Bewerten Sie jetzt!
 
 
 
 
 
 
 
Bewerten
 
 
 
 
 
 
1 Bewertungen
100 %
1
5
5
 

Diese Fragen werden zur Lohnabrechnung häufig gestellt:

Was ist eine Lohnabrechnung?

Die Vorbereitung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen kann Arbeitgeber viel Zeit kosten. Eine Lohnabrechnung beinhaltet eine genaue Zusammenstellung des Gehalts / Lohns eines Arbeiters und bezieht sich auf einen Zeitraum. Der Hauptzweck der Gehaltsabrechnung besteht in der schriftlichen Erfassung des Lohnanspruchs eines Mitarbeiters, der dann Lohn oder Gehalt nachweist und dem Arbeitnehmer die einzelnen Bestandteile seines Nettolohns / -gehalts anzeigt. 
In Deutschland wird klar zwischen Löhnen und Gehältern unterschieden. Beides ist eine Möglichkeit, einen Mitarbeiter für geleistete Arbeit finanziell zu entlohnen. Es gibt jedoch einen entscheidenden Unterschied, den ein Arbeitgeber berücksichtigen muss: 

  • Der Lohn wird nach den tatsächlich geleisteten Stunden berechnet. Die endgültige Summe wird normalerweise auf Basis eines Stundenlohns berechnet. Dadurch fällt der Lohn immer unterschiedlich aus, je nach dem wie viel der Arbeiter geleistet hat.
  • Das Gehalt wird monatlich als Festbetrag gezahlt. Die genaue Arbeitszeit spielt in diesem Fall keine relevante Rolle. Jeder Lohnzettel muss eindeutig gekennzeichnet sein, ob der Arbeiter Gehalt oder Lohn erhält.

Wann muss ich eine Lohnabrechnung erstellen?

Eine Lohnabrechnung muss immer dann erstellt werden, wenn der Arbeitnehmer die im Tarifvertrag vereinbarte Leistung erbracht hat. Die Lohnabrechnung wird in den meisten Fällen zum Monatsende hin erstellt. 

Welche Software kann ich dazu nutzen?

Einen ausführlichen Vergleich finden Sie weiter unten auf dieser Seite!

Muss ich eine Erklärung zur Lohnabrechnung erstellen?

Sie müssen sicherstellen, dass die Person, an die die Abrechnung geschickt wird, die Lohnabrechnung versteht. Fügen Sie hierzu eine kleine Legende für die Abkürzungen ein. 

Muss ich die Lohnabrechnung aufheben bzw. aubewahren?

Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, Lohnabrechnungen der letzten zehn Jahre vorlegen zu können. Arbeitnehmer sind nicht gesetzlich dazu verpflichtet. Allerdings sollten Sie die Lohnabrechnungen aufbewahren, falls Sie die Dokumente zu einem gewissen Anlass vorlegen müssen. 

Was sind Sachbezüge in der Abrechnung?

Eine Sachleistung ist eine Leistung für den Arbeitnehmer, die nicht in der Übertragung von Löhnen besteht. Es bietet dem Mitarbeiter jedoch immer noch einen „geldwerten“ Vorteil. Dieser Vorteil kann auch als eine „unbezahlte“ Leistung definiert werden. Unbezahlte Leistungen sind Sachleistungen, die der Arbeiter zu besseren Konditionen als üblich erhält. 
Der Arbeitnehmer erhält Steuerabzüge für die Sachleistung, die ebenfalls vom Lohn oder Gehalt abgezogen werden. Die entsprechende Leistung erhält er jedoch zu besseren Konditionen, als wenn er „normal“ dafür zahlen würde. 
Für Mitarbeiter sind die wichtigsten Sachleistungen: 

