Welche Buchhaltungssoftware sollte ich einsetzen?

Wer nicht zu viel Zeit mit Buchhaltung verbringen will, engagiert entweder einen Steuerberater oder nutzt smarte Online-Lösungen wie eine Buchhaltungssoftware.

Wenn Sie Ihre Aufgabe als Unternehmer ernst nehmen, dann geht gar kein Weg an einer professionellen Buchhaltungssoftware vorbei. Die Vorteile liegen auf der Hand. Die Software hilft Ihnen enorm viel Zeit zu sparen und automatisiert bzw. verschlankt folgende Prozesse:

• Rechnungen schreiben
• Mahnwesen
• Kundenaufträge verwalten
• EÜR erstellen (für Freiberufler)
• GuV und Bilanzen erstellen
• Belegerfassung
• Gehaltsabrechnung
• Voranmeldung für Umsatzsteuer
• Schnittstelle zum Finanzamt via Elster
• weniger Papierkram

Das Ganze funktioniert meist mit einer Cloud Lösung. Das heißt, dass Sie noch nicht mal ein Programm herunterladen müssen. In wenigen Minuten melden Sie sich beim Anbieter an und nutzen eine cloudbasierte Lösung.

Aber welche Buchhaltungssoftware ist die richtige für mich und meine Anforderungen? Die Antwort darauf erhalten Sie in diesem Artikel.

Anforderungen an eine Buchhaltungssoftware

Das Thema Buchhaltung kann sehr komplex sein. Je größer Ihr Unternehmen ist, umso mehr müssen Sie dabei beachten. Ab einem bestimmten Punkt stellen Sie vermutlich sogar jemanden dafür ein, der sich darum kümmert.

Abhängig von Ihrer Unternehmensgröße sind auch meist die Anforderungen an den Funktionsumfang einer Buchhaltungssoftware unterschiedlich. Ein Kleinunternehmer benötigt nur die Basis-Funktionen, wie Rechnungen schreiben usw. Wenn Sie jedoch Mitarbeiter haben, dann wäre es gut, wenn die Gehaltsabrechnung mit integriert ist sowie eine Finanzbuchhaltung. 

Auf eines können Sie sich verlassen: Die Hersteller der Buchhaltungssoftware wissen genau, welche Anforderungen Unternehmer an ein Buchhaltungsprogramm haben und welche Funktionen sie benötigen. Gleichzeitig können Sie sich bei renommierten Software-Anbietern auch auf Aktualität verlassen. 

Das heißt, die Buchhaltungssoftware entspricht immer den aktuellen gesetzlichen Anforderungen. Wenn neue Richtlinien herauskommen, dann müssen Sie sich nicht damit herumplagen, sondern diese werden automatisch in der Software aktualisiert.

1. Unternehmer arbeitet parallel mit Steuerberater zusammen

Eine Konstellation wäre, dass Sie als Selbstständiger einen Teil der Buchhaltung selbst übernehmen und einen Teil, beispielsweise den Jahresabschluss oder Optimierungspotenzial, an den Steuerberater auslagern. 

Dann muss die Buchhaltungssoftware eine Schnittstelle zum Steuerberater ermöglichen, was jedoch in der Regel der Fall ist. Außerdem sollten folgende Funktionen zur Verfügung stehen:

• Rechnungen schreiben
• Mahnungen schreiben
• Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung (USt VA) mittels Elster
• Anlage von Debitoren, Kreditoren und Kostenstellen
• Export der Daten zum Steuerberater
• Monatliche betriebswirtschaftliche Auswertung (kurz BWA genannt)
• Gewinnermittlung

Je nachdem, was Sie als Anwender noch bevorzugen, können Sie das individuelle Anforderungsprofil natürlich noch ergänzen.

2. Unternehmer erledigt die Buchführung komplett eigenständig

Erledigen Sie die Buchhaltung komplett selbstständig, dann sollten weitere Funktionen zur Verfügung stehen. Dies wiederum ist abhängig von der Größe, Branche und Rechtsform Ihres Unternehmens.

