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Die häufigsten Fragen zur Lohnabrechnung

Taschenrechner und Blatt Papier mit Zahlen
stevepb/ pixabay.com

Was ist eine Lohnabrechnung?

Die Vorbereitung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen kann Arbeitgeber viel Zeit kosten. Eine Lohnabrechnung beinhaltet eine genaue Zusammenstellung des Gehalts / Lohns eines Arbeiters und bezieht sich auf einen Zeitraum. Der Hauptzweck der Gehaltsabrechnung besteht in der schriftlichen Erfassung des Lohnanspruchs eines Mitarbeiters, der dann Lohn oder Gehalt nachweist und dem Arbeitnehmer die einzelnen Bestandteile seines Nettolohns / -gehalts anzeigt. 
In Deutschland wird klar zwischen Löhnen und Gehältern unterschieden. Beides ist eine Möglichkeit, einen Mitarbeiter für geleistete Arbeit finanziell zu entlohnen. Es gibt jedoch einen entscheidenden Unterschied, den ein Arbeitgeber berücksichtigen muss: 

  • Der Lohn wird nach den tatsächlich geleisteten Stunden berechnet. Die endgültige Summe wird normalerweise auf Basis eines Stundenlohns berechnet. Dadurch fällt der Lohn immer unterschiedlich aus, je nach dem wie viel der Arbeiter geleistet hat.
  • Das Gehalt wird monatlich als Festbetrag gezahlt. Die genaue Arbeitszeit spielt in diesem Fall keine relevante Rolle. Jeder Lohnzettel muss eindeutig gekennzeichnet sein, ob der Arbeiter Gehalt oder Lohn erhält.

Wann muss ich eine Lohnabrechnung erstellen?

Eine Lohnabrechnung muss immer dann erstellt werden, wenn der Arbeitnehmer die im Tarifvertrag vereinbarte Leistung erbracht hat. Die Lohnabrechnung wird in den meisten Fällen zum Monatsende hin erstellt. 

Welche Software kann ich dazu nutzen?

Einen ausführlichen Vergleich finden Sie in unserem Artikel dazu.

Muss ich eine Erklärung zur Lohnabrechnung erstellen?

Sie müssen sicherstellen, dass die Person, an die die Abrechnung geschickt wird, die Lohnabrechnung versteht. Fügen Sie hierzu eine kleine Legende für die Abkürzungen ein. 

Muss ich die Lohnabrechnung aufheben bzw. aubewahren?

Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, Lohnabrechnungen der letzten zehn Jahre vorlegen zu können. Arbeitnehmer sind nicht gesetzlich dazu verpflichtet. Allerdings sollten Sie die Lohnabrechnungen aufbewahren, falls Sie die Dokumente zu einem gewissen Anlass vorlegen müssen. 

Was sind Sachbezüge in der Abrechnung?

Eine Sachleistung ist eine Leistung für den Arbeitnehmer, die nicht in der Übertragung von Löhnen besteht. Es bietet dem Mitarbeiter jedoch immer noch einen „geldwerten“ Vorteil. Dieser Vorteil kann auch als eine „unbezahlte“ Leistung definiert werden. Unbezahlte Leistungen sind Sachleistungen, die der Arbeiter zu besseren Konditionen als üblich erhält. 
Der Arbeitnehmer erhält Steuerabzüge für die Sachleistung, die ebenfalls vom Lohn oder Gehalt abgezogen werden. Die entsprechende Leistung erhält er jedoch zu besseren Konditionen, als wenn er „normal“ dafür zahlen würde. 
Für Mitarbeiter sind die wichtigsten Sachleistungen: 

  • 44 Euro „Bagatellgrenze“: Geschenke bis zu einem bestimmten monatlichen Betrag (44 Euro) sind steuerfrei. (Warengutscheine, Gasgutscheine usw.).
  • Rabattfreibetrag bis zu € 1.080 pro Jahr: Wenn Mitarbeiter von ihrem Arbeitgeber kostenlose oder ermäßigte Waren oder Dienstleistungen in Anspruch nehmen können, können sie einen Jahresabschlag von € 1.080 (z. B. Personaleinkäufe im Einzelhandel) in Anspruch nehmen.
  • Arbeitskleidung: Arbeitskleidung mit Firmenlogo kann vom Arbeitgeber steuerfrei finanziert werden.
  • Mahlzeiten auf dem Gelände: In den Betriebskantinen oder dergleichen muss der Arbeitgeber eine Steuer in Höhe von 3,23 € für das Mittagessen und 1,73 € für das Frühstück zahlen.
  • Firmenveranstaltungen: Für die Teilnahme an relevanten Veranstaltungen wird ein Jahresfreibetrag von 110 € pro Mitarbeiter erhoben 
  • Bereitstellung eines Firmenwagens für den privaten Gebrauch.
  • Niedrige Zinsen von Arbeitgebern.
  • Zuschüsse für Tickets für die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln


