Schrittfolge beim Mahnwesen: Wie geht man richtig vor?

Kopie einer nett formulierten Mahnung von einem Arzt
Bild: nexo1985 / lustich.de

Wenn Kunden ihre Rechnungen partout nicht bezahlen möchten, bleibt Ihnen tatsächlich oft nur der Weg über Opens internal link in current windowInkasso bzw. Rechtsanwalt und schließlich die Opens internal link in current windowBeantragung eines Mahnbescheids. Doch was passiert eigentlich bis zu dem Zeitpunkt, bis Sie sich dazu entscheiden, „härtere Geschütze“ aufzufahren? Mit dem außergerichtlichen Mahnverfahren steht Ihnen eine Mahnwesen-Schrittfolge zur Verfügung, mit der Sie normale Kunden, die die Rechnung vielleicht nur vergessen oder übersehen haben, sanft erinnern können.

gründerlexikon tipp

Digitaler Start für Startups mit Lexoffice

Lexoffice LogoWenn Sie innerhalb der letzten 24 Monate ein Business gegründet haben oder gerade dabei sind, schenken wir Ihnen lexoffice ein ganzes Jahr lang – unkompliziert, ohne Abo-Verpflichtung.

lexoffice für 1 Gewerbe / Firma nutzen Mehrere Benutzer haben Zugriff Auf Wunsch auch Ihr Steuerberater 12 Monate lang 14,90 € sparen Mitgliedschaft endet autom. nach 12 Monaten

Kein Muss, aber sinnvoll

Grundsätzlich gilt, dass Sie per Gesetz nicht dazu verpflichtet sind, so etwas wie eine festgelegte Mahnwesen-Schrittfolge einzuhalten. In einigen Fällen müssen Sie zwingend eine Mahnung versenden, um den Kunden in Verzug zu setzen. Der Gesetzgeber sieht allerdings tatsächlich nur eine einzige Mahnung als Pflicht vor. Alles andere ist als optional anzusehen. In der Praxis hat sich diese Vorgehensweise allerdings im Sinne der zukünftigen, positiven Zusammenarbeit als sinnvoll erwiesen. Möchten Sie diese jedoch ohnehin beenden, gibt es keinen Grund, sich in Zurückhaltung zu üben.

Forderungen durchsetzen - 10 Schritte zum Ziel

In den vergangenen Artikeln haben wir bereits einige Möglichkeiten besprochen, wie Sie im Vorfeld die Opens internal link in current windowBonität der Kunden einschätzen, um möglichst Mahnungen zu vermeiden. Außerdem habe ich Ihnen gezeigt, Opens internal link in current windowwelche Vor- und Nachteile ein Inkassobüro hat. Dennoch ist es manchmal unumgänglich, drastischere Schritte zu gehen.

An dieser Stelle möchte ich Ihnen nochmal die 10 wichtigsten Schritte zeigen, wie Sie Ihre Forderungen durchsetzen können. Einiges haben wir bereits besprochen. Doch der Vollständigkeithalber führe ich es hier nochmal auf. Nicht jeder Schritt wird für Sie in Frage kommen und sicherlich werden Sie auch nicht jedes Mal die gesamte Bandbreite an Rechtsmitteln benötigen.

Schritt 1: Verzug feststellen

Im ersten Schritt müssen Sie natürlich erstmal feststellen, ob überhaupt ein Verzug Ihrer Forderung vorhanden ist. Bei Firmenkunden beginnt der Verzug, sofern nichts anderes vertraglich vereinbart wurde, 30 Tage nach Leistungserbringung - nicht nach Rechnungsstellung! Sind Ihre Kunden Verbraucher beginnt die 30-Tages-Frist erst bei Rechnungsstellung, sofern Sie nichts anderes vereinbart haben.

