10 Pflichten des Arbeitgebers bei der Erstellung einer Lohnabrechnung

Für kleine und mittelständische Unternehmen gehört die monatliche Lohnabrechnung zu den lästigen Pflichten eines Arbeitgebers. Die Lohnabrechnung ist aufgrund regelmäßiger Gesetzesänderungen und den privaten Veränderungen des Arbeitnehmers zeitaufwendig und komplex.

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Gesetzliche Grundlage

Arbeitgeber sind nach § 108 Gewerbeordnung verpflichtet, für den Arbeitnehmer eine monatliche Lohnabrechnung zu erstellen und diese dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Diese Lohnabrechnung muss mindestens Angaben über den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten wie Angaben über Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse.

Wir haben für Sie hier die 10 wichtigsten Pflichten eines Arbeitgebers bei der Erstellung einer Lohnabrechnung zusammengestellt.

10 Pflichten eines Arbeitgebers: 

  1. Prüfung der Versicherungspflicht der Mitarbeiter
  2. An- und Abmeldung der Mitarbeiter bei der zuständigen gesetzlichen Krankenkasse. Die Anmeldung muss mit der ersten Lohnabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach dem ersten Arbeitstag, abgegeben werden. Für Mitarbeiter, die noch keine Versicherungsnummer haben, ist die Nummer bei der zuständigen Krankenkasse zu beantragen. Der Rentenversicherungsträger vergibt dann die Versicherungsnummer. Mit der Versicherungsnummer erhält der Mitarbeiter auch seinen Sozialversicherungsausweis. Das Ende einer versicherungspflichtigen Beschäftigung ist mit der nächsten folgenden Lohnabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach ihrem Ende, zu melden.
  3. Berechnung und Überweisung der Sozialabgaben (Renten-, Kranken- und Pflege- und Arbeitslosenversicherung). Beiträge zur Sozialversicherung werden in ihrer voraussichtlichen Höhe spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem der Arbeitsverdienst erzielt wird. Ein nach der endgültigen Lohnabrechnung verbleibender Restbetrag muss zum nächsten Fälligkeitstermin mitgezahlt werden.
  4. Meldung der Arbeitsunterbrechungen an die Krankenkasse und an die Rentenversicherung
  5. Erstellung der Jahresmeldungen mit den Beschäftigungszeiten und den beitragspflichtigen Arbeitsverdiensten der Mitarbeiter
  6. Eine Jahresmeldung ist für jeden am 31. Dezember eines Jahres versicherungspflichtig Beschäftigten mit der ersten folgenden Lohnabrechnung, spätestens bis zum 15. April des folgenden Jahres, zu erstellen.
  7. Anmeldung aller Mitarbeiter bei der gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaften).
  8. Bei Krankheit der Mitarbeiter muss in der Regel in den ersten sechs Wochen das Gehalt weiter gezahlt werden.
  9. Am Umlageverfahren U1 (Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall) nehmen alle Unternehmer teil, die regelmäßig nicht mehr als 30 Mitarbeiter beschäftigen. (Bei der Ermittlung der Anzahl der Mitarbeiter werden einige Personenkreise nicht berücksichtigt und Teilzeitbeschäftigte anteilig entsprechend Ihrer wöchentlichen Arbeitszeit angerechnet.  Zur Feststellung der Umlagepflicht U1 für das jeweilige Kalenderjahr (Basis für die Beurteilung ist das vergangene Kalenderjahr) geben die Krankenkassen Unterstützungshilfen.)
  10. Unabhängig von der Betriebsgröße nehmen am Umlageverfahren U2 grundsätzlich alle Arbeitgeber teil (Mutterschaftsaufwendungen).

Eine Lohnabrechnung nach allen gesetzlichen Vorgaben erhalten Sie auch bei einem Lohnbüro wie lohndirekt.

Fazit:

Oft haben Unternehmer nicht das notwendige Know-how und keine Zeit, um die Erstellung der monatlichen Lohnabrechnungen vorzunehmen. Hierfür sind professionelle Lohn- und Gehaltsabrechner eine echte Alternative, um diese notwendigen Pflichten auszulagern, wieder mehr Zeit für Kunden und das Kerngeschäft zu haben sowie dabei auch noch Geld zu sparen.

Durch die Auslagerung der Lohnabrechnung kann sich der Unternehmer sicher sein, dass er keine Gesetzesänderungen verpasst. Auch zusätzliche Weiter- und Fortbildungen sowie Kosten für Lohnabrechnungsprogramme fallen dann nicht mehr an.



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