Erfahren Sie, was alles als Betriebsausgabe abzugsfähig ist

Wenn eine Existenzgründung bevorsteht, ist die Frage nach dem Absetzen von Kosten oder Ausgaben nicht weit. Und tatsächlich, der Existenzgründer kann die Ausgaben im Zusammenhang mit der Existenzgründung, aber auch die der unternehmerischen Tätigkeit als Betriebsausgaben beim Finanzamt geltend machen.

Bild: eak_kkk / pixabay.com

Betriebsausgaben

Dazu zählen zum Beispiel Fahrtkosten, Porto, Bürobedarf, Telefonkosten, Internet und Handy, aber auch die Anschaffung von größeren Maschinen oder Geräten wie das Faxgerät, der Kopierer oder der PC für den Onlinehandel. Der Gesetzgeber definiert die Betriebsausgaben allgemein als alle die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst wurden.

Was hat der Gründer davon?

Das Ansetzen von Betriebsausgaben führt zur Minderung des unternehmerischen Gewinns und in Folge dessen zur Senkung oder sogar zum gänzlichen Wegfall der einkommensteuerlichen Belastung aufgrund eines zu geringen Einkommens.

Welche Voraussetzungen gelten?

Zunächst ist eine ordnungsgemäße Rechnung eine der Basisvoraussetzungen für die Abzugsfähigkeit. Auf der Rechnung sollte auf jeden Fall der Unternehmensname des Lieferanten sowie dessen Geschäftsadresse vermerkt sein. Es wird in der Praxis zwischen umsatzsteuerpflichtigen und umsatzsteuerbefreiten Unternehmen und deren Rechnungen unterschieden. Aus Gründen der Vereinfachung gehen wir im Folgenden von der Umsatzsteuerpflicht, der so genannten Regelbesteuerung aus. Sie sollten auch eine Opens internal link in current windowvollständige Beschreibung sowie eine Musterrechnung mit allen gesetzlichen Bestandteilen nachgelesen und nutzen.

Was gilt allgemein bei Vermögensgegenständen?

Aufgrund der Höhe der betrieblichen Nutzung eines Vermögensgegenstandes, bspw. eines PCs oder eines Fahrzeugs, kann eine Einordnung vorgenommen werden. Liegt der Prozentsatz der betrieblichen Nutzung unterhalb der 10% Marke, so handelt es sich um notwendiges Privatvermögen. Der Unternehmer hat dahingehend keinerlei Möglichkeiten den Gegenstand in dasBetriebsvermögen aufzunehmen. Somit sind alle in diesem Zusammenhang stehenden Kosten nicht betrieblich abziehbar.

Bewegt sich die betriebliche Nutzung zwischen 10 und 50%, so besteht aufgrund des vorhandenen gewillkürten Betriebsvermögens ein Wahlrecht. Der Unternehmer kann entscheiden, ob der Gegenstand Betriebsvermögen darstellt oder nicht. Bei einer betrieblichen Nutzung über 50% besteht die Verpflichtung der Aufnahme des Gegenstandes in das Betriebsvermögen des Unternehmens.

Der Betriebsausgabenabzug der tatsächlichen Kosten ist immer nur dann möglich, wenn sich der Gegenstand durch den die Aufwendungen entstehen, bspw. das Telefon, der Computer oder der Kopierer, wie beschrieben im Betriebsvermögen befinden, also überwiegend betrieblich genutzt werden.

Welche Betriebsausgaben gibt es?

Aus obigen Voraussetzungen und Definitionen kann der Gründer eines Onlineshops so ziemlich alle Ausgaben vor der Gründung, so genannte vorweggenommene Betriebsausgaben, die Gründungskosten selber und die Ausgaben nach der Gründung, also die des operativen Onlinegeschäfts, als Betriebsausgaben definieren und somit von seinem Gewinn absetzen. Insbesondere der Wareneinkauf, Telefonkosten, Kosten für Mobilfunk, Personalkosten, Beratungskosten, Kontogebühren, Porto, Bürobedarf, Verpackungsmaterial usw. fallen ganz eindeutig in den Betriebsausgabenabzug. Hier wird von den abzugsfähigen Betriebsausgaben geredet.

Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben

Dazu zählen immer die Kosten der privaten Lebensführung, also private Versicherungen, wie die gesetzliche oder private Krankenversicherung des Onlineverkäufers, Lebensversicherungen, Rentenversicherungen, Bausparverträge oder andere Sparmodelle. Auch als nichtabzugsfähig gelten Geldbußen, Ordnungs- und Verwarngelder.

Um dennoch Geld zu sparen, sollte der Existenzgründer auch bei den nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben, gerade den Versicherungen für den privaten Bereich Preisvergleiche durchführen. Auch Hausratversicherungen oder Unfallversicherungen zählen zum Beispiel zu den nichtabzugsfähigen Versicherungen.