Die Zahlungserinnerung

Obwohl sie rechtlich gesehen dieselbe Wirkung wie eine Mahnung hat – sie setzt den Schuldner in Verzug – wird die Zahlungserinnerung gerne als sanfter Wink mit dem Zaunpfahl verstanden und dem Gläubiger nicht übel genommen. Sie kennen daraus vielleicht Formulierungen wie „Sicherlich ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen, dass Rechnung XY zur Zahlung fällig geworden ist. Wir bitten Sie um einen Ausgleich bis {Termin}.“

Wie bei der Mahnung setzen Sie auch bei der Zahlungserinnerung einen neuen Zahlungstermin von maximal 10 bis 14 Tagen, formulieren sie aber deutlich netter oder vielleicht sogar lustig.

Schritt 2: Mahnschreiben erstellen

Befindet sich Ihr Kunde im Verzug, sollten Sie nicht zu lange warten, um ein Mahnschreiben zu verfassen. Wie das konkret aussieht bzw. welche Pflichtbestandteile eine Mahnung haben muss, werden wir in den nächsten beiden Artikeln besprechen.

Nur so viel bereits vorweg: Formulieren Sie das Mahnschreiben entsprechend Ihrer bisherigen Kundenbeziehung. Es könnte durchaus sein, dass Ihr Kunde es tatsächlich nur versäumt hat, zu zahlen und keine Absicht dahinter steckt. Um das Kundenverhältnis nicht zu belasten, könnten Sie bei bisher zuverlässigen Kunden eine “Zahlungserinnerung” mit einem etwas freundlicherem Ton schreiben. Rechtlich gesehen gibt es jedoch keinen Unterschied zwischen einer Mahnung und einer Zahlungserinnerung.

Maximal eine Mahnung ist Pflicht, in vielen Branchen ist es aber üblich, bis zu dreimal zu mahnen.

Schritt 3: Am Telefon mahnen

Sie können anstelle der schriftlichen Zahlungserinnerung oder zusätzlich dazu natürlich auch den Telefonhörer in die Hand nehmen und Ihren Kunden telefonisch erinnern. Das hat den gewichtigen Vorteil, dass Sie mit etwas Glück auch gleich etwas darüber erfahren, warum er nicht bezahlt hat. Im Prinzip hätte auch dieses Telefonat die Wirkung, den Kunden in Verzug zu setzen. Allerdings sind Telefonate im gerichtlichen Mahnverfahren schwer zu beweisen, daher ist stets zusätzlich eine schriftliche Zahlungserinnerung oder Mahnung empfehlenswert, falls Sie Ihre Rechnung betreiben wollen.

Wie das Telefonat beim Kunden ankommt, ist sehr unterschiedlich ausgeprägt. Der eine empfindet es als sehr freundlich, dass er nicht gleich mit Mahnungen bombardiert wird, der andere fühlt sich eher belästigt. Grundsätzlich wird es aber meist positiv aufgenommen.

passfoto torsten montag

Telefoninkasso vs. klassisches Mahnen

Ausgefallene Forderungen bedrohen jedes Unternehmen, vom Kleinstunternehmen bis zum Weltkonzern. Je nach Höhe und Häufigkeit ausgefallener Forderungen können diese bis zum Ruin des gesamten Unternehmens kommen.  Ein ausgeklügeltes Mahnwesen ist deshalb oberste Pflicht eines jeden Unternehmers. Lesen Sie als Prime Mitglied meinen Premium-Artikel zu diesen Themen:

  • Die drei Schritte im Telefoninkasso
  • Wie Sie das telefonische Inkassogespräch richtig vorbereiten
  • Die richtige Gesprächsführung beim Telefoninkasso
  • Vermeiden Sie diese Fehler beim Telefoninkasso
  • Überprüfen Sie Ihr Selbstvertrauen
alle Premiuminhalte inkl.
interaktive Checkliste als Gründungshilfe
9,95 € einmalig (kein Abo)
paypal express button gründerlexikon premium Jetzt diesen und alle weiteren Premiuminhalte für einmalig 9,95 € kostenpflichtig bestellen! »

Schritt 4: Weitere Mahnungen schreiben

Auch diesen Punkt habe ich in diesem Artikel angesprochen. Theoretisch reicht eine Mahnung. Sie müssen natürlich auch beachten, um was für einen Kunden es sich handelt. Außerdem sollte Sie Ihre Liquidität im Blick behalten. Jede Mahnung kostet Zeit und Geld. Heutzutage sind maximal 2 Mahnungen üblich, manchmal auch 3.