Das Programm sollte netzwerk-, mehruserfähig- und cloudfähig sein, dadurch können mehrere Personen gleichzeitig mit dem Buchhaltungsprogramm arbeiten. Die Verwaltung des Anlagevermögens mit Anlagenbuchhaltung, Buchung von Geschäftsvorfällen durch eigenen Buchungssätze und eine Verbindung zum Warenwirtschaftssystem muss das Programm ebenfalls ermöglichen. Für den Jahresabschluss muss der Unternehmer mit seinem Buchhaltungsprogramm eine zusammenfassende Meldung (ZM), eine EÜR bzw. GuV und Bilanz, die Umsatzsteuererklärung, und die Gewerbesteuererklärung erstellen können. Daran erkennt man ebenfalls, der Leistungsumfang steigt enorm, das sehr viele Vorkenntnisse beim Unternehmer vorhanden sein müssen. Das ist nichts mehr für Einsteiger oder Anfänger in Sachen Buchhaltung.

Hinweis

Eine Top-Buchhaltungssoftware bietet Ihnen alle Funktionen und Möglichkeiten, die Sie brauchen. Allerdings geht das dann auch mit entsprechenden Kosten einher. Im Normalfall arbeiten die Software-Anbieter mit verschiedenen Modulen. Je nachdem, was Sie benötigen, buchen Sie ein bestimmtes Paket. Dort sind dann die entsprechenden Funktionen für Sie freigeschaltet.

Als Kleinunternehmer oder Freiberufler ohne Angestellte benötigen Sie beispielsweise keine umfassende Buchhaltungssoftware mit der Möglichkeit auf Bilanzierung oder eigenen Buchungssätze bilden. In dem Fall können Sie auf ein preiswerteres Modell zurückgreifen.

Buchhaltungssoftware Vergleich mit Beispiel

Rechtsform, Aufgaben und Outsourcing an Steuerberater

Mit folgender Tabelle können Sie herausfinden, welche Aufgaben Ihre Buchhaltungssoftware für Sie übernehmen soll und welche Tätigkeiten an einen Steuerberater oder externen Dienstleister ausgelagert bzw. outgesourct werden sollen und können. Ein Beispiel:

Sie sind Einzelunternehmer, wir gehen die Tabelle für den Einzelunternehmer Schritt für Schritt von oben nach unten durch:

1. Es besteht keine gesetzliche Pflicht, eine Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erstellen, daher können Sie diese an einen Steuerberater auslagern, sofern Sie Mitarbeiter beschäftigen.
2. Sofern Sie für mehrere Mitarbeiter einen Zugang zur Software benötigen, kommt die Multiuserfähigkeit für Sie infrage.
3. Die Fakturierung, Rechnungsstellung und Mahnwesen ist eine unternehmerische Notwendigkeit für Ihr Unternehmen, Sie wird für gewöhnlich nicht an einen Steuerberater oder einen anderen Dienstleister abgegeben.
4. Die Erstellung Ihres Jahresabschlusses ist eine gesetzliche Verpflichtung, hier ist einer Weitergabe an den Steuerberater möglich. Gleiches gilt für die Erstellung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), sowie der Umsatzsteuervoranmeldung.
5. Alle anderen Aufgaben in der Tabelle sind für den Einzelunternehmer optional, es besteht keine gesetzliche Verpflichtung und ein Outsourcing ist möglich.

Welche Buchhaltungssoftware brauche ich?

Meine Aufgaben	Klein- unternehmer	Einzel- unternehmer	GbR	GmbH	Freiberufler	Das kann mein Steuerberater übernehmen!
Lohn- und Gehaltsabrechnung erstellen						ja
Multiuserfähig, cloud						nein
Fakturierung erstellen
Rechnung, Angebote, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Gutschrift						nein
Mahnwesen						nein
Bonitätscheck, Schufa Prüfung, Inkasso						ja
Serienrechnungen						nein
Geschäftsvorfälle selber buchen						ja
Anlagevermögen verwalten						ja
Anlagenverwaltung
Anlagevermögen buchen						ja
Abschreibungen berechnen und buchen
Jahresabschluss erstellen
Steuererklärungen anfertigen
Umsatzsteuererklärung (USt)						ja
Gewerbesteuererklärung (GewSt)						ja
Einkommenssteuererklärung (ESt)						ja
Körperschaftssteuererklärung (KSt)						ja
Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)						ja
Bilanz						ja
Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)						ja
Anlagevermögen						ja
Kasse erstellen						nein
Umsatzsteuer- voranmeldung selber machen (UStVA + UStVZ)						ja
offene Posten Rechnung erstellen						ja
Planung, Budgetierung machen						ja
Reisekosten berechnen						nein
Zeiterfassung und Projektemanagement						nein
Produktverwaltung						nein
Adressverwaltung / CRM						nein
Warenwirtschaft, Lagerverwaltung						nein
Lokale PC Installation (keine Webbasierte Cloudlösung)						nein
Banking						nein
Datenweitergabe an Steuerberater						nein
Ich möchte Hilfe haben
laufende Beratung, Steuerberater						ja
Coaching für Software						ja

