Wann erstelle ich eine Proformarechnung?

Zunächst sollten wir klären, was eine Proformarechnung ist. Die Proformarechnung ist ein Beleg ohne Zahlungsaufforderung. Im Regelfall trifft der Begriff auf folgende Fälle zu.

• Die Proformarechnung für steuerliche Zwecke
• Die Proformarechnung in Form der Vorabrechnung
• Die Proformarechnung als kreditorische bzw. debitorische Rechnungsabgrenzung

Die Proformarechnung für steuerliche Zwecke

Nach geltenden Zollbestimmungen ist jede Ausfuhr von Waren oder Dokumenten in ein Land außerhalb der EU deklarationspflichtig. Das bedeutet: dabei wird eine begleitende Handelsrechnung oder Proformarechnung benötigt. Die Handelsrechnung wird ausgestellt, wenn die verschickten Waren einen Handelswert haben. Besitzen die Waren keinen Handelswert, wird eine Proformarechnung erstellt.

Die Proformarechnung ist ein Beleg für Waren, die keinen Handelswert besitzen. Sie wird vor allem bei Auslandsgeschäften mit Nicht-EU-Ländern angefertigt und ermöglicht es, Ware kostenlos an den Importeur zu liefern, wie z.B. bei Geschenksendungen, Musterlieferungen, Ersatzteillieferungen innerhalb der Garantiezeit und Lieferungen von Waren, die nicht zum Wiederverkauf bestimmt sind. Für den Empfänger stellt die Proformarechnung keine Zahlungsaufforderung (vgl. dazu Zahlungserinnerung!) dar.  Sie deklariert den Warenwert  und ist für die Zollabwicklung beizulegen. Die Zollabgaben werden dabei nicht erhoben. In diesem Fall ist es aber nicht möglich, die Proformarechnung im Nachhinein in eine normale Rechnung umzuwandeln.

Diese Art der Proformarechnung dient dazu, dem Empfänger und den zuständigen Behörden des Einfuhrlandes die Einzelheiten der zu erwartenden Warenlieferungen mitzuteilen. Sie enthält in der Regel folgende Informationen:

• Adresse und Kontodaten des Lieferanten
• Anschrift und Lieferadresse des Empfängers
• genaue Bezeichnung der Ware
• Lieferbedingungen
• Zahlungskonditionen
• den Preis

Die Proformarechnung in Form der Vorabrechnung

Die Proformarechnung kann auch als Vorabkopie der Originalrechnung ausgestellt und dem Empfänger beispielsweise bei Vorkassezahlung als eine Zahlungsaufforderung zugestellt werden. In der Geschäftswelt ist diese Art der Proformarechnung auch zur Beantragung eines Akkreditivs gebräuchlich. Rechtlich gesehen wird sie dabei als eine Auftragsbestätigung verwendet.

Die Proformarechnung als kreditorische bzw. debitorische Rechnungsabgrenzung

In der Buchhaltung bezeichnet man auch die kreditorische und debitorische Rechnungsabgrenzung als Proformarechnung. Wenn eine Rechnung beispielsweise nicht als Beleg vorliegt, wird diese durch eine Proformarechnung ersetzt, weil sie für den Jahresabschluss benötigt wird. In der Folgeperiode wird diese Rechnung storniert und die Originalrechnung zur Neutralisation der Ergebnisauswirkung nachgereicht.