Wie Sie eine Geschäftsreise effektiv und effizient planen

Als Unternehmer sind Sie bestrebt mit minimalem Einsatz ein maximales Ergebnis zu erzielen. Dieses Prinzip sollten Sie auch bei der Planung und Durchführung von Geschäftsreisen berücksichtigen. Dabei gilt: Je weiter der Weg, desto mehr Zeit müssen Sie für die Planung aufwenden und deso mehr Sachen gilt es zu beachten.

Bild: FotoHiero / pixelio.de

Geschäftsreisen im Inland

Wenn Ihre Kooperationspartner (Lieferanten, Abnehmer etc) in Ihrer Nähe - also in einem maximalen Umkreis von 250 bis 300 km - angesiedelt sind, ist es kein Problem auch mal spontan einen Auswärtstermin zu vereinbaren.

  • Die Fahrstrecke ist (meistens) schnell zu bewältigen und Sie müssen nur entscheiden ob Sie lieber den PKW oder Öffenltiche Verkehrsmittel nutzen wollen. Die Vor- und Nachteile haben wir bereits im Artikel Geschäftsreise - günstig oder schnell? behandelt.
  • Übernachtungen können entfallen. Es entstehen also keine Übernachtungskosten und das Kofferpacken können Sie sich auch sparen.
  • Bei guter Terminplanung kann man sogar mehrere Geschäftspartner an einem Tag treffen und fehlt nicht so oft und lange im eigenen Unternehmen.
  • Verständigungsschwierigkeiten treten höchstens durch unterschiedliche Dialekte auf.

Wenn Sie international tätig sind

Ihre Lieferanten sitzen in Asien und Südeuropa? Und neue Abnehmer akquirieren Sie weltweit? Dann kommt natürlich ein größerer organisatorischer Aufwand auf Sie zu. Wenn Sie dabei die Aspekte von Effektivität und Effizienz einhalten wollen, sollten Sie mit Checklisten arbeiten. Dazu gibt es bereits einige mehr oder weniger gute im Netz, die man als Anregung benutzen kann. Die besten Checklisten entstehen in der Regel durch eigene Erfahrungen. Deshalb sollten Sie nach jeder Reise Ihre abgearbeiteten Checklisten überprüfen und eventuell Ergänzungen oder Streichungen vornehmen.

Reisen optimal vorbereiten

Zeitplanung

Geschäftsreisen ins Ausland kosten Zeit und Geld. Deshalb sollten Sie im Vorfeld überlegen, ob Sie - ebenso wie bei den Inlandsreisen - mehrere Termine während der Reise absolvieren können. Sie fehlen zwar längere Zeit am Stück im eigenen Unternehmen, aber bei Einzelreisen würden Sie in Etappen noch mehr Tage abwesend sein. Desweiteren können Sie eventuell sogar Reisekosten sparen, da Flüge im Ausland zum Teil erheblich günstiger sind.

Wahl der Verkehrsmittel

Bei weiten Reisen fällt die Wahl meist auf das Flugzeug. Bei innereuropäischen Reisen stellt die Bahn jedoch eine mögliche Alternative dar. Wenn man seine Reisezeiten geschickt plant, kann man  hier erblich Kosten sparen. (siehe Artikel im Gründerlexikon "Reisekosten sparen leicht gemacht - 10 Tipps für günstiges Reisen") Pariser TaxisVor Ort stelle sich die Frage: Taxi oder Mietwagen? Wer sich am Zielort auskennt, kann eventuell mit einem Mietwagen günstiger fahren. Ist man fremd, ist das Taxi oder ein Chaufferdienst, diese werden mittlerweile sogar von den Fluggesellschaften angeboten, die effizientere Methode.

Übernachtungen 

Die am häufigsten gewählte Variante ist natürlich die Hotelübernachtung. Vor der Buchung sollte man unbedingt daran denken, dass im Ausland oft ein anderer Komfortstandard herrscht. Lassen Sie sich nicht von der Anzahl der Sterne täuschen. Informieren Sie sich direkt, ob es Ihren Ansprüchen genügt. Denken Sie dabei an Aspekte wie Internetanschluss, Klimaanlage etc.