  • 44 Euro „Bagatellgrenze“: Geschenke bis zu einem bestimmten monatlichen Betrag (44 Euro) sind steuerfrei. (Warengutscheine, Gasgutscheine usw.).
  • Rabattfreibetrag bis zu € 1.080 pro Jahr: Wenn Mitarbeiter von ihrem Arbeitgeber kostenlose oder ermäßigte Waren oder Dienstleistungen in Anspruch nehmen können, können sie einen Jahresabschlag von € 1.080 (z. B. Personaleinkäufe im Einzelhandel) in Anspruch nehmen.
  • Arbeitskleidung: Arbeitskleidung mit Firmenlogo kann vom Arbeitgeber steuerfrei finanziert werden.
  • Mahlzeiten auf dem Gelände: In den Betriebskantinen oder dergleichen muss der Arbeitgeber eine Steuer in Höhe von 3,23 € für das Mittagessen und 1,73 € für das Frühstück zahlen.
  • Firmenveranstaltungen: Für die Teilnahme an relevanten Veranstaltungen wird ein Jahresfreibetrag von 110 € pro Mitarbeiter erhoben 
  • Bereitstellung eines Firmenwagens für den privaten Gebrauch.
  • Niedrige Zinsen von Arbeitgebern.
  • Zuschüsse für Tickets für die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln


Arbeitgeber haben jedoch auch Sachleistungen: Sie müssen keine Sozialversicherungsbeiträge für Sachleistungen entrichten, und sie können auch Einkäufe wie ein Firmenwagen für Steuerzwecke beanspruchen. Der Arbeitnehmer kann weiter sparen, wenn die gesetzlichen Grenzwerte für Zulagen nicht überschritten werden. 

Was genau ist die Beitragsbemessungsgrenze (BBG)?

Die BBG bildet den Höchstbetrag, zu dem Sozialversicherungsbeiträge erhoben werden können. Ein Einkommen, das diese Grenze überschreitet, ist von Beiträgen befreit. Die Beitragsbemessungsgrenze wird jedes Jahr von der Bundesregierung gesetzlich festgelegt: 
4.425 € im Monat für die Pflege- und Krankenversicherungen; 
6.500 € für die Rentenversicherung.

Was ist eine Flexzone (Gleitzone)?

Die Flexzonenregelung betrifft die sogenannten Midi-Jobber, die mehr verdienen als Mini-Jobber, aber weniger als Festangestellte. Das ist irgendwo zwischen 450,01 EUR und 850 EUR. Mit anderen Worten, die Flexzone ist die Zone zwischen den reduzierten Beiträgen von Minijobern und den vollen Sozialversicherungsbeiträgen für fest angestellte Mitarbeiter. Midi-Jobber profitieren noch von den reduzierten Beiträgen in dieser Zone, genauso wie der Arbeitgeber. 

Was sind Sachbezüge in der Abrechnung?

Eine Sachleistung ist eine Leistung für den Arbeitnehmer, die nicht in der Übertragung von Löhnen besteht. Es bietet dem Mitarbeiter jedoch immer noch einen „geldwerten“ Vorteil. Dieser Vorteil kann auch als eine „unbezahlte“ Leistung definiert werden. Unbezahlte Leistungen sind Sachleistungen, die der Arbeiter zu besseren Konditionen als üblich erhält. 
Der Arbeitnehmer erhält Steuerabzüge für die Sachleistung, die ebenfalls vom Lohn oder Gehalt abgezogen werden. Die entsprechende Leistung erhält er jedoch zu besseren Konditionen, als wenn er „normal“ dafür zahlen würde. 
Für Mitarbeiter sind die wichtigsten Sachleistungen: 

  • 44 Euro „Bagatellgrenze“: Geschenke bis zu einem bestimmten monatlichen Betrag (44 Euro) sind steuerfrei. (Warengutscheine, Gasgutscheine usw.).
  • Rabattfreibetrag bis zu € 1.080 pro Jahr: Wenn Mitarbeiter von ihrem Arbeitgeber kostenlose oder ermäßigte Waren oder Dienstleistungen in Anspruch nehmen können, können sie einen Jahresabschlag von € 1.080 (z. B. Personaleinkäufe im Einzelhandel) in Anspruch nehmen.
  • Arbeitskleidung: Arbeitskleidung mit Firmenlogo kann vom Arbeitgeber steuerfrei finanziert werden.
  • Mahlzeiten auf dem Gelände: In den Betriebskantinen oder dergleichen muss der Arbeitgeber eine Steuer in Höhe von 3,23 € für das Mittagessen und 1,73 € für das Frühstück zahlen.
  • Firmenveranstaltungen: Für die Teilnahme an relevanten Veranstaltungen wird ein Jahresfreibetrag von 110 € pro Mitarbeiter erhoben 
  • Bereitstellung eines Firmenwagens für den privaten Gebrauch.
  • Niedrige Zinsen von Arbeitgebern.
  • Zuschüsse für Tickets für die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln


Arbeitgeber haben jedoch auch Sachleistungen: Sie müssen keine Sozialversicherungsbeiträge für Sachleistungen entrichten, und sie können auch Einkäufe wie ein Firmenwagen für Steuerzwecke beanspruchen. Der Arbeitnehmer kann weiter sparen, wenn die gesetzlichen Grenzwerte für Zulagen nicht überschritten werden. 

