Personalkosten kalkulieren: Erstellen Sie eine Personalkostenplanung!

Als Existenzgründer stellen Sie vielleicht zu Beginn Ihrer Geschäftstätigkeit noch keine Mitarbeiter ein. Doch früher oder später kommen die meisten Gründer und Jungunternehmer in diese Situation. Wenn Sie jedoch beispielsweise eine GmbH gründen und sich selbst als Geschäftsführer einstellen, dann sind Sie von Anfang an, mit dieser Problematik konfrontiert. Daher ist es unumgänglich, dass Sie sich auch mit der Personalkostenplanung auseinandersetzen.

Warum Personalkosten kalkulieren?

In vielen kleineren und auch mittelständischen Unternehmen herrscht Unklarheit, was ein Mitarbeiter tatsächlich an Kosten verursacht. Viele Unternehmer unterschätzen auch den Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten. Die Aufwendungen für Personal ist mehr als nur die Bruttokosten und die gesetzlichen Sozialabgaben. Darunter fallen auch Aus- und Weiterbildungskosten, zusätzliche Vergütungen, wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld, Ausfallzeiten und sogar die Einrichtung des Arbeitsplatzes, Dienstwagen, Smartphone auf Firmenkosten und so weiter.

Die Kalkulation der Personalkosten ist die Basis für die Personalaufwendungen im Businessplan. Wenn Sie nicht wissen, was Ihre Mitarbeiter kosten, können Sie Ihre Preise für Ihre Produkt oder Dienstleistungen nicht vernünftig kalkulieren. Häufig verursachen Mitarbeiter circa 30-40% der Gesamtkosten, im Dienstleistungssektor sogar bis zu 80%.

Wie setzen sich die Personalkosten zusammen?

Die Personalkosten setzen sich grundlegend aus den direkten Lohnkosten und den Lohnnebenkosten zusammen. Die direkten Lohnkosten sind dabei die Vergütungen, die direkt den Arbeitnehmern zustehen, wie Löhne und Gehälter.

Als Lohnnebenkosten werden die Aufwendungen bezeichnet, die den Arbeitnehmern zusätzlich ausbezahlt werden beziehungsweise von denen sie profitieren, wie beispielsweise der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung. Aber auch Kosten für Arbeitskleidung, Urlaubsgelder, Fahrtkostenerstattungen, vermögenswirksame Leistungen etc. fallen darunter.

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Berufsbekleidung - was Sie dazu wissen sollten

Das Stichwort Berufsbekleidung wird gerade von der Finanzverwaltung sehr kritisch gesehen. In puncto Berufsbekleidung und Arbeitskleidung werden für Selbständige die selben Regelungen angewandt wie für Arbeitnehmer, es gibt da also keinerlei Unterschiede.

Ob Berufsbekleidung beim Finanzamt als Betriebsausgabe abzugsfähig ist oder nicht, klärt das Lexikon der Betriebsausgaben sehr umfassend. Die Entscheidung des Kaufes von Berufsbekleidung oder Arbeitsbekleidung sollte aber nicht nur von der Abzugsmöglichkeit der Kosten beim Finanzamt abhängig gemacht werden, den schließlich spielt auch immer der Sicherheitsaspekt eine Rolle. Die Gesundheit des Unternehmers, seiner Mitarbeiter sowie anderer Menschen wird durch die Wahl richtiger Berufsbekleidung erheblich beeinflusst. Mittlerweile kann man auch in Onlineshops Berufsbekleidung kaufen, so zum Beispiel Arbeitsschutzschuhe, Latzhosen, Bundhosen, Jacken, Overalls, Kittel, Handschuhe, Schürzen, Westen, Warnbekleidung, Regenbekleidung und diverses Zubehör.

Je nachdem, wie weit man das ausdehnen möchte, könnten Sie sogar indirekte Kosten, die den Arbeitsplatz betreffen, als Personalkosten deklarieren, wie zum Beispiel Büromaterial, Büromieten, Reinigungskosten, Aufwendungen für Computer usw.

Unterschied zwischen Lohn und Gehalt

Im Allgemeinen wird der Begriff Lohn für Arbeiter verwandt und Gehalt für Angestellte. In der Gesetzgebung und in Tarifverträgen findet diese Differenzierung heute jedoch nicht mehr statt. Der eigentliche Unterschied besteht nicht in der Art der Beschäftigung, sondern in der Art und Umfang der Arbeitsleistung. Den Unterschied zu kennen ist wichtig für die Berechnung der Personalkosten.

Gehalt wird in der Regel monatlich gezahlt. Es hat jeden Monat dieselbe Höhe. Das Gehalt ist unabhängig von der Anzahl der Arbeitstage im Monat und auch unabhängig von der tatsächlich erbrachten Leistung.

Lohn hingegen wird in Abhängigkeit von der Anzahl der Arbeitstage und der erbrachten Leistung gezahlt, zum Beispiel Stücklohn. Das bedeutet, dass der Lohn jeden Monat variieren kann.