Belege und Rechnungen sammeln

Zur korrekten Abrechnung ist es notwendig, dass der Existenzgründer die betreffenden Rechnungen, Belege und Dokumente nicht nur vorübergehend aufhebt, sondern für das Finanzamt 10 Jahre aufbewahrt. Lückenlos, zeitlich sortiert und nachvollziehbar sind die weiteren Kriterien für den richtigen Ansatz der Betriebsausgaben in Form von Rechnungen und Belegen. Wer sich die Arbeit sparen oder erleichtern möchte, könnte auf den Gedanken kommen, alles in den PC einzuscannen. Auch hier ist eine Aufbewahrung und Wiederherstellung innerhalb der gesetzlichen Frist notwendig. Sie müssen also dafür Sorge tragen und vor allem sicherstellen, dass die Dokumente auf Ihrem PC auch nach Jahren noch sichtbar und vor allem lesbar gemacht werden können.

Regelmäßig dem Finanzamt die Unterlagen senden?

Es ist nicht erforderlich, die Aufzeichnungen und Belege dem Finanzamt regelmäßig zur Verfügung zu stellen oder zur Einsichtnahme zu senden. Eine „Kontrolle“ erfolgt lediglich durch eine vom Finanzamt anzukündigende Betriebsprüfung oder eine auch unverhofft durchführbare Umsatzsteuernachschau.

Einige ausgewählte Betriebsausgaben mit steuerlichem Hintergrundwissen dazu 

Internetkosten

Dabei kann es sich um mehrere Arten von Aufwendungen handeln. Zum einen entstehen laufende Nutzungsgebühren durch folgende Kosten: Einwahlgebühren bei der Nutzung eines Modems über die analoge oder digitale Telefonleitung oder der DSL-Anschluss mit der Flatrate bei einer volumenabhängigen Abrechnung. Andererseits können dem Unternehmer aber auch Aufwendungen für die Erstellung des Onlineshops entstehen. Die Gestaltung und Programmierung des Shops kann entweder vom Unternehmer selbst mittels geeigneter Programme, Software oder Fachliteratur durchgeführt werden oder der Unternehmer bemüht eine andere Firma.

Laufende Internetkosten

Die laufenden Internetkosten für die regelmäßige Arbeit des Onlinehandels oder die Pflege, Ergänzung oder Aktualisierung des Onlinegeschäftes sind sofort als Betriebsausgabe abzugsfähig. Das gilt auch für Providerkosten.

Erstellung eines Internetauftritts

Sofern der Unternehmer zur Erstellung seines Webshops einen Programmierer oder ähnliche Spezialisten zurate zieht oder beauftragt, sind diese Ausgaben nicht sofort im Jahr der Entstehung als Betriebsausgaben abzugsfähig. Die Erstellungskosten müssen im Rahmen der Abschreibungen auf mehrere Nutzungsjahre aufgeteilt werden und mindern daher nur zu einem bestimmten Teil den Gewinn. Derartige Kosten werden als immaterielle Wirtschaftsgüter behandelt. Die Nutzungsdauer eines Internetauftritts ist bisher in den amtlichen Abschreibungstabellen noch nicht vermerkt, so dass der Unternehmer dem Finanzamt gegenüber eine plausible Erklärung finden muss, auf wie viele Jahre er seinen Internetauftritt abschreibt. Nach herrschender Meinung wird dies auf zwei Jahre festgesetzt, da das Medium Internet sehr schnelllebig ist und eine längere Nutzungsdauer von Internetseiten aus diesem Grund nicht der Realität entspricht. Darüber hinaus darf der Unternehmer keine degressive Abschreibung oder eine Sonderabschreibung zum Einsatz bringen.

eBay Gebühren

Ein gewerblich bei eBay handelnder Unternehmer kann die in Rechung gestellten Gebühren betrieblich ansetzen. Allerdings können in diesem Fall keine Vorsteuerbeträge zum Abzug gebracht werden, da das Auktionshaus die Gebühren für Gewerbetreibende und Freiberufler netto (also ohne enthaltene Umsatzsteuer) in Rechnung stellt. Dieses Nettoverfahren ist beieBay anzumelden.

Weitere Betriebsausgaben

Die Palette der möglichen Betriebsausgaben ist schier unbegrenzt, so dass über die bereits oben aufgeführten fast alle Ausgaben des Onlinehandels auch als Betriebsausgaben abzugsfähig sind. Dabei ist immer auf den betrieblichen Anlass zu achten. Eine recht umfangreiche Liste zu möglichen Betriebsausgaben mit Bespielen findet sich im Lexikon der Betriebsausgaben unter www.betriebsausgabe.de

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