Was muss auf dem Lohnzettel stehen?

Es ist sehr wichtig im Voraus zu wissen, wie sich eine Lohnabrechnung genau so zusammensetzt und aus welchen wichtigen Beiträgen sie besteht. Im Folgenden kommt eine kleine Übersicht: 

1. Lohnsteuer

Alle nicht unabhängigen Mitarbeiter müssen Lohnsteuer zahlen. Arbeitgeber berechnen die Höhe der Lohnsteuer. Die Höhe der Lohnsteuer hängt von der Kategorie der Lohnsteuer ab, in der sich der Arbeiter derzeit befindet. Alle Lohnsteuerkategorien können Sie in sogenannten Lohnsteuertabellen nachlesen. 

2. Kirchensteuer

Eine Kirchensteuer ist zu entrichten, wenn sich der Arbeitnehmer in einer religiösen Gemeinschaft befindet und angehört. Die Kirchensteuer und die Lohnsteuer liegen eng beieinander. Aus diesem Grund steigt auch die Einkommenssteuer, wenn der Lohn steigt. Die Kirchensteuer wird direkt mit der Lohnabrechnung abgerechnet. Die Kirchensteuer wird dann direkt an das zuständige Finanzamt überwiesen. Das Finanzamt leitet das Geld dann an die zuständigen Kirchen und anderen Religionsgemeinschaften weiter. 

3. Solidaritätszuschlag

Die Solidaritätssteuer (auch Soli) dient zur Deckung der Kosten für den Wiederaufbau der ehemaligen DDR Bundesländer nach der Wiedervereinigung. Die Solidaritätssteuer beträgt in der Regel 5,5% der Lohnsteuer. 

4. Krankenversicherung

Sie zahlen eine Krankenversicherung, damit Sie im Krankheitsfall immer medizinisch versorgt werden können. Außerdem übernehmen die Krankenkassen einen Großteil der entstehenden Kosten. Dies ist durch das gesetzliche Krankensystem in Deutschland möglich. Jeder Mitarbeiter muss eine Krankenversicherung bezahlen. Die Beiträge werden direkt vom Gehalt / Lohn abgezogen. Der Grundbeitragssatz der gesetzlichen Krankenversicherung beträgt seit 2015 für Vollzeitbeschäftigte 14,6%.

5. Arbeitslosenversicherung

Wenn ein Arbeitnehmer seinen Arbeitsplatz verliert, sichert die Arbeitslosenversicherung auch während der Arbeitslosigkeit ein Einkommen zu. Der Beitrag der Arbeitslosenversicherung beträgt seit 2011 3,0% der Beitragsbemessungsgrundlage. Die Beitragsbemessungsgrundlage ist in der Regel das Gehalt des Arbeitnehmers. 

6. Rentenversicherung

Wenn das Arbeitsleben eines Mitarbeiters zu Ende geht, ist es wichtig, versichert zu sein. Deshalb müssen alle Mitarbeiter und Auszubildenden in Deutschland eine Rentenversicherung bezahlen. Der Beitrag beträgt derzeit 18,6%. Auch die Hälfte des Beitrags wird vom Arbeitnehmer und vom Arbeitgeber bezahlt. 

7. Pflegeversicherung

In Deutschland deckt die Pflegeversicherung Arbeitnehmer ab, wenn sie längerfristig Pflege benötigen. Die Pflegeversicherung übernimmt dann einen Teil der entstehenden Kosten. Die Beitragssätze betragen seit 2017 2,55%. 

Was ist ein Aktivitätsschlüssel?

Ein Aktivitätsschlüssel befindet sich nicht auf dem Lohnzettel, sondern auf dem Anmeldeformular für die Sozialversicherung. Arbeitgeber können einen Aktivitätsschlüssel verwenden, um Informationen über das Bildungs- und Ausbildungsniveau eines Mitarbeiters, die aktuelle Tätigkeit und das Vertragsformular in die Sozialversicherung zu übertragen. Der 9-stellige Aktivitätsschlüssel ist in verschiedene Elemente unterteilt. Die ersten fünf Ziffern stehen für die durchgeführte Tätigkeit, die Ziffern 6 und 7 für Schulabschluss und Ausbildungsabschluss. Nummer 8 ist für Leiharbeitnehmer relevant, die sich von „regulären“ Mitarbeitern unterscheiden. Die letzte Zahl repräsentiert die Vertragsform (Vollzeit / Teilzeit, befristet / unbefristet). 