Arbeitgeber haben jedoch auch Sachleistungen: Sie müssen keine Sozialversicherungsbeiträge für Sachleistungen entrichten, und sie können auch Einkäufe wie ein Firmenwagen für Steuerzwecke beanspruchen. Der Arbeitnehmer kann weiter sparen, wenn die gesetzlichen Grenzwerte für Zulagen nicht überschritten werden. 

Was genau ist die Beitragsbemessungsgrenze (BBG)?

Die BBG bildet den Höchstbetrag, zu dem Sozialversicherungsbeiträge erhoben werden können. Ein Einkommen, das diese Grenze überschreitet, ist von Beiträgen befreit. Die Beitragsbemessungsgrenze wird jedes Jahr von der Bundesregierung gesetzlich festgelegt: 
4.425 € im Monat für die Pflege- und Krankenversicherungen; 
6.500 € für die Rentenversicherung.

Was ist eine Flexzone (Gleitzone)?

Die Flexzonenregelung betrifft die sogenannten Midi-Jobber, die mehr verdienen als Mini-Jobber, aber weniger als Festangestellte. Das ist irgendwo zwischen 450,01 EUR und 850 EUR. Mit anderen Worten, die Flexzone ist die Zone zwischen den reduzierten Beiträgen von Minijobern und den vollen Sozialversicherungsbeiträgen für fest angestellte Mitarbeiter. Midi-Jobber profitieren noch von den reduzierten Beiträgen in dieser Zone, genauso wie der Arbeitgeber. 

Was muss auf dem Lohnzettel stehen?

Es ist sehr wichtig im Voraus zu wissen, wie sich eine Lohnabrechnung genau so zusammensetzt und aus welchen wichtigen Beiträgen sie besteht. Im Folgenden kommt eine kleine Übersicht: 

1. Lohnsteuer

Alle nicht unabhängigen Mitarbeiter müssen Lohnsteuer zahlen. Arbeitgeber berechnen die Höhe der Lohnsteuer. Die Höhe der Lohnsteuer hängt von der Kategorie der Lohnsteuer ab, in der sich der Arbeiter derzeit befindet. Alle Lohnsteuerkategorien können Sie in sogenannten Lohnsteuertabellen nachlesen. 

2. Kirchensteuer

Eine Kirchensteuer ist zu entrichten, wenn sich der Arbeitnehmer in einer religiösen Gemeinschaft befindet und angehört. Die Kirchensteuer und die Lohnsteuer liegen eng beieinander. Aus diesem Grund steigt auch die Einkommenssteuer, wenn der Lohn steigt. Die Kirchensteuer wird direkt mit der Lohnabrechnung abgerechnet. Die Kirchensteuer wird dann direkt an das zuständige Finanzamt überwiesen. Das Finanzamt leitet das Geld dann an die zuständigen Kirchen und anderen Religionsgemeinschaften weiter. 

3. Solidaritätszuschlag

Die Solidaritätssteuer (auch Soli) dient zur Deckung der Kosten für den Wiederaufbau der ehemaligen DDR Bundesländer nach der Wiedervereinigung. Die Solidaritätssteuer beträgt in der Regel 5,5% der Lohnsteuer. 

4. Krankenversicherung

Sie zahlen eine Krankenversicherung, damit Sie im Krankheitsfall immer medizinisch versorgt werden können. Außerdem übernehmen die Krankenkassen einen Großteil der entstehenden Kosten. Dies ist durch das gesetzliche Krankensystem in Deutschland möglich. Jeder Mitarbeiter muss eine Krankenversicherung bezahlen. Die Beiträge werden direkt vom Gehalt / Lohn abgezogen. Der Grundbeitragssatz der gesetzlichen Krankenversicherung beträgt seit 2015 für Vollzeitbeschäftigte 14,6%.

5. Arbeitslosenversicherung

Wenn ein Arbeitnehmer seinen Arbeitsplatz verliert, sichert die Arbeitslosenversicherung auch während der Arbeitslosigkeit ein Einkommen zu. Der Beitrag der Arbeitslosenversicherung beträgt seit 2011 3,0% der Beitragsbemessungsgrundlage. Die Beitragsbemessungsgrundlage ist in der Regel das Gehalt des Arbeitnehmers. 

