werden alle Bareinnahmen und -ausgaben des Unternehmens in fortlaufender Reihenfolge erfasst.
  • Ein Kassenbericht wird im Regelfall pro (Werk-)Tag erstellt. Darauf wird die Veränderung des Bargeldbeständes des laufenden Tages dokumentiert und in Betriebsausgaben bzw. -einnahmen, Privatentnahmen bzw. -einlagen sowie Einzahlungen auf bzw. Auszahlungen vom Bankkonto gegliedert.
  • Das Kassenblatt ist ein Auszug aus dem Kassenbuch

Wie führt man ein Kassenbuch?

Vorgefertigte Kassenbücher gibt es im Schreibwarenladen zu kaufen oder im Internet als Download (Nutzen Sie Opens internal link in current windowmeine Vorlage für Ihr Kassenbuch!). Es ist auch möglich, einen eigenen Vordruck zu verwenden. Als Kopf ist der Unternehmensname einzutragen, ggf. die Filiale des Unternehmens und die Kassenbezeichnung, sofern mehrere geführt werden. Außerdem ist der Zeitraum anzugeben, für den das jeweilige Kassenblatt gilt (Monat/Jahr bzw. von - bis).

In die oberste Zeile kommt der Anfangsbestand der Kasse bzw. der Übertrag vom vorhergehenden Kassenblatt. Danach folgen die Einnahmen und Ausgaben. Zu jedem Eintrag sind mindestens Datum, Betrag und Text anzugeben. Einnahmen sind dabei getrennt nach Steuersätzen anzugeben. Sie können in Tagessummen zusammengefasst werden, wenn sich die einzelne Zusammensetzung im Nachhinein anhand geeigneter Unterlagen nachvollziehen lässt. Ausgaben sind einzeln aufzuzeichnen. Die zugehörigen Belege sind in zeitlicher Reihenfolge direkt hinter dem Kassenbuch abzulegen und aufzubewahren.

Wird Geld aus der Kasse entnommen, muss diese Auszahlung im Kassenbuch als Ausgabe mit der Bezeichnung "Geldtransit" - wenn es auf einem Geschäftskonto eingezahlt wird - bzw. "Privatentnahme" - wenn es für private Ausgaben verwendet wird - erfasst werden.

Wird Geld in die Kasse eingelegt, muss diese Einzahlung im Kassenbuch als Einnahme mit der Bezeichnung "Geldtransit" - wenn es vorher von einem Geschäftskonto abgehoben wurde - bzw. "Privateinlage" - wenn es aus dem privaten Bereich stammt - erfasst werden.

Hinweis: Prüfen Sie zunächst, ob Sie überhaupt ein Geschäftskonto benötigen!

Am Monatsletzten oder Erreichen der letzten Zeile des Kassenblattes sind die Spalten Einnahmen und Ausgaben aufzusummieren und das Blatt mit dem Kassenbestand abzuschließen. Dieser sollte mit dem tatsächlich in der Kasse befindlichen Bargeldbestand übereinstimmen. Wichtig: Ein Kassenbuch darf niemals einen negativen Bestand haben! Sollte dies einem Betriebsprüfer auffallen, kann die gesamte Kassenaufzeichnung verworfen werden und ggf. Einnahmen zugeschätzt werden.

Elektronisches Kassenbuch

Es ist auch möglich, zur Kassenbuchführung eine Software zu nutzen. Diese muss über ein Testat verfügen, dass garantiert, dass in den Eingaben nachträglich nichts geändert werden kann. Aus eben diesem Grund scheidet ein in Excel geführtes Kassenbuch aus - hier lassen sich Änderungen nicht nachweislich dokumentieren bzw. können einzelne Eingaben sogar ganz gelöscht werden.



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