Sofern Sie nicht die Zahlungserinnerung als erste Mahnung ansehen, formulieren Sie nun ein Mahnschreiben, das vom Ton her etwas schärfer ist und einen neuen Zahlungstermin setzt. Im Regelfall geht es aber nach der Zahlungserinnerung mit der zweiten Mahnung weiter. Ein typischer Text ist beispielsweise: „Leider konnten wir auf unsere Zahlungserinnerung vom {Datum} keinen Zahlungseingang feststellen. Wir bitten Sie daher, den überfälligen Betrag in Höhe von {Betrag} Euro bis spätestens zum {Termin} auf unser angegebenes Konto zu überweisen. Andernfalls sehen wir uns gezwungen, Ihnen Verzugszinsen und Mahnkosten zu berechnen.“

Die dritte Mahnung ist sozusagen der letzte Warnschuss, ehe Sie rechtliche Schritte einleiten und sich beispielsweise an ein Inkassounternehmen wenden oder einen Mahnbescheid beantragen. Dementsprechend sollte hier in Bezug auf die Formulierungen klar werden, dass es keine weitere, außergerichtliche Mahnung geben wird. Drohen Sie konkrete Konsequenzen an, berechnen Sie Verzugszinsen und Mahnkosten und setzen Sie eine kurze Zahlungsfrist von fünf bis sieben Tagen, um die Dringlichkeit zu verdeutlichen.

passfoto torsten montag

Download-Tipp: Vorlage & Muster zur Mahnung

Mit Gründerlexikon Prime können Sie an dieser Stelle folgende Dokumente downloaden:

  • Vorlage 1. Mahnung
  • Vorlage 2. Mahnung (inkl. Auswahl, ob weitere Mahnung folgt oder dies die letzte Mahnung war)
  • Vorlage letzte Mahnung
alle Premiuminhalte inkl.
interaktive Checkliste als Gründungshilfe
9,95 € einmalig (kein Abo)
paypal express button gründerlexikon premium Jetzt diesen und alle weiteren Premiuminhalte für einmalig 9,95 € kostenpflichtig bestellen! »

Schritt 5a: Einschalten eines Anwalts

Noch befinden wir uns in der außergerichtlichen Einigung. Wenn Sie keinen Anwalt oder Inkassounternehmen einschalten wollen, dann gehen Sie jetzt zu Schritt 6 bzw. 7.

Selbst wenn Sie an dieser Stelle einen Anwalt einschalten, heißt das nicht, dass dieser Fall jetzt zwangsläufig vor Gericht geht. Zahlt Ihr Kunde aber nach den o.g. Schritten immer noch nicht, hilft in vielen Fällen ein anwaltliches Schreiben. Bei einem nachgewiesenen Verzug des Schuldners, können Sie selbstverständlich auch die Kosten des Anwalts dem Schuldner “aufbürden”.

Schritt 5b: Alternative - Inkassobüro

Die Alternative zum Rechtsanwalt ist ein Inkassobüro. “Inkasso” hat oftmals einen faden Beigeschmack. Suchen Sie daher nur seriöse Firmen. Denn diese werden versuchen, die Bonität Ihres Kunden realistisch einzuschätzen, um eventuell Ratenzahlungen etc. zu vereinbaren. Außerdem kann ein Inkassobüro Ihnen dabei helfen, den Forderungseingang zu überwachen. Auch hier gilt wieder, dass der Schuldner die Kosten für ein Inkassobüro tragen muss.