Eine weitere Alternative sind Gästewohnungen oder Zimmer, die von den Unternehmen vor Ort bereitgehalten werden. Erkundigen Sie sich einfach mal. Fragen kostet nichts. Nachteil kann hierbei sein, dass man sich um seine Verpflegung selbst kümmern muss und es kein Restaurant in der Nähe gibt. Das sind Hotels meist komfortabler.

Gepäck

GepäckFolgende Fragen sollten Sie sich vor dem Packen beantworten:

  • Gibt es seitens der Fluggesellschaft Beschränkungen bezüglich Größe, Gewicht und Anzahl der Gepäckstücke?  
  • Gibt es im Reiseland kulturelle Aspekte, die Sie bei der Wahl Ihrer Kleidung beachten sollten?
  • Welche klimatischen Bedingungen erwarten Sie dort?

Tipp: Machen Sie eine Listen eventuell auch Fotos von den Sachen, die Sie einpacken. Geht Ihr Gepäck verloren, haben Sie sofort einen Nachweis parat.

Reisepapiere / Dokumente

Überprüfen Sie alle Ihre benötigten Papiere auf Vollständigkeit und Gültigkeit:

  • Tickets
  • Reisepass (eventuell Visum)
  • Führerschein
  • Impfpass
  • Kreditkarte

Auch wenn man fast überall im Ausland mit Kreditkarte zahlen kann, ist es ratsam immer genügend Bargeld in der Landeswährung dabei zu haben. (Für Trinkgelder, Taxifahrten etc).

Kulturelle und sprachliche Aspekte

Informieren Sie sich vorher undbedingt über die kulturellen Gepflogenheiten in dem Reiseland. Durch falsches Verhalten (wenn auch unbeabsichtigt) kann man schnell einen Geschäftsabschluss gefährden. Schätzen Sie auch realistisch ein, wie weit Sie mit Ihren Fremdsprachenkenntnissen kommen. Bedenken Sie das auch in anderen Ländern unterschiedliche Dialekte gesprochen werden. Wollen Sie auf Nummer sicher gehen, engagieren Sie einen vertrauenswürdigen Dolmetscher.

Gesundheitliche Aspekte

Auch hier gilt: Seinen Sie vorbereitet!  Es nützt Ihnen die ganze Planung nichts, wenn Sie aufgrund der vor Ort herrschenden Bedingungen gesundheitlich schlapp machen und Ihre Termine nicht wahrnehmen können. Daher klären Sie vorher:

  • Gibt es vorgeschriebene Impfungen für das Reiseland?
  • Welche Esskultur erwartet Sie? (Denken Sie an Allergien)
  • Welche hygienischen Bedingungen erwarten Sie?
  • Werden Sie das Klima vertragen?
  • Wissen Sie, wie man mit einem Jetlag umgeht?

Tipp: Eine gute Strategie zur Vorbereitung und zum Umgang mit dem Jetlag bietet das eBook Geschäftsreisen effektiv planen und durchführen

Vertretung organisieren

Vergessen Sie bei der ganzen Reiseplanung nicht, Ihre Abwesenheit im Unternehmen zu organisieren. Das Geschäft soll ja weitergehen und Sie sind nicht immer erreichbar. Schließlich wollen Sie Verhandlungen führen, und das geht am besten mit einem freien Kopf.

  • Bestimmen Sie einen Vertreter und geben diesem entsprechende Vollmachten.
  • Informieren Sie Ihre Angestellten, wie Sie im Notfall erreichbar sind.
  • Geben Sie eventuelle Zeitverschiebungen zu bedenken.

Denken Sie gegebenenfalls auch daran, einen Vertreter zu bestimmen, der im Fall Ihrer Verhinderung die Reise für Sie antreten und die Verhandlungen führen kann.

Nachbereitung 

Wenn Sie wieder die heimischen Gefilde erreicht haben, sollten Sie auch eine Nachbereitung der Reise machen. Dazu gehört neben der Auswertung der Geschäftsabschlüsse und der Reisekostenabrechnung auch der Vergleich von Planung und Ablauf der Reise. Überlegen Sie , was gut war und beibehalten werden kann, was verbesserungswürdig ist und was eventuell sogar unnütz war. Passen Sie dahingehend Ihre Checklisten an, so wird Ihre nächste Geschäftsreise noch effizienter und effektiver.



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