6. Rentenversicherung

Wenn das Arbeitsleben eines Mitarbeiters zu Ende geht, ist es wichtig, versichert zu sein. Deshalb müssen alle Mitarbeiter und Auszubildenden in Deutschland eine Rentenversicherung bezahlen. Der Beitrag beträgt derzeit 18,6%. Auch die Hälfte des Beitrags wird vom Arbeitnehmer und vom Arbeitgeber bezahlt. 

7. Pflegeversicherung

In Deutschland deckt die Pflegeversicherung Arbeitnehmer ab, wenn sie längerfristig Pflege benötigen. Die Pflegeversicherung übernimmt dann einen Teil der entstehenden Kosten. Die Beitragssätze betragen seit 2017 2,55%. 

Was ist ein Aktivitätsschlüssel?

Ein Aktivitätsschlüssel befindet sich nicht auf dem Lohnzettel, sondern auf dem Anmeldeformular für die Sozialversicherung. Arbeitgeber können einen Aktivitätsschlüssel verwenden, um Informationen über das Bildungs- und Ausbildungsniveau eines Mitarbeiters, die aktuelle Tätigkeit und das Vertragsformular in die Sozialversicherung zu übertragen. Der 9-stellige Aktivitätsschlüssel ist in verschiedene Elemente unterteilt. Die ersten fünf Ziffern stehen für die durchgeführte Tätigkeit, die Ziffern 6 und 7 für Schulabschluss und Ausbildungsabschluss. Nummer 8 ist für Leiharbeitnehmer relevant, die sich von „regulären“ Mitarbeitern unterscheiden. Die letzte Zahl repräsentiert die Vertragsform (Vollzeit / Teilzeit, befristet / unbefristet). 

Was sind Sachbezüge in der Abrechnung?

Eine Sachleistung ist eine Leistung für den Arbeitnehmer, die nicht in der Übertragung von Löhnen besteht. Es bietet dem Mitarbeiter jedoch immer noch einen „geldwerten“ Vorteil. Dieser Vorteil kann auch als eine „unbezahlte“ Leistung definiert werden. Unbezahlte Leistungen sind Sachleistungen, die der Arbeiter zu besseren Konditionen als üblich erhält. 
Der Arbeitnehmer erhält Steuerabzüge für die Sachleistung, die ebenfalls vom Lohn oder Gehalt abgezogen werden. Die entsprechende Leistung erhält er jedoch zu besseren Konditionen, als wenn er „normal“ dafür zahlen würde. 
Für Mitarbeiter sind die wichtigsten Sachleistungen: 

  • 44 Euro „Bagatellgrenze“: Geschenke bis zu einem bestimmten monatlichen Betrag (44 Euro) sind steuerfrei. (Warengutscheine, Gasgutscheine usw.).
  • Rabattfreibetrag bis zu € 1.080 pro Jahr: Wenn Mitarbeiter von ihrem Arbeitgeber kostenlose oder ermäßigte Waren oder Dienstleistungen in Anspruch nehmen können, können sie einen Jahresabschlag von € 1.080 (z. B. Personaleinkäufe im Einzelhandel) in Anspruch nehmen.
  • Arbeitskleidung: Arbeitskleidung mit Firmenlogo kann vom Arbeitgeber steuerfrei finanziert werden.
  • Mahlzeiten auf dem Gelände: In den Betriebskantinen oder dergleichen muss der Arbeitgeber eine Steuer in Höhe von 3,23 € für das Mittagessen und 1,73 € für das Frühstück zahlen.
  • Firmenveranstaltungen: Für die Teilnahme an relevanten Veranstaltungen wird ein Jahresfreibetrag von 110 € pro Mitarbeiter erhoben 
  • Bereitstellung eines Firmenwagens für den privaten Gebrauch.
  • Niedrige Zinsen von Arbeitgebern.
  • Zuschüsse für Tickets für die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln


Arbeitgeber haben jedoch auch Sachleistungen: Sie müssen keine Sozialversicherungsbeiträge für Sachleistungen entrichten, und sie können auch Einkäufe wie ein Firmenwagen für Steuerzwecke beanspruchen. Der Arbeitnehmer kann weiter sparen, wenn die gesetzlichen Grenzwerte für Zulagen nicht überschritten werden. 

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Foto Torsten Montag

Meine Name ist Torsten Montag, ich betreibe seit 2004 das Gründerlexikon. 2019 habe ich die GründerAkademie gegründet. Hier finden Sie all die Dinge, die mir geholfen haben, ein erfolgreicher Unternehmer zu werden. Machen Sie zuerst meinen UnternehmerTest oder probieren Sie den Geschäftsideenfinder!

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