Schritt 6: Gerichtliche Schritte einleiten

Bisher waren alle Bemühungen um den Schuldner zur Zahlung zu bewegen auf außergerichtlicher Ebene. Hilft dies alles nicht, hilft meist nur noch ein gerichtliches Mahn- und Klageverfahren. Ein Gerichtsverfahren sollten Sie nur einleiten, wenn alle Möglichkeiten ausgeschöpft wurden. Denn dieses kann langwierig und kostenintensiv sein - je nach Umfang der Forderungen.

Schritt 7: Gerichtliches Mahnverfahren

Wenn Ihre Forderung zweifelsfrei besteht und Sie davon ausgehen, dass der Kunde kein Widerspruch einlegen wird (zum Beispiel wegen Mangel, Nichterhalt der Ware usw.), dann sollten Sie das gerichtliche Mahnverfahren einleiten.

Dieses ist recht einfach und auch ohne große Hilfe für Sie als Unternehmer durchführbar. Es gibt fertige Formulare, die Sie online ausfüllen können und an das zuständige Gericht schicken. Widerspricht der Schuldner nicht, erhalten Sie im Endeffekt einen “Titel”, mit dem Sie eine Zwangsvollstreckung in die Wege leiten können. Alternativ übernimmt auch ein Anwalt oder Inkassobüro diese Aufgaben.

Schritt 8: Vollstreckung durchführen

Haben Sie einen Vollstreckungsbescheid erhalten, dann können Sie Ihre ausstehenden Forderungen mit Hilfe eines Gerichtsvollziehers eintreiben oder eine “Kontenpfändung” durchführen. Dazu müssten Sie natürlich die Bankverbindung Ihres Kunden kennen.

Schritt 9: Gerichtliches Klageverfahren

Hat Ihr Schuldner Einwände gegen Ihre Forderungen, dann bleibt Ihnen häufig nichts anderes übrig, als ein gerichtliches Klageverfahren. An dieser Stelle sollten Sie jedoch auf einen Anwalt zurückgreifen. Schon allein deshalb, weil es viele Formalitäten zu beachten gibt. Sie sollten sich eher auf Ihre Arbeit konzentrieren, als sich damit herumplagen. Liegt die Geldforderung über 5.000 Euro, wird der Fall vor dem Landgericht verhandelt, wo Anwaltszwang herrscht.

Schritt 10: Strafanzeige stellen

In den seltensten Fällen werden Sie bis zum Schritt 10 kommen. Häufig werden Sie spätestens bei den Schritten 4 und 5 die meisten Erfolge erzielen. Besteht der Verdacht, dass Ihr Schuldner strafrechtliche Vorschriften verletzt hat, beispielsweise durch Betrug oder Insolvenzverschleppung, dann können Sie eine Strafanzeige stellen. Ein Geschäftsführer haftet dann auch mit seinem Privatvermögen. Diesen Schritt sollten Sie jedoch nie ohne Anwalt gehen. Die rechtlichen Konsequenzen werden Sie wahrscheinlich nicht abschätzen können.

Fazit: Meistens reichen Mahnungen aus

Wie Sie gesehen haben, gibt es eine ganze Reihe im Mahnwesen zu beachten. Meistens reichen Mahnungen aus, um Schuldner zur Zahlung zu bewegen. Spätestens ein anwaltliches Schreiben wirkt bei vielen wahre Wunder. Hilft das alles nichts, dann können Sie gerichtliche Schritte einleiten, wie zum Beispiel das gerichtliche Mahnverfahren (wenn Ihr Kunde die Forderung nicht bestreitet) oder das gerichtliche Klageverfahren (wenn Ihr Kunde Einwände gegen Ihre Forderung hat).

Im nächsten Schritt werden wir uns jetzt genauer ansehen, wie eine Opens internal link in current windowZahlungserinnerung aufgebaut sein und welche Inhalte sie enthalten sollte.

Viel Erfolg wünscht Ihnen

Ihr Torsten vom

Gründerlexikon
Sind Sie der geborene Unternehmer? Jetzt testen!
-Anzeige-
Meine Checkliste
Zu viele Schritte?