Personalkosten kalkulieren

Damit Sie sich einen groben Überblick verschaffen können, was Ihr Personal kostet, habe ich für Sie eine einfache Übersicht zusammengestellt. Diese ist natürlich nicht vollständig, sondern soll Ihnen lediglich helfen, einen ersten Eindruck Ihrer Personalkosten zu gewinnen.

Monatlicher Bruttolohn

+ Zusatzleistungen, wie 13. Monatsgehalt

+ gesetzliche Sozialabgaben (circa 21% vom Bruttolohn)

+ Beiträge zur Berufsgenossenschaft

+ freiwillige oder tarifliche Sozialleistungen (z.B. Altersvorsorge, Vermögensbildung etc.)

+ Weiterbildungskosten

= gesamte Personalkosten

 

Im Gründerlexikon finden Sie auch einen Opens internal link in current windowGehaltsrechner, mit dem Sie die grundlegenden Personalkosten schnell berechnen können. Der Rechner ist zwar für Arbeitnehmer ausgelegt, doch die Höhe der Sozialabgaben ist für Arbeitgeber fast identisch.

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Stundenlohnrechner

Der Stundenlohnrechner gibt Ihnen Auskunft darüber wie hoch der Lohn pro Stunde ist. Dazu geben Sie das Bruttogehalt und die wöchentlichen Arbeitsstunden ein. Eine praktische und vor allem schnelle Hilfe auch für den Arbeitgeber. Als Angestellter mit Festgehalt erfahren Sie so wie hoch Ihr Stundenlohn eigentlich ist - und können Vergleiche ziehen, die manchmal sehr aufschlussreich sein können! Testen Sie es selbst.

Wo gibt es Daten für Personalkalkulation?

Praktische Rechner und Informationen für eine Personalkostenplanung erhalten Sie außerdem auf den folgenden Internetseiten. Dort können Sie sich einen ersten Eindruck verschaffen, in welcher Größenordnung das Gehalt eines Angestellten in Ihrer Branche sein wird.

Opens external link in new windowhttps://www.nettolohn.de/gehaltsvergleich.html - Auf dieser Seite finden Sie sehr umfangreiche Informationen zum Thema Gehalt/Lohn.

Opens external link in new windowhttps://www.gehaltsvergleich.com/ - Ähnlich wie die vorhergehende Seite. Optisch ein wenig ansprechender und übersichtlicher aufbereitet.

Opens external link in new windowhttps://www.experteer.de/salary_calculator - Dieser Rechner richtet sich vor allem an Fach- und Führungskräfte.

Opens external link in new windowhttps://www.absolventa.de/gehaltsvergleich - Einen Gehaltsvergleich speziell für Absolventen und Berufseinsteiger, finden Sie auf dieser Seite.

Opens external link in new windowhttps://www.bmf-steuerrechner.de/ - Sehr umfangreiche Informationen bietet der "Abgabenrechner" vom Bundesfinanzminsterium. Hier sind sogar Berechnung bis über 10 Jahre zurück möglich.

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Checkliste Personalberatung

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich heutzutage für die Einschaltung eines externen Personalberaters (engl. Executive Search Consultant), wenn es um Stellenbesetzung geht. Erfahrene Dienstleister können bei der Suche nach geeigneten Kandidaten effektiv unterstützen sowie Unternehmern und Personalmanagern viel Zeit und Kraft sparen. Denn professionelle Personalberatung ist eine zeitintensive und extrem wichtige Aufgabe, die nicht nebenbei gemacht werden kann. Somit stellt sich die Frage: Wie finde ich den richtigen Personalberater?

Ich habe für Sie eine Checkliste zusammengestellt, mit welcher Sie einen Personalberater nach bestimmten Kriterien beurteilen und für sich den Richtigen auswählen können, so dass dieser Ihnen bei Ihren Personalfragen helfen kann.

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Noch wichtiger: Wer hilft mir, Personal zu finden?

In der heutigen Zeit spielt nicht mehr allein eine Rolle, was Personal kostet oder wo man es findet. Immer wichtiger wird es, dass Sie einen Partner an Ihrer Seite haben, der für Sie qualifiziertes und kompetentes Personal findet. Warum? Der Fachkräftemangel in einigen Branchen ist bereits heute schon so groß, dass Unternehmen einen gewaltigen Aufwand betreiben müssen, um ihren Personalbedarf zu decken. Laut der Bertelsmann-Stiftung, soll sich dieser Trend bis 2050 sogar noch dramatisch verschärfen.

In so einer Situation das richtige Personal zu finden, wird daher immer schwieriger. Falls Sie sich in einer ähnlichen Lage befinden, sollten Sie eine professionelle Personalberatung in Anspruch nehmen. Allerdings ist Personalberatung nicht gleich Personalberatung. Ich empfehle Ihnen zunächst meine Opens internal link in current windowListe der Personalberatungen in Deutschland, in der Sie die wichtigsten Personalberater Deutschlands finden.

Worauf Sie bei der Auswahl des richtigen Beratungsunternehmens achten sollten, zeige ich Ihnen im nächsten Artikel „Opens internal link in current windowCheckliste Personalberatung – Wie finde ich den richtigen Personalberater?“.

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