Legende

NOTWENDIGKEIT		Unternehmerische Notwendigkeit, kein Outsourcing möglich.
KANN		Keine gesetzliche Pflicht, Outsourcing möglich.
MUSS		Gesetzliche Pflicht, Outsourcing möglich.
NICHT ERFORDERLICH		Keine untern. Notwendigkeit und keine gesetzl. Pflicht.

Unsere Empfehlungen

Ihr Status?	Unsere Empfehlung:
Kleinunternehmer, Nebengewerbe, Kleingewerbe	steuertipps
Freiberufler, Freelancer	papierkram.de
Buchführung	buchhaltungsbutler
Buchhaltung, Fakturierung, Mahnwesen, Lohnabrechnung	lexoffice
Buchhaltung und Warenwirtschaft	sevdesk

Buchhaltungsprogramme sortiert nach Anbietern A-Z

Nun wissen Sie genau, welche Funktionen Sie z.B. als Einzelunternehmer von einem Buchhaltungsprogramm erwarten und welche Tätigkeiten Sie ggf. an einen Steuerberater abgeben können. Auf Basis dieser Einteilung können Sie nun geeignete Buchhaltungssoftware suchen und die notwendigen Funktionen und Preise vergleichen. Entsprechend verfahren Sie bei anderen Rechtsformen oder Unternehmensformen, um Ihre passende Buchführungssoftware zu finden.

1. actindo
2. Agenda Software
3. Akademische Arbeitsgemeinschaft, steuertipps (offline)
4. Buhl Data, Wiso (offline)
5. buchhaltungsbutler.de
6. Datev
7. debitoor
8. Kontolino
9. Lexware (offline)
10. lexoffice.de
11. Mein Tagwerk
12. papierkram
13. Reviso
14. Sage
15. Scopevisio
16. sevdesk
17. webfibu
18. Zervant

Häufige Fragen beim Vorbereiten der Buchführung:

• Kosten vor Gründung: Wie werden diese Ausgaben behandelt?
• Welche Aufzeichnungspflichten gibt es für Unternehmer?
• Welche Aufbewahrungsfristen müssen Unternehmer beachten?
• Herkömmliches oder digitales Fahrtenbuch oder 1%-Methode?
• Was tun, wenn eine Rechnung verloren wurde?
• Das A und O: Belege chronologisch sortieren, kontieren, archivieren
• Privateinlage, Privatentnahme und Geldtransit richtig buchen
• Raumkosten absetzen: Was versteht man unter Raumkosten?
• Reisekostenabrechnung: Reisekosten mit Eigenbelege absetzen
• Fahrtkosten: Kfz–Kosten, pauschal oder tatsächlicher Aufwand?
• Geschenk Geschäftspartner + Mitarbeitergeschenk absetzen
• Bewirtungsbeleg: Bewirtungskosten und Geschäftsessen buchen
• Telefonkosten absetzen: Telefon, Handy und Internetkosten
• Spesenabrechnung: Verpflegungspauschale richtig abrechnen
• Übernachtungskosten: Hotelrechnung richtig absetzen
• Buchhaltungssoftware: Welche Buchführungssoftware hilft?
• SKR03 oder 04: Welchen Kontenplan verwenden?
• Kassenbuch führen: Die größten Fehler und Vorlagen
• Vergleichstest Kassenbuch Software: Erst testen, dann kaufen
• Umsatzsteuervoranmeldung erstellen, wenn´s so einfach wäre
• Wie stelle ich einen Antrag auf Dauerfristverlängerung?
• BWA selber erstellen: Einfach und schnell mit Vorlage in Excel
• Betriebsausgaben absetzen: Das Buch mit 7 Siegeln
• Vorsteuer ziehen: Sind Sie vorsteuerabzugsberechtigt?

Was muss ich jetzt tun?