Ein Vergleich: Welche Lohnabrechnungssoftware stehen dem Unternehmer zu Verfügung?

Übersichtlich und fein säuberlich strukturiert – so liegt die Lohn- oder Gehaltsabrechnung bei den meisten Arbeitnehmern entweder auf dem Schreibtisch im Büro oder im heimischen Briefkasten. Doch dass in diesem Zettel meist viel Arbeit steckt, lässt der erste Blick kaum vermuten. Dabei ist die korrekte Lohnabrechnung fast schon eine Kunst für sich. Was vor ein paar Jahren noch mit Zettel und Stift erledigt wurde, wäre heute jedoch längst nicht mehr rentabel und erst recht nicht mehr zeitgemäß. Diverse Steuervorschriften, unterschiedliche Freibeträge oder Neuregelungen machen die Umrechnung von Brutto in Netto nicht gerade einfach. Um eine Lohnbuchhaltungssoftware kommen Sie daher in keinem Fall herum. Problem ist nur: Das Angebot ist groß und Anbieter kostenpflichtiger sowie Freeware- Anwendungen buhlen gleichermaßen um die Gunst möglicher Nutzer. Wie sieht also die beste Lösung aus? Unser Vergleich von Online-Lohnabrechnungstools zeigt es Ihnen.

Warum ist die Lohnabrechnung so wichtig?

Bevor es aber zum Produktvergleich geht, muss zunächst diese Frage geklärt werden. In Deutschland sind alle Unternehmer, die einem oder mehreren Mitarbeitern Lohn oder Gehalt ausbezahlen, laut Paragraf 108 der Gewerbeordnung dazu verpflichtet, ihren Angestellten eine Lohnaufstellung auszuhändigen. Zudem informiert die genaue Kalkulation der einzelnen Gehaltsbestandteile Arbeitnehmer über die korrekte Abführung von Sozialabgaben wie Renten-, Pflege- oder Krankenversicherung – eine Aufgabe, zu der Vorgesetzte gegenüber ihren Mitarbeitern ebenfalls verpflichtet sind. Das ist Ihnen noch zu oberflächlich? Dann liefert Ihnen dieser ausführliche Guide zum Thema Lohnabrechnung noch weitere Infos rund um dieses Thema.

Was sollte ein gutes Lohnabrechnungsprogramm haben?

Wie schon erwähnt, haben Sie in Sachen Online-Gehaltsabrechnung die Wahl zwischen Freeware-Produkten sowie einer festinstallierten Software. Um den Überblick nicht zu verlieren, sollten Sie beim Kauf unbedingt darauf achten, dass das Tool Ihrer Wahl folgende Features mitbringt:

  • Passende Auslegung für die Größe der Belegschaft
  • Begleitende Schritt-für-Schritt-Anleitung
  • Möglichkeit zur Testberechnung, um Fehler zu korrigieren
  • Berechnung individueller Lohnzusammensetzungen insbesondere mit Blick auf spezielle Zuschläge
  • ELSTER- und DAKOTA-Schnittstelle sowie GKV-Zertifikat

Zudem sollte der Support durch den Hersteller gewährleistet sein, damit Sie bei möglichen Problemen oder Fragen einen Ansprechpartner an der Hand haben.

Der Softwarevergleich

Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, haben wir für Sie ein paar der gängigsten Lohnabrechnungstools aus dem Freeware- sowie dem kostenpflichtigen Segment gegenübergestellt. Sie werden sehen, dass sich die ausgewählten Produkte mehr oder minder stark hinsichtlich ihrer Funktionen unterscheiden. Je nach Größe und Anforderungen Ihres Betriebs, können einige davon sehr hilfreich und manche vielleicht unnötig sein. Überzeugen Sie sich selbst von den folgenden Online-Anwendungen:

