So nutzen Sie elektronische Rechnungen rechtssicher

Elektronische Rechnungen werden immer häufiger genutzt, denn sie haben viele Vorteile. Vor allem können Sie dadurch Zeit und Kosten einsparen. Es entfallen beim Rechnungssteller nicht nur die Portokosten für den Versand der Rechnungen, sondern auch die Druck- und Papierkosten werden gesenkt. Allerdings hat die elektronische Rechnung nicht nur Vorteile, denn sie hält auch eine ganz große Falle für Sie bereit.

Bild: FirmBee / pixabay.com

Die Anforderungen an eine elektronische Rechnung

Damit eine elektronische Rechnung für den Vorsteuerabzug zugelassen wird, muss lückenlos nachgewiesen werden können, woher die Rechnung stammt und dass der Inhalt unversehrt geblieben ist. Hierfür stehen in der Praxis zwei Verfahren zur Auswahl:

Qualifizierte elektronische Signatur

Die qualifizierte elektronische Signatur beruht auf einem Verfahren, das sich der Mathematik und der Kryptographie bedient. Mithilfe von Zertifizierungsstellen (Trustcenter) werden zwei Schlüssel vergeben, die sich gegenseitig eindeutig zugeordnet werden können. Wenn Sie eine Rechnung mit einer solchen Signatur erhalten, bekommen Sie gewöhnlich eine weitere Datei dazu, in der die Signaturdaten enthalten sind. Es ist sogar möglich, überprüfen zu lassen, ob die Signatur echt oder gefälscht ist.

EDI-Verfahren

Die zweite Möglichkeit heißt EDI, was für „Electronic Data Interchange“ steht. EDI liegt immer dann vor, wenn eine Rechnung ohne Signatur per Email oder per Fax verschickt wird. Das Umsatzsteuergesetz sah früher vor, dass in diesem Fall zusätzlich eine Sammelrechnung per Post oder digital signiert per Email verschickt wird. Diese Pflicht ist jedoch durch das Steuerbürokratieabbaugesetz beseitigt worden. Nach wie vor muss der Datenaustausch zuvor mit dem Kunden vereinbart worden sein.

Die Probleme mit der elektronischen Rechnung

Durch die elektronische Rechnung können sich unter anderem folgende Probleme ergeben:

  • Wenn die Rechnung nicht mit einer ordentlichen Signatur versehen ist oder nach dem EDI-Verfahren verschickt wurde, darf der Rechnungsempfänger die Vorsteuer aus der Rechnung nicht ziehen. Wenn erst viel später eine Außenprüfung stattfindet, werden die dennoch abgezogenen Beträge nachträglich zurückgefordert – natürlich inklusive Zinsen.
  • Was viele der Rechnungsempfänger nicht wissen: Sie müssen nicht nur die ausgedruckte Rechnung aufbewahren, sondern auch die zugeschickte Datei auf dem Computer abrufbar halten. Hier gelten dieselben Aufbewahrungspflichten, sodass die Datei zehn Jahre lang bereitgestellt werden muss.

Was das für Sie bedeutet

Sorgen Sie für Rechtssicherheit, denn eine nachträgliche Rückforderung durch das Finanzamt dürfte Sie teuer zu stehen kommen. Überprüfen Sie jede erhaltene elektronische Rechnung auf die Korrektheit der Signatur bzw. des EDI-Verfahrens. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen möchten, fordern Sie vom Rechnungssteller eine Rechnung in Papierform an – Sie haben ein Anrecht darauf.
 



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