Richtlinien für die Rechnungsübermittlung per E-Mail

Im Zeitalter des Internets ist es keine Seltenheit mehr, dass Rechnungen per E-Mail empfangen oder versendet werden. Allerdings sind nur die Wenigsten mit den gesetzlichen Vorgaben vertraut, die für diese Art der Rechnungsstellung gelten.

Bild: Benjamin Klack / pixelio.de

Der Verkäufer hat bei dieser Form der Rechnung Folgendes zwingend zu beachten: Die Rechnung muss eine qualifizierte elektronische Signatur vorweisen. Um diese Signatur zu erstellen, benötigt der Verkäufer die spezielle Software, ein Lesegerät, die dazugehörige Chipkarte und ein Zertifikat. Mit der Eingabe seiner persönlichen PIN berechtigt er sich für die Signatur. Eine weitere, zum Teil kostengünstigere Variante ist, ein Dienstleistungsunternehmen damit zu beauftragen bzw. zu bevollmächtigen.

Pflichten des Kunden

Erhält der Kunde eine Rechnung per E- Mail, muss er folgendes beachten, um bei einer Steuerprüfung nicht den Vorsteuerabzug gestrichen zu bekommen: Die Rechnung muss, bei Bedarf, jederzeit im Original vorliegen. Der Kunde ist verpflichtet, die Signatur der Rechnung zu überprüfen und auch zu dokumentieren. Die Verarbeitung der Rechnung, sprich Eingang und Archivierung, muss chronologisch aufgeschrieben werden und nachvollziehbar sein. Die ent- und verschlüsselte Rechnung, sowie der Key für die Entschlüsselung und die dazugehörige Dokumentation muss in einer Datei gespeichert werden, die nicht ge- oder verändert werden kann. Am sinnvollsten ist es, ein Archiv anzulegen. Nur die Ablage in einem E-Mail-Postfach ist nicht zulässig.

Druckt sich der Kunde die Rechnung aus, kann man in den seltensten Fällen feststellen, ob diese per E-Mail kam oder via Post verschickt wurde. Ist ein Steuerprüfer allerdings skeptisch geworden, hat man die Möglichkeit die Originale nachzureichen. Kann man dies nicht, kann der Vorsteuerabzug jedoch tatsächlich gestrichen werden.

Dies sollte man auch bei der Verwendung eines Computer-Faxes beachten. Hier gelten die gleichen Richtlinien. Bei der Übertragung von einem herkömmlichen Faxgerät zu einem anderen gelten diese strengen Vorschriften nicht. Am unkompliziertesten ist also nach wie vor, das Versenden der Rechnung per Post.

Kritik an diesen Regelungen

Der Sinn dieser verschärften Vorschriften ist, den Umsatzsteuerbetrug sinnvoller bekämpfen zu können. Dazu stellte die EU diese Richtlinien aus. Leider wurden hierbei drei Problematiken übersehen bzw. nicht bedacht:

  • Es wurde zu wenig Aufklärungsarbeit geleistet. Den Kunden sind meistens ihre Pflichten bezüglich des Rechnungshandlings nicht bewusst.
  • Für Kleinunternehmen ist die Anschaffung des Equipments zu teuer und stellt einen unzumutbar hohen Aufwand dar.
  • Die Steuerbetrüger können sich ebenso ein Zertifikat ausstellen lassen, wie die ehrlichen Steuerbezahler.

Fazit

Wer auf Nummer sicher gehen möchte, besteht auf dem Versand der Rechnungen per Post. Wer allerdings E-Mail-Rechnungen mit einem Farbdrucker ausdruckt, sodass die Kopie vom Original nicht mehr zu unterscheiden ist, minimiert das Risiko ebenso auf ein Minimum.

Weblinks zur GDPDU

Wikipedia GDPdU - de.wikipedia.org/wiki/GDPdU

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