1. Perfect Lohn und Gehalt

Speziell die Löhne und Gehälter von Angestellten in der Gleitzone sowie von geringfügig Beschäftigten wie Mini-Jobbern lassen sich mit diesem kostenlosen Werkzeug schnell und unkompliziert berechnen. Mit ein paar Klicks haben Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter hinterlegt. Danach können Sie sowohl regelmäßige Zahlungen als auch Einmalbezüge berechnen. Die steuerlichen Vorgaben sind auf dem neuesten Stand, sodass auf dem Weg von Brutto zu Netto nichts schiefgehen kann. Frei sind jedoch nur drei Echtabrechnungen. Wenn Sie „Perfect Lohn und Gehalt“ im Anschluss weiter nutzen wollen, werden jährlich 24,90 Euro fällig.

2. JLohn

Speziell für kleinere Firmen oder Handwerksbetriebe kann sich dieses Tool lohnen. Geeignet für MacOSX, Windows und Linux, können Sie auch mit „JLohn“ vollständige Lohn- und Gehaltsabrechnungen erledigen. Die normale oder pauschale Berechnung von Lohn- und Kirchensteuer ist für diese Freeware kein Problem. Zudem verfügt die Anwendung u. a. noch über folgende Funktionen:

  • Übermittlung der Steuerdaten mit ELSTER
  • Digitale Lohnschnittstelle
  • SEPA-Standard beim Datenaustausch mit Banken
  • Anmeldung der Lohnsteuer u. v. m.

Ähnlich wie bei „Perfect Lohn und Gehalt“ fällt auch bei „JLohn“ nach der Testphase eine monatliche Gebühr in Höhe von 59 Euro an.

3. Lexware lohn + gehalt

Kompatibel mit anderen Anwendungen, einfache Datenübermittlung an Finanzamt oder Steuerberater und das schnelle Erstellen von Journalen und Belegen – das alles kann die Lohn- und Gehaltsoftware von Lexware. Das Tool ist als Einzel- oder Mehrplatzlösung jeweils in der Basis- oder Premiumversion erhältlich. Dadurch können Sie mit der umfangreichsten Version die Löhne und Gehälter von bis zu 200 Angestellten abrechnen. „Lexware lohn + gehalt“ können Sie 30 Tage kostenlos testen. Danach werden für die Basisversion 20,90 Euro pro Monat (250,80 Euro jährlich) und für das Premiumpaket inklusive Support 79,80 Euro im Monat (957,60 Euro pro Jahr) fällig.

Die Funktionen im Überblick

Software Perfect Lohn und Gehalt JLohn Lexware lohn + gehalt
Kosten 24,90 Euro / Jahr 59 Euro / Jahr ab 24,87 Euro / Monat
ab 298,45 EUR / Jahr
Testphase Drei freie Echtbuchungen / 30 Tage
Automatisierte Brutto-Netto- Berechnung + + +
GKV-Zertifikat - - +
Lohnsteueranmeldung + + +
Berechnung der Beiträge zur Altersvorsorge - + +
Reisekostenabrechnung - - +
Mini-Jobs und Niedriglohnberechnung + + +
Berücksichtigung von Einmalzahlungen + + +
Online-Überweisungen - - +
Mutterschutz und Krankheitstage - + +
Erstellung von Beitragsnachweisen + + +
Lohnjournal + + +

Fazit

Natürlich ist in erster Linie entscheidend, was Sie persönlich für Anforderungen an die Software haben. Manch einer möchte sehr umfangreiche Funktionen nutzen. Für den anderen sind grundlegende Funktionen völlig ausreichend. Machen Sie auf jeden Fall von der Testversion Gebrauch.

Bewerten Sie jetzt!
 
 
 
 
 
 
 
Bewerten
 
 
 
 
 
 
1 Bewertungen
100 %
1
5
5
 

Meine Name ist Torsten Montag, ich betreibe seit 2004 das Gründerlexikon. 2019 habe ich die GründerAkademie gegründet. Hier finden Sie all die Dinge, die mir geholfen haben, ein erfolgreicher Unternehmer zu werden. Machen Sie zuerst meinen UnternehmerTest oder erkundigen Sie sich jetzt unverbindlich zu meinem Existenzgründerseminar für zu Hause!

Meine Checkliste

Sind Sie ein Unternehmertyp? Machen Sie jetzt den Test!

Suchen Sie eine Geschäftsidee? Jetzt GeschäftsiIdeenFinder starten!

Existenzgründerseminar von zu Hause