Der Beleg oder die Rechnung – was muss drauf stehen und was ist Verzierung?

Rechnungen lassen sich prinzipiell in Ein- und Ausgangsrechnungen gliedern. Eingangsrechnungen sind dabei die, die der Unternehmer von anderen Geschäftsleuten erhält. Ausgangsrechnungen sind alle die Rechnungen, die der Unternehmer an seine Kunden schreibt. Da der Unternehmer bestrebt ist ordnungsgemäße Rechnungen an seine Kunden zu stellen und gleichzeitig auch stets bemüht ist, ordentlich ausgefüllte Rechnungen mit allen nötigen Bestandteilen zu empfangen, beziehen sich die steuerlich nötigen Bestandteile sowohl auf die Ein- als auch auf die Ausgangsrechnungen.

Warum muss die Rechnung ordnungsgemäß sein?

Die oberste Priorität hat bei der ordnungsgemäß ausgefüllten Rechnung die Tatsache des Vorsteuerabzuges. Denn nur eine vollständige Rechnung, mit allen erforderlichen Bestandteilen berechtigt den Rechungsempfänger zum Vorsteuerabzug. Daher sollte der Unternehmer darauf achten, dass auch seine Ausgangrechnungen mit allen nötigen Bestandteilen versehen sind, so dass er seinen Kunden den Vorsteuerabzug nicht vorenthalten muss. Meist kommt es dann zu unangenehmen Rückfragen, die Rechnung muss erneut gestellt werden und alte Rechnungen müssen storniert werden. Aber was gehört auf eine ordentliche Rechnung mit allen nötigen Bestandteilen des Umsatzsteuergesetzes? Um eine eindeutige Antwort geben zu können, müssen Rechnungen zunächst in Rechnungen mit einem Gesamtbetrag (inkl. Umsatzsteuer) über 250,- EUR (bis 31.12.2016: 150,- EUR; bis 31.12.2006: 100,- EUR) bzw. weniger als 250,- EUR eingeteilt werden.

Kleinbetragsrechnungen unter 250,- EUR

In der Regel handelt es sich dabei um kleinere Anschaffungen wie Büromaterial, Kraftstoffquittungen uvm. Auf den Kleinbetragsrechnungen sind folgende Angaben zu machen:

  1. Der vollständige Name und die vollständige Adresse des leistenden Unternehmers
  2. Das Ausstellungsdatum
  3. Die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der erbrachten Leistungen
  4. Der Rechnungsbetrag und der darauf angewandte Steuersatz

Rechnungen über 250,- EUR Gesamtbetrag

Bei allen übrigen Rechnungen, deren Gesamtbetrag inkl. Umsatzsteuer 250,- EUR übersteigt, sind einige Angaben zu machen, die über die der Kleinbetragsrechnungen hinaus gehen. Auf einer solchen Rechnungen sind folgende Bestandteile unterzubringen:

  1. Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers.
  2. Die Steuernummer in der Form xxx/xxx/xxxxx oder aus Sicherheitsgründen die Umsatzsteueridentifikationsnummer des leistenden Unternehmers so bspw. DExxxxxxxxx.
  3. Eine fortlaufende Rechnungsnummer, wie bspw. 1/2009.
  4. Die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der erbrachten Leistungen
  5. Das Rechnungsdatum
  6. Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung sofern vom Rechnungsdatum abweichend
  7. Der anzuwendende Steuersatz sowie den Steuerbetrag
  8. Nach Steuersatz und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselten Entgelte

Lesen Sie auch Opens internal link in current windowmeinen Vergleich der Rechnungsbestandteile!

Falscher Ausweis der Umsatzsteuer

Übrigens, unrichtig oder unberechtigter Ausweis von Umsatzsteuer verpflichtet auch zur Abführung des ausgewiesenen Steuerbetrages. Das heißt im Klartext, ein umsatzsteuerbefreiter Kleinunternehmer, der trotz der Befreiung Umsatzsteuer in seinen Rechnungen ausweist, ist verpflichtet diese Steuer auch abzuführen. Dieser Fehler kann jedoch wieder rückgängig gemacht werden sofern, der Rechnungsempfänger die Vorsteuer noch nicht geltend gemacht hat oder er den unberechtigten Abzug rückgängig macht.

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Folgende Bestandteile sind Verzierungen

Alle übrigen Angaben auf Rechnungen, wie bspw. eMail- oder Internetadressen, Gruß- oder Dankesworte, die Bankverbindung, Telefon- oder Handynummern, ja sogar die Unterschrift des Unternehmers und sein Stempel sind aus rein steuerlichen Gesichtspunkten kein ”Muss” für den Unternehmer.

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Ergänzung: Vorlage Lieferschein

Neben einer Rechnung müssen Sie beim Versand von Waren auch einen Lieferschein mit beifügen.

Er ist ein Beweismittel. Als Verkäufer sichern Sie sich mit seiner Hilfe ab, welche Ware in welcher Menge Sie an den Käufer liefern lassen.

Der Käufer steht in der Pflicht der Überprüfung ob Ware und Menge übereinstimmen. Deshalb sollte jeder Warenhändler die verkauften Güter niemals ohne einen Beleg auf den Weg zu seinem Kunden schicken.

Im Mitgliederbereich können Sie sowohl ein vorausgefülltes Muster, als auch eine individualisierbare Vorlage downloaden.

Darüber hinaus sind folgende Bestandteile eines Lieferscheins Pflicht:

  • Artikelbezeichnung
  • Menge der gelieferten Ware
  • Menge der bestellten Ware
  • der Gesamtwarenwert
  • der Wert der noch offenen Bestellung
  • Angaben zu Reklamationsmöglichkeiten und
  • Anschrift für Rücksendungen

Alle diese Pflichtangaben berücksichtigt unsere Vorlage Lieferschein und errechnet die Werte anhand der Vorgaben. Die selbstrechnenden Felder sind grau hinterlegt. Eine Anschrift für Retouren können Sie im dafür vorgesehenen Feld eintragen.

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