Buchhaltung in der Cloud - eine Option mit Vorteilen

Freiberufler, Selbstständige und Existenzgründer haben oft wenig Zeit für Verwaltung und Buchhaltung. Eine helfende Hand ist meistens nicht verfügbar oder noch nicht finanzierbar. Zudem benötigen neue Geschäftsideen und oft in ihrem Ausgang unsichere Projekte aller Ressourcen des Kleinunternehmens. Jede Art von Verwaltung lenkt da definitiv vom Business Development ab.

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Professionalität von Anfang an

Allerdings ist die Auftragsverwaltung, Kontaktverwaltung und ein Überblick über die geschäftliche Situation eines Unternehmens auch schon am Anfang sehr wichtig. Denn gerade am Anfang leidet der Ruf schnell, wenn etwa falsche Rechnungen gestellt werden, Auftragsbestätigungen verloren gehen, Gutschriften nicht bezahlt oder falsche Mahnungen gestellt werden. Hier erweisen sich neuerdings Cloud-basierte, bedarfsgerechte Business-Anwendungen als empfehlenswerte Lösung. Eine Cloud-Lösung bietet mehrere Vorteile:

  • schlanke und einfach zu bedienende Funktionen im Vergleich zu den oft funktionsüberladenen und eher verwirrenden Volllösungen
  • eine denkbar einfache Anwendung
  • mobile Verfügbarkeit der Daten durch eine zugleich sichere Speicherung im Rechenzentrum und vor allem
  • deutlich geringere Einstiegskosten als bei vergleichbaren Volllösung.

Einfach, funktional und komfortabel

Eine einfache Lösung, wie etwa die Web-basierte Rechnungssoftware lexoffice von Lexware, bietet bereits die nötige Unterstützung, damit Kleinunternehmer einen schnellen Überblick über die finanzielle Situation ihres Unternehmens erhalten und ihre Auftragskorrespondenz effektiv abwickeln können. So können denkbar einfach Eingangsbelege erfasst, Rechnungen erstellt und Überweisungen per Online-Banking durchgeführt werden. Sämtliche Prozesse sollten so einfach, komfortabel und übersichtlich wie möglich abgebildet sein. Ein intuitives Produktdesign macht die Bedienung dabei sehr einfach. Suchfunktionen etwa für die Suche nach Belegen und zur Zuordnung von Eingangszahlungen zu Rechnungen orientieren sich am gängigen Design von Suchmaschinen. Solche Analogien führen Anwender intuitiv an eine flüssige Arbeitsweise mit der neuen Software heran und sind dabei doch erstaunlich leistungsfähig. So können auch gestaffelte Zahlungen eines Kunden einer Rechnung zugeordnet werden. Die zentrale Lagerung aller Daten auf einem Server beschleunigt eine solche Suche und sorgt für ein zutreffendes Ergebnis. Mit einem ebenso eingängigen Dashboard lassen sich auch Umsätze, Zahlungseingänge, Angebote und Auftragsbestätigungen, Gutschriften und Lieferscheine grafisch anzeigen lassen. So wird auf einen Blick die finanzielle Situation des Unternehmens illustriert.

Mobil, effektiv und sicher

Zentraler Vorteil einer solchen cloudbasierten Business-Software ist  aber auch die Mobilität der Lösung. Dank der Speicherung in der Cloud sind alle Daten über ein mobiles Endgerät von überall aus abrufbar. So ist es möglich, einzelne Rechnungsposten und Auftragsdetails unterwegs oder während des Besuchs beim Kunden zu prüfen. Gerade für Freiberufler und Selbständige, die häufig mobil sind, ein enormer Vorteil. Damit passt sich eine Cloudlösung auch an die modernen Arbeitswelten der Unternehmensgründer an, die zu Anfang auch oft noch kein festes Büro haben. Wichtiger Vorteil einer solchen Cloudlösung ist dabei natürlich auch der Preis. Eine Lösung für nur 4,90 Euro netto im Monat als Mietsoftware stellt finanziell keine Hürde dar. Und für die Sicherheit sorgt bei einer guten Cloudanwendung die zertifizierte Speicherung in einem modernen Rechenzentrum. 

"Basisdemokratische" Entwicklung

Praktische Vorzüge einer Business-Software kommen nicht von ungefähr, sondern durch die gezielte Nutzung von Crowdsourcing für die Entwicklung. Im Falle von lexoffice zum Beispiel haben Freiberufler, Selbstständige und Kleinunternehmer eng mit dem Entwicklerteam zusammengearbeitet. Crowdsourcing als zukunftsweisende Methode der modernen Softwareentwicklung garantiert, dass das Produkt nicht an den Bedürfnissen der Zielgruppe vorbeigeht. Lexware wird diesen Weg weitergehen und zusammen mit Gründern auch weiterhin im Dialog stehen. In einer nächsten Design-Thinking-Runde wird Lexware unter der Plattform „startupcircle“ zur neuen Entwicklung von Lösungen für Gründer in Kommunikation treten. Systematisch werden zum einem der Status vorhandener Lösungen eruiert und  die Bedürfnisse der Gründer analysiert.  Anschließen erfolgt der direkte Kontakt zu ausgewählten Gründern gesucht, um gemeinsam Probleme zu erkennen, zu definieren und im Brainstorming nach Lösungen zu suchen.

Autor: Marco Müller, Senior Product Designer bei Lexware



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